Βέλτιστες πρακτικές για το Outlook: Σύνταξη εξαιρετική ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Βέλτιστες πρακτικές για το Outlook: Σύνταξη εξαιρετική ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Σε αυτό το άρθρο

Τι πρέπει να κάνετε

Το όχι

Πώς να χρησιμοποιείτε λίστες διανομής και ομάδες (DL) επαφών

Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ενσωματωμένα σχόλια

Πότε να χρησιμοποιήσετε την ιδιαίτερη κοινοποίηση

Προετοιμασία για διακοπών

Τι πρέπει να κάνετε

Οι ακόλουθοι κανόνες θα σας βοηθήσει Λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας επαγγελματική εμφάνιση και να μεταδώσετε το μήνυμά σας.

  1. Διαβάστε το μήνυμα πριν το στείλετε.

  2. Κάνουν το θέμα περιγραφικό και ενέργεια προσανατολισμένος. Για παράδειγμα: "διαχειριστές: στείλτε τον πίνακα ημερομηνίες συγκέντρωση" περιέχει το όνομα της ομάδας και μια ενέργεια, ώστε οι παραλήπτες να καταλάβετε ό, τι χρειάζονται για να το κάνετε γρήγορα. Άλλα χρήσιμα προθέματα περιλαμβάνουν "Πληροφοριακά:" και "Απαιτείται ενέργεια."

  3. Αν δεν απαιτείται ενέργεια, προσδιορίστε ακριβώς τι που θέλετε στη γραμμή θέματος.

  4. Αλλάξτε το θέμα του μηνύματος, αν αλλάξει το θέμα της συνομιλίας.

  5. Διατηρήστε όλα τα μηνύματα σύντομα και επί της ουσίας.

  6. Οργάνωση του περιεχομένου του μηνύματός σας από πιο σημαντικές στα λιγότερο.

  7. Εξετάστε το ενδεχόμενο να εφαρμόσετε έντονη γραφή σημαντικές πληροφορίες.

  8. Τοποθέτηση στοιχεία ενεργειών ή ερωτήσεις σε ξεχωριστές γραμμές , έτσι ώστε να ξεχωρίζουν και προκαλούν αίσθηση.

  9. Τα ονόματα των ατόμων έντονη γραφή όταν ερωτήσεις. Για παράδειγμα: "Ryan: Τι είναι η κατάσταση του project?" Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook 2016 με το Office 365, εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης @Mentions.

  10. Περιορισμός του αριθμού των ατόμων στους οποίους στέλνετε ένα μήνυμα σε εκείνους που χρειάζεται να το διαβάσουν.

    • Τοποθετήστε τα άτομα που πρέπει να ενημερωθούν στη γραμμή "Κοιν.".

    • Τοποθετήστε τα άτομα που πρέπει να απαντήσουν ή να ενεργήσουν στη γραμμή προς.

  11. Χρησιμοποιήστε ένα υπογραφή Εάν είναι απαραίτητο, αλλά να διατηρήσετε το υπογραφή απλή, σύντομη, professional και, εάν είναι δυνατό, χωρίς γραφικά.

  12. Εάν θέλετε μια Άμεση απάντηση, μην στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τηλέφωνο ή αποστολή άμεσου μηνύματος.

  13. Εάν βρίσκεστε σε μια συνομιλία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει περισσότερους από 10 μηνυμάτων χωρίς μια ανάλυση, εξετάστε το ενδεχόμενο κλήση ή ρυθμίζετε μια σύσκεψη να συζητήσετε για το πρόβλημα. Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι πάντα μια αποτελεσματική μέσο για την επίλυση προβλημάτων σύνθετη.

  14. Αποδεχτείτε τα μηνύματα που απαιτούν απάντηση εκτενέστερη. Εάν είστε πολύ απασχολημένοι για να απαντήσετε αμέσως με μια πλήρη απάντηση, να επιτρέπεται ο αποστολέας γνωρίζετε που αναζητάτε σε το ζήτημα και θα απάντηση από μια συγκεκριμένη ώρα ή ημερομηνία. Σημαία στο μήνυμαγια να υπενθυμίσετε στον εαυτό σας για να απαντήσετε αργότερα.

  15. Χρήση υψηλής σπουδαιότητας ( Εικονίδιο υψηλής σπουδαιότητας στο Outlook ) με φειδώ.

    Σημείωση: Ακόμα και αν έχετε ρυθμίσει έναν κανόνα Καθυστερημένη αποστολή, η σήμανση ενός μηνύματος με Υψηλή σπουδαιότητα έχει ως αποτέλεσμα την άμεση αποστολή.

  16. Εάν κάνετε μια ερώτηση και υπάρχουν πολλά άτομα που θα μπορούσαν να απαντήσουν, Επιλέξτε ένα μόνο άτομο και όχι στείλετε την ερώτησή σας σε μια ομάδα.

Το κλειδί για να γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καλό είναι να empathize με τους παραλήπτες σας. Για περαιτέρω στο πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανατρέξτε στο θέμα αυτό το άρθρο.

Παρακολούθηση: Τοποθέτηση σημαίας κατά την αποστολή

Όταν στέλνετε μήνυμα σε έναν παραλήπτη από τον οποίο θέλετε απάντηση, κάντε τα εξής:

  1. Σημαία για τον εαυτό σας στην αποστολή.

  2. Αλλάξτε το όνομα της εργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σημαία στη γραμμή εκκρεμών εργασιών για να ξεκινήσετε με Παρακολούθηση.

  3. Επισημάνετέ το με την κατηγορία @Waiting .

Όταν κάνετε αυτά τα τρία βήματα, γνωρίζετε ότι η επόμενη ενέργεια είναι να στείλετε άλλο μήνυμα ή αναζητήστε μια απάντηση.

Συμβουλή    Να τους υπενθυμίσετε στον εαυτό σας για να στείλετε άλλο μήνυμα είναι συχνά πιο αποτελεσματική από τη σήμανση του μηνύματος για τον παραλήπτη. Ομοίως, όταν εγγυάται για να κάνετε κάτι, σε ένα μήνυμα, προσθέστε σημαία για τον εαυτό σας ώστε να έχετε μια εργασία στη γραμμή εκκρεμών εργασιών σας για να σας υπενθυμίσει.

Αρχή της σελίδας

Το όχι

  1. Μην χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτα.

  2. Μην περιλαμβάνετε τον προϊστάμενό σας σε κάθε μήνυμα που στέλνετε.

  3. Μην στέλνετε ένα μήνυμα όταν είστε angry. Για να γράψετε, αποθηκεύστε το στο φάκελο πρόχειρα καλύτερα και να επιστρέψετε σε αυτό αργότερα.

  4. Μην περιμένετε γρήγορη απάντηση όταν στέλνετε μεγάλα μηνύματα (περισσότερα από δύο παραγράφους).

  5. Δεν Αποστολή υπενθύμισης μηνύματος λιγότερο από την ημέρα μετά το πρώτο μήνυμα. Εάν δεν ακούτε πίσω στο έγκαιρα, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε το τηλέφωνο ή ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων.

  6. Χρήση δεν Διαβάστε αποδεικτικά ή αποδεικτικά παράδοσης για κάθε μήνυμα που στέλνετε. Χρησιμοποιήστε τους μόνο εάν δεν είστε βέβαιοι αν οι παραλήπτες σας θα λάβουν το μήνυμα.

  7. Δεν επισύναψη σημαίες ή Υψηλή σπουδαιότητα Εικονίδιο υψηλής σπουδαιότητας στο Outlook σε κάθε μήνυμα που στέλνετε. Οι παραλήπτες σας θα μάθετε πώς να παραβλέψετε τους.

  8. Μην χρησιμοποιείτε μορφοποίηση ΟΛΑ ΚΕΦΑΛΑΙΑ.

  9. Μην στέλνετε συνημμένα — στείλτε συνδέσεις αντί για αυτό.

  10. Δεν ανάπτυξη λίστες διανομής ή ομάδες επαφών. Ανάπτυξη λιστών διανομής καθιστά δυσκολότερη η ανάγνωση μηνυμάτων και προκαλεί τους για να μεταβείτε σε φακέλους αλληλογραφίας λάθος.

  11. Μην χρησιμοποιείτε sarcasm. Χιούμορ σας ενδέχεται να ετικέτα.

  12. Δεν Γράψτε κάτι που δεν θα θέλετε όλα τα άτομα στην εταιρεία σας για να διαβάσετε. Δεν μπορείτε να γνωρίζετε όπου ίσως καταλήξετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  13. Μην χρησιμοποιείτε λοξά γράμματα ή ιδιαίτερα καλλιτεχνικά γραμματοσειρές που είναι δυσανάγνωστες.

  14. Μην χρησιμοποιείτε κόκκινες γραμματοσειρές, επειδή είναι δύσκολο να διαβάζουν και να μπορεί να θεωρηθούν κάτι κρίσιμο.

  15. Μην στείλετε μια Απάντηση σε όλους σε μια λίστα διανομής ή επικοινωνήστε με την ομάδα που σας ζητά να καταργηθούν. Ποτέ.

Αρχή της σελίδας

Κανόνες για ομάδες επαφών και λιστών διανομής (DL)

  • Αν απαντάτε σε μια μεγάλη ομάδα επαφών, ακολουθήστε όλες τις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Dos και όχι.

  • Εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες από ένα άτομα ή διερεύνηση του ζητήματος ξεχωριστά, απάντηση σε λίστα διανομής ολόκληρο για να επιτρέψετε σε όλους τους χρήστες γνωρίζετε ότι απαντάτε και στη συνέχεια να απαντήσετε σε μεμονωμένα ξεχωριστά. Φροντίστε να απαντούν σε λίστα διανομής μετά το ζήτημα έχει επιλυθεί με την επίλυση. Αυτή η ενέργεια επιτρέπει την ανάλυση για να γίνει παραπομπή από άλλα άτομα στη λίστα διανομής.

Πώς να κάνετε ανακατεύθυνση ατόμων

Εάν κάποιος στείλει ένα μήνυμα σε μια λίστα διανομής που είστε μέλος και το μήνυμα είναι καλύτερο να απαντηθεί από κάποιον άλλο ή σε μια άλλη λίστα διανομής, κάντε τα εξής:

  1. Απάντηση με τη λίστα διανομής σωστή ή το άτομο στη γραμμή προς.

  2. Αποστολή απαντήσεων σε λίστα διανομής σωστή ή άτομο.

  3. Μην τοποθετείτε την αρχική λίστα διανομής στη γραμμή ιδιαίτερη κοινοποίηση επειδή το μήνυμά σας δεν θα φιλτράρονται από κανόνες άλλων ατόμων. Αντίθετα, αποχώρηση από τη λίστα διανομής στη γραμμή προς ή Κοιν.

Πώς να καταργηθούν από ένα DL

Εάν λαμβάνετε αλληλογραφία από μια λίστα διανομής που δεν θέλετε να είναι ενεργοποιημένος, αποστολή μηνύματος με το διαχειριστή δικτύου ή για να τον κάτοχο της λίστας διανομής και ζητήστε να καταργηθούν. Μην απαντήσετε σε λίστα διανομής ολόκληρο. Για να βρείτε κάτοχο της λίστας DL, κάντε διπλό κλικ στο όνομα της λίστας διανομής.

Αρχή της σελίδας

Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ενσωματωμένα σχόλια

Προσθήκη ενσωματωμένων σχολίων σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε είναι ένας εύκολος τρόπος για να απαντήσετε σε ερωτήσεις και να απαντούν απευθείας σε θέματα. Θεωρείται βέλτιστη πρακτική να κάνετε τα εξής:

  1. Στο μήνυμά σας, αναφέρετε ότι συμπεριλαμβάνετε ενσωματωμένα σχόλια. Για παράδειγμα, περιλάβετε τη φράση "Δείτε πρόσθετα σχόλια παρακάτω".

  2. Διαφοροποιήστε το κείμενό σας από το αρχικό μήνυμα. Ορισμένες προτάσεις είναι οι εξής:

    • Αλλαγή χρώματος γραμματοσειράς

    • Σε εκκρεμότητα πριν από το όνομα ή τα αρχικά μέσα σε αγκύλες, για παράδειγμα, [Melissa], [MM]

    • Αλλαγή της γραμματοσειράς σε πλάγια ή έντονη γραφή ή και τα δύο

  3. Μην διαγράφετε τίποτε που δεν έχει αλλάξει η εγγραφή.

Εικόνα
Παράδειγμα 1 εικόνα ενσωματωμένου σχολίου σε ένα μήνυμα του Outlook

Παράδειγμα 1 εικόνα ενσωματωμένου σχολίου σε ένα μήνυμα του Outlook

Αρχή της σελίδας

Πότε να χρησιμοποιείτε την "Ιδιαίτ. κοιν."

Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα ιδιαίτερη κοινοποίηση για να καταργήσετε άτομα από μια συνομιλία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν που θεωρείτε ότι δεν είναι πλέον χρειάζεται επιπλέον μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή εάν έχει αλλάξει το θέμα της συνομιλίας.

Για παράδειγμα, εάν είναι ένα από τα πέντε άτομα που λαμβάνουν μια ερώτηση και να απαντήσετε σε αυτήν, μετακινήστε τα άλλα τέσσερα άτομα για να την ιδιαίτερη κοινοποίηση γραμμή και κατάστασης κάτι παρόμοιο με το "Bcc'ing Αλέξανδρος, Jeff, James και Jennifer. Ακολουθεί η απάντηση..." Τα μελλοντικά μηνύματα θα είναι μεταξύ μόνο εσείς και οι στον αρχικό αποστολέα.

Μην χρησιμοποιείτε ιδιαίτερη κοινοποίηση για να επιτρέψετε σε ένα τρίτο μέρος (όπως του προϊσταμένου σας), γνωρίζετε σχετικά με ένα μήνυμα διάκριση πεζών-κεφαλαίων. Ο παραλήπτης ιδιαίτερη κοινοποίηση ενδέχεται να μην συνειδητοποιήσετε ότι ο συνάδελφός έλαβε μια ιδιαίτερη κοινοποίηση και ενδέχεται να ανταποκρίνεται σε όλους τους συμμετέχοντες, εκθέσετε ότι ο συνάδελφός λάβει μια ιδιαίτερη κοινοποίηση. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει κατά μήκος ως κακό συμπεριφορά εκ μέρους σας.

Αντί να χρησιμοποιήσετε την ιδιαίτερη κοινοποίηση για να ενημερώσετε έναν τρίτο ενός θέματος, προώθηση του μηνύματος μετά την αποστολή του.

Αρχή της σελίδας

Προετοιμασία για διακοπών

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook με το Office 365, ένα λογαριασμό Outlook.com, Hotmail.com ή Live.com ή ένα λογαριασμό Microsoft Exchange, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα μήνυμα "εκτός γραφείου" για να επιτρέψετε στους χρήστες εντός της εταιρείας σας γνωρίζουν ότι είστε πλέον.

Ως βέλτιστη πρακτική, ακολουθήστε τις συμβουλές στην ενότητα Προσθήκη χρόνου εκτός γραφείου σε ημερολόγια του Outlook των συνεργάτες.

Εάν εσείς ή ο διαχειριστής έχει δημιουργήσει ένα ημερολόγιο κοινόχρηστο διακοπών, φροντίστε να δημοσιεύσετε το διακοπών εκεί. Εάν όλα τα άτομα χρησιμοποιεί το κοινόχρηστο ημερολόγιο, δεν χρειάζεται να στείλετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη ξεχωριστά για να επιτρέψετε σε όλα τα άτομα ότι είστε εκτός γραφείου, καθώς προτείνει το άρθρο αναφέρεται παραπάνω, αλλά ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να λειτουργήσει ως μια καλή υπενθύμιση.

Πληροφορίες για το συντάκτη

Ειρήνη δινορρευμάτων είναι το συντάκτης περιεχομένου υποψήφιου πελάτη για το Outlook. Ειρήνη δινορρευμάτων είναι το συντάκτης περιεχομένου υποψήφιου πελάτη για το Outlook για υπολογιστή. Είναι ένα πρώην MVP Outlook και ο συντάκτης του πολλά βιβλία σε πολύ παλιές εκδόσεις του Outlook. Που βρίσκονται στο Σιάτλ όπου θα διαθέτει ανάγνωσης και την αναπαραγωγή του guitar.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×