Διαχείριση δεδομένων με ερωτήματα

Γρήγορα αποτελέσματα με ερωτήματα

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Το πρόγραμμα περιήγησης που διαθέτετε δεν υποστηρίζει βίντεο. Εγκαταστήστε το Microsoft Silverlight, το Adobe Flash Player ή τον Internet Explorer 9.

Χρήση ερωτημάτων για να απαντήσετε σε επιχειρήσεις ή άλλες ερωτήσεις που βασίζονται σε δεδομένα και να γρήγορα και εύκολα κάνετε μαζικές ενημερώσεις ή για να διαγράψετε τις πληροφορίες από τη βάση δεδομένων.

Τι είναι τα ερωτήματα;

Στην Access, τα ερωτήματα είναι όπως ερωτήσεις που κάνετε για να βρείτε σχετικά, ακόμα και πολύ συγκεκριμένες, πληροφορίες στη βάση δεδομένων σας.

Σε ερωτήματα, μερικές φορές χρησιμοποιήστε δεδομένα από ένα μόνο πίνακα και άλλες φορές από περισσότερες από μία. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να βρείτε απλώς αριθμός τηλεφώνου μιας επαφής, ο οποίος απαιτεί ένα απλό ερώτημα με ένα πεδίο αριθμού τηλεφώνου για ένα συγκεκριμένο άτομο σε έναν πίνακα επαφών. Ή μπορείτε να συνδυάσετε τα δεδομένα από περισσότερους από έναν πίνακα, όπως τα στοιχεία πελατών και στοιχεία παραγγελιών, για να δείτε τι έχει παραγγελθεί έναν πελάτη.

Στην Access, το ερώτημα είναι ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων. Δεν μπορεί να αποθηκεύσει δεδομένα. Αντί για αυτό, εμφανίζει τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε πίνακες και βγάζει διαθέσιμοι για να εργαστείτε με αυτά τα δεδομένα. Ένα ερώτημα μπορεί να εμφανίζουν δεδομένα από έναν ή περισσότερους πίνακες, από άλλα ερωτήματα ή από έναν συνδυασμό των δύο. Για παράδειγμα:

  • Προβολή δεδομένων με ένα ερώτημα επιλογής. Βρείτε και να προβάλετε πληροφορίες από έναν ή περισσότερους πίνακες, καθορίζοντας κριτήρια που πρέπει να πληρούν τα δεδομένα και itemizing ποιες τιμές θα εμφανίζονται. Για παράδειγμα, μπορεί να ζητήσετε από για να δείτε όλα τα προϊόντα που δημιουργήθηκε από Tailspin παιχνιδιών.

  • Κριτήρια Enter και αναζήτηση στη διάρκεια της λειτουργίας. Δημιουργία με δυνατότητα επανάληψης χρήσης ερωτημάτων που πάντα ζητά κριτήρια αναζήτησης. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που ζητά από το χρήστη για το όνομα του προμηθευτή για την αναζήτηση και, στη συνέχεια, εμφανίζει όλα τα προϊόντα που αποκτήθηκε από συγκεκριμένο προμηθευτή.

  • Ενημερωμένη έκδοση ή να προσθέσετε δεδομένα που βασίζονται σε ερώτημα. Υποβολή ερωτήματος για δεδομένα και στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα αποτελέσματα για την αυτόματη εισαγωγή ή ενημέρωση πληροφοριών. Για παράδειγμα, εάν Tailspin παιχνιδιών έχει προσθέσει "TT" στην αρχή των ονομάτων των όλα τα προϊόντα, αναζήτηση όλων των προϊόντων της εταιρείας και, στη συνέχεια, ενημερώστε τα ονόματα προϊόντων, έτσι ώστε κάθε καταχώρηση που αρχίζει με "TT" — πάντα μέσα από ένα ερώτημα ενημέρωσης.

  • Διαγραφή δεδομένων με βάση ένα ερώτημα. Βρείτε πληροφορίες ή εγγραφές και, στη συνέχεια, διαγράψτε τα. Για παράδειγμα, εάν Tailspin παιχνιδιών μεταβαίνει από το business και της εταιρείας προϊόντα δεν είναι πλέον διαθέσιμες προς πώληση, βρείτε όλα τα προϊόντα τους και να τα διαγράψετε αυτόματα από στους σχετικούς πίνακες.

Χρήση του οδηγού για να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής που εμφανίζει πληροφορίες σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Σημείωση: Κάποια στοιχεία σχεδίασης δεν είναι διαθέσιμα όταν χρησιμοποιείτε τον οδηγό. Εάν χρειάζεται, τροποποιήστε το ερώτημα σε προβολή σχεδίασης, μετά τη δημιουργία του.

Σημείωση: Πριν να δημιουργήσετε ένα ερώτημα, βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει τις σχέσεις μεταξύ πινάκων σε βάση δεδομένων σας, επειδή χρησιμοποιούνται κατά την υποβολή ερωτημάτων δεδομένων σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Γρήγορα αποτελέσματα με τις σχέσεις πινάκων και τις σχετικές λειτουργικές μονάδες σε αυτήν την εκμάθηση.

Δημιουργία ερωτήματος

  1. Επιλέξτε Δημιουργία > Οδηγός ερωτημάτων.

  2. Επιλέξτε Οδηγός απλών ερωτημάτων και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

  3. Επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει το πεδίο και, στη συνέχεια, προσθέστε το πεδίο στη λίστα Επιλεγμένα πεδία. Όταν ολοκληρώσετε την εργασία, επιλέξτε Επόμενο.

    Προσθέστε όσα πεδία που θέλετε από πολλούς πίνακες που θέλετε.

    Αν έχετε προσθέσει ένα πεδίο αριθμού

    Αν έχετε προσθέσει οποιαδήποτε πεδία αριθμού, ο οδηγός σας ρωτά εάν θέλετε το ερώτημα για να λάβετε λεπτομέρειες ή συνοπτικά δεδομένα. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν θέλετε να δείτε μεμονωμένων εγγραφών, επιλέξτε Λεπτομέρειες και, στη συνέχεια Επόμενο. Προχωρήστε στο βήμα 4.

    • Εάν θέλετε να δείτε συνοπτικά αριθμητικά δεδομένα, όπως μέσους όρους, επιλέξτε Σύνοψη και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επιλογές σύνοψης. Καθορισμός των πεδίων που θέλετε να συνοψίσετε και τον τρόπο που θέλετε να συνοψίσετε τα δεδομένα. Μόνο παρατίθενται πεδία "Αριθμός". Για κάθε πεδίο "Αριθμός", επιλέξτε μια συνάρτηση:

      • Άθροισμα του ερωτήματος επιστρέφει το άθροισμα όλων των τιμών του πεδίου.

      • Avg το ερώτημα επιστρέφει το μέσο όρο των τιμών του πεδίου.

      • Συνάρτηση Min το ερώτημα επιστρέφει τη μικρότερη τιμή του πεδίου.

      • Max το ερώτημα επιστρέφει τη μεγαλύτερη τιμή του πεδίου.

    • Εάν θέλετε τα αποτελέσματα του ερωτήματος για να συμπεριλάβετε μια καταμέτρηση των εγγραφών σε μια προέλευση δεδομένων, επιλέξτε το πλήθος εγγραφών στο όνομα του πίνακα για αυτόν τον πίνακα.

      Αν έχετε προσθέσει ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας

      Ο Οδηγός ερωτήματος σας ρωτά πώς θέλετε να ομαδοποιήσετε τις τιμές ημερομηνίας. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι προσθέσατε ενός αριθμητικού πεδίου, όπως η τιμή και ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας, όπως Χρόνος κίνησης, στο ερώτημα και, στη συνέχεια, που καθορίζεται στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές σύνοψης που θέλετε να δείτε τη μέση τιμή του πεδίου τιμή. Επειδή έχετε συμπεριλάβει ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας, θα μπορούσατε να υπολογίσετε συνοπτικές τιμές για κάθε μοναδική τιμή ημερομηνίας και ώρας, για κάθε ημέρα, μήνα, τρίμηνο ή έτος.

      Επιλέξτε τη χρονική περίοδο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να ομαδοποιήσετε τις τιμές ημερομηνίας και ώρας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

      Σημείωση: Στην Προβολή σχεδίασης, έχετε περισσότερες επιλογές για την ομαδοποίηση των τιμών ημερομηνίας και ώρας.

  4. Δώστε στο ερώτημα έναν τίτλο.

  5. Καθορίστε εάν θέλετε να ανοίξετε το ερώτημα (σε Προβολή φύλλου δεδομένων ) ή να τροποποιήσετε το ερώτημα (σε Προβολή σχεδίασης ). Στη συνέχεια, επιλέξτε Τέλος.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα;

Δημιουργία και εκτέλεση ενός ερωτήματος ενημέρωσης

Εκπαίδευση στο Excel

Εκπαίδευση στο Outlook

Όταν η βάση δεδομένων της Access με πίνακες και οι σχέσεις, είναι ώρα να σχεδιάσετε και να δημιουργήσετε ορισμένες ερωτημάτων, τα οποία είναι τα βασικά στοιχεία των οποιαδήποτε βάση δεδομένων.

Σε αυτό το βίντεο, που θα μάθετε η βασική διαδικασία για τη δημιουργία και εκτέλεση ενός ερωτήματος, μια εισαγωγή σε διάφορα είδη ερωτημάτων, δημιουργήστε ένα ερώτημα του Οδηγού ερωτήματος, και τροποποίηση ενός ερωτήματος στη σχεδίαση ερωτήματος.

Τα ερωτήματα ως έχουν είναι το ερωτήσεις που των δεδομένων σας. Στην πραγματικότητα, ζητώντας την ερώτηση που θέλετε να απαντηθεί μπορεί να είναι ένα καλό σημείο για να ξεκινήσετε.

Για παράδειγμα, "πόσες παραγγελίες TailSpin παιχνιδιών υποβολή περασμένο μήνα;"

Τη γλώσσα ερώτηση σάς παραπέμπει σε πίνακα "Παραγγελίες", και από εκεί μπορείτε να επιλέξετε τα πεδία που θέλετε να δείτε, δημιουργήστε το ερώτημα και στη συνέχεια, εκτελέστε το.

Που είναι η βασική ροή για τα περισσότερα ερωτήματα. Υποβάλετε την ερώτησή σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια προέλευση δεδομένων — τους πίνακες ή ακόμη και άλλα αποτελέσματα του ερωτήματος που περιέχουν τα δεδομένα — που θα απαντήσετε σε αυτήν την ερώτηση.

Επιλέξτε τα πεδία που θέλετε να δείτε στο αποτέλεσμα, που ονομάζεται επίσης "συνόλου δεδομένων" από τον τρόπο, και προσθέστε τυχόν κριτήρια.

Σε αυτό το παράδειγμα, τα κριτήρια φιλτράρετε τα αποτελέσματα TailSpin παιχνιδιών για το μήνα Μάιο.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα για περισσότερα από απλή ερωτήσεις σχετικά. Ερωτήματα είναι σαν ένα εργαλείο πολλαπλής ή συνδυασμό πένσα — μπορούν να ένα από τα εργαλεία handiest σε οποιαδήποτε βάση δεδομένων είναι επειδή ό, τι τόσα πολλά.

Για παράδειγμα, τα ερωτήματα μπορεί να παρέχει δεδομένα για φόρμες και εκθέσεις και επίσης να σας βοηθήσει να κάνετε μαζικές αλλαγές στα δεδομένα σας.

Τώρα, μπορείτε να δημιουργήσετε διάφορα είδη ερωτημάτων σε οποιαδήποτε βάση δεδομένων. Ας ρίξουμε μια ματιά, επιλέγοντας Δημιουργία, στη συνέχεια, Σχεδίαση ερωτήματος.

Θα σας θα κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα προς το παρόν.

Αυτοί είναι οι τύποι ερωτημάτων μπορείτε να δημιουργήσετε.

Επιλέξτε το ερώτημα είναι οι πιο συνηθισμένες. Είναι ο τύπος που σας βοηθά να λάβετε απαντήσεις από τα δεδομένα σας.

Χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα Δημιουργία πίνακα για να επιλέξετε τις εγγραφές από έναν υπάρχοντα πίνακα και να τις αποθηκεύσετε ως νέο πίνακα. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο, για παράδειγμα, εάν εισαγάγετε ένα μεγάλο αρχείο Excel και θέλετε να καταργήσετε ορισμένα από αυτά τα δεδομένα σε ξεχωριστούς πίνακες.

Εκτελείτε αυτές τις επόμενες τρεις ερωτήματα σε υπάρχοντα δεδομένα.

Τα ερωτήματα προσάρτησης Προσθήκη δεδομένων σε υπάρχοντες πίνακες...

Ερωτήματα ενημέρωσης αλλάξετε υπάρχοντα δεδομένα...

και Διαγραφή ερωτήματα κατάργηση των δεδομένων.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα διασταύρωσης όταν θέλετε να εμφανίσετε δεδομένα σύνοψης όπως μέσους όρους ή αθροίσματα.

Για παράδειγμα, εάν χρειάζεστε πωλήσεων ανά περιοχή, χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα διασταύρωσης.

Ακολουθεί ένα ερώτημα διασταύρωσης μοιάζει στη σχεδίαση ερωτήματος.

Και τα αποτελέσματα είναι ως εξής. Μπορείτε να δείτε αυτόν επιστρέφει δεδομένα πωλήσεων ανά τρίμηνο.

Χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα συνένωσης για να συνδυάσετε πολλών ερωτημάτων επιλογής σε ένα μεμονωμένο αποτέλεσμα. Κάνετε αυτό, όταν θέλετε να βλέπετε δεδομένα από μη σχετιζόμενες προελεύσεις.

Χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα διαβίβασης για να συνδεθείτε με μια μεγάλη βάση δεδομένων, όπως το Microsoft SQL server, δηλαδή, και να επεξεργαστεί ερωτήματα σε αυτήν τη βάση δεδομένων.

Όταν κάνετε αυτό, η πρόσβαση γίνεται η προσκηνίου — ουσιαστικά ένα σύνολο εργαλείων που σας βοηθούν να εκτελέσετε τη μεγαλύτερη βάση δεδομένων.

Τέλος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα Ορισμού δεδομένων για να δημιουργήσετε ή να τροποποιήσετε πίνακες και ευρετήρια. Είναι το σημείο, η Access παρέχει τόσοι πολλοί άλλοι τρόποι για να δημιουργήσετε πίνακες και αλλαγή ευρετήρια που πιθανώς ποτέ στην πραγματικότητα θα χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τύπο του ερωτήματος.

Τώρα ας δημιουργήσουμε ένα ερώτημα επιλογής, τον τύπο του ερωτήματος που θα χρησιμοποιήσετε τα περισσότερα.

Για να δημιουργήσετε το, ας επιλέξουμε το Δημιουργία καρτέλα και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον "Οδηγό ερωτήματος".

Εάν είστε νέος χρήστης του ερωτημάτων, αυτό είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης.

Επιλέξτε Οδηγός απλών ερωτημάτων και επιλέξτε OK.

Επιλέξτε τον πίνακα Αριθμών τηλεφώνου και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα πεδία πελατών και Τον αριθμό τηλεφώνου.

Επιλέξτε Επόμενο.

Αλλαγή του τίτλου ερώτημα εάν θέλετε κάτι περισσότερο περιγραφικό.

Επιλέξτε την οποία θέλετε να εμφανίσετε τα αποτελέσματα...

… και, στη συνέχεια, επιλέξτε Τέλος.

Αυτό είναι το αποτέλεσμα.

Ενδέχεται να έχετε ορισμένες ερωτήσεις σε αυτό το σημείο, όπως "Τι είδους ερωτήματος απλώς δημιουργούμε;"...

Και "Πώς θα σας να γνωρίζετε εάν θα σας καλείτε κάποιου ατόμου το τηλέφωνο του γραφείου ή τους φαξ;"

Μπορείτε να απαντήσετε αυτές τις ερωτήσεις, προσθέτοντας ορισμένα δεδομένα στο ερώτημα.

Για να τροποποιήσετε το ερώτημα, ας ανοίξουμε το εργαλείο σχεδίασης ερωτήματος. Επιλέξτε για οικιακή χρήση, στη συνέχεια, Προβολή, στη συνέχεια, Προβολή σχεδίασης.

Η σχεδίαση ερωτήματος εμφανίζει το αρχείο προέλευσης δεδομένων — σε αυτήν την περίπτωση είναι έναν πίνακα, αλλά μπορεί να είναι ένα ερώτημα. Μπορείτε επίσης να δείτε το πεδίο που περιλαμβάνονται στο ερώτημα.

Στην κορδέλα υποδεικνύει τον ΤΎΠΟ του ερωτήματος και, σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να δείτε ότι πρόκειται για ένα ερώτημα επιλογής.

Για να προσθέσετε το πεδίο Τύπος και διευκολύνουν τη λίστα τηλέφωνο για να χρησιμοποιήσετε, μπορείτε απλώς σύρετε.

Για να δείτε τα αποτελέσματα, στην καρτέλα Σχεδίαση, επιλέξτε εκτέλεση.

Τώρα, παρόλο που η χρήση του Οδηγού ερωτήματος είναι γρήγορη και εύκολη, δεν μπορείτε να κάνετε όλα τα στοιχεία με αυτό. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να προσθέσετε τύπους με τη χρήση του Οδηγού ερωτήματος.

Έτσι για αυξημένη ευελιξία και να κάνετε τις αλλαγές ίσως χρειαστεί, χρησιμοποιήστε το εργαλείο σχεδίασης ερωτήματος.

Τώρα έχετε μάθατε τα βασικά στοιχεία για τη δημιουργία και εκτέλεση ενός ερωτήματος με τη χρήση του Οδηγού ερωτήματος και το εργαλείο σχεδίασης ερωτήματος. Χρήση ερωτημάτων σάς βοηθά να αναλύσετε τα δεδομένα σας και να λάβετε τις απαντήσεις που χρειάζεστε.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×