Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Office
Εισαγωγή στην Access

Γρήγορα αποτελέσματα με τις βάσεις δεδομένων

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Το πρόγραμμα περιήγησης που διαθέτετε δεν υποστηρίζει βίντεο. Εγκαταστήστε το Microsoft Silverlight, το Adobe Flash Player ή τον Internet Explorer 9.

Βάσεις δεδομένων και εφαρμογές web μπορεί να yield πλεονεκτήματα big επιχειρήσεις. Σχεδίαση της βάσης δεδομένων είναι σημαντικό να πραγμάτωση των στόχων σας, εάν θέλετε να διαχειριστείτε στοιχεία των υπαλλήλων, παρέχουν εβδομαδιαίες αναφορές σε σχέση με τα δεδομένα ή παρακολούθηση παραγγελίες των πελατών. Αφιερώστε χρόνο για σχεδίαση της βάσης δεδομένων θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε Δόμηση βάσεις δεδομένων που λειτουργούν σωστά την πρώτη φορά και που περιλαμβάνει μεταβαλλόμενες ανάγκες.

Σημαντικό: Εφαρμογές web της Access είναι διαφορετικές από βάσεις δεδομένων υπολογιστή. Σε αυτό το άρθρο δεν συζητήσετε σχεδίαση εφαρμογής web.

Έννοιες και όρους

Ας ξεκινήσουμε με εκμάθησης ορισμένες βασικές όρους και έννοιες. Για να σχεδιάσετε μια χρήσιμη βάση δεδομένων, δημιουργείτε πίνακες που εστιάζουν σε ένα θέμα. Στους πίνακές σας, μπορείτε να καταγράψετε όλα τα δεδομένα που απαιτούνται για το συγκεκριμένο θέμα σε πεδία, τα οποία κρατήστε πατημένο το πλήκτρο η μικρότερη δυνατή μονάδα δεδομένων.

Σχεσιακές βάσεις δεδομένων

Μια βάση δεδομένων στην οποία διαιρείται δεδομένων σε πίνακες, οι οποίοι είναι είδος όπως υπολογιστικά φύλλα. Κάθε πίνακας έχει μόνο ένα θέμα, όπως πελάτες (έναν πίνακα) ή προϊόντα (έναν άλλο πίνακα).

Εγγραφών και πεδίων

Χώρος αποθήκευσης για το διακριτό δεδομένα σε έναν πίνακα. Γραμμές (ή εγγραφές) αποθηκεύουν κάθε σημείο δεδομένων μοναδικά, όπως το όνομα του πελάτη. Στήλες (ή πεδία) απομόνωση τις πληροφορίες που καταγράφονται σχετικά με κάθε σημείο δεδομένων σε το μικρότερο δυνατό μονάδα — όνομα μπορεί να είναι μία στήλη και επώνυμο μπορεί να είναι μια άλλη.

Πρωτεύον κλειδί

Μια τιμή που εξασφαλίζει ότι κάθε εγγραφή είναι μοναδικό. Για παράδειγμα, ίσως να υπάρχουν δύο πελάτες με το ίδιο όνομα, Ελένη Ηλιοπούλου. Αλλά μία από τις εγγραφές Ελένη Ηλιοπούλου έχει τον αριθμό 12 ως το πρωτεύον κλειδί και το άλλο έχει ένα πρωτεύον κλειδί 58.

Σχέσεις γονικού-θυγατρικού στοιχείου

Κοινές σχέσεις μεταξύ πινάκων. Για παράδειγμα, έναν πελάτη μπορεί να έχει πολλές παραγγελίες. Οι πίνακες γονικό στοιχείο έχουν πρωτεύοντα κλειδιά. Οι πίνακες θυγατρικό έχουν ξένα κλειδιά, που είναι τιμές από το πρωτεύον κλειδί που σας δείχνουν πώς οι εγγραφές του θυγατρικού πίνακα είναι συνδεδεμένες με το γονικό πίνακα. Τα πλήκτρα συνδέονται με σχέση.

Τι είναι η καλή σχεδίαση βάσης δεδομένων;

Δύο βασικές αρχές είναι θεμελιώδεις για καλή σχεδίαση βάσης δεδομένων:

  • Αποφυγή διπλότυπων πληροφοριών (ονομάζεται επίσης πλεονάζοντα δεδομένα). Σπαταλούν χώρο και αυξάνουν την πιθανότητα σφαλμάτων.

  • Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα είναι σωστά και ολοκλήρωση. Ελλιπείς ή εσφαλμένες πληροφορίες ρέει μέσω σε ερωτήματα και αναφορές και ο τελικός μπορεί να οδηγήσει σε αποφάσεις βασισμένες σε παραπληροφόρηση.

Για να σας βοηθήσει με αυτά τα θέματα:

  • Διαίρεση πληροφορίες βάσης δεδομένων σε πίνακες βάσει θέματος με μια στενή εστίαση. Αποφύγετε διπλότυπες πληροφορίες σε πολλούς πίνακες. (Εάν, για παράδειγμα, ονόματα των πελατών θα πρέπει να μεταβείτε σε ένα μόνο πίνακα.)

  • Συνδέστε τους πίνακες συνεργασία με πλήκτρα αντί να δημιουργήσετε διπλότυπα δεδομένα.

  • Συμπεριλάβετε διεργασιών που υποστηρίζουν και να εξασφαλίσετε την ακρίβεια και την ακεραιότητα των πληροφοριών της βάσης δεδομένων.

  • Σχεδίαση της βάσης δεδομένων με την επεξεργασία των δεδομένων και δημιουργία αναφορών υπόψη τις ανάγκες.

Για να βελτιώσετε τη χρησιμότητα μακροπρόθεσμες από τις βάσεις δεδομένων, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα πέντε σχεδίασης:

Βήμα 1: Προσδιορίστε το σκοπό της βάσης δεδομένων σας

Πριν ξεκινήσετε, έχετε μια στόχου για τη βάση δεδομένων.

Για να διατηρήσετε την εστίαση σχεδίασης, σύνοψη το σκοπό της βάσης δεδομένων και αναφέρονται συχνά στη σύνοψη. Εάν θέλετε μια μικρή βάση δεδομένων για μια επιχείρηση βάσει οικιακή χρήση, για παράδειγμα, ενδέχεται να γράφετε μια απλή ενέργεια, όπως "η βάση δεδομένων πελατών διατηρεί μια λίστα των πληροφοριών πελάτη με σκοπό την παραγωγή στοιχεία αλληλογραφίας και αναφορές". Για μια βάση δεδομένων για μεγάλες επιχειρήσεις, ίσως χρειαστεί πολλές παραγράφους για να περιγράψετε πότε και πώς άτομα σε διάφορους ρόλους θα χρησιμοποιούν τη βάση δεδομένων και των δεδομένων. Δημιουργία δήλωσης αποστολής συγκεκριμένες και λεπτομερείς παραπέμπει σε ολόκληρη τη διαδικασία σχεδίασης.

Βήμα 2: Βρείτε και να οργανώσετε τις απαιτούμενες πληροφορίες

Συλλογή όλους τους τύπους των πληροφοριών που θέλετε να καταγράψετε, όπως τα ονόματα προϊόντων και αριθμούς σειράς.

Ξεκινήστε με τις υπάρχουσες πληροφορίες και οι μέθοδοι παρακολούθησης. Για παράδειγμα, ίσως καταχωρεί τη συγκεκριμένη στιγμή παραγγελίες αγοράς σε μια εγγραφή ή διατηρείτε πληροφορίες πελατών στις φόρμες του χαρτιού. Χρησιμοποιήστε αυτές τις προελεύσεις για να εμφανίσετε τις πληροφορίες που μπορείτε να καταγράψετε τη συγκεκριμένη στιγμή (για παράδειγμα, όλα τα πλαίσια στις φόρμες σας). Όπου δεν αυτήν τη στιγμή να καταγράψετε σημαντικές πληροφορίες, πιστεύετε ότι διακριτό πληροφορίες που χρειάζεστε. Κάθε τύπο δεδομένων μεμονωμένα μετατρέπεται σε ένα πεδίο στη βάση δεδομένων σας.

Μην ανησυχείτε σχετικά με τη δημιουργία λίστα πρώτη τέλειο — μπορείτε να βελτιστοποιήσετε την πάροδο του χρόνου. Ωστόσο, εξετάστε το ενδεχόμενο να όλα τα άτομα που χρησιμοποιούν αυτές τις πληροφορίες και ζητήστε τους ιδέες.

Στη συνέχεια, σκεφτείτε τι θέλετε από τη βάση δεδομένων και τους τύπους των εκθέσεις ή στοιχεία αλληλογραφίας που θέλετε να δημιουργήσετε. Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι καταγράφετε τις πληροφορίες που απαιτούνται ώστε να ανταποκρίνεται αυτούς τους στόχους. Για παράδειγμα, εάν θέλετε μια αναφορά που εμφανίζει τις πωλήσεις ανά περιοχή, πρέπει να καταγράψετε τα δεδομένα πωλήσεων σε επίπεδο τοπικές ρυθμίσεις. Προσπαθήστε να σκιτσάρετε την αναφορά με τις πραγματικές πληροφορίες όπως θα θέλατε να το βλέπουν. Λίστα, στη συνέχεια, τα δεδομένα που χρειάζεστε για να δημιουργήσετε την αναφορά. Κάντε το ίδιο για στοιχεία αλληλογραφίας ή άλλες εξόδους που θέλετε από τη βάση δεδομένων.

Παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι δίνετε στους πελάτες σας τη δυνατότητα να επιλέξετε να (ή εκτός) ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιοδικές ενημερώσεις και θέλετε να εκτυπώσετε μια λίστα με τα άτομα που έχετε επιλέξει. Χρειάζεστε μια στήλη αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον πίνακα πελατών, με το επιτρεπόμενο τιμές Ναι και όχι.

Για όσους πρόθυμοι να λαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρειάζεστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο επίσης απαιτεί ένα πεδίο. Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε proper χαιρετισμού (όπως κ., Κα ή κ.), συμπεριλάβετε ένα πεδίο χαιρετισμού. Εάν θέλετε να διεύθυνση πελάτες με το όνομά τους σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προσθέστε ένα πεδίο "όνομα".

Συμβουλή: Μην ξεχάσετε να διασπάσετε κάθε τμήμα των πληροφοριών σε το μικρότερο τμήμα χρήσιμες, όπως όνομα και επώνυμο για έναν πίνακα πελατών. Σε γενικές γραμμές, εάν θέλετε να ταξινομήσετε, αναζήτηση, τον υπολογισμό ή αναφοράς που βασίζεται σε ένα στοιχείο πληροφοριών (όπως πελατών Επώνυμο), θα πρέπει να τοποθετείτε αυτό το στοιχείο στο δικό του πεδίου.

Βήμα 3: Διαίρεση τις πληροφορίες σε πίνακες

Χωρίστε τα στοιχεία πληροφοριών σε κύριες οντοτήτων ή θέματα, όπως τα προϊόντα, πελάτες και παραγγελίες. Κάθε θέμα μετατρέπεται σε πίνακα.

Αφού έχετε τη λίστα των απαιτούμενων πληροφοριών, προσδιορίστε την κύρια οντοτήτων (ή τα θέματα) πρέπει να οργανώσετε τα δεδομένα σας. Αποφύγετε την αναπαραγωγή δεδομένων σε οντοτήτων. Για παράδειγμα, η λίστα προκαταρκτικού για μια βάση δεδομένων πωλήσεων προϊόντων μπορεί να μοιάζει κάπως έτσι:

Στιγμιότυπο οθόνης της στοιχεία πληροφοριών ομαδοποιημένα κατά θέματα

Είναι η κύρια οντοτήτων: πελάτες, προμηθευτές, προϊόντα και παραγγελίες. Επομένως, ξεκινήστε με αυτούς τους τέσσερις πίνακες: μία για πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες, μία για δεδομένα σχετικά με προμηθευτές και ούτω καθεξής. Αυτό μπορεί να μην το τελικό σχεδίασης, αλλά είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης.

Σημείωση: Οι καλύτερες βάσεις δεδομένων περιέχει πολλούς πίνακες. Αποφύγετε τις πιθανότητες να τοποθετήσετε όλες τις πληροφορίες σε έναν πίνακα. Το αποτέλεσμα διπλότυπες πληροφορίες, μεγαλύτερο μέγεθος της βάσης δεδομένων και αυξημένη σφάλματα. Σχεδίαση για να εγγράψετε κάθε δεδομένο μόνο μία φορά. Εάν διαπιστώσετε ότι επαναλαμβάνεται πληροφορίες, όπως μια διεύθυνση προμηθευτή, αναδιάρθρωση τη βάση δεδομένων για να τοποθετήσετε αυτές τις πληροφορίες σε έναν νέο πίνακα.

Για να κατανοήσετε γιατί περισσότεροι πίνακες είναι καλύτερη από λιγότερες, εξετάστε το ενδεχόμενο να τον πίνακα που εμφανίζεται εδώ:

Απόκομμα οθόνης δεδομένων προϊόντα και προμηθευτές

Κάθε γραμμή περιέχει πληροφορίες σχετικά με το προϊόν και για τον προμηθευτή. Επειδή έχετε πολλά προϊόντα από τον ίδιο προμηθευτή, τις πληροφορίες για το όνομα και τη διεύθυνση προμηθευτή πρέπει να επαναληφθεί πολλές φορές. Αυτό καταναλώνει χώρο στο δίσκο. Αντί για αυτό, καταγράψτε τις πληροφορίες προμηθευτή μόνο μία φορά σε έναν ξεχωριστό πίνακα προμηθευτές και, στη συνέχεια, να συνδέσετε αυτόν τον πίνακα στον πίνακα προϊόντα.

Ένα δεύτερο πρόβλημα με αυτήν τη σχεδίαση είναι σαφή όταν πρέπει να τροποποιήσετε τις πληροφορίες σχετικά με τον προμηθευτή. Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να αλλάξετε τη διεύθυνση ενός προμηθευτή. Επειδή εμφανίζεται σε πολλές θέσεις, ίσως κατά λάθος να αλλάξετε τη διεύθυνση σε ένα σημείο αλλά να ξεχάσετε να την αλλάξετε στα άλλα. Εγγραφή της διεύθυνσης του προμηθευτή σε μία μόνο θέση λύνει αυτό το πρόβλημα.

Τέλος, ας υποθέσουμε ότι υπάρχει μόνο ένα προϊόν που παρέχεται από επώνυμη οινοποιεία και θέλετε να διαγράψετε το προϊόν, αλλά να διατηρήσετε τις πληροφορίες για το όνομα και τη διεύθυνση προμηθευτή. Με αυτήν τη σχεδίαση, πώς θα διαγράψετε την εγγραφή προϊόντος χωρίς να χάσετε τις πληροφορίες του προμηθευτή; Δεν μπορείτε να κάνετε. Επειδή κάθε εγγραφή περιέχει πληροφορίες σχετικά με ένα προϊόν εκτός από τα στοιχεία σχετικά με έναν προμηθευτή, είναι δυνατό να χωρίσετε το άλλο. Για να διατηρείτε ξεχωριστά αυτά τα δεδομένα, διαιρέστε αυτόν τον πίνακα σε δύο: το πρώτο για πληροφορίες προϊόντος και τη δεύτερη για πληροφορίες προμηθευτή. Στη συνέχεια, όταν διαγράφετε μια εγγραφή του προϊόντος, μπορείτε να διαγράψετε μόνο τα δεδομένα σχετικά με το προϊόν — όχι τα δεδομένα σχετικά με τον προμηθευτή.

Βήμα 4: Μετατροπή στοιχεία πληροφοριών σε στήλες

Αποφασίστε ποιες πληροφορίες που χρειάζεστε για να αποθηκεύσετε σε κάθε πίνακα. Αυτά τα στοιχεία ξεχωριστά δεδομένων γίνονται πεδία στον πίνακα. Για παράδειγμα, ενός πίνακα υπαλλήλων ενδέχεται να περιλαμβάνουν πεδία, όπως επώνυμο, όνομα και προσλάβετε ημερομηνία.

Αφού έχετε επιλέξει το θέμα για έναν πίνακα βάσης δεδομένων, οι στήλες σε αυτόν τον πίνακα πρέπει να αποθηκεύονται μόνο δεδομένα σχετικά με τη συγκεκριμένη μόνο θέμα. Για παράδειγμα, έναν πίνακα προϊόντων πρέπει να αποθηκεύονται δεδομένα μόνο σχετικά με τα προϊόντα — όχι σχετικά με τους προμηθευτές.

Για να αποφασίσετε ποιες πληροφορίες για την παρακολούθηση του πίνακα, χρησιμοποιήστε τη λίστα που δημιουργήσατε νωρίτερα. Για παράδειγμα, ενδέχεται να περιλαμβάνουν πίνακα "πελάτες": όνομα, επώνυμο, διεύθυνση, αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χαιρετισμού και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάθε εγγραφή (πελάτη) του πίνακα περιέχει το ίδιο σύνολο των στηλών, ώστε να μπορείτε να αποθηκεύσετε ακριβώς τις ίδιες πληροφορίες για κάθε πελάτη.

Δημιουργία της πρώτης λίστας, και στη συνέχεια, εξετάστε και περιορισμός του. Μην ξεχάσετε να διασπάσετε πληροφορίες σε τα πεδία από τον μικρότερο δυνατό. Για παράδειγμα, εάν το αρχικό λίστας έχει διεύθυνση ως πεδίο, διασπάστε που σε διεύθυνση, πόλη, κατάσταση και ταχυδρομικός κώδικας — ή, εάν οι πελάτες σας είναι καθολικές, σε ακόμα περισσότερα πεδία. Με αυτόν τον τρόπο, για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε στοιχεία αλληλογραφίας στην κατάλληλη μορφή ή αναφοράς σε παραγγελίες κατά νομό.

Αφού έχετε βελτιώσει τις στήλες δεδομένων σε κάθε πίνακα, είστε έτοιμοι για να επιλέξετε το πρωτεύον κλειδί κάθε πίνακα.

Βήμα 5: Καθορίστε πρωτεύοντα κλειδιά

Επιλέξτε το πρωτεύον κλειδί κάθε πίνακα. Το πρωτεύον κλειδί, όπως το Αναγνωριστικό προϊόντος ή το Αναγνωριστικό παραγγελίας, προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο κάθε εγγραφή. Εάν δεν έχετε ένα εμφανή, μοναδικό αναγνωριστικό, χρησιμοποιήσετε την Access για να δημιουργήσετε μία για εσάς.

Χρειάζεστε έναν τρόπο για να προσδιορίσει μοναδικά κάθε γραμμή σε κάθε πίνακα. Να θυμάστε το παραπάνω παράδειγμα όπου δύο πελάτες έχουν το ίδιο όνομα; Επειδή έχουν ένα όνομα, χρειάζεστε έναν τρόπο για να προσδιορίσετε ξεχωριστά κάθε μία.

Επομένως, κάθε πίνακας θα πρέπει να περιλαμβάνει μια στήλη (ή ένα σύνολο στηλών) που προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο κάθε γραμμή. Αυτό ονομάζεται το πρωτεύον κλειδί και συχνά είναι ένας μοναδικός αριθμός, όπως τον αριθμό ενός υπαλλήλου ή έναν σειριακό αριθμό. Η Access χρησιμοποιεί πρωτεύοντα κλειδιά για να συσχετίσετε γρήγορα δεδομένα από πολλούς πίνακες και να συνδυάζουν τα δεδομένα για εσάς.

Ορισμένες φορές το πρωτεύον κλειδί αποτελείται από δύο ή περισσότερα πεδία. Για παράδειγμα, ενός πίνακα στοιχεία παραγγελιών που αποθηκεύει στοιχεία γραμμής για παραγγελίες μπορεί να χρησιμοποιήσετε δύο στήλες σε το πρωτεύον κλειδί: Αναγνωριστικό παραγγελίας και αναγνωριστικό προϊόντος. Όταν ένα πρωτεύον κλειδί χρησιμοποιεί περισσότερες από μία στήλες, ονομάζεται επίσης ένα σύνθετο κλειδί.

Απόκομμα οθόνης του πίνακα "προϊόντα"

Εάν έχετε ήδη ένα μοναδικό αναγνωριστικό για τις πληροφορίες σε έναν πίνακα, όπως αριθμούς προϊόντων που προσδιορίζουν με κάθε προϊόν στον κατάλογό σας, χρησιμοποιήστε που, αλλά μόνο εάν οι τιμές ικανοποιούν αυτούς τους κανόνες για πρωτεύοντα κλειδιά:

  • Το αναγνωριστικό θα είναι πάντα διαφορετικές για κάθε εγγραφή. Δεν επιτρέπονται διπλότυπες τιμές σε ένα πρωτεύον κλειδί.

  • Υπάρχει πάντα μια τιμή για το στοιχείο. Κάθε εγγραφή στον πίνακά σας πρέπει να έχει ένα πρωτεύον κλειδί. Εάν χρησιμοποιείτε πολλές στήλες για να δημιουργήσετε τον αριθμό-κλειδί (όπως το τμήμα οικογένεια και ανταλλακτικού), και οι δύο τιμές πρέπει να είναι πάντα παρουσίαση.

  • Το πρωτεύον κλειδί είναι μια τιμή που δεν αλλάζει. Επειδή τα πλήκτρα αναφέρονται από άλλους πίνακες, κάποια αλλαγή σε έναν πίνακα πρωτεύον κλειδί σημαίνει ότι μια αλλαγή σε αυτό παντού αναφέρεται. Συχνές αλλαγές αυξάνει τον κίνδυνο των σφαλμάτων.

Εάν δεν έχετε ένα αναγνωριστικό εμφανή, χρησιμοποιήστε έναν τυχαίο, μοναδικό αριθμό ως πρωτεύον κλειδί. Για παράδειγμα, που μπορεί να αντιστοιχίσετε σε κάθε παραγγελία έναν μοναδικό αριθμό παραγγελίας για αποκλειστικό σκοπό τον προσδιορισμό της σειράς.

Συμβουλή: Για να δημιουργήσετε ένα μοναδικό αριθμό ως πρωτεύον κλειδί, προσθέστε μια στήλη χρησιμοποιώντας τον τύπο δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση". Ο τύπος δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση" εκχωρεί αυτόματα μια μοναδική αριθμητική τιμή σε κάθε εγγραφή. Αυτός ο τύπος του αναγνωριστικού περιέχει πραγματικές πληροφορίες που περιγράφουν τη γραμμή που αναπαριστά. Είναι ιδανική για χρήση ως πρωτεύον κλειδί επειδή οι αριθμοί δεν αλλάζουν — σε αντίθεση με ένα πρωτεύον κλειδί που περιέχει πληροφορίες σχετικά με μια γραμμή, όπως έναν αριθμό τηλεφώνου ή ένα όνομα πελάτη.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα;

Οδηγίες για την ονομασία πεδίων, στοιχείων ελέγχου και αντικείμενα

Εισαγωγή στους πίνακες

Εκπαίδευση στο Excel

Εκπαίδευση στο Outlook

Ξεκινήστε τη βέλτιστη βάσεις δεδομένων με μιας καλής σχεδίασης δομικά. Σε αυτό το βίντεο, θα μάθετε ποια μια βάση δεδομένων είναι πιο συγκεκριμένα, μια ΣΧΕΣΙΑΚΉ βάση δεδομένων, το οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε με την Access. Θα μάθετε πώς να οργανώσετε τη βάση δεδομένων με ΠΊΝΑΚΕΣ και πώς μπορείτε να δημιουργήσετε τη σχέση μεταξύ των πινάκων σας με ΠΛΉΚΤΡΑ.

Επομένως, τι είναι μια βάση δεδομένων, είστε βέβαιοι; Σε ευρύτερη όρους, μια βάση δεδομένων είναι οποιαδήποτε οργανωμένο συλλογή δεδομένων. Σας cookbooks όλες τις βάσεις δεδομένων και επομένως είναι αυτήν την απλή λίστα με ονόματα και οι αριθμοί τηλεφώνου στο Excel.

Η επόμενη ερώτηση είναι: "Τι κάνει μια βάση δεδομένων της Access διαφορετικό; Γιατί πρέπει να χρησιμοποιώ το;" Η απάντηση είναι μια ΣΧΕΣΙΑΚΉ ΔΟΜΉ ΠΊΝΑΚΑ και ακολουθεί τι που σημαίνει ότι.

Τα δεδομένα σας είναι οργανωμένα σε ΠΊΝΑΚΕΣ. Αυτούς τους πίνακες συνδέονται μεταξύ τους με ΚΟΙΝΌΧΡΗΣΤΑ ΠΕΔΊΑ αριθμών-ΚΛΕΙΔΙΏΝ.

Πλήκτρα κάνετε δύο πράγματα. Πρώτα, τους αντιστοίχιση της τιμής κάποιο είδος σε κάθε γραμμή σε έναν πίνακα. Μπορείτε να δείτε ότι Lester Baxley έχει την τιμή "1" στους οποίους έχουν ανατεθεί στο όνομά του και λευκό ειρήνη έχει την τιμή "2" στους οποίους έχουν ανατεθεί το όνομα.

Πλήκτρα επίσης σύνδεση τους πίνακές σας μαζί με την κοινή χρήση τιμές μεταξύ των ΠΕΔΊΩΝ. Για παράδειγμα, μπορείτε να δείτε ότι η τιμή του κλειδιού του Lester είναι κοινή χρήση με δύο αριθμούς τηλεφώνου και ότι κάνετε αυτές τις αριθμοί τηλεφώνου του. Μπορείτε επίσης να δείτε τιμές είναι κοινόχρηστα τρεις φορές αριθμό-κλειδί του Barton που Naomi και αυτούς τους αριθμούς τηλεφώνου που ανήκουν σε αυτήν.

Τώρα, η βάση δεδομένων περιέχει δύο είδη κλειδιών. Οι τιμές κλειδιού προέρχονται σε ΑΥΤΌ το πεδίο και είστε έθεσε σε ΑΥΤΌ το πεδίο, το πεδίο προορισμού. Το αρχικό πεδίο ονομάζεται ένα ΠΡΩΤΕΎΟΝ ΚΛΕΙΔΊ και το πεδίο προορισμού ονομάζεται ΞΈΝΟ ΚΛΕΙΔΊ. Αλλά απλώς τη υπάρχουν τα πεδία δεν συνδέσετε τους. Μπορείτε να το κάνετε αυτό, δημιουργώντας μια σχέση μεταξύ των πινάκων.

Ίσως νομίζετε, "Αναμονή ένα δεύτερο, αυτό φαίνεται σαν πολλή δουλειά. Γιατί πρέπει να κάνω αυτό;" Εξαιρετική ερώτηση. Πρώτα, χώρου αποθήκευσης είναι πιο αποτελεσματική. Βλέπετε πόσο συχνά ονόματα επαναλαμβάνονται εδώ;

Σε μια σχεσιακή δομή, εισαγάγετε περισσότερα από τα δεδομένα σας μόνο μία φορά. Που να αποθηκεύσετε πολύ χώρο. Οι σχεσιακές δομές επίσης βελτίωση της ακρίβειας, επειδή όταν εισάγετε δεδομένα περισσότερες από μία φορές, μπορείτε να εκτελέσετε τον κίνδυνο πραγματοποίηση σφάλματα.

Ως παράδειγμα, Ρίξτε μια ματιά τι συμβαίνει εάν γράψατε ανορθόγραφα Naomi Barton του όνομα. Θα είναι δυσκολότερη για να βρείτε αυτόν τον αριθμό τηλεφώνου και ενδέχεται να μπορείτε να βρείτε ποτέ το λάθος. Επειδή μπορείτε να εισαγάγετε περισσότερα από τα δεδομένα σας μόνο μία φορά σε σχεσιακή δομή, μπορείτε να μειώσετε την πιθανότητα σφάλματος. Και, εάν κάνετε κάποιο λάθος, έχετε μόνο για να διορθώσετε το πρόβλημα σε ένα σημείο.

Οι σχεσιακές δομές επίσης είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να καταγράψετε συναλλαγές. Ανάλογα με τη φύση της βάσης δεδομένων σας, μια συναλλαγή να υποδείξετε ποιες σπουδαστές που βρίσκονται σε ποια αίθουσες διδασκαλίας, τι πωλήσεις πραγματοποιήθηκαν ή ποιος δανείζονται βιβλίο σας για να.

Τώρα που γνωρίζετε τα πρώτα τρία βασικά βήματα σχεδίασης βάσης δεδομένων. Βήμα μία είναι να καταγράψετε όλα τα δεδομένα που χρειάζεστε για να αποθηκεύσετε. Σε αυτό το παράδειγμα, θα σας απαραίτητες ονόματα των πελατών, οι αριθμοί τηλεφώνου και ένας τρόπος για να κατηγοριοποιήσετε αυτών των αριθμών.

Είναι εντοπισμός όλα τα δεδομένα που είναι πιθανό να επαναλάβετε το βήμα 2. Όπως ονόματα των πελατών σε αυτό το παράδειγμα.

Τέλος, βήμα τρία είναι για να οργανώσετε τα δεδομένα σε δικό του πίνακα.

Αλλά παρατηρώντας τα επαναλαμβανόμενους δεδομένα στο πεδίο "Τύπος"; Καλή προϊόντων. Στην πραγματικότητα θα μπορούσε να διακόπτετε αυτά τα δεδομένα σε έναν πίνακα. Αλλά επειδή αυτές είναι μόνο μερικές τιμές, καλύτερη επιλογή είναι να δημιουργήσετε μια λίστα αναζήτησης, η οποία είναι απλώς μια σύντομη συλλογής-λίστα τιμών.

Χρήση πινάκων και αριθμούς-κλειδιά για να δημιουργήσετε μια σχεσιακή δομή είναι μια θεμελιώδεις βήμα καλή σχεδίαση βάσης δεδομένων. Με τη σχεσιακή βάση δεδομένων στην Access, μπορείτε να αποθηκεύσετε ώρας, Εξοικονομήστε χώρο, μείωση σφάλματος, και καταγραφή συναλλαγές γύρω από το σημαντικό bit δεδομένων, ώστε να μπορείτε να εργαστείτε πιο αποδοτικά.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×