Διαχείριση δεδομένων με ερωτήματα

Δημιουργία βασικών ερωτημάτων

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Το πρόγραμμα περιήγησης που διαθέτετε δεν υποστηρίζει βίντεο. Εγκαταστήστε το Microsoft Silverlight, το Adobe Flash Player ή τον Internet Explorer 9.

Για γρήγορες αναζητήσεις και ερωτήσεις, δημιουργήστε ένα βασικό ερώτημα για να βρείτε τα δεδομένα που χρειάζεστε και να λάβετε απαντήσεις σας.

Δημιουργήστε ένα ερώτημα σε προβολή σχεδίασης

Προβολή σχεδίασης παρέχει περισσότερο έλεγχο για το ερώτημα που δημιουργείτε από ό, ο Οδηγός ερωτήματος.

  1. Άνοιγμα προβολή σχεδίασης ερωτήματος

    • Για να ξεκινήσετε, επιλέξτε Δημιουργία > Σχεδίαση ερωτήματος.

      Εικονίδιο κορδέλας σχεδίασης ερωτήματος

  2. Προσθήκη προελεύσεων δεδομένων

    Πρώτα, προσθέστε τον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να δείτε. (Ναι, να δημιουργείτε νέα ερωτήματα από αποθηκευμένα ερωτήματα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι δημιουργήσατε ένα ερώτημα που εντοπίζει όλα τα προϊόντα από προμηθευτές σας και τις ταξινομεί από τον μεγαλύτερο σε μικρότερο αριθμούς πωλήσεων. Χρησιμοποιήστε το ερώτημα ως προέλευση δεδομένων για ένα νέο ερώτημα που, για παράδειγμα, βρίσκει πωλήσεις προϊόντων από προμηθευτές σε μια συγκεκριμένη περιοχή.)

    1. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα, επιλέξτε την καρτέλα και τα δύο.

    2. Επιλέξτε τα αρχεία προέλευσης δεδομένων που θέλετε και, μετά από κάθε προέλευση, επιλέξτε Προσθήκη.

    3. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου.

  3. Προσθέστε πεδία εξόδου

    Τα πεδία εξόδου είναι τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζονται ή να περιλαμβάνονται στο το σύνολο αποτελεσμάτων για το ερώτημα.

    • Σύρετε τα πεδία που θέλετε από την προέλευση δεδομένων στο επάνω τμήμα του παραθύρου προς τα κάτω σε ένα κενό κελί στη γραμμή πεδίο, στο κάτω τμήμα του παραθύρου.

      Στιγμιότυπο οθόνης της όλα αντικείμενα της Access προβολή

    Χρήση παράστασης ως πεδίο εξόδου

    Για να εκτελέσετε υπολογισμούς ή να χρησιμοποιήσετε μια συνάρτηση για να προκύψει το αποτέλεσμα του ερωτήματος, συμπεριλάβετε μια παράσταση ως ένα πεδίο εξόδου. Η παράσταση μπορεί να χρησιμοποιήσει δεδομένα από οποιαδήποτε από τις προελεύσεις δεδομένων του ερωτήματος, εκτός από τις συναρτήσεις, όπως η μορφοποίηση ή InStr, και μπορούν να περιέχουν σταθερές και αριθμητικούς τελεστές.

    1. Σε μια κενή στήλη του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος, επιλέξτε τη γραμμή του πεδίου.

    2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Ρύθμιση ερωτήματος, επιλέξτε Δόμηση.

    3. Πληκτρολογήστε ή επικολλήστε την παράστασή σας. Εισαγωγή παράστασή σας με το όνομα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την παράσταση εξόδου, ακολουθούμενο από μια άνω και κάτω τελεία. Για παράδειγμα, για να εφαρμόσετε ετικέτα η παράσταση "Τελευταία ενημέρωση", ξεκινήστε την παράστασή σας με: τελευταία ενημέρωση:

      Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Δόμηση παραστάσεων, για να δημιουργήσετε την παράστασή σας με Στοιχεία παραστάσεων, Κατηγορίες παραστάσεων και Τιμές παραστάσεων.

    Σημείωση: Οι παραστάσεις είναι ισχυρά και ευέλικτα, με πολλές επιλογές. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία μιας παράστασης.

  4. Καθορίσετε κριτήρια (προαιρετικά)

    Χρήση κριτηρίων για περιορισμό (σε τιμές πεδίων) των εγγραφών που επιστρέφει το ερώτημά σας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε μόνο να δείτε τα προϊόντα με μια τιμή μονάδας μικρότερο από 10 €.

    1. Για να καθορίσετε κριτήρια, πρέπει πρώτα να σύρετε τα πεδία που περιέχει τις τιμές στο κάτω τμήμα του παραθύρου.

      Συμβουλή: Από προεπιλογή, όταν προσθέτετε ένα πεδίο, τα δεδομένα επιστρέφει τα αποτελέσματα του ερωτήματος. Εάν έχετε προσθέσει το πεδίο που θέλετε ήδη, δεν χρειάζεται να το προσθέσετε ξανά για να εφαρμόσετε κριτήρια σε αυτό.

    2. Εάν δεν θέλετε τα περιεχόμενα του πεδίου για να εμφανίζονται στα αποτελέσματα σας, στη γραμμή εμφάνιση για το πεδίο, καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου.

    3. Στη γραμμή κριτήρια του πεδίου, πληκτρολογήστε μια παράσταση που πρέπει να ικανοποιεί τις τιμές των πεδίων (Εάν η εγγραφή είναι να συμπεριληφθεί στα αποτελέσματα του). Για παράδειγμα, <10. (Για περισσότερα παραδείγματα, δείτε παραδείγματα κριτηρίων ερωτήματος.)

    4. Καθορίστε οποιαδήποτε εναλλακτικά κριτήρια στη γραμμή Ή, κάτω από τη γραμμή Κριτήρια.

    Εάν καθορίσετε εναλλακτικά κριτήρια, έχουν επιλεγεί εγγραφές, εάν η τιμή του πεδίου ικανοποιεί κάποια από τα κριτήρια που παρατίθενται. Για παράδειγμα, εάν που περιλαμβάνεται το πεδίο " κατάσταση " από τον πίνακα "πελάτες", που έχουν καθοριστεί CA ως τα κριτήρια, και θα συμπεριληφθούν ή γραμμές για το Αναγνωριστικό και Αττικη, θα λάβετε τις εγγραφές για τους πελάτες που ζουν σε οποιαδήποτε από τις τρεις αναλυτικού Πολιτείες.

  5. Σύνοψη δεδομένων (προαιρετικό)

    Ενδέχεται να θέλετε να συνοψίσετε δεδομένων, ειδικά εάν τα δεδομένα σας είναι αριθμητική. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να δείτε τη μέση τιμή ή συνολικών πωλήσεων.

    1. Εάν είναι απαραίτητο, προσθέστε τη γραμμή σύνολο στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, στο κάτω τμήμα του παραθύρου. Σε προβολή σχεδίασης, στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, επιλέξτε σύνολα.

    2. Για κάθε πεδίο που θέλετε να συνοψίσετε, στη γραμμή σύνολο, επιλέξτε τη συνάρτηση για να χρησιμοποιήσετε. Οι διαθέσιμες λειτουργίες εξαρτώνται από τον τύπο δεδομένων του πεδίου.

  6. Εκτελέσετε ή να αποθηκεύσετε το ερώτημα

    • Για να εκτελέσετε το ερώτημα, στην ομάδα αποτελέσματα, στην καρτέλα Σχεδίαση, επιλέξτε Εκτέλεση.

    • Για να αποθηκεύσετε για μελλοντική χρήση, το ερώτημά σας στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, επιλέξτε Αποθήκευση Αποθήκευση . Πληκτρολογήστε ένα περιγραφικό όνομα για το ερώτημα και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα;

Εκπαίδευση στο Excel

Εκπαίδευση στο Outlook

Σε αυτό το βίντεο, θα μάθετε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο σχεδίασης ερωτήματος για να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής από το μηδέν προς τα επάνω.

Θα μπορείτε να επιλέξετε το αρχείο προέλευσης δεδομένων μαζί με τα πεδία από τη συγκεκριμένη προέλευση δεδομένων.

Εφόσον χρειάζεται, που θα προσθέσετε κριτήρια για να φιλτράρετε τα αποτελέσματα, φροντίζοντας σας τύποι δεδομένων ταιριάζουν.

Στη συνέχεια, θα μπορείτε να εκτελέσετε το ερώτημα και να ρυθμίσετε την προβολή των αποτελεσμάτων του ερωτήματος για την εμφάνιση που θέλετε να δείτε.

Το ερώτημα θα απαντά σε αυτήν την ερώτηση: "πόσες παραγγελίες TailSpin παιχνιδιών υποβολή περασμένο μήνα;"

Ας ξεκινήσουμε.

Στην κορδέλα, επιλέξτε Δημιουργία και κατόπιν Σχεδίαση ερωτήματος.

Ξεκινά το εργαλείο σχεδίασης ερωτήματος.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα για να προσθέσετε πίνακες ή ερωτήματα ως προέλευση δεδομένων, ή μπορείτε απλώς να σύρετε μια προέλευση επάνω από το παράθυρο περιήγησης.

Ας χρησιμοποιήσουμε στον πίνακα Orders για το αρχείο προέλευσης δεδομένων. Για να απαντήσετε μας ερώτηση, χρειαζόμαστε συγκεκριμένα ονόματα των πελατών και ημερομηνίες παραγγελίας.

Μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ για να προσθέσετε ένα πεδίο στο πλέγμα σχεδίασης προς τα κάτω εδώ ή μπορείτε να το σύρετε.

Εάν εκτελείτε το ερώτημα τώρα, μπορείτε να δείτε επιστρέφει κάθε παραγγελία για κάθε πελάτη και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία φιλτραρίσματος για να περιορίσετε τα αποτελέσματα.

Ωστόσο, εάν προσθέτετε κριτήρια σε ένα ερώτημα, μπορείτε να λάβετε το ίδιο αποτέλεσμα κάθε φορά.

Το είναι, προσθέτοντας κριτήρια λαμβάνει λίγο πιο σύνθετη ώστε να θυμάστε ότι ορισμένες κανόνων.

Είναι ο πρώτος κανόνας: γνωρίζετε τα δεδομένα σας.

Για να εμφανίσετε Τι σημαίνει αυτό, ας ανοίξουμε στον πίνακα Orders...

... Επιλέξτε πεδία στην κορδέλα,...

… και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα πεδία στο ερώτημα μας.

Το πεδίο " Ημερομηνία παραγγελίας " είναι ένα πεδίο τύπου δεδομένων ημερομηνίας/ώρας...

... αλλά το πεδίο " πελάτες " δεν είναι ένα πεδίο κειμένου. είναι ένα αριθμητικό πεδίο Τύπος δεδομένων.

Αυτό οδηγεί σε τον δεύτερο κανόνα: τα κριτήρια πρέπει να συμφωνεί με τον τύπο δεδομένων του πεδίου που θέλετε να φιλτράρετε.

Για παράδειγμα, να μόνο εισαγάγετε τιμές ημερομηνίας σε ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας, αριθμών σε ένα πεδίο "Αριθμός", και ούτω καθεξής.

Επομένως, πώς μπορώ να γνωρίζουμε τον αριθμό που αντιστοιχεί σε TailSpin παιχνιδιών;

Ας επιλέξουμε Εργαλεία βάσης δεδομένων, σχέσεις. Στο παράθυρο "Σχέσεις", θα δούμε πελάτες στο παραγγελίες σχετίζονται με τα πεδία Αναγνωριστικό και Αναγνωριστικό πελάτη.

Ας επιλέξουμε Εργαλεία βάσης δεδομένων, σχέσεις. Στο παράθυρο "Σχέσεις", θα δούμε τους πελάτες και παραγγελίες σχετίζονται με τα πεδία Αναγνωριστικό και Αναγνωριστικό πελάτη.

Όταν εργαζόμαστε ανοίξτε τον πίνακα πελάτες και εντοπίστε παιχνιδιών TailSpin, θα δούμε έχει τιμή Αναγνωριστικού 23.

Επιστροφή στο ερώτημα τώρα, ας εισαγάγετε 23 στη γραμμή κριτήρια του πεδίου " Αναγνωριστικό πελάτη ".

Στη συνέχεια, θα σας ανάπτυξη του πεδίου Ημερομηνία παραγγελίας και να προσθέσετε ένα ζεύγος λογικούς τελεστές: "μεταξύ" και "και". Θα σας να εισαγάγετε μια ημερομηνία έναρξης εδώ και μια ημερομηνία λήξης.

Παρατηρήστε ότι θα σας περιβάλλουν τις τιμές ημερομηνίας με σύμβολα δίεσης. Η Access απαιτεί τα εξής όταν θέλουμε να προσδιορίσετε την τιμή ως ημερομηνία και όχι το κείμενο.

Εκτέλεση του ερωτήματος και τώρα λαμβάνουμε τα αποτελέσματα που θα σας αναζητούσατε: απλώς τις παραγγελίες που τοποθετείται από TailSpin περασμένο μήνα.

Τώρα, ας μετάβαση προς τα πίσω και εξετάστε το εργαλείο σχεδίασης ερωτήματος για ένα λεπτό.

Βλέπετε αυτά τα πλαίσια ελέγχου; Εάν καταργήσετε την επιλογή τους, να αποκρύψετε το πεδίο από το αποτέλεσμα, ως εξής.

Το πεδίο είναι ακόμη στο ερώτημα. απλώς δεν την βλέπετε στα αποτελέσματα.

Επίσης, εάν θέλετε να επαναφέρετε ένα τμήμα του αποτελέσματος, όπως τις τιμές επάνω πέντε ή μήπως το ποσοστό 25 κάτω από ένα σύνολο δεδομένων, επιλέξτε μια τιμή από τη λίστα επιστροφής.

Στη συνέχεια, εδώ στο πλέγμα σχεδίασης, μεταβείτε στη γραμμή ταξινόμηση και επιλέξτε Αύξουσα ή Φθίνουσα. Αύξουσα σειρά επιστρέφει τα στοιχεία κάτω και φθίνουσα επιστρέφει τα πρώτα στοιχεία.

Στη συνέχεια, εξετάστε το κουμπί " σύνολα ". Αυτό είναι ένας εύκολος τρόπος για να προσθέσετε αθροίσματα, μέσους όρους ή άλλους υπολογισμούς σε ένα ερώτημα.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα. Μπορείτε να δείτε έχουμε τρεις πίνακες με ένα πεδίο από κάθε μία. Εάν να εκτελέσετε το ερώτημα όπως έχει τώρα, λαμβάνουμε πολλές επαναλαμβανόμενους κατηγορίες.

Επομένως, επιστρέψτε στην προβολή σχεδίασης.

Επιλογή συνόλων,... και παρατηρήστε ότι η Access προσθέτει μια γραμμή αθροίσματος στο πλέγμα ερωτήματος, και ορίζει τρία πεδία σε Ομαδοποίηση κατά.

Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να δούμε έχουν παραγγελθεί πόσα στοιχεία κάθε κατηγορίας. Θα σας να καταργήσετε το πεδίο Ημερομηνία παραγγελίας από το ερώτημα.

Θα σας ορίστε το πεδίο Ποσότητα για να αθροίσετε και αφήστε το πεδίο κατηγορία στην Ομαδοποίηση κατά.

Και θα σας μετακινήσετε το πεδίο κατηγορία, ώστε να είναι το τελευταίο αριστερά πεδίο.

Τώρα όταν μπορούμε να εκτελέσουμε το ερώτημα, υπολογίζει τον αριθμό των στοιχείων που πουλήθηκαν σε κάθε κατηγορία.

Ταξινόμηση αποτελεσμάτων και μπορείτε να δείτε ποιες κατηγορίες πωλεί τα πιο ή το ελάχιστο.

Τώρα που έχετε δημιουργήσει ένα ερώτημα επιλογής, χρησιμοποιώντας το εργαλείο σχεδίασης ερωτήματος.

Γνωρίζετε πώς μπορείτε να επιλέξετε το αρχείο προέλευσης δεδομένων και κριτηρίων και επίσης έχει ως αποτέλεσμα τον τρόπο εκτέλεσης και να ρυθμίσετε με ακρίβεια το ερώτημά σας.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×