Δημιουργία αναφορών

Δημιουργία βασικών αναφορών

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Το πρόγραμμα περιήγησης που διαθέτετε δεν υποστηρίζει βίντεο. Εγκαταστήστε το Microsoft Silverlight, το Adobe Flash Player ή τον Internet Explorer 9.

Σημείωση: Οι πληροφορίες σε αυτήν τη σελίδα ισχύει μόνο για βάσεις δεδομένων υπολογιστή της Access. Εφαρμογές web της Access δεν υποστηρίζει τις αναφορές.

Πριν κάνετε κοινή χρήση βάσης δεδομένων σας με άλλους, τοποθετήστε τις πληροφορίες σε μια μορφή που είναι εύκολο να καταλάβετε. Προβολή, μορφοποίηση και συνοψίζουν τις πληροφορίες στη βάση δεδομένων σας με τις αναφορές.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε μια προέλευση εγγραφών.
    Την προέλευση εγγραφής της αναφοράς μπορεί να είναι σε πίνακα ή ένα συγκεκριμένο ερώτημα. Πρέπει να περιέχει όλες τις γραμμές και στήλες των δεδομένων που θέλετε να συμπεριλάβετε στην αναφορά.

  2. Στην καρτέλα Δημιουργία, επιλέξτε το εργαλείο αναφοράς που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, για να δημιουργήσετε την αναφορά, ακολουθήστε τις οδηγίες...

Εργαλείο αναφοράς

Περιγραφή

Αναφορά

Δημιουργήστε μια απλή έκθεση σε μορφή πίνακα που περιέχει όλα τα πεδία στην προέλευση εγγραφών που επιλέξατε στο παράθυρο περιήγησης.

Σχεδίαση έκθεσης

Ανοίξτε μια κενή έκθεση σε προβολή σχεδίασης και, στη συνέχεια, προσθέστε τα πεδία και τα στοιχεία ελέγχου που χρειάζεστε.

Κενή έκθεση

Ανοίξτε μια κενή έκθεση σε προβολή διάταξης και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα πεδία για να προσθέσετε από τη Λίστα πεδίων.

Οδηγός έκθεσης

Ακολουθήστε τις οδηγίες για να καθορίσετε πεδία, ομαδοποίησης και ταξινόμησης επίπεδα και επιλογές διάταξης.

Ετικέτες

Επιλέξτε τυπικά ή προσαρμοσμένα μεγέθη ετικετών, των πεδίων που θέλετε να συμπεριλάβετε στην αναφορά και τον τρόπο που θέλετε ταξινομούνται.

Προσθήκη ομαδοποίησης, ταξινόμησης ή συνόλων για τα πεδία στην αναφορά

  1. Στην Προβολή σχεδίασης, ανοίξτε την έκθεση.

  2. Εάν το παράθυρο ομάδα, ταξινόμηση και σύνολο δεν είναι ήδη ανοιχτή, στην καρτέλα Σχεδίαση, επιλέξτε Ομαδοποίηση & ταξινόμηση.

  3. Επιλέξτε Προσθήκη ομάδας ή Προσθήκη ταξινόμησης και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να ομάδα ή ταξινόμηση.

  4. Για να ορίσετε περισσότερες επιλογές και να προσθέσετε σύνολα, σε μια ομαδοποίησης ή ταξινόμησης γραμμής, επιλέξτε περισσότερα.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα;

Δημιουργία ομαδοποιημένης αναφοράς ή αναφοράς σύνοψης

Εκπαίδευση στο Excel

Εκπαίδευση στο Outlook

Τα δεδομένα σας προορίζεται για κοινή χρήση με άλλους χρήστες, αλλά ανεπεξέργαστα δεδομένα σε έναν πίνακα συχνά δεν είναι πολύ Απαλοιφή.

Αυτό είναι όπου αναφορές βάσης δεδομένων σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναφορά για να εμφανίσετε ένα στιγμιότυπο των δεδομένων για μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή.

Εξετάστε τις λεπτομέρειες σχετικά με τις συγκεκριμένες εγγραφές, όπως μια απλή έκθεση με τους αριθμούς τηλεφώνου για όλες τις επαφές σας.

Ή σύνοψη της γενικής εικόνας αποκαλύπτει τα δεδομένα σας, όπως σε μια αναφορά σύνοψης που εμφανίζει τους πελάτες τοποθετείται πρόσφατα το μεγαλύτερο παραγγελίες.

Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία μιας αναφοράς βάσης δεδομένων επιφάνειας εργασίας είναι να επιλέξετε το αρχείο προέλευσης από τις εγγραφές για την αναφορά.

Η προέλευση εγγραφών πρέπει να περιέχει όλες τις γραμμές και στήλες δεδομένων που θέλετε να εμφανίζονται στην αναφορά.

Η προέλευση εγγραφών μπορεί να είναι έναν πίνακα. Αλλά εάν τα δεδομένα που είναι εκτείνεται δύο ή περισσότερους πίνακες, χρησιμοποιήστε ένα συγκεκριμένο ερώτημα ή ένα ενσωματωμένο ερώτημα που περιλαμβάνει αυτούς τους πίνακες.

Στο Παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που είναι προέλευση εγγραφών.

Επιλέξτε Δημιουργία. Εδώ μπορείτε να δείτε διάφορους τρόπους για να δημιουργήσετε μια αναφορά.

Με την αναφορά, μπορείτε να σχεδιάσετε μια απλή έκθεση σε μορφή πίνακα που περιλαμβάνει όλα τα πεδία στην προέλευση εγγραφών.

Σχεδίαση έκθεσης ανοίγει μια κενή έκθεση σε προβολή σχεδίασης. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε τα πεδία και τα στοιχεία ελέγχου που θέλετε από την προέλευση εγγραφών.

Εάν δεν έχετε μια προέλευση εγγραφών ρύθμιση, χρησιμοποιήστε Κενή έκθεση και τη Λίστα πεδίων για να προσθέσετε πεδία και στοιχεία ελέγχου απευθείας στη σχεδίαση της έκθεσης.

Ετικέτες — όπως ετικέτες διεύθυνσης πελάτη — πολύ, είναι ένας τύπος αναφοράς, επειδή αυτές Τακτοποίηση πεδίων από έναν πίνακα ή ερώτημα σε συγκεκριμένη μορφή. Χρησιμοποιήστε το εργαλείο ετικετών και ακολουθήστε τα βήματα του οδηγού για να επιλέξετε το μέγεθος της ετικέτας, πεδία, και σειρά ταξινόμησης.

Για την αναφορά σας δημιουργείτε τώρα, επιλέξτε "Οδηγό εκθέσεων". Ο οδηγός σάς καθοδηγεί μαζί μας μέσω επιλέγοντας τα πεδία, επιλέγοντας το πεδίο ομαδοποίησης ή ταξινόμησης και τον καθορισμό της διάταξης της έκθεσης.

Από τα Διαθέσιμα πεδία, επιλέξτε το πρώτο πεδίο που θέλετε στην αναφορά και, στη συνέχεια, επιλέξτε αυτό το δεξιό βέλος.

Συνεχίστε την επιλογή και προσθέστε τα πεδία που θέλετε στην αναφορά σας από τα πεδία που είναι διαθέσιμα στο την επιλεγμένη προέλευση εγγραφών.

Δεν είστε κλειδωμένο με τη χρήση μόνο τα πεδία σε έναν πίνακα ή το ερώτημα που επιλέξατε ως προέλευση εγγραφών. Εάν θέλετε, επιλέξτε πεδία από άλλους σχετικούς πίνακες ή ερωτήματα.

Εδώ μπορείτε να καθορίσετε τον τρόπο που θέλετε να δείτε τα δεδομένα, με βάση την επιλογή για να δώσετε έμφαση. Ας ορίσουμε την αναφορά για την προβολή κατά κατάσταση σειρά.

Σε αυτήν τη σελίδα, καθορίστε ομαδοποίησης για την οργάνωση ή "μπλοκ" μεγάλες ποσότητες δεδομένων ώστε να είναι πιο κατανοητό.

Επιλέξτε Επιλογές ομαδοποίησης για να δείτε περισσότερες επιλογές σχετικά με το επίπεδο ομαδοποίησης που μόλις προσθέσατε.

Σε αυτήν τη σελίδα, καθορίστε τη σειρά ταξινόμησης. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε αύξουσα ταξινόμηση κατά αναγνωριστικό παραγγελίας.

Επιλέξτε Επιλογές σύνοψης για να καθορίσετε εάν θέλετε την εργασία με τα αριθμητικά δεδομένα σας υπολογισμών.

Εδώ, επιλέξτε διάταξη της αναφοράς σας.

Καθορίστε εάν θέλετε η αναφορά να βρίσκονται σε κατακόρυφο ή οριζόντιο προσανατολισμό και εάν θέλετε τα πεδία για να προσαρμόσετε το μέγεθος της σελίδας.

Προσθέστε έναν τίτλο για την αναφορά σας.

Ας δούμε πώς εμφανίζεται μέχρι στιγμής της αναφοράς. Προεπισκόπηση είναι ήδη επιλεγμένο, επομένως, επιλέξτε Τέλος.

Είναι αρκετά καλή. Να κάνουμε προσαρμογές εδώ στην καρτέλα Προεπισκόπηση εκτύπωσης.

Όταν είστε έτοιμοι θα σας, επιλέξτε Κλείσιμο προεπισκόπησης εκτύπωσης.

Η αναφορά εμφανίζεται σε προβολή σχεδίασης.

Ρίξτε μια ματιά στη λίστα αναφορών στο Παράθυρο περιήγησης. Τη νέα αναφορά προστίθεται στη λίστα των αντικειμένων αναφοράς.

Παρόλο που μπορεί να θέλετε να κάνετε αλλαγές στο χρόνο, τώρα έχετε σας βασικής αναφοράς, που είναι έτοιμη για να κάνετε κοινή χρήση και θα το κάνει την ιστορία σας εμφανίζει δεδομένα.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×