Βέλτιστες πρακτικές για το Outlook: σύνταξη εξαιρετικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Βέλτιστες πρακτικές για το Outlook: σύνταξη εξαιρετικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Σε αυτό το άρθρο

Τι πρέπει να κάνετε

Τα Don'ts

Τρόπος χρήσης λιστών διανομής και ομάδων επαφών (DIS)

Πώς να χρησιμοποιείτε τα ενσωματωμένα σχόλια

Πότε να χρησιμοποιείτε την "Ιδιαίτ. κοιν."

Προετοιμασία για διακοπές

Τι πρέπει να κάνετε

Οι ακόλουθοι κανόνες θα βοηθήσουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να φαίνονται επαγγελματικά και θα περάσουν το μήνυμά σας.

  1. Διαβάστε το μήνυμα πριν το στείλετε.

  2. Φροντίστε το θέμα σας να είναι περιγραφικό και να εστιάζει σε μια ενέργεια. Για παράδειγμα: "διαχειριστές: Παρακαλούμε στείλτε τις ημερομηνίες υποΧώρησης του σκάφους σας" περιέχει τόσο το όνομα της ομάδας όσο και μια ενέργεια, ώστε οι παραλήπτες να μπορούν γρήγορα να πουν τι πρέπει να κάνουν. Άλλα χρήσιμα προθέματα περιλαμβάνουν τη φράση "FYI:" και "απαιτείται ενέργεια".

  3. Εάν απαιτείται ενέργεια, αναφέρετε τι θέλετε στη γραμμή θέμα.

  4. Αλλάξτε το θέμα του μηνύματος, αν αλλάξει το θέμα της συνομιλίας.

  5. Διατηρήστε όλα τα μηνύματα σύντομα και επί της ουσίας.

  6. Οργανώστε το περιεχόμενο του μηνύματός σας από το πιο σημαντικό για το λιγότερο.

  7. Εξετάστε το ενδεχόμενο τολμηρών σημαντικών πληροφοριών.

  8. Τοποθετήστε στοιχεία ενέργειας ή ερωτήσεις σε ξεχωριστές γραμμές , ώστε να ξεχωρίζουν και να παρατηρούνται.

  9. Τα ονόματα των τολμηρών ατόμων κατά την υποβολή ερωτήσεων. Για παράδειγμα: "Ryan: Ποια είναι η κατάσταση του project?" Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook 2016 με το Office 365, Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε το @Mentions.

  10. Περιορίστε τον αριθμό των ατόμων στα οποία στέλνετε ένα μήνυμα σε όσους πρέπει να το διαβάσουν.

    • Τοποθετήστε τα άτομα που πρέπει να ενημερωθούν στη γραμμή CC .

    • Τοποθετήστε τα άτομα που πρέπει να ανταποκριθούν ή να αναλάβουν δράση στη γραμμή " προς ".

  11. Χρησιμοποιήστε μια υπογραφή όταν είναι απαραίτητο, αλλά διατηρήστε την υπογραφή σας απλή, σύντομη, επαγγελματική και, αν είναι δυνατόν, χωρίς γραφικά.

  12. Εάν θέλετε μια άμεση απάντηση, μην στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τηλεφωνήστε ή στείλτε ένα άμεσο μήνυμα.

  13. Εάν βρίσκεστε σε μια συνομιλία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει περισσότερα από 10 μηνύματα χωρίς ανάλυση, εξετάστε το ενδεχόμενο να καλέσετε ή να ρυθμίσετε μια σύσκεψη για να συζητήσετε το πρόβλημα. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι πάντα αποτελεσματικό μέσο για την επίλυση σύνθετων ζητημάτων.

  14. Επιβεβαιώστε τη λήψη μηνυμάτων που χρειάζονται εκτενέστερη απάντηση. Αν είστε πολύ απασχολημένοι για να δώσετε αμέσως πλήρη απάντηση, ενημερώστε τον αποστολέα ότι ασχολείστε με το θέμα και θα απαντήσετε σε συγκεκριμένη ώρα ή ημερομηνία. Επισημάνετε το μήνυμαγια να σας υπενθυμίσω να απαντήσετε αργότερα.

  15. Χρησιμοποιήστε την υψηλή σπουδαιότητα ( Εικονίδιο υψηλής σπουδαιότητας στο Outlook ) με φειδώ.

    Σημείωση: Ακόμα και αν έχετε ρυθμίσει έναν κανόνα καθυστερημένης αποστολής, η σήμανση ενός μηνύματος με υψηλή σπουδαιότητα προκαλεί την άμεση αποστολή του.

  16. Εάν κάνετε μια ερώτηση και υπάρχουν πολλά άτομα που θα μπορούσαν να ανταποκριθούν, Επιλέξτε μόνο ένα άτομο αντί να στείλετε την ερώτησή σας σε μια ομάδα.

Το κλειδί για τη σύνταξη καλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να συμπάσχετε με τους παραλήπτες σας.

Παρακολούθηση: Τοποθέτηση σημαίας κατά την αποστολή

Όταν στέλνετε μήνυμα σε έναν παραλήπτη από τον οποίο θέλετε απάντηση, κάντε τα εξής:

  1. Επισημάνετε τη σημαία για τον εαυτό σας στην αποστολή.

  2. Αλλάξτε το όνομα της εργασίας με σημαία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη γραμμή εκκρεμών εργασιών, για να ξεκινήσετε με την Παρακολούθηση.

  3. Επισημάνετέ το με την κατηγορία @Αναμονή.

Όταν κάνετε αυτά τα τρία βήματα, γνωρίζετε ότι η επόμενη ενέργειά σας είναι να στείλετε ένα άλλο μήνυμα ή να αναζητήσετε μια απάντηση.

Συμβουλή    Το να υπενθυμίζετε στον εαυτό σας να στείλει άλλο μήνυμα συχνά είναι πιο αποτελεσματικό από το να επισημάνετε το μήνυμα για τον παραλήπτη. Παρόμοια, όταν υπόσχεστε να κάνετε κάτι σε ένα μήνυμα, προσθέστε σημαία για τον εαυτό σας, ώστε να έχετε μια εργασία στη Γραμμή εκκρεμών εργασιών για δική σας υπενθύμιση.

Αρχή της σελίδας

Τα Don'ts

  1. Μην χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτα.

  2. Μην συμπεριλάβετε τον προϊστάμενό σας σε κάθε μήνυμα που στέλνετε.

  3. Μην στέλνετε ένα μήνυμα όταν είστε θυμωμένοι. Είναι καλύτερο να το γράψετε, να το αποθηκεύσετε στο φάκελο "Πρόχειρα" και να επιστρέψετε σε αυτό αργότερα.

  4. Μην περιμένετε μια γρήγορη απόκριση κατά την αποστολή μεγάλων μηνυμάτων (περισσότερες από δύο παραγράφους).

  5. Μην στείλετε ένα μήνυμα υπενθύμισης λιγότερο από μία ημέρα μετά το πρώτο μήνυμα. Εάν δεν ακούσετε έγκαιρα την επιστροφή σας, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε το τηλέφωνο ή την ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων.

  6. Μην χρησιμοποιείτε αποδεικτικά ανάγνωσης ή αποδεικτικά παράδοσης σε κάθε μήνυμα που στέλνετε. Χρησιμοποιήστε τα μόνο αν δεν είστε βέβαιοι ότι οι παραλήπτες θα λάβουν το μήνυμα.

  7. Μην επικολλάτε σημαίες ή Εικονίδιο υψηλής σπουδαιότητας στο Outlook υψηλής σπουδαιότητας σε κάθε μήνυμα που στέλνετε. Οι παραλήπτες σας θα μάθουν να τις αγνοούν.

  8. Μην χρησιμοποιείτε όλα τα κεφαλαία.

  9. Να μην αποστέλλονται συνημμένα — Στείλτε συνδέσεις αντ ' αυτού.

  10. Μην αναπτύσσετε λίστες διανομής ή ομάδες επαφών. Η επέκταση των λιστών διανομής κάνει πιο δύσκολη την ανάγνωση των μηνυμάτων και τους αναγκάζει να μετατραπούν σε λάθος φακέλους αλληλογραφίας.

  11. Μην χρησιμοποιείτε σαρκασμό. Το χιούμορ σας μπορεί να παρεξηγηθεί.

  12. Μην γράφετε κάτι που δεν θα θέλατε να διαβάσουν όλοι οι χρήστες της εταιρείας σας. Ποτέ δεν γνωρίζετε πού μπορεί να καταλήξει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

  13. Μην χρησιμοποιείτε καλλιγραφικά ή ιδιαίτερα καλλιτεχνικές γραμματοσειρές που δεν διαβάζονται εύκολα.

  14. Μην χρησιμοποιείτε κόκκινες γραμματοσειρές, επειδή είναι δυσανάγνωστες και μπορεί να ερμηνευτεί ως κρίσιμη.

  15. Μην στέλνετε απάντηση σε όλους σε μια λίστα διανομής ή σε μια ομάδα επαφών που ζητά να καταργηθεί. Ποτέ.

Αρχή της σελίδας

Κανόνες για τις ομάδες επαφών και τις λίστες διανομής (DIS)

  • Εάν απαντάτε σε μια μεγάλη ομάδα επαφών, ακολουθήστε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου DOS και Don'ts.

  • Εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες από ένα άτομο ή εάν ερευνάτε το θέμα ξεχωριστά, απαντήστε σε ολόκληρη τη λίστα διανομής για να ενημερώσετε τους πάντες ότι απαντάτε και, στη συνέχεια, απαντήστε ξεχωριστά στο άτομο. Φροντίστε να απαντήσετε στη λίστα διανομής αφού επιλυθεί το πρόβλημα με την ανάλυση.Η ενέργεια αυτή επιτρέπει στην ανάλυση να αναφέρεται από άλλα άτομα στη λίστα διανομής.

Πώς να κάνετε ανακατεύθυνση ατόμων

Εάν κάποιος στείλει ένα μήνυμα σε μια λίστα διανομής στην οποία είστε μέλος και το μήνυμα θα απαντηθεί καλύτερα από κάποιον άλλο ή άλλη λίστα διανομής, κάντε τα εξής:

  1. Απαντήστε με τη σωστή λίστα διανομής ή το άτομο στη γραμμή προς .

  2. Να αποστέλλονται απαντήσεις στη σωστή λίστα διανομής ή στο άτομο.

  3. Μην τοποθετείτε την αρχική λίστα διανομής στη γραμμή ιδιαίτερης κοινοποίησης, επειδή το μήνυμά σας δεν θα φιλτράρεται από τους κανόνες άλλων ατόμων. Αντί για αυτό, αφήστε τη λίστα διανομής στη γραμμή προς ή Κοιν .

Πώς να καταργηθείτε από μια λίστα ΔΙΑΝΟΜΉς

Εάν λάβετε αλληλογραφία από μια λίστα διανομής στην οποία δεν θέλετε να βρίσκεστε, Στείλτε ένα μήνυμα στο διαχειριστή του δικτύου σας ή στον κάτοχο της λίστας διανομής και ζητήστε να καταργηθεί. Να μην γίνεται απάντηση σε ολόκληρη τη λίστα διανομής. Για να εντοπίσετε τον κάτοχο της λίστας DL, κάντε διπλό κλικ στο όνομα της λίστας διανομής.

Αρχή της σελίδας

Πώς να χρησιμοποιείτε τα ενσωματωμένα σχόλια

Η Προσθήκη ενσωματωμένων σχολίων στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που λαμβάνετε είναι ένας εύχρηστος τρόπος για να απαντήσετε σε ερωτήσεις και να απαντήσετε απευθείας σε προβλήματα. Θεωρείται βέλτιστη πρακτική να κάνετε τα εξής:

  1. Στο μήνυμά σας, αναφέρετε ότι συμπεριλαμβάνετε ενσωματωμένα σχόλια. Για παράδειγμα, περιλάβετε τη φράση "Δείτε πρόσθετα σχόλια παρακάτω".

  2. Διαφοροποιήστε το κείμενό σας από το αρχικό μήνυμα. Ορισμένες προτάσεις είναι οι εξής:

    • Αλλαγή του χρώματος γραμματοσειράς

    • Πριν από την αναμονή του ονόματος ή των αρχικών σας σε αγκύλες, για παράδειγμα, [Melissa], [λλ]

    • Αλλαγή της γραμματοσειράς σε πλάγια γραφή ή έντονη γραφή ή και τα δύο

  3. Μην διαγράφετε τίποτε που δεν γράψατε.

Εικόνα

Αρχή της σελίδας

Πότε να χρησιμοποιείτε την "Ιδιαίτ. κοιν."

Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα κοινοποίησης για να καταργήσετε άτομα από μια συνομιλία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όταν θεωρείτε ότι δεν χρειάζονται πλέον επιπλέον μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή εάν το θέμα της συνομιλίας έχει αλλάξει.

Για παράδειγμα, εάν είστε ένα από τα πέντε άτομα που λαμβάνουν μια ερώτηση και θέλετε να απαντήσετε, μετακινήστε τα άλλα τέσσερα άτομα στη γραμμή της ιδιαίτερης κοινοποίησης και δηλώστε κάτι σαν "Bcc'ing Joe, Jeff, James και Jennifer. Εδώ είναι η απάντηση... " Στη συνέχεια, τα μελλοντικά μηνύματα θα είναι ανάμεσα σε εσάς και τον αρχικό αποστολέα.

Μην χρησιμοποιείτε την κοινοποίηση για να επιτρέψετε σε ένα τρίτο μέρος (όπως το διευθυντή σας) να γνωρίζει για ένα ευαίσθητο μήνυμα. Ο παραλήπτης της ιδιαίτερης κοινοποίησης δεν μπορεί να συνειδητοποιήσει ότι έχει λάβει μια κρυφή κοινοποίηση και μπορεί να ανταποκριθεί σε όλους, εκθέτοντας ότι αυτός ή αυτή έλαβε μια κρυφή κοινοποίηση. Αυτό μπορεί να σας συναντήσει ως ύπουλη συμπεριφορά εκ μέρους σας.

Αντί να χρησιμοποιήσετε την κρυφή κοινοποίηση για να ενημερώσετε ένα τρίτο μέρος ενός ζητήματος, προωθήστε το μήνυμα αφού το στείλετε.

Αρχή της σελίδας

Προετοιμασία για διακοπές

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook με το Office 365, ένα λογαριασμό Outlook.com, Hotmail.com ή Live.com ή έναν λογαριασμό Microsoft Exchange, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα μήνυμα "εκτός γραφείου" για να επιτρέψετε στους χρήστες του οργανισμού σας να γνωρίζουν ότι λείπετε.

Ως βέλτιστη πρακτική, ακολουθήστε τις συμβουλές για να προσθέσετε χρόνο μακριά από το Office σε ημερολόγια του Outlook από τους συνεργάτες σας.

Εάν εσείς ή ο διαχειριστής σας έχετε δημιουργήσει ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο διακοπών, φροντίστε να δημοσιεύσετε τις διακοπές σας εκεί. Εάν όλοι χρησιμοποιούν το κοινόχρηστο ημερολόγιο, δεν χρειάζεται να στείλετε μια ξεχωριστή πρόσκληση σε σύσκεψη για να ενημερώσετε τους πάντες ότι απουσιάζετε, όπως υποδηλώνει το άρθρο που αναφέρεται παραπάνω, αλλά ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να ενεργήσει ως μια καλή υπενθύμιση.

Πληροφορίες για το συντάκτη

Το Patricia Eddy είναι ο επικεφαλής συντάκτης περιεχομένου για το Outlook. Το Patricia Eddy είναι ο βασικός συντάκτης περιεχομένου για το Outlook για υπολογιστή. Είναι πρώην MVP του Outlook και συγγραφέας αρκετών βιβλίων σε πολύ παλιές εκδόσεις του Outlook. Ζει στο Σιάτλ όπου απολαμβάνει να διαβάζει και να παίζει κιθάρα.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×