Γιατί θα πρέπει να αναβαθμίσετε τις λίστες διανομής σας σε ομάδες στο Outlook

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Για τα έτη εταιρείες έχουν βασιζόταν ομάδες διανομής για να επικοινωνούν και να συνεργάζονται με τις ομάδες των ατόμων εντός και εκτός της εταιρείας. Τώρα, ωστόσο, οι ομάδες στο Outlook προσφέρουν μια πιο ισχυρή λύση για συνεργασία.

Τι είναι οι ομάδες;

Όταν ρυθμίζετε μια ομάδα στο Outlook, μπορείτε να επιλέξετε ένα σύνολο των ατόμων που θέλετε να συνεργαστείτε με και εύκολα να ρυθμίσετε μια συλλογή των πόρων για αυτά τα άτομα να κάνετε κοινή χρήση. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για με μη αυτόματο τρόπο εκχώρηση δικαιωμάτων σε όλους αυτούς τους πόρους, επειδή η προσθήκη μελών σε ομάδα παρέχουν αυτόματα αυτά τα δικαιώματα που χρειάζονται για τα εργαλεία της ομάδας παρέχει.

Αυτά τα επιπλέον πόρους περιλαμβάνουν τα εξής:

  • Κοινή χρήση εισερχομένων - όπου πραγματοποιείται οι συνομιλίες έχετε παραδοσιακά στις λίστες διανομής σας. Αυτό κοινόχρηστο φάκελο "Εισερχόμενα" είναι πλήρως με δυνατότητα αναζήτησης, ώστε να δημιουργεί μια αρχειοθήκη ζωής των μηνυμάτων της ομάδας. Δυνατότητα αναζήτησης νεοεισερχόμενους στην ομάδα ή κάντε κύλιση προς τα πίσω σε το ιστορικό για να ενημερωθείτε γρήγορα στο τι έχει καταχωρηθεί στην ομάδα προηγουμένως. Ανατρέξτε στο άρθρο: ομαδική συνομιλία στο Outlook.

    Συμβουλή: Εάν οι χρήστες σας εξακολουθείτε να θέλετε τα μηνύματα της ομάδας να εμφανίζεται στα Εισερχόμενά τους προσωπικό, όπως λειτουργούσαν με τη λίστα διανομής, μόνο που χρειάζονται για να κάνετε είναι να εγγραφή σε ομάδα κάνοντας κλικ στο κουμπί συμμετοχή ως μέλος στην κορδέλα του Outlook.

  • Κοινή χρήση αρχείων βιβλιοθήκης - την ομάδα σας έχει μια βιβλιοθήκη του SharePoint αρχείων, όπου οι χρήστες μπορούν να αποθήκευση, κοινή χρήση και συνεργασία σε έγγραφα, τα βιβλία εργασίας, παρουσιάσεις, εικόνες ή οποιοδήποτε άλλο είδος του αρχείου που χρειάζονται για να εργαστούν σε. Ανατρέξτε στο άρθρο: κοινή χρήση αρχείων ομάδας στο Outlook 2016.

  • Κοινή χρήση ημερολογίου - την ομάδα σας λαμβάνει ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο για να δημοσιεύσετε συμβάντα που σχετίζονται με την ομάδα. Κάθε μέλος που έχει εγγραφεί στην ομάδα καλείται αυτόματα σε συμβάντα που καταχωρούνται στο ημερολόγιο, ώστε να αυτά τα συμβάντα μπορούν να εμφανίζονται επίσης στην προσωπική τα ημερολόγιά τους εάν θέλουν. Ανατρέξτε στο άρθρο: Προγραμματισμός σύσκεψης σε ημερολόγιο ομάδας στο Outlook 2016.

  • Σημειωματάριο του OneNote κοινόχρηστο - την ομάδα περιλαμβάνει αυτόματα ένα κοινόχρηστο σημειωματάριο του OneNote όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να συλλέξετε και να συνεργαστείτε σε πληροφορίες. Πολλές ομάδες Χρησιμοποιήστε το Σημειωματάριο για να δημιουργήσετε ένα wiki ζωής με συνήθεις ερωτήσεις και άλλους πόρους. Ανατρέξτε στο θέμα: Γρήγορα αποτελέσματα με το OneNote 2016.

  • Πρόσβαση επισκέπτη - μπορείτε να προσθέσετε εξωτερικές επαφές σε ομάδες διανομής πριν, αλλά όλα αυτά στη διάθεσή σας έχει ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με τις ομάδες που μπορούν να προσφέρουν επισκέπτες πρόσβαση σε συνομιλίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αρχεία και ακόμα και το κοινόχρηστο σημειωματάριο του OneNote. Ανατρέξτε στο άρθρο: πρόσβαση επισκέπτη σε ομάδες του Office 365.

  • Το περιεχόμενο είναι ανιχνεύσιμα - ομάδες στο Outlook είναι δημόσιες από προεπιλογή, γεγονός που σημαίνει ότι είναι εύκολο για άλλα άτομα στην εταιρεία σας για να Ανακαλύψτε και να συμμετάσχετε ή να εξετάσετε τα υλικά στην ομάδα. Εάν το περιεχόμενο της ομάδας είναι πιο ευαίσθητα μπορείτε να μεταβείτε στην ομάδα σε ιδιωτική, η οποία αποκρύπτει τα περιεχόμενα από μη μέλη και απαιτεί τον κάτοχο της ομάδας να εγκρίνουν τις αιτήσεις για να συμμετάσχετε.

  • Η δημιουργία - IT δεν χρειάζεται να κάνει λήψη συνεργασία προς τα κάτω από αιτήσεις από τους χρήστες για να δημιουργήσετε ομάδες. Οι χρήστες να δημιουργήσετε τις δικές τους ομάδες, όπως απαιτείται. Εάν θέλετε να ελέγξετε ποιοι χρήστες στην εταιρεία σας να δημιουργήσετε ομάδες ανατρέξτε στην ενότητα: Διαχείριση του δημιουργίας ομάδας του Office 365.

Αυτές είναι μόνο μερικές από τις δυνατότητες που κάνουν ομάδες μια πιο ισχυρή λύση από ομάδες διανομής.

Διαχείριση ομάδων σας

Office 365 προσφέρει πολλές δυνατότητες χρήσιμα εργαλεία και για περισσότερες πληροφορίες εύκολα τη διαχείριση και τη διαχείριση ομάδων σας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με κάθε ένα από τα εξής πλεονεκτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή τις παρακάτω επικεφαλίδες.

Διατήρηση κατάλογό σας κάτω από το στοιχείο ελέγχου είναι ένα πρόβλημα του κάθε διαχειριστή. Ακολουθούν ορισμένα από τα εργαλεία που προσφέρει το Office 365 για να διευκολύνετε την που:

  • Ονομασία πολιτικές - πολιτικές ονομάτων σας επιτρέπουν να καθορίσετε τι είναι και δεν είναι αποδεκτές ονόματα για τις ομάδες σας. Που εμποδίζει τους χρήστες από παρέχοντας ασεβές ή απαγορεύεται ονόματα σε ομάδες. Επιπλέον, μπορείτε να επιβάλετε τυπική προθέματα εταιρεία ή προθέματα στα ονόματα ομάδας.

    Δυναμική ιδιότητα μέλους - δυναμική ιδιότητα μέλους σάς επιτρέπει να ορίσετε την ιδιότητα μέλους ομάδας με κανόνα, η οποία προσθέτει (ή καταργεί) που βασίζονται σε μετα-δεδομένα (όπως τμήμα ή ρόλο) στην υπηρεσία καταλόγου active directory τα μέλη της ομάδας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία δυναμικές συμμετοχή ως μέλος, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση χαρακτηριστικά για τη δημιουργία σύνθετων κανόνων .

  • Η ιδιότητα μέλους κρυφό - εάν έχετε κάποιο λόγο θέλετε την ιδιότητα μέλους της ομάδας σας να είναι εμπιστευτικές, για παράδειγμα, εάν τα μέλη οι σπουδαστές, μπορείτε να αποκρύψετε την ιδιότητα μέλους από έξω κατασκευαστές.

  • Δικαιώματα δημιουργίας - μπορεί να υπάρχουν ορισμένα άτομα στην εταιρεία σας που δεν θέλετε να έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε νέες ομάδες. Υπάρχουν διάφορες τεχνικές για τη Διαχείριση δικαιωμάτων δημιουργίας στον κατάλογό σας. Ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση δημιουργίας του Office 365 ομάδας.

  • Αρχεία καταγραφής ελέγχου - μπορείτε να έχετε περισσότερες εμπιστοσύνης επιτρέποντάς τους χρήστες σας για να δημιουργήσετε ομάδες και να διαχειριστείτε την ιδιότητα μέλους ομάδας επειδή αρχεία καταγραφής ελέγχου ομάδες του Office 365 σάς επιτρέπουν να εντοπίσετε που δημιουργήσατε ή διαγραφεί μια συγκεκριμένη ομάδα ή κάνει αλλαγές στο την ιδιότητα μέλους της ομάδας. Ανατρέξτε στο άρθρο: Αναζήτηση ελέγχου συνδεθείτε στο Office 365 ασφάλειας & Κέντρο συμμόρφωσης.

Διαχείριση παράδοσης παρέχει ορισμένες μεθόδους για να χειριστείτε πώς μηνύματα πρέπει να αποστέλλονται ή να λαμβάνονται από την ομάδα. Υπάρχουν επιπλέον εργαλεία για την παρακολούθηση της ροής αυτά τα μηνύματα.

  • Αποστολή ως ή αποστολή εκ μέρους του - Επιτρέψτε καθορισμένο στους χρήστες να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σαν να προήλθαν από αυτές τις ρυθμίσεις ή είναι εκ μέρους, στην ομάδα.

  • Περιορισμοί αποστολέα - αυτές οι ρυθμίσεις σας επιτρέπει να ελέγχετε ποιος επιτρέπεται να στείλετε μηνύματα σε ομάδα. Στην ομάδα μπορεί να ρυθμιστεί για να επιτρέψετε σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έξω κατασκευαστές, αλλά μπορεί να θέλετε να περιορίσετε που μόνο συγκεκριμένα έξω μέρη.

  • Υποστήριξη εξωτερικών χρηστών - από πρόσκληση επισκέπτες στην ομάδα σας, μπορείτε να επιλέξετε για να ζητήσετε να περιλαμβάνεται στις συνομιλίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα. Ανατρέξτε στο άρθρο: πρόσβαση επισκέπτη σε ομάδες του Office 365 - Βοήθεια για διαχειριστές.

  • Κανόνες μεταφοράς - εργασία κανόνες μεταφοράς για ομάδες ακριβώς όπως και εκείνες για τον Exchange server. Οι κανόνες να αναζητήσετε μηνύματα που πληρούν συγκεκριμένες συνθήκες και, στη συνέχεια, μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε αυτά τα μηνύματα.

  • Συμβουλές αλληλογραφίας - συμβουλές αλληλογραφίας είναι ενημερωτικό μηνύματα που εμφανίζονται στους χρήστες ενώ αυτά συνθέτετε ένα μήνυμα. Να σας βοηθήσει να μειώσετε NDR κατά την προειδοποίηση χρήστη εάν το μήνυμα είναι πιθανό να μεταβείτε εκτός μέρη ή υπέρβαση ορίου μήνυμα.

  • Πολλές διευθύνσεις διακομιστή μεσολάβησης - ομάδας μπορούν να έχουν ψευδώνυμα όπως ακριβώς ένα γραμματοκιβώτιο χρήστη. Διευθύνσεις διακομιστή μεσολάβησης πρόσθετες μπορεί να είναι χρήσιμα για την αποδοχή μηνύματα που αποστέλλονται σε άλλους αυτά τα ψευδώνυμα ή για τη διευκόλυνση της για την επίτευξη μιας ομάδας που έχει μια μεγάλη ή σκληρό όνομα ορθογραφικού. Ανατρέξτε στο άρθρο: πολλούς τομείς υποστήριξης για ομάδες του Office 365 - διαχειριστής Βοήθειας

  • Μέγεθος Max αποστολής/παραλαβής - αυτά τα όρια μπορεί να σας βοηθήσει να μειώσετε προβλήματα με την ομάδα λήψη (ή αποστολή) μηνύματα πολύ μεγάλο για να καλύτερα Διαχείριση χώρου αποθήκευσης και το εύρος ζώνης απαιτήσεις.

Office 365 παρέχει επίσης ορισμένα εργαλεία για να διαχειριστείτε το είδος του περιεχομένου που λαμβάνει σε κοινή χρήση της ομάδας σας.

  • Χρήση οδηγίες - θα έχετε τη δυνατότητα να καθορίσετε χρήση οδηγίες για ομάδες του Office 365 — για να Εκπαιδεύστε τους χρήστες σας σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές που σας βοηθήσει να διατηρήσετε ομάδες τους αποτελεσματικές και Εκπαιδεύστε τους στην εσωτερική πολιτικών περιεχομένου. Για παράδειγμα ανατρέξτε στο θέμα: Χρήση οδηγίες για τη Microsoft πελάτες και συνεργάτες.

  • Ταξινόμηση δεδομένων - θα έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε ένα σύστημα ταξινόμησης προσαρμόσιμων δεδομένων για ομάδες του Office 365 που επιτρέπει το διαχωρισμό των ομάδων κατά τύπο πολιτικής (π.χ., "μη ταξινομημένο", "Εταιρικό εμπιστευτικό" ή "επάνω μυστικό"). Με αυτόν τον τρόπο, τις ομάδες σας μπορεί να παρουσιάζουν τις πολιτικές άλλου περιεχομένου στην εταιρεία σας. Επεκτάσιμη πολιτική επιτρέπει στον οργανισμό σας να ρυθμίσετε τις παραμέτρους ενός ορίου που ονομάζεται κάθε φορά που δημιουργείται ή αλλάζει σε ομάδα — και, στη συνέχεια, μπορείτε να υλοποιήσετε το δικό σας πολιτικές για τη δημιουργία ομάδας ή να αλλάξετε.

Διαχείριση αλλαγής

Οι χρήστες είναι δυσάρεστα με αλλαγή μερικές φορές, ώστε να είναι σημαντικό να επικοινωνήσετε με τα υπάρχοντα μέλη τις λίστες διανομής σας, ώστε να γνωρίζουν τι να περιμένετε. Εδώ θα βρείτε ορισμένες από τις πληροφορίες που θα πρέπει να συμπεριλάβετε σε αυτό το μήνυμα, καθώς και μερικές απαντήσεις που μπορεί να σας φανούν χρήσιμα:

Τι είναι οι ομάδες στο Outlook;

Ομάδες του Office 365 στο Outlook είναι μια λύση συνεργασίας μόνο για τις ομάδες/ομάδες στις οποίες θέλετε ένα σημείο για να κάνετε κοινή χρήση συζητήσεων, αρχεία, ημερολόγια και τις σημειώσεις σε ενοποιημένες τον τρόπο που είναι εύκολο να βρείτε.  Πιθανώς η δυνατότητα μίας καλύτερα είναι ότι το φάκελο "Εισερχόμενα" για την ομάδα διατηρεί ένα ιστορικό των τις συζητήσεις, διευκολύνοντας την αναζήτηση προηγούμενη συζητήσεις.

Γιατί θα σας κάνουν αυτή η αλλαγή;

Άτομα συχνά έχουν ζητήσει τη δυνατότητα να κάνετε αναζήτηση τα μηνύματα που καταχωρήθηκαν σε μας λίστα διανομής για να βρείτε τις πληροφορίες που αναλύεται στο παρελθόν. Αναβάθμιση λίστα διανομής σε μια ομάδα σημαίνει ότι οι χρήστες δεν έχουν για να ζητήσετε ή απαντήστε στις ερωτήσεις ίδια ξανά και ξανά.

Επίσης τη νέα ομάδα θα περιλαμβάνει ένα ημερολόγιο για τα συμβάντα ομάδας, μια βιβλιοθήκη κοινόχρηστα αρχεία και ένα σημειωματάριο του OneNote όπου να συνεργάζονται και συλλογή πληροφοριών για μελλοντική αναφορά.

Πρέπει να κάνετε τίποτα για να συμμετάσχετε σε αυτήν την ομάδα εάν να έχει ήδη ένα μέλος της λίστας διανομής;

Όχι, εάν είστε ήδη μέλος της λίστας διανομής αυτόματα θα ένα μέλος της νέας ομάδας.

Πώς μπορώ να αποκτήσω πρόσβαση στη νέα ομάδα στο Outlook; Τι γίνεται με το Outlook στο Web;

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη νέα ομάδα στο Outlook απλώς μεταβείτε στην κατηγορία ομάδες προς το κάτω μέρος του παραθύρου περιήγησης στην αριστερή πλευρά. Εάν χρησιμοποιείτε συχνά αυτήν την ομάδα εξετάστε το ενδεχόμενο Καρφίτσωμα ως Αγαπημένα κάνοντας δεξί κλικ σε αυτό και επιλέγοντας Εμφάνιση ως Αγαπημένα.

Επιπλέον υπάρχουν δωρεάν κινητές συσκευές για ομάδες του Office 365 διαθέσιμες σε κάθε κινητή πλατφόρμα (iOS, Android, κ.λπ.), ώστε να μπορείτε εύκολα να αποκτήσετε πρόσβαση στην ομάδα εν κινήσει.

Δεν είναι δυνατό να εξακολουθεί να μόνο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ναι φυσικά. Το ίδιο ψευδώνυμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιήσατε για τη λίστα διανομής θα εξακολουθούν να λειτουργούν κανονικά για την ομάδα στο Outlook.

Επίσης

Μην ξεχάσετε να ενημερώσει τους όταν παρουσιάζεται αυτή η αλλαγή και ποιος θα πρέπει να επικοινωνούν με εάν έχετε περισσότερες ερωτήσεις.

Μετεγκατάσταση λίστες διανομής σας

Είστε έτοιμοι να αναβαθμίσετε λίστα διανομής σας σε μια ομάδα; Ανατρέξτε στην ενότητα λίστες διανομής μετεγκατάσταση σε ομάδες του Office 365 - Βοήθεια για διαχειριστές.

Τι ακολουθεί;

Όταν έχετε πραγματοποιήσει αναβάθμιση ομάδα διανομής σας σε μια ομάδα του Office 365 υπάρχουν μερικά εργασιών παρακολούθησης που μπορεί να θέλετε να κάνετε για να βεβαιωθείτε ότι το μεταβαίνει ομαλά.

  • Παρακολούθηση με τους χρήστες σας - ελέγχου με τους αμέσως μετά την αναβάθμιση έχει ολοκληρωθεί, και, στη συνέχεια, ξανά αργότερα μερικές ημέρες. Που δείχνει ότι ακούτε και να αποκρίνεται σε ερωτήσεις που ενδέχεται να έχουν θα προχωρήσουν αρκετά προς έτσι ώστε να ικανοποιημένοι και εξοικειωμένοι με την αλλαγή.

  • Παρακολουθείτε τις αναφορές δέσμευση - η πύλη διαχείρισης του Office 365 περιλαμβάνει ορισμένες καλή αναφορών που μπορεί να σας δείξει πόσοι χρήστες χρησιμοποιούν την ομάδα, τη συχνότητα και τι δυνατότητες που χρησιμοποιείτε. Οι αναφορές μπορούν να σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε την παρακολούθηση και εκπαίδευση χρήστη, καθώς και επισήμανση όπου οι χρήστες σας γρήγορα την τιμή περισσότερες από τη νέα ομάδα. Ανατρέξτε στο άρθρο: αναφορές δραστηριότητας στο Κέντρο διαχείρισης του Office 365.

  • Κοινή χρήση την εμπειρία σας - σας επιτρέπουν να άλλες ομάδες στην εταιρεία σας ενημερώνει ότι έχετε πραγματοποιήσει αναβάθμιση σε ομάδα διανομής σας και ποια βήματα που εκτελέσατε για να είναι επιτυχής! Κοινή χρήση ότι πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν αυτές τις άλλες ομάδες ακολουθήσετε το παράδειγμα και να έχετε μια επιτυχημένη αναβάθμιση του τις δικές τους.

Δείτε επίσης

Έχετε ερωτήσεις σχετικά με τις ομάδες του Office 365;

Επισκεφθείτε την Κοινότητα του Microsoft Office 365 ομάδες Tech.

Είμαστε έτοιμοι να σας ακούσουμε

Σε αυτό το άρθρο ενημερώθηκε στις 24ης Μαΐου 2017 ως αποτέλεσμα τα σχόλιά σας. Εάν βρεθεί το αναλυτικές μπορείτε να χρήσιμες πληροφορίες και ιδίως εάν δεν έχετε κάνει, κάντε κλικ στην επιλογή τα παρακάτω στοιχεία ελέγχου σχολίων και στείλτε μας ορισμένες εποικοδομητικές σχόλια, ώστε να μπορούν να συνεχίζουμε να βελτιώνουμε το. Ευχαριστώ!

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×