Αρχειοθέτηση δεδομένων της Access

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Μπορείτε να διατηρήσετε τα δεδομένα σας οργανωμένα, περιοδικά αρχειοθέτηση των καρτελών παλιό ή ανενεργό. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιείτε την Access για να διαχειριστείτε ένα δανειστική βιβλιοθήκη. Ενδέχεται να έχετε έναν πίνακα που παρακολουθεί τις συναλλαγές δανεισμού, με ένα πεδίο που περιέχει την ημερομηνία του στοιχείου ήταν δανεισμού και ένα πεδίο που περιέχει την ημερομηνία του επιστράφηκαν. Ίσως σας πολιτική διατήρησης εγγραφή είναι να αρχειοθετήσετε δανεισμού συναλλαγής εγγραφών ένα έτος μετά την επιστροφή του στοιχείου και να καταστρέψει τις εγγραφές μετά από δύο χρόνια.

Μπορείτε να αρχειοθετήσετε όλα τα πίνακες σε μια βάση δεδομένων, συγκεκριμένους πίνακες ή μόνο συγκεκριμένες εγγραφές — για παράδειγμα, οι εγγραφές που είναι παλαιότερα από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Αυτό το θέμα εξηγεί τον τρόπο για να αρχειοθετήσετε δεδομένα.

Σε αυτό το άρθρο

Επισκόπηση

Περιοδική μετακίνηση εγγραφών σε έναν πίνακα αρχειοθέτησης

Περιοδική αντικατάσταση ενός πίνακα

Περιοδική αντικατάσταση όλων των πινάκων

Επισκόπηση

Πρέπει να εξετάσετε Αρχειοθέτηση δεδομένων όταν έχετε δεδομένα τα οποία δεν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε πλέον και θέλετε να διατηρήσετε τα δεδομένα εύχρηστο σε περίπτωση που το χρειάζεστε. Ενδέχεται να έχετε μια πολιτική που καθοδηγεί τα σχέδια αρχειοθέτησης, όπως μια πολιτική διατήρησης δεδομένων.

Αρχειοθέτηση χρησιμοποιείται συχνά για την αποθήκευση δεδομένων με βάση μια συνθήκη ημερομηνίας, όπως το τέλος του μήνα φτάνει.

Τρόποι αρχειοθέτησης δεδομένων

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει τους τρόπους για να αρχειοθετείτε τα δεδομένα, όταν πρέπει να χρησιμοποιήσετε κάθε μέθοδο και άλλα θέματα.

Μέθοδος

Περιγραφή

Χρησιμοποιείται στην περίπτωση που...

Άλλα θέματα

Περιοδική μετακίνηση εγγραφών σε έναν πίνακα αρχειοθέτησης

Περιοδικά, μπορείτε να εκτελέσετε ένα ερώτημα το οποίο επιλέγετε τα δεδομένα που θέλετε να αρχειοθετήσετε και τοποθετεί τα δεδομένα σε έναν πίνακα αρχειοθέτησης. Στη συνέχεια, μπορείτε να εκτελέσετε ένα ερώτημα που επιλέγει τα ίδια δεδομένα (από τον αρχικό πίνακα) και το διαγράφει.

Ορισμένες από τις εγγραφές ενός πίνακα ικανοποιούν τις συνθήκες που χρησιμοποιείτε για να προσδιορίσετε πότε πρέπει να κάνετε αρχειοθέτηση.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Θέλετε να αρχειοθετήσετε συναλλαγές βιβλιοθήκης (παραλαβές) στην περίπτωση που η ημερομηνία επιστροφής είναι προγενέστερη κατά τουλάχιστον ένα χρόνο.

  • Ίσως χρειαστεί να επιλύσετε ακεραιότητα αναφορών, ειδικά εάν οι εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε βρίσκονται στη μία πλευρά της μια σχέση ένα-προς-πολλά.

  • Εάν χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε παραμέτρους στα ερωτήματά σας, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια φόρμα για τον χειρισμό των παραμέτρων. Διαφορετικά, διακινδυνεύετε την απώλεια των δεδομένων.

Περιοδική αντικατάσταση ενός πίνακα

Περιοδικά, κάντε ένα αντίγραφο αρχειοθέτησης συγκεκριμένο πίνακα και, στη συνέχεια, αντικαταστήστε τον πίνακα με ένα νέο, κενό αντίγραφο.

Όλες τις εγγραφές σε έναν πίνακα πληροί τη συνθήκη που χρησιμοποιείτε για να καθορίσετε εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε.

ΠΑΡΆΔΕΙΓΜΑ: έχετε έναν πίνακα που αποθηκεύει ημερήσια ακραίες θερμοκρασίες. Κάθε έτος, αρχειοθέτηση του πίνακα και να ξεκινήσετε με ένα κενό.

  • Ίσως χρειαστεί να επιλύσετε την ακεραιότητα αναφορών.

Περιοδική αντικατάσταση όλων των πινάκων

Ξεκινάτε με μιας διαιρεμένης βάσης δεδομένων (μια βάση δεδομένων που αποτελείται από: ένα αρχείο βάσης δεδομένων παρασκηνίου που περιέχει όλους τους πίνακες, και ένα αρχείο βάσης δεδομένων προσκηνίου που περιέχει όλα τα άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων). Περιοδικά, δημιουργήστε ένα αντίγραφο αρχειοθέτησης της βάσης δεδομένων παρασκηνίου και, στη συνέχεια, αντικαταστήστε τη βάση δεδομένων παρασκηνίου με μια νέα, κενή.

Όλες τις εγγραφές στο περισσότεροι πίνακες στη βάση δεδομένων σας ικανοποιούν τη συνθήκη που χρησιμοποιείτε για να προσδιορίσετε αν θέλετε να αρχειοθετήσετε.

ΠΑΡΆΔΕΙΓΜΑ: τη βάση δεδομένων που αποτελείται από πολλούς πίνακες με διαφορετικά είδη μετεωρολογική δεδομένων. Κάθε έτος, αρχειοθετείτε όλους τους πίνακες.

  • Εάν έχετε οποιοδήποτε πίνακες αναζήτησης (πίνακες που χρησιμοποιείτε για την αποθήκευση τιμών για να αναζητήσετε, όπως ταχυδρομικούς κώδικες ή τμήματα), ίσως χρειαστεί να εισαγάγετε τα δεδομένα στο τη νέα βάση δεδομένων παρασκηνίου.

  • Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια μακροεντολή για αυτήν τη μέθοδο. Θα πρέπει να αρχειοθετείτε της βάσης δεδομένων με μη αυτόματο τρόπο.

Παράκαμψη της ακεραιότητας αναφορών

Εάν οι εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε σχετίζονται με τις εγγραφές σε άλλους πίνακες, ίσως χρειαστεί να επιλύσετε τη σχέση. Εάν οι εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε είναι "θυγατρικό" εγγραφές (ανήκουν στην πλευρά "πολλά" της μια σχέση ένα-προς-πολλά ), μπορείτε να τις αρχειοθετήσετε πιθανότατα ασφαλής χωρίς πρόβλημα. Εάν οι εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε είναι "parent" εγγραφές (ανήκουν στην πλευρά "ένα" του ένα σχέση ένα-προς-πολλά ), όταν κάνετε αρχειοθέτηση αυτές τις σχετικές "θυγατρικό" εγγραφών Μαΐου:

  • να σας εμποδίσουν να διαγράψετε τις γονικές εγγραφές. Αυτό θα μπορούσε να δημιουργήσει προβλήματα στην περίπτωση που έχετε ήδη προσαρτήσει τις γονικές εγγραφές στον πίνακα αρχειοθέτησης.

    - ή -

  • Γίνετε "ορφανών" — εγγραφών που ανήκουν σε μια "parent" που δεν υπάρχει. Αυτό θα μπορούσε να προκαλέσει προβλήματα με ακεραιότητας δεδομένων και διάφορες λειτουργίες στη βάση δεδομένων που χρησιμοποιεί τις καρτέλες "ορφανό".

Για να ληφθεί υπόψη η ακεραιότητα αναφορών, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Για να καθορίσετε ποια "θυγατρικό" εγγραφές ανήκετε τις εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Για παράδειγμα, εάν θέλω να αρχειοθετήσετε εγγραφές περιουσιακών στοιχείων που να ο δανεισμός στο τη βιβλιοθήκη, να πρώτα να προσδιορίσετε αν υπάρχουν οι συναλλαγές ανοιχτό σε αυτά τα στοιχεία, π.χ., εάν τα στοιχεία έχουν γίνει ανάληψη ελέγχου, αλλά δεν επιστρέφονται.

  2. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Στην περίπτωση που η διαγραφή των "θυγατρικών" εγγραφών είναι πάντα ασφαλής, βεβαιωθείτε ότι η σχέση επιβάλλει την ακεραιότητα αναφορών, με διαδοχικές διαγραφές. Αυτό εξασφαλίζει τη διαγραφή όλων των σχετικών "θυγατρικών" εγγραφών.

    • Εάν οι εγγραφές "θυγατρικό" πάντα δεν μπορούν να διαγραφούν με ασφάλεια, εξετάστε το ενδεχόμενο Αρχειοθέτηση όλους τους πίνακες της βάσης δεδομένων.

    • Δημιουργήστε ένα ερώτημα που επιλέγει "γονικές" εγγραφές οι οποίες δεν έχουν "θυγατρικές" εγγραφές. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε αυτό το πρώτο ερώτημα για να δημιουργήσετε τα δικά σας ερωτήματα αρχειοθέτησης (ανατρέξτε στην ενότητα Περιοδική μετακίνηση εγγραφών σε έναν πίνακα αρχειοθέτησης), αντί να χρησιμοποιήσετε τον "γονικό" πίνακα.

      Συμβουλή: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό ερωτήματος" για να βρείτε αταίριαστες εγγραφές. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο σύγκριση δύο πινάκων και να βρείτε τις εγγραφές χωρίς συμφωνίες.

Αρχή της σελίδας

Περιοδική μετακίνηση εγγραφών σε έναν πίνακα αρχειοθέτησης

Πρώτα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κενό αντίγραφο του πίνακα που περιέχει τις εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Το νέο, κενό πίνακα είναι ο πίνακας αρχειοθέτησης. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα προσάρτησης για να αντιγράψετε τις εγγραφές από τον αρχικό πίνακα στον πίνακα αρχειοθέτησης. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα διαγραφή ερωτήματος για να καταργήσετε τα αρχειοθετημένα εγγραφές από τον αρχικό πίνακα. Τέλος, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μακροεντολή που εκτελείται και τα δύο ερωτήματα. Όταν θέλετε να αρχειοθετήσετε εγγραφές, μπορείτε να εκτελέσετε τη μακροεντολή.

Συμβουλή: Μπορείτε να επισυνάψετε μια μακροεντολή σε ένα κουμπί σε μια φόρμα, έτσι ώστε όταν κάνετε κλικ στο κουμπί, εκτελείται η μακροεντολή.

Βήμα 1: Δημιουργία πίνακα αρχειοθέτησης

Βήμα 2: Δημιουργήστε ένα ερώτημα που αντιγράφει δεδομένα στον πίνακα "Αρχειοθέτηση"

Βήμα 3: Δημιουργία ενός ερωτήματος διαγραφής, το οποίο καταργεί τα ίδια δεδομένα από τον αρχικό πίνακα

Βήμα 4: Δημιουργία μακροεντολής που θα εκτελείται και τα δύο ερωτήματα

Βήμα 1: Δημιουργία πίνακα αρχειοθέτησης

Εάν θέλετε να διατηρήσετε όλες τις εγγραφές σας αρχειοθετημένα σε έναν πίνακα, θα κάνετε μόνο αυτό το βήμα μία φορά. Ο πίνακας αρχειοθέτησης που δημιουργείτε σε αυτό το βήμα θα περιέχει όλων των αρχειοθετημένων εγγραφών.

Εάν θέλετε να καταστρέψετε το παλιό πίνακα αρχειοθέτησης, όταν δημιουργείτε ένα νέο, δεν χρειάζεται να το κάνετε αυτό το βήμα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα δημιουργίας πίνακα αντί για ένα ερώτημα προσάρτησης για να αντιγράψετε τα δεδομένα στον πίνακα "Αρχειοθέτηση". Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε στο βήμα 2.

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε έναν νέο πίνακα Αρχειοθέτηση κάθε φορά που αρχειοθέτηση και θέλετε να διατηρήσετε τους πίνακές σας παλιά αρχειοθέτηση, μετονομάστε το παλιό πίνακα αρχειοθέτηση πριν να δημιουργήσετε ένα νέο. Εάν αρχειοθετείτε με βάση μια ημερομηνία, εξετάζοντας ονομασία τους πίνακές σας αρχειοθέτηση παλιών σύμφωνα με την περιοχή ημερομηνιών που αντιπροσωπεύουν.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα αρχειοθέτησης κάθε φορά και διατήρηση το παλαιό, πρέπει να μετονομάσετε το παλιό αρχείο αρχειοθέτησης πριν από την εκτέλεση των ερωτημάτων σας.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε τον πίνακα που περιέχει εγγραφές να αρχειοθετήσετε, πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + C και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + V.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επικόλληση πίνακα ως, στην ενότητα Επιλογές επικόλλησης, επιλέξτε Μόνο η δομή.

  3. Στο πλαίσιο Όνομα πίνακα, διαγράψτε τις λέξεις Αντιγραφή του και προσαρτήστε ένα σύμβολο υπογράμμισης και τη λέξη "αρχείο" στο υπάρχον όνομα του πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Για παράδειγμα, εάν ο αρχικός πίνακας ονομάζεται Συναλλαγές ο πίνακας αρχειοθέτησης ονομάζεται Συναλλαγές_αρχείο.

    Επικόλληση πίνακα ως

Βήμα 2: Δημιουργήστε ένα ερώτημα που αντιγράφει δεδομένα στον πίνακα "Αρχειοθέτηση"

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στη λίστα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα για να προσθέσετε τον πίνακα που περιέχει τις εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.

  3. Στο παράθυρο σχεδίασης ερωτήματος, κάντε διπλό κλικ στον αστερίσκο (*) του πίνακα που μόλις προσθέσατε. Το όνομα του πίνακα και ένας αστερίσκος εμφανίζονται στην πρώτη στήλη του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Ο αστερίσκος υποδεικνύει ότι το ερώτημα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα πεδία του πίνακα στο αποτέλεσμα του ερωτήματος . Όταν χρησιμοποιείτε τον αστερίσκο, ανάλογα αν τα πεδία προστίθενται στον πίνακα ή καταργούνται από αυτόν, το αποτέλεσμα του ερωτήματος προσαρμόζεται αυτόματα.

  4. Στο παράθυρο σχεδίασης ερωτήματος, κάντε διπλό κλικ στο πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να καθορίσετε μια συνθήκη που εγγραφών πρέπει να πληροί πριν από την αρχειοθέτηση τους. Για παράδειγμα, εάν ο πίνακας συναλλαγές έχει ένα πεδίο που ονομάζεται επιλεγμένο στην ημερομηνία και θέλετε να αρχειοθετήσετε όλες τις εγγραφές όπου η ημερομηνία αυτή είναι περισσότερο από ένα έτος παλιά, κάνετε διπλό κλικ σε επιλεγμένη ημερομηνία. Το πεδίο εμφανίζεται στην επόμενη κενή στήλη του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.

    Πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος

    Επαναλάβετε αυτό το βήμα στην περίπτωση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε κριτήρια με πρόσθετα πεδία.

  5. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή κριτηρίου για να καθορίσετε κριτήρια για τα πεδία που μόλις προσθέσατε. Για παράδειγμα, μπορεί να καθορίσει ότι το επιλεγμένο στην ημερομηνία πρέπει να είναι παλαιότερη από την 1η Ιανουαρίου 2008, χρησιμοποιώντας την έκφραση < #1/1/2008 # στη γραμμή κριτήρια.

    Στην περίπτωση που τα κριτήριά σας αλλάζουν κάθε φορά που αρχειοθετείτε, πρέπει να προσαρμόσετε το ερώτημά σας ώστε να ζητά την εισαγωγή δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιείτε μια παράμετρο στη γραμμή Κριτήρια έτσι ώστε το ερώτημα να ζητά την εισαγωγή δεδομένων. Για να χρησιμοποιήσετε μια παράμετρο, χρησιμοποιήστε μια έκφραση όπως θα κάνατε κανονικά, αλλά, αντί για την καθορισμένη τιμή, χρησιμοποιήστε μια σύντομη έκφραση μέσα σε αγκύλες. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την έκφραση <[Αρχειοθέτηση συναλλαγών που ολοκληρώθηκαν πριν από:], ως εξής:

    Έκφραση παραμέτρου

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση παραμέτρων, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία ερωτήματος ζητείται εισαγωγή δεδομένων.

    Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή ή για να καθορίσετε πρόσθετες συνθήκες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση κριτηρίων, ανατρέξτε στο άρθρο Παραδείγματα κριτηρίων για ερωτήματα.

    Συμβουλή: Εάν χρησιμοποιείτε ένα πεδίο ημερομηνίας για τον καθορισμό κριτηρίων και θέλετε να αρχειοθετήσετε όλες τις εγγραφές που είναι παλαιότερες από την τρέχουσα ημερομηνία, καταχωρήστε <Date() στη γραμμή Κριτήρια για το πεδίο ημερομηνίας.

  6. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει τον πίνακα αρχειοθέτησης, χρειάζεστε ένα ερώτημα προσάρτησης για να προσθέσετε τις καθορισμένες εγγραφές σε αυτόν τον πίνακα.

      1. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στη λίστα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην εντολή Προσάρτηση.

      2. Στο παράθυρο διαλόγου Προσάρτηση, στο πλαίσιο Όνομα πίνακα, επιλέξτε το όνομα του πίνακα αρχειοθέτησης και κατόπιν κάντε κλικ στο κουμπί OK.

        Προσάρτηση σε

        Στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, εμφανίζεται η γραμμή Προσάρτηση σε.

      3. Καταργήστε τις τιμές της γραμμής Προσάρτηση σε σε όλα τα πεδία που χρησιμοποιούνται για τον καθορισμό κριτηρίων. (Μόνο ο αστερίσκος πρέπει να έχει τιμή για το στοιχείο Προσάρτηση σε.)

        Πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος Γραμμή 'Προσάρτηση σε'

    • Εάν δεν έχετε δημιουργήσει τον πίνακα αρχειοθέτησης, χρειάζεστε ένα ερώτημα δημιουργίας πίνακα για να δημιουργήσετε τον πίνακα αρχειοθέτησης, χρησιμοποιώντας το καθορισμένο εγγραφές.

      1. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στο στοιχείο Δημιουργίας πίνακα.

      2. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργίας πίνακα, στο πλαίσιο Όνομα πίνακα, πληκτρολογήστε το όνομα του πίνακα αρχειοθέτησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  7. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα.

Βήμα 3: Δημιουργία ενός ερωτήματος διαγραφής, το οποίο καταργεί τα ίδια δεδομένα από τον αρχικό πίνακα

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στη λίστα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα για να προσθέσετε τον πίνακα που περιέχει τις εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.

  3. Στο παράθυρο σχεδίασης ερωτήματος, κάντε διπλό κλικ στον αστερίσκο (*), στον πίνακα που μόλις προσθέσατε. Το όνομα του πίνακα και έναν αστερίσκο εμφανίζεται στην πρώτη στήλη του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.

  4. Στο παράθυρο σχεδίασης ερωτήματος, κάντε διπλό κλικ στα ίδια πεδία που χρησιμοποιήσατε για τον καθορισμό μιας συνθήκης στο ερώτημα προσάρτησης.

  5. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή Κριτήρια για να καθορίσετε κριτήρια για τα πεδία που μόλις προσθέσατε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση κριτηρίων, ανατρέξτε στο άρθρο Παραδείγματα κριτηρίων για ερωτήματα.

    ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Εάν το ερώτημα προσάρτησης ή δημιουργίας πίνακα χρησιμοποιήσει μια παράμετρο, επομένως, θα πρέπει να το ερώτημα διαγραφής. Επιπλέον, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να εισαγάγετε την ίδια τιμή για τα δύο ερωτήματα. Εάν εισαγάγετε τιμές παραμέτρων διαφορετικά, ενδέχεται να χάσετε δεδομένα. Για να αποτρέψετε την απώλεια δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης μιας φόρμας για τη συλλογή των τιμών και τη δημιουργία των ερωτημάτων υποβάλετε τη φόρμα για τις τιμές εισαγωγής. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία ερωτήματος ζητείται εισαγωγή δεδομένων.

  6. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στη λίστα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην εντολή Διαγραφή.

    Η γραμμή Διαγραφή εμφανίζεται στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος.

    Γραμμή 'Διαγραφή' στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος

  7. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα.

Βήμα 4: Δημιουργία μακροεντολής που θα εκτελείται και τα δύο ερωτήματα

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Μακροεντολή. Αν αυτή η εντολή δεν είναι διαθέσιμη, κάντε κλικ στο βέλος που βρίσκεται κάτω από το κουμπί Λειτουργική μονάδα ή το κουμπί Λειτουργική μονάδα κλάσης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μακροεντολή.

  2. Στην πρώτη γραμμή του πλέγματος σχεδίασης μακροεντολής, στη στήλη ενέργεια, επιλέξτε OpenQuery.

    Ενέργεια μακροεντολής "Άνοιγμα ερωτήματος"

  3. Στο κάτω μέρος του πλέγματος, στην περιοχή Ορισμάτων ενέργειας, στο πλαίσιο Όνομα ερωτήματος, επιλέξτε το (προσάρτηση ή δημιουργίας πίνακα) ερωτήματος που δημιουργήσατε στο βήμα 2 από την αναπτυσσόμενη λίστα.

    Άνοιγμα ορίσματος ερωτήματος ενέργειας μακροεντολής ερωτήματος

  4. Στη δεύτερη γραμμή του πλέγματος σχεδίασης μακροεντολής, στη στήλη ενέργεια, επιλέξτε OpenQuery.

  5. Στο κάτω μέρος του πλέγματος, στην περιοχή Ορισμάτων ενέργειας, στο πλαίσιο Όνομα ερωτήματος, επιλέξτε το ερώτημα διαγραφής από την αναπτυσσόμενη λίστα.

    Η μακροεντολή θα πρέπει να είναι κάπως έτσι:

    Μακροεντολή έτοιμη για αποθήκευση

  6. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε τη μακροεντολή.

    Όταν θελήσετε να αρχειοθετήσετε εγγραφές, εκτελέστε τη μακροεντολή.

Αρχή της σελίδας

Περιοδική αντικατάσταση ενός πίνακα

Εάν θέλετε πάντα να αρχειοθετήσετε όλα τα δεδομένα σε έναν πίνακα, που δεν πρέπει να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα ή μακροεντολές. Ως εναλλακτική λύση, μπορείτε να αντικαταστήσετε περιοδικά τον πίνακα με μια κενή αντίγραφο.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Εάν ο πίνακας που αρχειοθετείτε σχετίζεται με άλλους πίνακες, ίσως χρειαστεί να κάνετε παράκαμψη της ακεραιότητας αναφορών.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε τον πίνακα που θέλετε να αρχειοθετήσετε, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + C και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + V.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επικόλληση πίνακα ως, στην ενότητα Επιλογές επικόλλησης, επιλέξτε Μόνο δομή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Η Access ονομάζει το αντίγραφο αντίγραφο του αρχικού όνομα του πίνακα.

  3. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον αρχικό πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μετονομασία από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται.

    Ονομάστε τον πίνακα που υποδεικνύει τι περιέχει, όπως "DailyTemperatureExtremes_archive_2007".

  4. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο κενό αντίγραφο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μετονομασία από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται.

    Δώστε στο κενό αντίγραφο το αρχικό όνομα του πίνακα.

Αρχή της σελίδας

Περιοδική αντικατάσταση όλων των πινάκων

Εάν χρησιμοποιείτε διαιρεμένη βάση δεδομένων, μπορείτε να κάνετε περιοδική αντικατάσταση όλων των πινάκων, αντικαθιστώντας τη βάση δεδομένων παρασκηνίου με ένα κενό αντίγραφο.

Πρώτα, μπορείτε να προετοιμάσετε το κενό αντίγραφο. Εκτός εάν αλλάζει η σχεδίαση της βάσης δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά αυτό το αντίγραφο κάθε φορά που αρχειοθετείτε. Στη συνέχεια, όταν θέλετε να αρχειοθετήσετε, μετονομάστε την υπάρχουσα βάση δεδομένων παρασκηνίου για να υποδείξει ότι πρόκειται για ένα αρχείο, και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το αντίγραφο κενά ως τη νέα βάση δεδομένων παρασκηνίου.

Προετοιμασία ενός κενού αντιγράφου μιας βάσης δεδομένων παρασκηνίου

Εισαγωγή των ορισμών πίνακα για όλους τους πίνακες στη βάση δεδομένων παρασκηνίου.

  1. Δημιουργήστε μια νέα, κενή βάση δεδομένων. Διαγράψτε τον Table1.

  2. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα " Εισαγωγή ", κάντε κλικ στην επιλογή Access.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων, επιλέξτε Εισαγωγή πινάκων, ερωτημάτων, φορμών, αναφορών, μακροεντολών και λειτουργικών μονάδων στην τρέχουσα βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου, επιλέξτε τη βάση δεδομένων παρασκηνίου. Κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή αντικειμένων, κάντε κλικ στην ενότητα Επιλογές.

  6. Στην περιοχή Εισαγωγή πινάκων, επιλέξτε το στοιχείο Μόνο ορισμός.

  7. Στην καρτέλα Πίνακες, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογή όλων, κάντε κλικ στο κουμπί OK και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Κλείσιμο.

Στη συνέχεια, προσθέστε δεδομένα στους πίνακες αναζήτησης του κενού αντιγράφου. Για κάθε πίνακα αναζήτησης, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  1. Συνδεθείτε με τον πίνακα αναζήτησης στην υπάρχουσα βάση δεδομένων παρασκηνίου.

  2. Δημιουργήστε ένα ερώτημα προσάρτησης που προσθέτει όλες τις εγγραφές του πρωτότυπου στο αντίγραφο.

Αντικατάσταση της βάσης δεδομένων παρασκηνίου με ένα κενό αντίγραφο

Πρώτα, μετονομάστε την υπάρχουσα βάση δεδομένων παρασκηνίου για να υποδείξει ότι τώρα είναι ένα αρχείο.

Στη συνέχεια, ανοίξτε το αντίγραφο κενή, και αποθηκεύστε το χρησιμοποιώντας το αρχικό όνομα βάσης δεδομένων παρασκηνίου.

  1. Επιλέξτε το Κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση ως. Ανοίγει το μενού " Αποθήκευση ως ".

  2. Στην περιοχή Αποθήκευση της βάσης δεδομένων σε άλλη μορφή, κάντε κλικ στην επιλογή Βάση δεδομένων της Access 2007.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×