Βίντεο: Μετακίνηση δεδομένων από το Excel στην Access

Το πρόγραμμα περιήγησης που διαθέτετε δεν υποστηρίζει βίντεο. Εγκαταστήστε το Microsoft Silverlight, το Adobe Flash Player ή τον Internet Explorer 9.

Μήπως η διαχείριση της λίστας επαφών ή της λίστας απογραφής που διατηρείτε στο Excel γίνεται ολοένα και δυσκολότερη; Ίσως είναι καιρός να την μετακινήσετε στην Access, η οποία παρέχει καλύτερα εργαλεία για τη διαχείριση μεγάλου όγκου δεδομένων. Παρακολουθήστε αυτό το βίντεο για να δείτε τον τρόπο εκτέλεσης μιας απλής λειτουργίας εισαγωγής στην Access.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Το βίντεο αυτό δεν καλύπτει την εισαγωγή δεδομένων μέσα σε βάσεις δεδομένων του Web. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις βάσεις δεδομένων του Web, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία βάσης δεδομένων για κοινή χρήση στο Web.

Στο βίντεο

Προετοιμάστε τα δεδομένα σας στο Excel

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ:  Εάν οι οδηγίες που ακολουθούν απαιτούν να κάνετε αλλαγές στο φύλλο εργασίας σας, δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας του βιβλίου ή του φύλλου εργασίας προτού συνεχίσετε.

  • Εάν τα δεδομένα του φύλλου εργασίας στο Excel διαχωρίζονται από κενές γραμμές ή στήλες, συνενώστε τα όσο το δυνατόν περισσότερο σε μια ενιαία λίστα. Τα κενά κελιά δεν αποτελούν πρόβλημα, αλλά προσπαθήστε να αποφύγετε τις εντελώς κενές γραμμές ή στήλες στα δεδομένα που θέλετε να μετακινήσετε.

  • Στο μέτρο του δυνατού, οργανώστε τα έτσι ώστε κάθε στήλη να περιέχει τον ίδιο τύπο δεδομένων, για παράδειγμα, όλα τα αριθμητικά, ή όλο το κείμενο. Εάν υπάρχει συνδυασμός τύπων δεδομένων σε μια στήλη, προσπαθήστε να τοποθετήσετε τουλάχιστον ένα από κάθε τύπο στις πρώτες οκτώ σειρές δεδομένων. Αυτό θα βοηθήσει την Access να αποφασίσει ποιος είναι ο καλύτερος τύπος δεδομένων για αυτήν τη στήλη και θα συμβάλει στην αποφυγή σφαλμάτων κατά την εισαγωγή.

  • Η Access χρησιμοποιεί το όνομα της καρτέλας του φύλλου εργασίας ως όνομα του πίνακα. Για παράδειγμα, εάν το φύλλο εργασίας ονομάζεται Φύλλο1, ο πίνακας που μετακινείται στην Access θα ονομάζεται επίσης Φύλλο1. Αν θέλετε να ορίσετε ένα πιο περιεκτικό όνομα για τον πίνακα πριν από τη μετακίνηση των δεδομένων, μετονομάστε το φύλλο εργασίας ως εξής:

    • Κάντε διπλό κλικ στην καρτέλα φύλλου εργασίας (στο κάτω μέρος του φύλλου εργασίας), πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε και, στη συνέχεια, πατήστε ENTER.

Μετακίνηση των δεδομένων στην Access

  1. Στο Excel, επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να μετακινήσετε στην Access, συμπεριλαμβανομένων των επικεφαλίδων στήλης (αν υπάρχουν).

  2. Κάντε δεξί κλικ στα επιλεγμένα δεδομένα και στη συνέχεια κάντε κλικ στην εντολή Αντιγραφή.

  3. Στην Access, ανοίξτε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων ή δημιουργήστε μια νέα.

    Στην περίπτωση της δημιουργίας νέας βάσης δεδομένων, η Access εμφανίζει έναν κενό πίνακα. Κλείστε αυτόν τον πίνακα χωρίς να τον αποθηκεύσετε.

  4. Εάν το παράθυρο περιήγησης δεν εμφανίζεται, πιέστε το πλήκτρο F11 για να το εμφανίσετε.

  5. Κάντε διπλό κλικ σε οποιοδήποτε σημείο στο Παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επικόλληση.

    Η Access εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που ρωτά αν τα δεδομένα σας περιέχουν επικεφαλίδες στήλης.

  6. Εάν τα δεδομένα που αντιγράψατε περιέχουν επικεφαλίδες στήλης, κάντε κλικ στην επιλογή Ναι, διαφορετικά, κάντε κλικ στην επιλογή Όχι.

    Αν όλα πάνε καλά, η Access εμφανίζει ένα μήνυμα που αναφέρει ότι η εισαγωγή του αντικειμένου ολοκληρώθηκε με επιτυχία.

  7. Για να συνεχίσετε κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Η Access εμφανίζει το νέο πίνακα στο Παράθυρο περιήγησης. Κάντε διπλό κλικ στο νέο πίνακα για να επαληθεύσετε ότι η εισαγωγή των δεδομένων ολοκληρώθηκε σωστά.

Διόρθωση σφαλμάτων εισαγωγής

Εάν προκύψουν προβλήματα κατά την εργασία εισαγωγής, η Access δημιουργεί έναν πίνακα ImportErrors που περιέχει περιγραφές των σφαλμάτων. Για να δείτε τα σφάλματα, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα ImportErrors. Αν προκύψουν πολλά σφάλματα, μπορείτε να διαγράψετε τον πίνακα που εισαγάγατε, να διορθώσετε τα σφάλματα στο φύλλο εργασίας του Excel και, στη συνέχεια, να επιχειρήσετε να επαναλάβετε τη διαδικασία αντιγραφής/επικόλλησης. Εάν υπάρχουν λίγα λάθη, μπορείτε να τα διορθώσετε με μη αυτόματο τρόπο στην Access. Μόλις διορθώσετε τα προβλήματα που τυχόν υπάρξουν, μπορείτε να διαγράψετε τον πίνακα ImportErrors.

Ορισμός τύπων δεδομένων πεδίων

Εάν διαπιστώσετε ότι δεν μπορείτε να εισαγάγετε τον τύπο δεδομένων που θέλετε στον πίνακα της Access, ίσως χρειαστεί να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων του πεδίου.

Για να προσδιορίσετε τον τύπο δεδομένων ενός πεδίου, επιλέξτε μια τιμή στο πεδίο και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Πεδία, στην ομάδα Μορφοποίηση, κοιτάξτε στο πεδίο Τύπος δεδομένων. Εάν, για παράδειγμα, ο τύπος δεδομένων είναι Αριθμός, η Access δεν θα σας επιτρέψει να καταχωρήσετε γράμματα στο πεδίο, όπως 166A.

Αλλαγή του τύπου δεδομένων ενός πεδίου

Προειδοποίηση:  Σε ορισμένες περιπτώσεις, η αλλαγή του τύπου δεδομένων ενός πεδίου μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια των δεδομένων. Πριν από την αλλαγή του τύπου δεδομένων ενός πεδίου δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου .accdb (ή του ίδιου του πίνακα).

  1. Κάντε κλικ μέσα στο κελί που θέλετε να αλλάξετε.

  2. Στην καρτέλα Πεδία, στην ομάδα Μορφοποίηση, επιλέξτε ένα νέο τύπο δεδομένων από τη λίστα Τύπος δεδομένων.

    Η Access εμφανίζει ένα μήνυμα προειδοποίησης.

  3. Εάν διαθέτετε αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων σας και είστε βέβαιοι ότι θέλετε να συνεχίσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Ναι.

  4. Αποθηκεύσετε τον πίνακα.

Προσθήκη πρωτεύοντος κλειδιού

Για να αποτρέψετε τη δημιουργία διπλότυπων εγγραφών και να διευκολύνετε τη δημιουργία σχέσεων μεταξύ πινάκων, συνιστούμε να προσθέσετε ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού στο νέο πίνακα. Χρησιμοποιήστε την ακόλουθη διαδικασία.

  1. Στο Παράθυρο περιήγησης, κάντε κλικ με το δεξιό κουμπί του ποντικιού στον πίνακα και μετά κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

  2. Στο πρώτο κενό κελί της στήλης Όνομα πεδίου, πληκτρολογήστε "ID".

  3. Στη στήλη Τύπος δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Αυτόματη Αρίθμηση.

  1. Με επιλεγμένη τη νέα γραμμή κωδικού προϊόντος, στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Πρωτεύον κλειδί.

  2. Αποθηκεύστε και κλείστε τον πίνακα.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×