Office
Είσοδος
Βασικές εργασίες για βάση δεδομένων υπολογιστή της Access

Βασικές εργασίες για βάση δεδομένων υπολογιστή της Access

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Βάσεις δεδομένων υπολογιστή μπορούν να σας βοηθήσουν να αποθηκεύετε και να παρακολουθείτε σχεδόν οποιοδήποτε είδος πληροφοριών, όπως απόθεμα, επαφές ή επιχειρηματικών διαδικασιών. Ας ρίξουμε μια ματιά τις διαδρομές που μπορείτε να ακολουθήσετε για να δημιουργήσετε βάσης δεδομένων της Access, να προσθέσετε δεδομένα σε αυτό και, στη συνέχεια, μάθετε περισσότερα σχετικά με τα επόμενα βήματα προς την προσαρμογή και τη χρήση της νέας βάσης δεδομένων.

Σε αυτό το άρθρο

Επιλογή προτύπου

Τα πρότυπα της Access διαθέτουν ενσωματωμένους πίνακες, ερωτήματα, φόρμες και εκθέσεις, τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άμεσα. Μια επιλογή προτύπων είναι το πρώτο πράγμα που θα παρατηρήσετε όταν ξεκινάτε την Acces και μπορείτε να αναζητήσετε περισσότερα πρότυπα στο Internet.

Προβολή προτύπων στην οθόνη εκκίνησης στην Access

  1. Στην Access, κάντε κλικ στα στοιχεία Αρχείο > Δημιουργία.

  2. Επιλέξτε ένα πρότυπο βάσης δεδομένων επιφάνειας εργασίας και πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη βάση δεδομένων στην περιοχή Όνομα αρχείου.(Εάν δεν βλέπετε ένα πρότυπο που θα λειτουργήσει για εσάς, Χρησιμοποιήστε την Αναζήτηση προτύπων στο Internetπλαίσιο.)

  3. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη θέση που παρουσιάζει η Access κάτω από το πλαίσιο Όνομα αρχείου ή να κάνετε κλικ στο εικονίδιο φακέλου, για να επιλέξετε μια θέση.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

Δημιουργία βάσης δεδομένων υπολογιστή της Access από πρότυπο

Ανάλογα με το πρότυπο, μπορεί να χρειαστεί να εκτελέσετε κάποια από τις παρακάτω ενέργειες για να ξεκινήσετε:

  • Εάν η Access εμφανίζει μια διαλόγου σύνδεση με μια κενή λίστα χρηστών:

    1. Κάντε κλικ στην επιλογή νέο χρήστη.

    2. Συμπληρώστε την φόρμα Λεπτομέρειες χρήστη.

    3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο.

    4. Επιλέξτε το όνομα χρήστη που μόλις καταχωρήσατε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Login.

  • Εάν η Access εμφανίζει μια μήνυμα ΠΡΟΕΙΔΟΠΟΙΗΣΗ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ στη γραμμή μηνυμάτων και που εμπιστεύεστε την προέλευση του προτύπου, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση περιεχομένου. Εάν η βάση δεδομένων απαιτεί μια σύνδεση, συνδεθείτε ξανά.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία βάσης δεδομένων υπολογιστή Access από πρότυπο.

Δημιουργία μιας βάσης δεδομένων από την αρχή

Εάν κανένα από τα πρότυπα δεν σας ικανοποιεί, μπορείτε να ξεκινήσετε με μια κενή βάση δεδομένων υπολογιστή.

  1. Από την Access, κάντε κλικ στις επιλογές Δημιουργία > Κενή βάση δεδομένων επιφάνειας εργασίας.

  2. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη βάση δεδομένων σας στο πλαίσιο Όνομα αρχείου.

  3. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη θέση που παρουσιάζει η Access κάτω από το πλαίσιο Όνομα αρχείου ή να κάνετε κλικ στο εικονίδιο φακέλου, για να επιλέξετε μια θέση.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

Προσθήκη πίνακα

Σε μια βάση δεδομένων, τις πληροφορίες σας αποθηκεύονται σε πολλούς σχετιζόμενους πίνακες. Για να δημιουργήσετε έναν πίνακα:

  1. Όταν ανοίγετε τη βάση δεδομένων για πρώτη φορά, θα δείτε έναν κενό πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων όπου μπορείτε να προσθέσετε δεδομένα. Για να προσθέσετε έναν άλλο πίνακα, κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία > Πίνακας. Μπορείτε να αρχίσετε να εισαγάγετε δεδομένα στο κενό πεδίο (κελί) ή να επικολλήσετε δεδομένα από μια άλλη προέλευση, όπως το βιβλίο εργασίας του Excel.

  2. Για να μετονομάσετε μια στήλη (πεδίο), κάντε διπλό κλικ στην κεφαλίδα της στήλης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το νέο όνομα.

Συμβουλή:  Τα χαρακτηριστικά ονόματα σας βοηθούν να γνωρίζετε τι περιέχει κάθε πεδίο χωρίς να δείτε τα περιεχόμενά του.

  1. Επιλέξτε διαδοχικά Αρχείο > Αποθήκευση.

  • Για να προσθέσετε περισσότερα πεδία, πληκτρολογήστε στη στήλη Κάντε κλικ για προσθήκη.

  • Για να μετακινήσετε μια στήλη, επιλέξτε την κάνοντας κλικ στην κεφαλίδα της και, στη συνέχεια, σύρετέ την εκεί που θέλετε. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε συνεχόμενες στήλες και να τις μεταφέρετε όλες σε μια νέα θέση.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στους πίνακες.

Αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων

Μπορείτε να κάνετε αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων από άλλο πρόγραμμα, όπως Excel ή Word σε έναν πίνακα Access. Αυτό έχει καλύτερα αποτελέσματα εάν τα δεδομένα είναι διαχωρισμένα σε στήλες. Εάν τα δεδομένα βρίσκονται σε κάποιο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, όπως το Word, χρησιμοποιήστε ετικέτες για να διαχωρίσετε τις στήλες ή μετατρέψτε τα σε μορφή πίνακα πριν από την αντιγραφή.

  1. Εάν τα δεδομένα χρειάζονται επεξεργασία, όπως διαχωρισμό ονοματεπώνυμου σε όνομα και επώνυμο, κάντε αυτό πρώτα στο πρόγραμμα προέλευσης.

  2. Ανοίξτε την προέλευση και αντιγράψτε (Ctrl + C) τα δεδομένα.

  3. Ανοίξτε τον πίνακα της Access όπου θέλετε να προσθέσετε τα δεδομένα στην προβολή "Φύλλο εργασίας" και επικολλήστε τα (Ctrl + V).

  4. Κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα κάθε στήλης και πληκτρολογήστε ένα χαρακτηριστικό όνομα.

  5. Κάντε κλικ στην επιλογή αρχείο > Αποθήκευση και ονομάστε το νέο πίνακα.

    Σημείωση: Η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων για κάθε πεδίο βάσει των πληροφοριών που επικολλάτε στην πρώτη γραμμή κάθε στήλης, επομένως φροντίστε οι πληροφορίες στις ακόλουθες γραμμές να συμφωνούν με την πρώτη γραμμή.

Εισαγωγή ή σύνδεση δεδομένων

Μπορείτε είτε να εισαγάγετε δεδομένα από άλλες προελεύσεις, ή μπορείτε να συνδέσετε με τα δεδομένα από την Access χωρίς να μετακινήσετε τις πληροφορίες από όπου είναι αποθηκευμένο. Σύνδεση μπορεί να είναι μια καλή επιλογή αν υπάρχουν πολλοί χρήστες ενημέρωση των δεδομένων και θέλετε να βεβαιωθείτε ότι βλέπετε την πιο πρόσφατη έκδοση ή εάν θέλετε να εξοικονομήσετε χώρο αποθήκευσης. Μπορείτε να επιλέξετε εάν θέλετε να συνδέσετε ή να εισαγάγετε δεδομένα για τις περισσότερες μορφές. Ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε μια άλλη βάση δεδομένων της Access για περισσότερες πληροφορίες.

Επιλογές καρτέλα "Εξωτερικά δεδομένα" στην Access

Η διαδικασία διαφέρει λίγο, ανάλογα με την προέλευση των δεδομένων, αλλά οι παρακάτω οδηγίες θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε:

  1. Στην το Εξωτερικών δεδομένων με το tab, κάντε κλικ στη μορφή δεδομένων θα εισαγωγή από ή σύνδεση σε. Εάν δεν βλέπετε τη σωστή μορφή, κάντε κλικ στην επιλογή περισσότερες.

Σημείωση: Εάν εξακολουθείτε να μην βρίσκετε τη σωστή μορφή, ίσως πρέπει να εξαγάγετε πρώτα τα δεδομένα σε μια μορφή αρχείου που υποστηρίζεται από την Access (π.χ. οριοθετημένο αρχείο κειμένου).

  1. Ακολουθήστε τις οδηγίες στο θέμα το παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων.

Όταν δημιουργείτε σύνδεση, ορισμένες μορφές είναι διαθέσιμες μόνο για ανάγνωση. Παρακάτω δίνονται οι εξωτερικές προελεύσεις από τις οποίες μπορείτε να κάνετε εισαγωγή ή σύνδεση:

Εισαγωγή

Σύνδεση

Microsoft Excel

Ναι

Ναι
(για ανάγνωση μόνο)

Microsoft Access

Ναι

Ναι

Βάσεις δεδομένων ODBC, όπως ο SQL Server

Ναι

Ναι

Αρχεία κειμένου ή τιμών διαχωρισμένων με κόμματα (CSV)

Ναι

Ναι
(προσθήκη νέων εγγραφών μόνο)

Λίστα του SharePoint

Ναι

Ναι

XML

Ναι

Υπηρεσίες δεδομένων

Ναι
(για ανάγνωση μόνο)

Έγγραφο HTML

Ναι

Ναι

Φάκελος του Outlook

Ναι

Ναι

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε μια άλλη βάση δεδομένων της Access.

Οργάνωση δεδομένων με την Ανάλυση πινάκων

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό Ανάλυσης πινάκων για τον γρήγορο προσδιορισμό πλεοναζόντων δεδομένων. Ο οδηγός παρέχει έναν απλό τρόπο οργάνωσης των δεδομένων σε ξεχωριστούς πίνακες. Η Access διατηρεί τον αρχικό πίνακα ως αντίγραφο ασφαλείας.

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access η οποία περιέχει τον πίνακα που θέλετε να αναλύσετε.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία βάσης δεδομένων > Ανάλυση πίνακα.

    Οι δύο πρώτες σελίδες του οδηγού περιέχουν μια σύντομη εκμάθηση με παραδείγματα. Εάν δείτε ένα πλαίσιο ελέγχου με την ετικέτα Εμφάνιση εισαγωγικών σελίδων;, επιλέξτε το και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Πίσω δύο φορές για να δείτε την εισαγωγή. Εάν δεν θέλετε να δείτε τις εισαγωγικές σελίδες ξανά, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου Εμφάνιση εισαγωγικών σελίδων;

Αρχή της σελίδας

Επόμενα βήματα

Η υπόλοιπη διαδικασία σχεδίασης ποικίλλει ανάλογα με το τι θέλετε να κάνετε, αλλά πιθανόν θα θέλετε να δημιουργήσετε ερωτήματα, φόρμες, εκθέσεις και μακροεντολές. Αυτά τα άρθρα μπορούν να βοηθήσουν:

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×