Αυτόματη δημιουργία οργανογράμματος από δεδομένα υπαλλήλων

Αυτόματη δημιουργία οργανογράμματος από δεδομένα υπαλλήλων

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Το οργανόγραμμα είναι ένα διάγραμμα που δείχνει τις σχέσεις μεταξύ των υπαλλήλων, των θέσεων εργασίας και των ομάδων.

Εάν έχετε όλες τις πληροφορίες υπαλλήλων σε ένα έγγραφο, όπως ένα φύλλο εργασίας του Excel ή έναν κατάλογο του Exchange Server, το Visio μπορεί να δημιουργήσει ένα διάγραμμα που προσθέτει τα σχήματα και τις γραμμές σύνδεσης για λογαριασμό σας. Εάν δεν θέλετε να δημιουργήσετε αυτόματα ένα οργανόγραμμα, μπορείτε να σχεδιάσετε ένα οργανόγραμμα χωρίς να χρησιμοποιήσετε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων.

Για να ξεκινήσετε τον Οδηγό γραφήματος εταιρείας, κάντε κλικ στην επιλογή αρχείο > Δημιουργία και κάντε κλικ στην κατηγορία Οργανόγραμμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

Στο Visio 2016, κάντε κλικ στην επιλογή αρχείο > Δημιουργία > επιχειρήσεις > Οργανόγραμμα, και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

Οργανόγραμμα

Αυτόματη δημιουργία ενός οργανογράμματος από μια υπάρχουσα προέλευση δεδομένων

Όταν κάνετε κλικ για να δημιουργήσετε ένα γράφημα από το πρότυπο, ξεκινά ο Οδηγός οργανογράμματος. Στην πρώτη σελίδα του οδηγού, επιλέξτε Πληροφορίες που είναι ήδη αποθηκευμένες σε ένα αρχείο ή βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τις οδηγίες στον οδηγό.

Προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε

  • Φύλλο εργασίας του Microsoft Excel

  • Αρχείο κειμένου

  • Κατάλογος του Microsoft Exchange Server

  • Προέλευση δεδομένων συμβατή με ODBC

Υποχρεωτικές στήλες στην προέλευση δεδομένων

Η προέλευση δεδομένων πρέπει να έχει στήλες για το όνομα υπαλλήλου, το μοναδικό αναγνωριστικό και το άτομο στο οποίο αναφέρεται ο υπάλληλος. Δεν έχει σημασία ποια είναι τα ονόματα των στηλών στην προέλευση δεδομένων, επειδή στον οδηγό αναγνωρίζεται αυτόματα ποιες στήλες (ή ονόματα πεδίων) περιέχουν το όνομα του υπαλλήλου και το όνομα των ατόμων στα οποία αναφέρεται.

  • Όνομα υπαλλήλου    Ο τρόπος εμφάνισης των ονομάτων των υπαλλήλων σε αυτό το πεδίο είναι ο τρόπος που εμφανίζονται στα σχήματα του οργανογράμματος.

  • Μοναδικό αναγνωριστικό     Αυτή η στήλη μπορεί να είναι η στήλη "Όνομα υπαλλήλου" στην περίπτωση που όλα τα ονόματα είναι μοναδικά. Διαφορετικά, συμπεριλάβετε μια στήλη με μια τιμή που προσδιορίζει μοναδικά κάθε υπάλληλο.

  • Άτομα στα οποία αναφέρεται ο υπάλληλος    Αυτό το πεδίο πρέπει να περιέχει το μοναδικό αναγνωριστικό κάθε προϊστάμενου, αν το συγκεκριμένο αναγνωριστικό είναι ένα όνομα ή ένας αριθμός αναγνωριστικού. Για τον υπάλληλο που βρίσκεται στην κορυφή του οργανογράμματος, αφήστε αυτό το πεδίο κενό.

Παράδειγμα αρχείου κειμένου ως προέλευσης δεδομένων

Το παρακάτω κείμενο δίνει ένα παράδειγμα αρχείου κειμένου οριοθετημένου με κόμματα που έχει πέντε στήλες και τέσσερις γραμμές, με την πρώτη γραμμή ως γραμμή κεφαλίδων. Το Visio θα δημιουργήσει αυτό το δείγμα αρχείου κειμένου για εσάς – ξεκινήστε τον Οδηγό οργανογράμματος, επιλέξτε Πληροφορίες που εισάγω, χρησιμοποιώντας τον οδηγό και επιλέξτε Επόμενο. Στην επόμενη σελίδα, επιλέξτε Οριοθετημένο κείμενο, πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου και επιλέξτε Επόμενο. Το Visio ανοίγει ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου με αυτό το δείγμα δεδομένων ως οδηγό.

Όνομα,Αναφορά_σε,Τίτλος,Τμήμα,Τηλέφωνο

Αλέξανδρος Κινήνης, ,CEO,Στέλεχος,x5555
Στέλλα Κωστίδου,Αλέξανδρος Κινήνης,Διευθυντής Ανάπτυξης,Ανάπτυξη Προϊόντων,x6666
Παύλος Σιταράς,Στέλλα Κωστίδου,Προγραμματιστής,Ανάπτυξη Προϊόντων,x6667

Δημιουργία οργανογράμματος από νέο αρχείο δεδομένων

Εάν δεν έχετε ήδη τα δεδομένα σας σε διαφορετικό πρόγραμμα, αλλά θα θέλατε να τα έχετε, το Visio θα ανοίξει το Excel ή ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου με δείγματα δεδομένων σε μορφή παραδείγματος. Αντικαταστήστε το δείγμα δεδομένων με τα πραγματικά δεδομένα σας και ολοκληρώστε τον οδηγό για να δημιουργήσετε το οργανόγραμμα.

  1. Για να ξεκινήσετε τον Οδηγό γραφήματος εταιρείας, κάντε κλικ στην επιλογή αρχείο > Δημιουργία και κάντε κλικ στην κατηγορία Οργανόγραμμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

    Στο Visio 2016, κάντε κλικ στην επιλογή αρχείο > Δημιουργία > επιχειρήσεις > Οργανόγραμμα, και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

  2. Στην πρώτη σελίδα του οδηγού, επιλέξτε Πληροφορίες που εισάγω, χρησιμοποιώντας τον οδηγό και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

  3. Επιλέξτε Excel ή Οριοθετημένο κείμενο, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.
    Εάν επιλέξετε Excel, ανοίγει ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Excel με δείγμα κειμένου. Εάν επιλέξετε Οριοθετημένο κείμενο, ανοίγει μια σελίδα του Σημειωματαρίου με δείγμα κειμένου.

  4. Όταν ανοίξει το Excel ή το Σημειωματάριο, χρησιμοποιήστε το δείγμα κειμένου ως παράδειγμα του τύπου πληροφοριών που περιλαμβάνονται και πληκτρολογήσετε πληροφορίες για το τι υπάρχει εκεί. Οι στήλες με τα ονόματα υπαλλήλων και τα άτομα στα οποία αναφέρονται είναι απαραίτητες, αλλά μπορείτε να προσθέσετε ή να διαγράψετε άλλες στήλες.

  5. Τερματίστε το Excel ή το Σημειωματάριο και, στη συνέχεια, ολοκληρώστε τον οδηγό.

Αλλαγή διάταξης, αλλαγή σχημάτων και εισαγωγή εικόνων

Τα πρότυπα Οργανογράμματος προσθέτουν μια καρτέλα Οργανόγραμμα στην Κορδέλα. Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία σε αυτή την καρτέλα για να κάνετε μεγάλες αλλαγές στην εμφάνιση του διαγράμματος.

Οι ομάδες Διάταξη και Τακτοποίηση διαθέτουν εργαλεία για την αλλαγή της διάταξης και της ιεραρχίας των σχημάτων.

Χρησιμοποιήστε τη συλλογή Σχήματα για να επιλέξετε το στυλ των σχημάτων στο οργανόγραμμα. Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία στην ομάδα Εικόνα για να εισαγάγετε μια εικόνα στο επιλεγμένο σχήμα, να διαγράψετε μια εικόνα κράτησης θέσης και να αλλάξετε την εικόνα αφού εισαχθεί στο σχήμα. Εάν δεν προσθέσατε εικόνες σε όλα τα σχήματα χρησιμοποιώντας τον οδηγό, μπορείτε να τις προσθέσετε τώρα. Στην καρτέλα Οργανόγραμμα, επιλέξτε Εισαγωγή > Πολλές εικόνες. Όλες οι εικόνες πρέπει να είναι σε ένα φάκελο, με το όνομα αρχείου στη μορφή “Όνομα υπαλλήλου.Τύπος αρχείου” – για παράδειγμα, Στέλλα Κωστίδου.jpg (το όνομα πρέπει να αντιστοιχεί ακριβώς στο όνομα του αρχείου προέλευσης δεδομένων ).

Η ομάδα Δεδομένα οργάνωσης διαθέτει εργαλεία για την εισαγωγή δεδομένων από μια εξωτερική προέλευση χρησιμοποιώντας τον οδηγό, για την εξαγωγή δεδομένων οργανογράμματος στο Excel ή σε ένα αρχείο κειμένου και για τη σύγκριση των δεδομένων στο διάγραμμα με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων.

Εμφάνιση ομάδων χρησιμοποιώντας πλαίσιο ομάδας ή διάστικτες γραμμές

Μετά τη δημιουργία ενός οργανογράμματος, μπορείτε να αλλάξετε τη διάταξη των πληροφοριών, ώστε να απεικονίζουν τις σχέσεις εικονικών ομάδων. Μετακινήστε τα σχετιζόμενα σχήματα σε κοντινή απόσταση μεταξύ τους και, στη συνέχεια, προσθέστε διάστικτες γραμμές σύνδεσης για να εμφανίσετε δευτερεύουσες δομές αναφοράς. Εναλλακτικά, επισημάνετε μια εικονική ομάδα με ένα Πλαίσιο ομάδας. Σύρετε το σχήμα του Πλαισίου ομάδας από το παράθυρο "Σχήματα" επάνω στο σχέδιο, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τις λαβές αλλαγής μεγέθους στις πλευρές για να συμπεριλάβετε τα άτομα στην εικονική ομάδα.

Πλαίσιο ομάδας

Ενημερώστε ένα οργανόγραμμα που χρησιμοποιεί μια εξωτερική προέλευση δεδομένων

Για να εφαρμοστούν οι αλλαγές στη δομή μιας εταιρείας, μπορείτε να ανανεώσετε τα δεδομένα γραφήματος ή ενημερώστε το οργανόγραμμα με μη αυτόματο τρόπο:

  • Κάντε κλικ στις επιλογές Δεδομένα > Εξωτερικά δεδομένα > Ανανέωση όλων.

Εάν τα νέα δεδομένα δεν αντιστοιχούν ακριβώς στα δεδομένα με τα οποία δημιουργήθηκε το γράφημα, ενδέχεται να χρειαστεί να μετακινήσετε άτομα με μη αυτόματο τρόπο.

Εάν έχετε ένα νέο γράφημα, χρησιμοποιήστε το Visio για να το συγκρίνετε με το παλαιότερο γράφημα και να πληροφορηθείτε για τις αλλαγές.

  1. Ανοίξτε είτε τη νέα έκδοση είτε την παλαιότερη έκδοση του οργανογράμματος.

  2. Κάντε κλικ στις επιλογές Οργανόγραμμα > Δεδομένα οργάνωσης > Σύγκριση. Στο πλαίσιο Σύγκριση δεδομένων οργανισμού, βρείτε την έκδοση που θέλετε να συγκρίνετε.

  3. Στην περιοχή Τύπος σύγκρισης, επιλέξτε την κατάσταση, ανάλογα με την έκδοση που έχετε ανοίξει.

  4. Στην περιοχή Τύπος αναφοράς, ενεργοποιήστε την επιλογή που θέλετε.

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Εάν εξακολουθείτε να μην μπορείτε να επιτύχετε την ενημέρωση του γραφήματος όπως θέλετε, ίσως πρέπει να ξαναδημιουργήσετε το γράφημα.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×