Αρχειοθέτηση δεδομένων της Access

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Μπορείτε να διατηρήσετε τα δεδομένα σας οργανωμένα, περιοδικά αρχειοθέτηση των καρτελών παλιό ή ανενεργό. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιείτε την Access για να διαχειριστείτε ένα δανειστική βιβλιοθήκη. Ενδέχεται να έχετε έναν πίνακα που παρακολουθεί τις συναλλαγές δανεισμού, με ένα πεδίο που περιέχει την ημερομηνία του στοιχείου ήταν δανεισμού και ένα πεδίο που περιέχει την ημερομηνία του επιστράφηκαν. Ίσως σας πολιτική διατήρησης εγγραφή είναι να αρχειοθετήσετε δανεισμού συναλλαγής εγγραφών ένα έτος μετά την επιστροφή του στοιχείου και να καταστρέψει τις εγγραφές μετά από δύο χρόνια.

Μπορείτε να αρχειοθετήσετε όλα τα πίνακες σε μια βάση δεδομένων, συγκεκριμένους πίνακες ή μόνο συγκεκριμένες εγγραφές — για παράδειγμα, οι εγγραφές που είναι παλαιότερα από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Αυτό το θέμα εξηγεί τον τρόπο για να αρχειοθετήσετε δεδομένα.

Σε αυτό το άρθρο

Επισκόπηση

Περιοδικά μετακινείτε εγγραφές σε έναν πίνακα της αρχειοθέτησης

Περιοδικά αντικαταστήσετε έναν πίνακα

Αντικατάσταση περιοδικά όλους τους πίνακες

Επισκόπηση

Πρέπει να εξετάσετε Αρχειοθέτηση δεδομένων όταν έχετε δεδομένα τα οποία δεν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε πλέον και θέλετε να διατηρήσετε τα δεδομένα εύχρηστο σε περίπτωση που το χρειάζεστε. Ενδέχεται να έχετε μια πολιτική που καθοδηγεί τα σχέδια αρχειοθέτησης, όπως μια πολιτική διατήρησης δεδομένων.

Αρχειοθέτηση χρησιμοποιείται συχνά για την αποθήκευση δεδομένων με βάση μια συνθήκη ημερομηνίας, όπως το τέλος του μήνα φτάνει.

Τρόποι για να αρχειοθετήσετε δεδομένα

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει τους τρόπους για να αρχειοθετείτε τα δεδομένα, όταν πρέπει να χρησιμοποιήσετε κάθε μέθοδο και άλλα θέματα.

Μέθοδος

Περιγραφή

Χρησιμοποιείτε όταν...

Άλλα θέματα

Περιοδικά μετακινείτε εγγραφές σε έναν πίνακα της αρχειοθέτησης

Περιοδικά, μπορείτε να εκτελέσετε ένα ερώτημα το οποίο επιλέγετε τα δεδομένα που θέλετε να αρχειοθετήσετε και τοποθετεί τα δεδομένα σε έναν πίνακα αρχειοθέτησης. Στη συνέχεια, μπορείτε να εκτελέσετε ένα ερώτημα που επιλέγει τα ίδια δεδομένα (από τον αρχικό πίνακα) και το διαγράφει.

Ορισμένες από τις εγγραφές σε έναν πίνακα πληροί τη συνθήκη που χρησιμοποιείτε για να καθορίσετε εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε.

ΠΑΡΆΔΕΙΓΜΑ: θέλετε να αρχειοθετήσετε βιβλιοθήκη συναλλαγές (αναλήψεων ελέγχου), αν η επιλεγμένο στην ημερομηνία τουλάχιστον ένα παλιό έτος.

  • Ίσως χρειαστεί να επιλύσετε ακεραιότητα αναφορών, ειδικά εάν οι εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε βρίσκονται στη μία πλευρά της μια σχέση ένα-προς-πολλά.

  • Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε παραμέτρους στα ερωτήματά σας, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια φόρμα για να χειριστείτε τις παραμέτρους. Διαφορετικά, υπάρχει κίνδυνος απώλεια δεδομένων.

Περιοδικά αντικαταστήσετε έναν πίνακα

Περιοδικά, κάντε ένα αντίγραφο αρχειοθέτησης συγκεκριμένο πίνακα και, στη συνέχεια, αντικαταστήστε τον πίνακα με ένα νέο, κενό αντίγραφο.

Όλες τις εγγραφές σε έναν πίνακα πληροί τη συνθήκη που χρησιμοποιείτε για να καθορίσετε εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε.

ΠΑΡΆΔΕΙΓΜΑ: έχετε έναν πίνακα που αποθηκεύει ημερήσια ακραίες θερμοκρασίες. Κάθε έτος, αρχειοθέτηση του πίνακα και να ξεκινήσετε με ένα κενό.

  • Ίσως χρειαστεί να επιλύσετε την ακεραιότητα αναφορών.

Αντικατάσταση περιοδικά όλους τους πίνακες

Ξεκινάτε με μιας διαιρεμένης βάσης δεδομένων (μια βάση δεδομένων που αποτελείται από: ένα αρχείο βάσης δεδομένων παρασκηνίου που περιέχει όλους τους πίνακες, και ένα αρχείο βάσης δεδομένων προσκηνίου που περιέχει όλα τα άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων). Περιοδικά, δημιουργήστε ένα αντίγραφο αρχειοθέτησης της βάσης δεδομένων παρασκηνίου και, στη συνέχεια, αντικαταστήστε τη βάση δεδομένων παρασκηνίου με μια νέα, κενή.

Όλες τις εγγραφές στο περισσότεροι πίνακες στη βάση δεδομένων σας ικανοποιούν τη συνθήκη που χρησιμοποιείτε για να προσδιορίσετε αν θέλετε να αρχειοθετήσετε.

ΠΑΡΆΔΕΙΓΜΑ: τη βάση δεδομένων που αποτελείται από πολλούς πίνακες με διαφορετικά είδη μετεωρολογική δεδομένων. Κάθε έτος, αρχειοθετείτε όλους τους πίνακες.

  • Εάν έχετε οποιοδήποτε πίνακες αναζήτησης (πίνακες που χρησιμοποιείτε για την αποθήκευση τιμών για να αναζητήσετε, όπως ταχυδρομικούς κώδικες ή τμήματα), ίσως χρειαστεί να εισαγάγετε τα δεδομένα στο τη νέα βάση δεδομένων παρασκηνίου.

  • Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια μακροεντολή για αυτήν τη μέθοδο. Θα πρέπει να αρχειοθετείτε της βάσης δεδομένων με μη αυτόματο τρόπο.

Εργασία γύρω από την ακεραιότητα αναφορών

Εάν οι εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε σχετίζονται με τις εγγραφές σε άλλους πίνακες, ίσως χρειαστεί να επιλύσετε τη σχέση. Εάν οι εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε είναι "θυγατρικό" εγγραφές (ανήκουν στην πλευρά "πολλά" της μια σχέση ένα-προς-πολλά ), μπορείτε να τις αρχειοθετήσετε πιθανότατα ασφαλής χωρίς πρόβλημα. Εάν οι εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε είναι "parent" εγγραφές (ανήκουν στην πλευρά "ένα" της μια σχέση ένα-προς-πολλά ), όταν κάνετε αρχειοθέτηση αυτές τις σχετικές "θυγατρικό" εγγραφών Μαΐου:

  • Αποτρέπει τη διαγραφή των εγγραφών "parent". Αυτό θα μπορούσε να προκαλέσει προβλήματα στην περίπτωση που ήδη έχετε προσαρτημένο τις καρτέλες "parent" στον πίνακα αρχειοθέτησης.

    - ή -

  • Γίνετε "ορφανών" — εγγραφών που ανήκουν σε μια "parent" που δεν υπάρχει. Αυτό θα μπορούσε να προκαλέσει προβλήματα με ακεραιότητας δεδομένων και διάφορες λειτουργίες στη βάση δεδομένων που χρησιμοποιεί τις καρτέλες "ορφανό".

Για να λογαριασμού για την ακεραιότητα αναφορών, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Για να καθορίσετε ποια "θυγατρικό" ανήκουν οι εγγραφές με τις εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Για παράδειγμα, εάν θέλω να αρχειοθετήσετε εγγραφές περιουσιακών στοιχείων που να ο δανεισμός στο τη βιβλιοθήκη, να πρώτα να προσδιορίσετε αν υπάρχουν οι συναλλαγές ανοιχτό σε αυτά τα στοιχεία, π.χ., εάν τα στοιχεία έχουν γίνει ανάληψη ελέγχου, αλλά δεν επιστρέφονται.

  2. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Αν το "θυγατρικό" εγγραφές πάντα μπορούν να διαγραφούν με ασφάλεια, βεβαιωθείτε ότι η σχέση ενεργοποιεί την ακεραιότητα αναφορών, με διαδοχικές διαγραφές. Αυτό εξασφαλίζει ότι όλες οι εγγραφές σχετικές "θυγατρικό" θα διαγραφούν.

    • Εάν οι εγγραφές "θυγατρικό" πάντα δεν μπορούν να διαγραφούν με ασφάλεια, εξετάστε το ενδεχόμενο Αρχειοθέτηση όλους τους πίνακες της βάσης δεδομένων.

    • Δημιουργήστε ένα ερώτημα που επιλέγει εγγραφές "parent" που δεν έχουν εγγραφές "θυγατρικό". Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το πρώτο ερώτημα για να δημιουργήσετε τα ερωτήματά σας αρχειοθέτησης (ανατρέξτε στην ενότητα περιοδικά μετακινείτε εγγραφές σε έναν πίνακα της αρχειοθέτησης), αντί να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα "parent".

      Συμβουλή: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό ερωτήματος" για να βρείτε αταίριαστες εγγραφές. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο σύγκριση δύο πινάκων και να βρείτε τις εγγραφές χωρίς συμφωνίες.

Αρχή της σελίδας

Περιοδικά μετακινείτε εγγραφές σε έναν πίνακα της αρχειοθέτησης

Πρώτα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κενό αντίγραφο του πίνακα που περιέχει τις εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Το νέο, κενό πίνακα είναι ο πίνακας αρχειοθέτησης. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα προσάρτησης για να αντιγράψετε τις εγγραφές από τον αρχικό πίνακα στον πίνακα αρχειοθέτησης. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα διαγραφή ερωτήματος για να καταργήσετε τα αρχειοθετημένα εγγραφές από τον αρχικό πίνακα. Τέλος, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μακροεντολή που εκτελείται και τα δύο ερωτήματα. Όταν θέλετε να αρχειοθετήσετε εγγραφές, μπορείτε να εκτελέσετε τη μακροεντολή.

Συμβουλή: Μπορείτε να επισυνάψετε μια μακροεντολή σε ένα κουμπί σε μια φόρμα, έτσι ώστε όταν κάνετε κλικ στο κουμπί, εκτελείται η μακροεντολή.

Βήμα 1: Δημιουργία ενός πίνακα αρχειοθέτησης

Βήμα 2: Δημιουργήστε ένα ερώτημα που αντιγράφει δεδομένα στον πίνακα "Αρχειοθέτηση"

Βήμα 3: Δημιουργία ενός ερωτήματος διαγραφής, το οποίο καταργεί τα ίδια δεδομένα από τον αρχικό πίνακα

Βήμα 4: Δημιουργία μακροεντολής που θα εκτελείται και τα δύο ερωτήματα

Βήμα 1: Δημιουργία ενός πίνακα αρχειοθέτησης

Εάν θέλετε να διατηρήσετε όλες τις εγγραφές σας αρχειοθετημένα σε έναν πίνακα, θα κάνετε μόνο αυτό το βήμα μία φορά. Ο πίνακας αρχειοθέτησης που δημιουργείτε σε αυτό το βήμα θα περιέχει όλων των αρχειοθετημένων εγγραφών.

Εάν θέλετε να καταστρέψετε το παλιό πίνακα αρχειοθέτησης, όταν δημιουργείτε ένα νέο, δεν χρειάζεται να το κάνετε αυτό το βήμα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα δημιουργίας πίνακα αντί για ένα ερώτημα προσάρτησης για να αντιγράψετε τα δεδομένα στον πίνακα "Αρχειοθέτηση". Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε στο βήμα 2.

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε έναν νέο πίνακα αρχειοθέτησης κάθε φορά που αρχειοθέτηση και θέλετε να διατηρήσετε το παλιό πίνακες αρχειοθέτησης, μετονομάστε το παλιό πίνακα αρχειοθέτησης πριν να δημιουργήσετε ένα νέο. Εάν αρχειοθετείτε με βάση μια ημερομηνία, εξετάζοντας ονομασία τους πίνακές σας αρχειοθέτηση παλιών σύμφωνα με την περιοχή ημερομηνιών που αντιπροσωπεύουν.

Σημείωση: Εάν δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα αρχειοθέτησης κάθε φορά και διατήρηση το παλαιό, πρέπει να μετονομάσετε το παλιό αρχείο αρχειοθέτησης πριν από την εκτέλεση των ερωτημάτων σας.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε τον πίνακα που περιέχει εγγραφές να αρχειοθετήσετε, πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + C και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + V.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επικόλληση πίνακα ως, στην περιοχή Επιλογές επικόλλησης, επιλέξτε Μόνο δομή.

  3. Στο πλαίσιο Όνομα πίνακα, διαγράψτε τις λέξεις Αντίγραφο και προσάρτηση ένα χαρακτήρα υπογράμμισης και τη λέξη "Αρχειοθέτηση" στο όνομα του υπάρχοντα πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Για παράδειγμα, εάν ο αρχικός πίνακας ονομάζεται συναλλαγές στον πίνακα αρχειοθέτησης ονομάζεται Transactions_archive.

    Επικόλληση πίνακα ως

Βήμα 2: Δημιουργήστε ένα ερώτημα που αντιγράφει δεδομένα στον πίνακα "Αρχειοθέτηση"

  1. Στην καρτέλα <ui>Δημιουργία</ui>, στην ομάδα <ui>Άλλο</ui>, κάντε κλικ στην επιλογή <ui>Σχεδίαση ερωτήματος</ui>.

  2. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα για να προσθέσετε τον πίνακα που περιέχει τις εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.

  3. Στο παράθυρο σχεδίασης ερωτήματος, κάντε διπλό κλικ στον αστερίσκο (*), στον πίνακα που μόλις προσθέσατε. Το όνομα του πίνακα και έναν αστερίσκο εμφανίζονται στην πρώτη στήλη του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.

    Σημείωση: Ο αστερίσκος δηλώνει ότι το ερώτημα θα πρέπει να συμπεριλάβετε όλα τα πεδία από τον πίνακα στο αποτέλεσμα του ερωτήματος. Όταν χρησιμοποιείτε τον αστερίσκο, εάν τα πεδία έχουν προστεθεί ή καταργηθεί από τον πίνακα, το αποτέλεσμα του ερωτήματος προσαρμόζεται ανάλογα.

  4. Στο παράθυρο σχεδίασης ερωτήματος, κάντε διπλό κλικ στο πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να καθορίσετε μια συνθήκη που εγγραφών πρέπει να πληροί πριν από την αρχειοθέτηση τους. Για παράδειγμα, εάν ο πίνακας συναλλαγές έχει ένα πεδίο που ονομάζεται επιλεγμένο στην ημερομηνία και θέλετε να αρχειοθετήσετε όλες τις εγγραφές όπου η ημερομηνία αυτή είναι περισσότερο από ένα έτος παλιά, κάνετε διπλό κλικ σε επιλεγμένη ημερομηνία. Το πεδίο εμφανίζεται στην επόμενη κενή στήλη του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.

    Πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος

    Επαναλάβετε αυτό το βήμα εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε κριτήρια με επιπλέον πεδία.

  5. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή κριτηρίου για να καθορίσετε κριτήρια για τα πεδία που μόλις προσθέσατε. Για παράδειγμα, μπορεί να καθορίσει ότι το επιλεγμένο στην ημερομηνία πρέπει να είναι παλαιότερη από την 1η Ιανουαρίου 2008, χρησιμοποιώντας την έκφραση < #1/1/2008 # στη γραμμή κριτήρια.

    Εάν σας τιμές κριτηρίων αλλάζει κάθε φορά που αρχειοθετείτε, θα πρέπει να κάνετε το ερώτημά σας ζητείται εισαγωγή δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε μια παράμετρος στη γραμμή κριτήρια, έτσι ώστε το ερώτημα να ζητά εισαγωγής. Για να χρησιμοποιήσετε μια παράμετρο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παράσταση ως κανονικά θα, αλλά αντί για μια συγκεκριμένη τιμή, χρησιμοποιήστε μια σύντομη ερώτηση μέσα σε αγκύλες. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την παράσταση < [αρχειοθέτηση συναλλαγές ολοκληρωθεί πριν από:], ως εξής:

    Έκφραση παραμέτρου

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση παραμέτρων, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία ερωτήματος ζητείται εισαγωγή δεδομένων.

    Μπορεί επίσης να θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή ή για να καθορίσετε εναλλακτικές συνθήκες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση κριτηρίων, ανατρέξτε στο άρθρο παραδείγματα κριτηρίων ερωτήματος.

    Συμβουλή: Εάν χρησιμοποιείτε ένα πεδίο ημερομηνίας για να καθορίσετε κριτήρια και θέλετε να αρχειοθετήσετε όλες τις εγγραφές που είναι παλαιότερα από την τρέχουσα ημερομηνία, πληκτρολογήστε < Date() στη γραμμή κριτήρια του πεδίου ημερομηνίας.

  6. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει τον πίνακα αρχειοθέτησης, χρειάζεστε ένα ερώτημα προσάρτησης για να προσθέσετε τις καθορισμένες εγγραφές σε αυτόν τον πίνακα.

      1. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στη λίστα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην εντολή Προσάρτηση.

      2. Στο παράθυρο διαλόγου Προσάρτηση, στο πλαίσιο Όνομα πίνακα, επιλέξτε το όνομα του πίνακα αρχειοθέτησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

        Προσάρτηση σε

        Στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, εμφανίζεται η γραμμή Προσάρτηση σε.

      3. Καταργήστε την επιλογή στη γραμμή Προσάρτηση σε για τα πεδία που χρησιμοποιήσατε για να καθορίσετε κριτήρια. (Το μόνο ο αστερίσκος θα πρέπει να έχει μια τιμή για Προσάρτηση σε.)

        Πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος Γραμμή 'Προσάρτηση σε'

    • Εάν δεν έχετε δημιουργήσει τον πίνακα αρχειοθέτησης, χρειάζεστε ένα ερώτημα δημιουργίας πίνακα για να δημιουργήσετε τον πίνακα αρχειοθέτησης, χρησιμοποιώντας το καθορισμένο εγγραφές.

      1. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία πίνακα.

      2. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργίας πίνακα, στο πλαίσιο Όνομα πίνακα, πληκτρολογήστε το όνομα του πίνακα αρχειοθέτησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  7. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα.

Βήμα 3: Δημιουργία ενός ερωτήματος διαγραφής, το οποίο καταργεί τα ίδια δεδομένα από τον αρχικό πίνακα

  1. Στην καρτέλα <ui>Δημιουργία</ui>, στην ομάδα <ui>Άλλο</ui>, κάντε κλικ στην επιλογή <ui>Σχεδίαση ερωτήματος</ui>.

  2. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα για να προσθέσετε τον πίνακα που περιέχει τις εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.

  3. Στο παράθυρο σχεδίασης ερωτήματος, κάντε διπλό κλικ στον αστερίσκο (*), στον πίνακα που μόλις προσθέσατε. Το όνομα του πίνακα και έναν αστερίσκο εμφανίζεται στην πρώτη στήλη του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.

  4. Στο παράθυρο σχεδίασης ερωτήματος, κάντε διπλό κλικ τα ίδια πεδία που χρησιμοποιήσατε για να καθορίσετε μια συνθήκη στο ερώτημα προσάρτησης.

  5. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή κριτηρίου για να καθορίσετε κριτήρια για τα πεδία που μόλις προσθέσατε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση κριτηρίων, ανατρέξτε στο άρθρο παραδείγματα κριτηρίων ερωτήματος.

    Σημαντικό: Εάν το ερώτημα προσάρτησης ή δημιουργίας πίνακα χρησιμοποιήσει μια παράμετρο, επομένως, θα πρέπει να το ερώτημα διαγραφής. Επιπλέον, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να εισαγάγετε την ίδια τιμή για τα δύο ερωτήματα. Εάν εισαγάγετε τιμές παραμέτρων διαφορετικά, ενδέχεται να χάσετε δεδομένα. Για να αποτρέψετε την απώλεια δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης μιας φόρμας για τη συλλογή των τιμών και τη δημιουργία των ερωτημάτων υποβάλετε τη φόρμα για τις τιμές εισαγωγής. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία ερωτήματος ζητείται εισαγωγή δεδομένων.

  6. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή.

    Εμφανίζεται η γραμμή Διαγραφή στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος.

    Γραμμή 'Διαγραφή' στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος

  7. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα.

Βήμα 4: Δημιουργία μακροεντολής που θα εκτελείται και τα δύο ερωτήματα

  1. Στην καρτέλα <ui>Δημιουργία</ui>, στην ομάδα <ui>Άλλο</ui>, κάντε κλικ στην επιλογή <ui>Μακροεντολή</ui>. Αν αυτή η εντολή δεν είναι διαθέσιμη, κάντε κλικ στο βέλος που βρίσκεται κάτω από το κουμπί <ui>Λειτουργική μονάδα</ui> ή το κουμπί <ui>Λειτουργική μονάδα κλάσης</ui> και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή <ui>Μακροεντολή</ui>.

  2. Στην πρώτη γραμμή του πλέγματος σχεδίασης μακροεντολής, στη στήλη ενέργεια, επιλέξτε OpenQuery.

    Ενέργεια μακροεντολής "Άνοιγμα ερωτήματος"

  3. Στο κάτω μέρος του πλέγματος, στην περιοχή Ορισμάτων ενέργειας, στο πλαίσιο Όνομα ερωτήματος, επιλέξτε το (προσάρτηση ή δημιουργίας πίνακα) ερωτήματος που δημιουργήσατε στο βήμα 2 από την αναπτυσσόμενη λίστα.

    Άνοιγμα ορίσματος ερωτήματος ενέργειας μακροεντολής ερωτήματος

  4. Στη δεύτερη γραμμή του πλέγματος σχεδίασης μακροεντολής, στη στήλη ενέργεια, επιλέξτε OpenQuery.

  5. Στο κάτω μέρος του πλέγματος, στην περιοχή Ορισμάτων ενέργειας, στο πλαίσιο Όνομα ερωτήματος, επιλέξτε το ερώτημα διαγραφής από την αναπτυσσόμενη λίστα.

    Η μακροεντολή θα πρέπει να είναι κάπως έτσι:

    Μακροεντολή έτοιμη για αποθήκευση

  6. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + S για να αποθηκεύσετε τη μακροεντολή.

    Όταν θέλετε να αρχειοθετήσετε εγγραφές, εκτελέστε τη μακροεντολή.

Αρχή της σελίδας

Περιοδικά αντικαταστήσετε έναν πίνακα

Εάν θέλετε πάντα να αρχειοθετήσετε όλα τα δεδομένα σε έναν πίνακα, που δεν πρέπει να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα ή μακροεντολές. Ως εναλλακτική λύση, μπορείτε να αντικαταστήσετε περιοδικά τον πίνακα με μια κενή αντίγραφο.

Σημαντικό: Εάν ο πίνακας που μπορείτε να αρχειοθετήσετε σχετίζεται με άλλους πίνακες, ίσως χρειαστεί να επιλύσετε την ακεραιότητα αναφορών.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε τον πίνακα που θέλετε να αρχειοθετήσετε, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + C και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + V.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επικόλληση πίνακα ως, στην περιοχή Επιλογές επικόλλησης, επιλέξτε Μόνο δομή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Η Access ονομάζει το αντίγραφο αντίγραφο του αρχικού όνομα του πίνακα.

  3. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον αρχικό πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μετονομασία από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται.

    Ονομάστε τον πίνακα που υποδεικνύει τι περιέχει, όπως "DailyTemperatureExtremes_archive_2007".

  4. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο κενό αντίγραφο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μετονομασία από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται.

    Δώστε στο κενό αντίγραφο το αρχικό όνομα του πίνακα.

Αρχή της σελίδας

Αντικατάσταση περιοδικά όλους τους πίνακες

Εάν χρησιμοποιείτε το μιας διαιρεμένης βάσης δεδομένων, μπορείτε να αντικαταστήσετε περιοδικά όλους τους πίνακες, αντικαθιστώντας τη βάση δεδομένων παρασκηνίου με ένα κενό αντίγραφο.

Πρώτα, μπορείτε να προετοιμάσετε το κενό αντίγραφο. Εκτός εάν αλλάζει η σχεδίαση της βάσης δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά αυτό το αντίγραφο κάθε φορά που αρχειοθετείτε. Στη συνέχεια, όταν θέλετε να αρχειοθετήσετε, μετονομάστε την υπάρχουσα βάση δεδομένων παρασκηνίου για να υποδείξει ότι πρόκειται για ένα αρχείο, και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το αντίγραφο κενά ως τη νέα βάση δεδομένων παρασκηνίου.

Προετοιμασία ένα κενό αντίγραφο της βάσης δεδομένων παρασκηνίου

Εισαγωγή των ορισμών πίνακα για όλους τους πίνακες στη βάση δεδομένων παρασκηνίου.

  1. Δημιουργήστε μια νέα, κενή βάση δεδομένων. Διαγράψτε τον Table1.

  2. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή, επιλέξτε Access.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων, επιλέξτε Εισαγωγή πινάκων, ερωτημάτων, φορμών, αναφορών, μακροεντολών και λειτουργικών μονάδων στην τρέχουσα βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου, επιλέξτε τη βάση δεδομένων παρασκηνίου. Κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή αντικειμένων, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.

  6. Στην περιοχή Εισαγωγή πινάκων, επιλέξτε Μόνο Ορισμός.

  7. Στην καρτέλα " πίνακες ", κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων, κάντε κλικ στο κουμπί OK και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Στη συνέχεια, να προσθέσετε δεδομένα σε όλους τους πίνακες αναζήτησης στο κενό αντίγραφο. Για κάθε πίνακα αναζήτησης, κάντε τα εξής βήματα:

  1. Σύνδεση με τον πίνακα αναζήτησης σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων παρασκηνίου.

  2. Δημιουργήστε ένα ερώτημα προσάρτησης που προσθέτει όλες τις εγγραφές από το αρχικό στο αντίγραφο.

Αντικατάσταση της βάσης δεδομένων παρασκηνίου με ένα κενό αντίγραφο

Πρώτα, μετονομάστε την υπάρχουσα βάση δεδομένων παρασκηνίου για να υποδείξει ότι τώρα είναι ένα αρχείο.

Στη συνέχεια, ανοίξτε το αντίγραφο κενή, και αποθηκεύστε το χρησιμοποιώντας το αρχικό όνομα βάσης δεδομένων παρασκηνίου.

  1. Επιλέξτε το Κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση ως. Ανοίγει το μενού " Αποθήκευση ως ".

  2. Στην περιοχή Αποθήκευση της βάσης δεδομένων σε άλλη μορφή, κάντε κλικ στην επιλογή Βάση δεδομένων της Access 2007.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×