Βήμα 3: Ενημέρωση προόδου

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Εξοικείωση Παράδοση φύλλου κατανομής χρόνου Ενημέρωση προόδου

Μολονότι είναι σημαντικό να αναφέρετε τις ώρες απασχόλησης για τις εργασίες σας στο Project Web App, είναι εξίσου σημαντικό να ενημερώνετε το διαχειριστή έργου σχετικά με την εξέλιξη των εργασιών με έναν πιο γενικό τρόπο.

Σε αυτό το άρθρο, καλύπτονται τα θέματα:

Χρόνος έναντι προόδου εργασίας: Ποια είναι η διαφορά;

Πριν μιλήσουμε για τον τρόπο με τον οποίο μπορούμε να αναφέρουμε την πρόοδο εργασίας στο Project Web App, είναι σημαντικό να βεβαιωθούμε ότι έχει γίνει σαφής η διαφορά μεταξύ του χρόνου και της προόδου εργασίας.

Χρόνος

Ο χρόνος είναι ο πραγματικός αριθμός των ωρών εργασίας που αφιερώνετε σε μια συγκεκριμένη εργασία. Αυτά είναι τα στοιχεία που συμπληρώνετε στο φύλλο κατανομής χρόνου, για να καταγράψετε τον αριθμό των ωρών που αφιερώνετε σε διάφορες εργασίες στη διάρκεια της εργάσιμης εβδομάδας σας.

Πρόοδος εργασίας

Η πρόοδος εργασίας είναι ένας γενικός όρος για πράγματα όπως το ποσοστό του όγκου εργασίας που έχει ολοκληρωθεί για μια εργασία (ποσοστό ολοκλήρωσης) και ο όγκος της εργασίας που απομένει να γίνει μέχρι την ολοκλήρωση της εργασίας (υπόλοιπη εργασία).

Η υποβολή της προόδου εργασίας είναι ένας τρόπος αποτύπωσης μιας ευρύτερης περιγραφής του τρόπου κατά τον οποίο εξελίσσονται οι εργασίες σας.

Ας δούμε ένα παράδειγμα...

Σε αυτό το παράδειγμα, σας έχει ανατεθεί μια εργασία που έχει προγραμματιστεί να διαρκέσει 40 ώρες.

Εργασίες

Αναλώσατε 8 ώρες για αυτήν την εργασία τη Δευτέρα, 4 ώρες την Τρίτη και 8 ώρες την Τετάρτη, συνολικά 20 ώρες.

Δευ

Τρ

Τετ

Πεμ

Παρ

ΣΥΝΟΛΟ

Πραγματικές

8

4

8

0

0

20

Προγραμματισμένες

8

8

8

8

8

40

Αυτός είναι ο χρόνος που θα καταχωρούσατε σε ένα φύλλο κατανομής χρόνου.

Τώρα, ας δούμε την εργασία που επιτελέσατε από την πλευρά της προόδου εργασίας.

Παρόλο που έχουν καταναλωθεί οι 20 από τις 40 ώρες για την εργασία, ίσως να πιστεύετε ότι δεν έχετε ολοκληρώσει το 50%.

Μπορεί να πιστεύετε ότι έχετε προχωρήσει περισσότερο, για παράδειγμα, σε ποσοστό 75%, ή λιγότερο, περίπου κατά το 25%.

Οι 20 από τις 40 ώρες φαίνονται κάπως έτσι:

50%

Ωστόσο, στην πραγματικότητα, μπορεί να βρίσκεστε μπροστά από το χρονοδιάγραμμα, όπως:

75%

Ή να έχετε καθυστερήσει, όπως:

Όταν ενημερώνετε σχετικά με το εκτιμώμενο ποσοστό ολοκλήρωσης, αυτό το στοιχείο αποτελεί την πρόοδο της εργασίας σας. Η ενημέρωση σχετικά με τον εκτιμώμενο αριθμό των ωρών που απομένουν για την ολοκλήρωση της εργασίας (υπόλοιπη εργασία) λαμβάνεται επίσης ως πρόοδος της εργασίας σας.

Συνεχίζοντας στο παράδειγμά μας, αφού ολοκληρώσετε 20 από τις 40 προγραμματισμένες ώρες, μπορεί να πιστεύετε ότι έχετε περισσότερες από 20 ώρες εργασίας ακόμη για να ολοκληρώσετε την εργασία σας. Με την υποβολή του εκτιμώμενου υπόλοιπου όγκου εργασίας στο διαχειριστή έργου, ενημερώνετε για την πρόοδο της εργασίας.

Μάλιστα, θυμίστε μου όμως, γιατί το κάνουμε αυτό;

Να θυμάστε ότι, όπως ακριβώς και με τα φύλλα κατανομής χρόνου, οι αναφορές προόδου εργασίας, ειλικρινά, δεν αφορούν αποκλειστικά εσάς. Αφορούν το ίδιο το έργο και εξασφαλίζουν ότι τα πράγματα γίνονται εντός των προθεσμιών και εντός προϋπολογισμού.

Εάν η εργασία με την οποία ασχολείστε διαρκεί περισσότερο από το αναμενόμενο, για οποιονδήποτε λόγο, ο διαχειριστής έργου μπορεί να είναι σε θέση να αναδιατάξει τα πράγματα στην πορεία, ούτως ώστε το συνολικό έργο να μην εκτροχιαστεί.

Ακόμη και όταν κάνετε τη δουλειά σας κατά τον καλύτερο τρόπο, τα πράγματα δεν εξελίσσονται πάντα με τον προγραμματισμένο τρόπο. Κάθε καλός διαχειριστής έργου το γνωρίζει αυτό, επομένως μην ανησυχείτε εάν η πρόοδος της εργασίας σας δεν συμβαδίζει με το χρονοδιάγραμμα. Εάν απλώς λέτε την αλήθεια και ενημερώνετε για την εξέλιξη των πραγμάτων, θα έχετε κάνει το μερίδιό σας ώστε το έργο να παραμείνει στη σωστή κατεύθυνση.

Πού μπορώ να καταχωρήσω την πρόοδο εργασίας μου;

Αυτή είναι μια δύσκολη ερώτηση. Υπάρχουν δύο τρόποι για να ρυθμίσετε το Project Web App για την καταχώρηση της προόδου εργασίας.

Ξεχωριστές προβολές για το χρόνο και την πρόοδο της εργασίας.    Εάν η εταιρεία σας έχει ρυθμίσει το Project Web App με αυτόν τον τρόπο, τα μέλη των ομάδων καταχωρούν και υποβάλλουν τους χρόνους στην προβολή Φύλλο κατανομής χρόνου και την πρόοδο της εργασίας στην προβολή Εργασίες.

  • Ο χρόνος καταχωρείται ως:    Ώρες στην προβολή φύλλου κατανομής χρόνου

  • Η πρόοδος της εργασίας καταχωρείται ως:    Ποσοστό ολοκλήρωσης στην προβολή εργασιών + Υπόλοιπη εργασία στην προβολή εργασιών

Μία συνδυασμένη προβολή για το χρόνο και την πρόοδο της εργασίας.    Εάν η εταιρεία σας έχει ρυθμίσει το Project Web App με αυτόν τον τρόπο, τα μέλη των ομάδων μπορούν να αποτυπώνουν τόσο το χρόνο όσο και την πρόοδο εργασίας στην προβολή Φύλλο κατανομής χρόνου. Σε αυτήν την περίπτωση, η πρόοδος εργασίας αντιπροσωπεύεται από τις ώρες σας, αντί για το ποσοστό ολοκλήρωσης, συν την υπόλοιπη εργασία.

  • Ο χρόνος καταχωρείται ως:    Ώρες στην προβολή φύλλου κατανομής χρόνου

  • Η πρόοδος της εργασίας καταχωρείται ως:    Υπόλοιπη εργασία στην προβολή φύλλου κατανομής χρόνου

Η μέθοδος της "συνδυασμένης προβολής" (την οποία ο διαχειριστής μπορεί να γνωρίζει ως "λειτουργία μοναδικής καταχώρησης") εξαλείφει την ανάγκη καταγραφής των στοιχείων σε δύο σημεία, αλλά θα χάσετε τη δυνατότητα μιας πιο γενικής αναφοράς του ποσοστού ολοκλήρωσης ("έχω ολοκληρώσει περίπου το 25% αυτής της εργασίας."). Επομένως, υπάρχουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Τελικά, ως μέλος της ομάδας, θα ακολουθήσετε τη μέθοδο που έχει επιλέξει η εταιρεία σας, αλλά μερικές φορές είναι χρήσιμο να γνωρίζετε τις υποκείμενες λεπτομέρειες.

Είστε έτοιμοι να προσθέσετε την πρόοδο της εργασίας σας;    

Προσθήκη σχολίων σχετικά με την εργασία σας

Ένας άλλος τρόπος για να κοινοποιήσετε την πρόοδο της εργασίας σας είναι η απλή προσθήκη σχολίων κατά την αποστολή των ενημερώσεων στο διαχειριστή έργου. Μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί να εξηγήσετε γιατί κάποια πράγματα διαρκούν περισσότερο από όσο έχει προγραμματιστεί ("Πρόσθεσα 20 ώρες υπόλοιπη εργασία, επειδή…") ή μπορεί να θέλετε να δώσετε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την εργασία που επιτελέσατε τη συγκεκριμένη εβδομάδα ("Ξόδεψα 6 ώρες για αυτή την εργασία την Τρίτη κάνοντας…")

Για να προσθέσετε σχόλια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Σχόλιο σχετικά με την υποβολή στην κορδέλα πριν υποβάλετε το φύλλο κατανομής χρόνου ή την πρόοδο εργασίας σας, ώστε να συμπληρώσετε ένα πλαίσιο σχολίων πριν σταλούν οι αλλαγές σας στο διαχειριστή έργου σας.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×