Δημιουργία αναφορών

Τροποποίηση και εκτύπωση αναφορών

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Το πρόγραμμα περιήγησης που διαθέτετε δεν υποστηρίζει βίντεο. Εγκαταστήστε το Microsoft Silverlight, το Adobe Flash Player ή τον Internet Explorer 9.

Παρόλο που η αναφορά περιέχει όλες τις πληροφορίες που θέλετε, αυτό δεν μπορεί να express προσωπικών εμπορικής επωνυμίας σας. Πριν από την εκτύπωση και κοινή χρήση της αναφοράς, αλλάξτε την εμφάνιση και να προσθέσετε ένα λογότυπο.

Συμβουλή: Όταν κάνετε αλλαγές σχεδίασης ή μορφή στις εκθέσεις, ξεκινήστε σε προβολή διάταξης. Για να μεταβαίνετε εκεί από την " κεντρική " καρτέλα, επιλέξτε Προβολή > προβολή διάταξης.

  • Για να αλλάξετε το μέγεθος ενός πεδίου, επιλέξτε το και, στη συνέχεια, σύρετε τα άκρα.

    Ετήσιο απόκομμα οθόνης προϊόντος αναφορά πωλήσεων

  • Για να μετακινήσετε ένα πεδίο, επιλέξτε το πεδίο και, στη συνέχεια, σύρετέ το στη νέα θέση. Για να μετακινήσετε πολλά πεδία, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl ενώ επιλέγετε τα πεδία που θέλετε να μετακινήσετε και, στη συνέχεια, σύρετε στη νέα θέση.

  • Για να προσθέσετε ένα οπτικό θέμα σε όλες τις αναφορές και φόρμες στη βάση δεδομένων σας, στην καρτέλα Σχεδίαση, επιλέξτε θέματα. Καταδείξτε ένα θέμα για να δείτε πώς θα φαίνεται. Για να αλλάξετε τα χρώματα και γραμματοσειρές, επιλέξτε ένα θέμα.

  • Για να αλλάξετε το στυλ γραμματοσειράς για ένα πεδίο, επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να αλλάξετε. Στη συνέχεια, στην καρτέλα Μορφοποίηση, επιλέξτε μια γραμματοσειρά, μέγεθος γραμματοσειράς, χρώμα γραμματοσειράς και στοίχιση.

  • Για να προσθέσετε μια εικόνα φόντου σε μια αναφορά, στην καρτέλα Μορφοποίηση, επιλέξτε εικόνας φόντου > αναζήτηση. Στη συνέχεια, μεταβείτε στο φάκελο που περιέχει την εικόνα, επιλέξτε την εικόνα και επιλέξτε Άνοιγμα.

Σημείωση: Η Access δεν αποθηκεύονται αυτόματα οι αλλαγές στη σχεδίαση, επομένως, φροντίστε να αποθηκεύσετε την εργασία σας. Στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, επιλέξτε Αποθήκευση.

Επισήμανση δεδομένων με κανόνα μορφοποίησης υπό όρους

  1. Επιλέξτε τα πεδία που περιέχουν δεδομένα που θέλετε να επισημάνετε.
    Για να επιλέξετε πολλά στοιχεία, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και επιλέξτε τα πεδία ή στοιχεία ελέγχου.

  2. Επιλέξτε μορφή > Μορφοποίηση υπό όρους.

  3. Επιλέξτε Νέος κανόνας και επιλέξτε έναν τύπο κανόνα.

  4. Για την Επεξεργασία της περιγραφής του κανόνα, πληκτρολογήστε την περιοχή των τιμών στο πεδίο που θέλετε να επισημάνετε.

    Στιγμιότυπο οθόνης του περιβάλλοντος εργασίας νέος κανόνας μορφοποίησης

  5. Στη γραμμή εργαλείων μορφοποίησης, επιλέξτε το στυλ και φόντο χρώμα γραμματοσειράς που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την επισήμανση δεδομένων.

  6. Για να εφαρμόσετε τον κανόνα στην έκθεσή σας, επιλέξτε OK.

Προσθήκη λογότυπου

  1. Στην καρτέλα " Σχεδίαση ", επιλέξτε το λογότυπο.

  2. Για να προσθέσετε την εικόνα στο επάνω μέρος της αναφοράς, μεταβείτε στο φάκελο που περιέχει την εικόνα, επιλέξτε την εικόνα και επιλέξτε Άνοιγμα.

    • Για να αλλάξετε το μέγεθος του λογότυπου, επιλέξτε μια λαβή εικόνα και σύρετε μέχρι το λογότυπο του αποκτήσει το μέγεθος που θέλετε.

    • Για να μετακινήσετε το λογότυπο, επιλέξτε το λογότυπο και σύρετε μέχρι το λογότυπο είναι στη θέση που θέλετε.

Προεπισκόπηση και εκτύπωση της αναφοράς

  1. Επιλέξτε Αρχείο > Εκτύπωση > Προεπισκόπηση εκτύπωσης.

    • Για να ξεφυλλίσετε την αναφορά, επιλέξτε τα βέλη σελίδας.

    • Για να δείτε μια προεπισκόπηση μεγαλύτερο ή μικρότερο, επιλέξτε τα κουμπιά Ζουμ.

  2. Για να αλλάξετε τα περιθώρια, επιλέξτε περιθώρια και επιλέξτε ένα μέγεθος περιθωρίου.

  3. Όταν είστε ικανοποιημένοι με την εμφάνιση της αναφοράς, επιλέξτε " Εκτύπωση " και, στη συνέχεια, να καθορίσετε επιλογές εκτύπωσης. Εάν είναι απαραίτητο, αλλάξτε τον εκτυπωτή και επιλέξτε τον αριθμό των αντιτύπων που θα εκτυπωθούν.

  4. Για να εκτυπώσετε την αναφορά, επιλέξτε OK.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα;

Εισαγωγή στις αναφορές στην Access

Εκπαίδευση στο Excel

Εκπαίδευση στο Outlook

Ας υποθέσουμε ότι έχετε δημιουργήσει μια έκθεση βασικές βάσης δεδομένων.

Εμφανίζει τις πληροφορίες σας αρκετά τον τρόπο που χρειάζονται για την.

Αλλά που θέλετε για να βελτιώσετε την λίγο και, στη συνέχεια, εκτυπώστε την για κοινή χρήση με άλλους.

Για να ξεκινήσετε με ορισμένες βασικές αλλαγές, κάντε κλικ στο βέλος στην περιοχή Προβολή και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προβολή διάταξης.

Μπορείτε να κάνετε στη σχεδίαση ή να μορφοποιήσετε τις αλλαγές σε Προβολή σχεδίασης και Προβολή διάταξης, αλλά πιθανότατα θα βρείτε ότι αλλαγή μεγέθους στοιχείων ελέγχου είναι πιο εύκολη σε Προβολή διάταξης επειδή μπορείτε να δείτε τα δεδομένα.

Για να αλλάξετε το μέγεθος ενός στοιχείου ελέγχου, επιλέξτε το και, στη συνέχεια, σύρετε τις άκρες μέχρι να αποκτήσει το μέγεθος που θέλετε.

Ειδοποίηση ότι, όταν αλλάζετε μία ετικέτα για ένα στοιχείο ελέγχου, τις άλλες ετικέτες αλλάζουν με αυτό.

Για να μετακινήσετε ένα στοιχείο ελέγχου και τις ετικέτες, επιλέξτε τα και σύρετέ τα στη νέα θέση.

Για να ανοίξετε το μενού περιβάλλοντος και να δω την αναφορά περισσότερες επιλογές μορφοποίησης, επιλέξτε ένα στοιχείο ελέγχου και πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Shift + F10 ή κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο ελέγχου.

Χρησιμοποιήστε αυτό το μενού για να αλλάξετε τη διάταξη, αλλαγή της σειράς ομαδοποίησης ή ταξινόμησης, ανοίξτε το φύλλο ιδιοτήτων και πολλά άλλα.

Για να δείτε περισσότερες επιλογές αναφοράς, επιλέξτε Ιδιότητες.

Στο Φύλλο ιδιοτήτων παραθέτει πολλές επιλογές που μπορείτε να προσαρμόσετε στην αναφορά σας.

Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τη στοίχιση του κειμένου σε ένα στοιχείο ελέγχου.

Επειδή η Access δεν αποθηκεύει αλλαγές στη σχεδίαση αυτόματα, στη γραμμή Εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, επιλέξτε Αποθήκευση.

Είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να επισημάνετε τις πληροφορίες σε μια έκθεση με κανόνα μορφοποίησης υπό όρους.

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να επισημάνετε παραγγελίες αποστέλλονται από Ιανουάριο έως Μαρτίου 2015.

Με την αναφορά σας σε προβολή διάταξης, επιλέξτε τα στοιχεία ελέγχου που θέλετε να επισημάνετε.

Για να επιλέξετε πολλά στοιχεία, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και επιλέξτε τα στοιχεία ελέγχου.

Επιλέξτε μορφή και, στη συνέχεια, επιλέξτε Μορφοποίηση υπό όρους.

Στο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε Δημιουργία κανόνα.

Θα σας θα διατηρήσετε τον τύπο κανόνα όπως έλεγχος τιμών στην τρέχουσα εγγραφή ή χρήση μιας παράστασης.

Το άλλο τύπο κανόνα συγκρίνει τις τιμές μεταξύ τους χρησιμοποιώντας ράβδους δεδομένων.

Θα σας, πληκτρολογήστε την περιοχή από τις τιμές που θέλουμε να επισημάνετε.

Κάτω από αυτό, θα σας Καθορίστε τη μορφή για τις τιμές.

Ας κάνουμε τους έντονη γραφή σε κείμενο με χρώμα φόντου.

Αυτό δείχνει πώς θα μοιάζει τις τιμές που έχει μορφοποιηθεί υπό όρους. Επιλέξτε OK.

Η Access εφαρμόζει τον κανόνα στην αναφορά σας.

Για να κάνετε την έκθεσή σας όλα τα πιο ελκυστική και ευανάγνωστη, προσαρμόστε το χρώμα και τη γραμματοσειρά.

Με την αναφορά σας σε Προβολή διάταξης, επιλέξτε Σχεδίαση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο βέλος στην περιοχή θέματα.

Τοποθετήστε το δείκτη σε ένα θέμα για να δείτε πώς θα εμφανίζεται στην αναφορά σας.

Όταν βρείτε ένα θέμα που λειτουργεί για εσάς, επιλέξτε την. Η Access εφαρμόζει το στην αναφορά σας.

Εάν θέλετε απλώς να αλλάξετε τα χρώματα, επιλέξτε χρώματα και, στη συνέχεια, επιλέξτε το συνδυασμό που θέλετε.

Εάν θέλετε απλώς να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, επιλέξτε γραμματοσειρές και, στη συνέχεια, κάντε την επιλογή σας.

Για ακόμα πιο επαγγελματική μια ιδιαίτερη πινελιά, προσθέστε το λογότυπο της εταιρείας σας ή άλλη εικόνα ως κεφαλίδα στην αναφορά σας.

Με την αναφορά σας σε Προβολή διάταξης, επιλέξτε Σχεδίαση και, στη συνέχεια, επιλέξτε το λογότυπο.

Μεταβείτε στο αρχείο εικόνας και επιλέξτε OK.

Η Access προσθέτει το λογότυπο στην κεφαλίδα της αναφοράς σας.

Εάν είναι απαραίτητο, αλλάξτε το μέγεθος του λογότυπου για τις διαστάσεις που θέλετε.

Μετακινήστε το λογότυπο στο σημείο που θέλετε στην κεφαλίδα.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε στην αναφορά σας μια εικόνα φόντου, για παράδειγμα, ένα υδατογράφημα του λογότυπου ή μια φωτογραφία του προϊόντος σας υπογραφής.

Εάν έχετε δημιουργήσει την αναφορά σας με το εργαλείο "Οδηγό εκθέσεων" ή την έκθεση, της σημερινής ημερομηνίας και τον αριθμό σελίδας εμφανίζονται στην κεφαλίδα ή το υποσέλιδο.

Αλλά, εάν έχετε δημιουργήσει την αναφορά σας με τη Σχεδίαση έκθεσης ή το εργαλείο Κενή έκθεση, ορίζεται χωρίς κεφαλίδα ή υποσέλιδο.

Για να προσθέσετε ή να αλλάξετε αριθμούς σελίδας, επιλέξτε Σχεδίαση και κατόπιν επιλέξτε Αριθμούς σελίδας.

Καθορίστε τη μορφή, θέση και τη στοίχιση του αριθμού σελίδας.

Για να προσθέσετε, αλλαγή ή κατάργηση της ημερομηνίας σε κεφαλίδα ή το υποσέλιδο, επιλέξτε ημερομηνία και ώρα.

Καθορίστε εάν θέλετε να συμπεριλάβετε την ημερομηνία ή ώρα και, εάν Ναι, επιλέξτε τη μορφή.

Όταν είστε έτοιμοι να εκτυπώσετε την αναφορά σας γρήγορα, πρώτα βεβαιωθείτε ότι εμφανίζεται σωστά.

Επιλέξτε αρχείο, Εκτύπωση και Προεπισκόπηση εκτύπωσης.

Προσαρμογή της αναφοράς ανάλογα με τις ανάγκες, χρησιμοποιώντας εντολές από την καρτέλα "Προεπισκόπηση εκτύπωσης".

Μεγέθυνση ή σμίκρυνση για να λάβετε μια καλύτερη ματιά στην αναφορά ή να αλλάξετε τα περιθώρια ή προσανατολισμού σελίδας.

Όταν είστε ικανοποιημένοι με την εμφάνιση της έκθεσης, στην καρτέλα Προεπισκόπηση εκτύπωσης, επιλέξτε Εκτύπωση.

Καθορίστε τις επιλογές στο παράθυρο διαλόγου εκτύπωση, όπως τον εκτυπωτή που χρησιμοποιείτε και τον αριθμό των αντιτύπων. Επιλέξτε OK.

Access εκτυπώνει την έκθεση που εμφανίζει τις βελτιώσεις.

Τώρα έχετε μια σαφής και επαγγελματικά αναφορά που θα είναι εύκολη για άλλους για να κατανοήσετε.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×