Γραμματοκιβώτια αίθουσας και εξοπλισμού

Εάν έχετε μια αίθουσα διασκέψεων, ένα εταιρικό αυτοκίνητο ή εξοπλισμό που χρησιμοποιούνται από όλους, πρέπει να βρείτε έναν τρόπο για να κάνετε αυτούς τους πόρους διαθέσιμους σε όλους. Ο καλύτερος τρόπος να το κάνετε αυτό είναι να δημιουργήσετε ένα γραμματοκιβώτιο αίθουσας ή εξοπλισμού στο Office 365 για κάθε πόρο. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα για την αίθουσα διασκέψεων του πρώτου ορόφου, τον εξοπλισμό πολυμέσων ή ένα φορτηγό.

Αφού δημιουργήσετε ένα γραμματοκιβώτιο αίθουσας ή εξοπλισμού, όλοι οι χρήστες της εταιρείας μπορούν να το δεσμεύσουν για συσκέψεις ή εκδηλώσεις χρησιμοποιώντας το Outlook. Μάθετε πώς να το χρησιμοποιείτε και πώς μπορείτε να το ρυθμίσετε στις επόμενες δύο καρτέλες. Εδώ θα βρείτε ορισμένες συνήθεις ερωτήσεις σχετικά με τα γραμματοκιβώτια αίθουσας και εξοπλισμού.

Ανοίξτε το Outlook και να δημιουργήσετε μια νέα σύσκεψη. Προσθέστε την αίθουσα ή τον εξοπλισμό στη σύσκεψη, σαν να ήταν ένα άτομο και επιλέξτε Βοηθός προγραμματισμού για να δείτε μια προβολή ημερολογίου σχετικά με τη διαθεσιμότητα της αίθουσας ή του εξοπλισμού. Εάν η χρονική περίοδος είναι κενή, τότε είναι διαθέσιμο. Εάν είναι μπλε, είναι δεσμευμένο.

Ανοίξτε τη σύσκεψη που προγραμματίσατε στο Outlook και, στη συνέχεια, καταργήστε την αίθουσα ή τον εξοπλισμό από τη σύσκεψη, όπως θα κάνατε με κάποιον συμμετέχοντα. Με αυτόν τον τρόπο θα αποδεσμεύσετε χώρο που θα μπορεί να δεσμευτεί από άλλα άτομα.

Όχι, δεν χρειάζεται κάποιος να αποδέχεται ή να απορρίπτει αιτήσεις. Μπορείτε να επιτρέψετε την αυτόματη κράτηση ή διαχείριση της αίθουσας ή του εξοπλισμού από κάποιο άτομο στην εταιρεία σας.

Όχι. Ενώ οι περισσότεροι χρήστες στην εταιρεία σας χρειάζονται μια άδεια χρήσης του Office 365, δεν χρειάζεται να εκχωρήσετε άδεια χρήσης σε ένα γραμματοκιβώτιο αίθουσας ή εξοπλισμού.

Όχι, δεν χρειάζεται κάποιος υπεύθυνος για το γραμματοκιβώτιο αίθουσας ή εξοπλισμού.

Για να χρησιμοποιήσετε γραμματοκιβώτια αίθουσας ή εξοπλισμού, ανοίξτε το Outlook από τον υπολογιστή σας ή πραγματοποιήστε είσοδο στο Outlook στο web. Προγραμματίστε μια νέα σύσκεψη και προσθέστε αίθουσα ή εξοπλισμό στη σύσκεψη, όπως θα κάνατε όταν προσκαλείτε άλλους υπαλλήλους ή πελάτες. Τώρα τα έχετε κρατήσει.

  1. Ανοίξτε το Outlook στον υπολογιστή σας.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε Νέα στοιχεία > Σύσκεψη.

    Για να προγραμματίσετε μια σύσκεψη, στην "Κεντρική" καρτέλα, στην ομάδα "Δημιουργία", επιλέξτε "Νέα στοιχεία" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Σύσκεψη".

    Εναλλακτικά, από το ημερολόγιό σας, απλώς επιλέξτε Νέα σύσκεψη.

  3. Στο πεδίο "Προς", πληκτρολογήστε το όνομα της αίθουσας διασκέψεων ή του εξοπλισμού που θέλετε να κρατήσετε, επιπλέον των συμμετεχόντων που θέλετε να προσκαλέσετε.

    Εναλλακτικά, κάντε κλικ στην επιλογή Προς και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στην αίθουσα διασκέψεων ή τον εξοπλισμό από τη λίστα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Κράτηση γραμματοκιβωτίου αίθουσας στο Outlook
  4. Στη γραμμή Θέμα, πληκτρολογήστε το σκοπό της κράτησης ή της σύσκεψης.

  5. Αλλάξτε την τιμή στη γραμμή Θέση ή αφήστε την ως έχει.

  6. Αλλάξτε την Ώρα έναρξης και την Ώρα λήξης. Εναλλακτικά, επιλέξτε Ολοήμερη εκδήλωση. Για να επαναλάβετε τη σύσκεψη ή την κράτηση, επιλέξτε Περιοδικότητα στο επάνω μέρος.

    Κράτηση ώρας σύσκεψης

  7. Πληκτρολογήστε ένα μήνυμα που περιγράφει το σκοπό και επισυνάψτε αρχεία, εάν είναι απαραίτητο.

  8. Για να επιτρέψετε σε άλλους χρήστες να συμμετάσχουν στη σύσκεψη online ή με κλήση σύνδεσης, κάντε κλικ στην επιλογή Σύσκεψη Skype.

  9. Για να βεβαιωθείτε ότι η αίθουσα, ο εξοπλισμός και τα άτομα που έχετε προσκαλέσει είναι διαθέσιμα, κάντε κλικ στην επιλογή Βοηθός προγραμματισμού στο επάνω μέρος. Στη συνέχεια, επιλέξτε μια διαθέσιμη ώρα στο ημερολόγιο.

    Έλεγχος εάν ο εξοπλισμός αίθουσας είναι διαθέσιμος

    Συμβουλή: Στο ημερολόγιο προγραμματισμού, το μπλε σημαίνει ότι η αίθουσα ή ο εξοπλισμός είναι δεσμευμένα ή απασχολημένα. Επιλέξτε τη λευκή ή ελεύθερη περιοχή στο ημερολόγιο.

  10. Όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία, επιλέξτε Αποστολή.

Για να ρυθμίσετε ένα γραμματοκιβώτιο αίθουσας ή εξοπλισμού, μεταβείτε στο Κέντρο διαχείρισης του Office 365. (Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να έχετε δικαιώματα διαχειριστή.) Δημιουργήστε το γραμματοκιβώτιο και ενημερώστε τους όλους ότι μπορούν να ξεκινήσουν τις κρατήσεις για συσκέψεις και εκδηλώσεις.

  1. Πραγματοποιήστε είσοδο στο Office 365 με τον εταιρικός ή σχολικός λογαριασμός σας.

  2. Μεταβείτε στο Κέντρο διαχείρισης του Office 365.

  3. Πραγματοποιήστε αναζήτηση για αίθουσες ή εξοπλισμό ή μεταβείτε στην ενότητα Πόροι > Αίθουσες και εξοπλισμός.

    Μετάβαση στους πόρους του Office 365 και επιλογή αιθουσών και εξοπλισμού
  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

  5. Συμπληρώστε τα πεδία αίθουσας ή εξοπλισμού:

    Προσθήκη γραμματοκιβωτίου αίθουσας στο Office 365
    • Αίθουσα ή Εξοπλισμός: ο τύπος γραμματοκιβωτίου που θέλετε να δημιουργήσετε.

    • Όνομα: ένα φιλικό όνομα ή ακόμα και μια σύντομη περιγραφή.

    • Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: το ψευδώνυμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της αίθουσας ή του εξοπλισμού. Αυτό είναι απαραίτητο για να στείλετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη στην αίθουσα ή τον εξοπλισμό.

    • Δυναμικότητα: ο αριθμός των ατόμων που μπορούν να χωρέσουν στην αίθουσα ή να χρησιμοποιήσουν τον εξοπλισμό ταυτόχρονα.

    • Θέση: ο αριθμός της αίθουσας ή η θέση της σε ένα κτίριο ή μια περιοχή.

    • Αριθμός τηλεφώνου: ο αριθμός της ίδιας της αίθουσας. Ο αριθμός αυτός διαφέρει από τον αριθμό τηλεφώνου της σύσκεψης που δημιουργείται όταν χρησιμοποιείτε το Skype για επιχειρήσεις.

  6. Επιλέξτε Add.

  7. Επιλέξτε Προβολή λεπτομερειών για να δείτε το γραμματοκιβώτιο αίθουσας ή εξοπλισμού που δημιουργήσατε.

    Εναλλακτικά, επιλέξτε Ορισμός επιλογών προγραμματισμού για να αλλάξετε τις επιτρεπόμενες ώρες σύσκεψης, τα χρονικά διαστήματα κράτησης και ούτω καθεξής.

    Επεξεργασία επιλογών κράτησης αιθουσών και εξοπλισμού

  8. Στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση και Κλείσιμο.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×