Office
Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια ροή εργασιών

Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια ροή εργασιών

Η αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά την προσθήκη ενός στοιχείου λίστας σε ορισμένες εκδόσεις του SharePoint απαιτούσε πολλά βήματα, τα οποία μπορείτε να βρείτε αναλυτικά παρακάτω. Ωστόσο, εάν χρησιμοποιείτε την πιο πρόσφατη έκδοση του SharePoint, μπορείτε να προσθέσετε μια ροή απευθείας από τη λίστα σας. Ένα πρότυπο του Microsoft Flow για αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν προστίθεται ένα στοιχείο λίστας περιλαμβάνει τα βασικά βήματα που χρειάζονται για να ξεκινήσετε γρήγορα.

Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ροή εργασίας

Αποστολή ενός βασικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια ροή εργασίας

Δυναμική επιλογή χρηστών ή ομάδων, για τη λήψη του μηνύματος

Συμπερίληψη πληροφοριών σχετικά με το τρέχον στοιχείο

Συμπερίληψη στατικής υπερ-σύνδεσης

Συμπερίληψη υπερ-σύνδεσης στο τρέχον στοιχείο

Συμπερίληψη εικόνας

Προσδιορισμός επιλογών που δεν υποστηρίζονται

Αποστολή ενός βασικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια ροή εργασίας

Νέο στοιχείο που αποτελεί έναυσμα για τη ροή εργασίας ώστε να στείλει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Χρησιμοποιώντας την ενέργεια Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Πρόγραμμα σχεδίασης ροής εργασίας, μπορείτε να ρυθμίσετε την προσαρμοσμένη ροή εργασίας για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εσάς ή σε οποιονδήποτε άλλο συγκεκριμένο χρήστη ή ομάδα. Τα διαθέσιμα πεδία για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι Προς, "Κοιν.", Θέμα και Σώμα. Αυτά τα πεδία μπορεί να περιέχουν στατικό κείμενο και κείμενο το οποίο δημιουργείται δυναμικά από αναζητήσεις ροής εργασίας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενέργεια Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να δημιουργήσετε πολλά είδη μηνυμάτων, συμπεριλαμβανομένων των ειδοποιήσεων που λαμβάνονται όταν μια ροή εργασίας φτάσει σε καθορισμένα στάδια ή εκτελεί συγκεκριμένες ενέργειες (συμπεριλαμβανομένων της αρχικής εκκίνησης και διακοπής της ροής εργασίας) καθώς και υπενθυμίσεις σχετικά με τις εργασίες που δεν έχουν ολοκληρωθεί εντός της προθεσμίας τους.

Σημείωση: Οι ρυθμίσεις εξερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να ρυθμιστούν στο διακομιστή για να μπορέσει η ροή εργασίας σας να αποστείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν δεν είστε βέβαιοι σχετικά με τις τρέχουσες ρυθμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του διακομιστή, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή του διακομιστή. Μπορείτε να βρείτε συνδέσεις σε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις ρυθμίσεις εξερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ενότητα Δείτε επίσης.

Σε αυτό το παράδειγμα, θα ρυθμίσετε τη ροή εργασίας ώστε να σας στέλνει μια ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά που ξεκινά να εκτελείται σε ένα νέο στοιχείο. Χρησιμοποιήστε την έκδοση του SharePoint Designer που ταιριάζει με την έκδοση του SharePoint Server που έχετε. Για παράδειγμα, για το SharePoint Server 2010, χρησιμοποιήστε το SharePoint Designer 2010. Και, για όλες τις εκδόσεις μετά το SharePoint Server 2010, συμπεριλαμβανομένων των SharePoint Server 2016 και SharePoint Online, χρησιμοποιήστε το SharePoint Designer 2013. Μπορείτε να κάνετε λήψη του SharePoint Designer 2013 από το Κέντρο λήψης αρχείων της Microsoft και να βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτό στην ενότητα Δείτε επίσης.

Ανοίξτε το SharePoint Designer 2013 και να συνδεθείτε με μια τοποθεσία SharePoint

Το SharePoint Designer 2013 εγκαθίσταται ως μια εφαρμογή του Office 2013. Για να ανοίξετε το SharePoint Designer 2013 και να συνδεθείτε με μια τοποθεσία SharePoint, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Ανοίξτε το SharePoint Designer 2013, επιλέγοντάς το από το μενού Έναρξη . Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Έναρξη", κάντε κλικ στην επιλογή Όλα τα προγράμματα, έπειτα στην επιλογή Microsoft Office 2013 και, τέλος, κάντε κλικ στην επιλογή SharePoint Designer 2013.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα τοποθεσίας στην αρχική σελίδα του SharePoint Designer 2013.

  3. Πληκτρολογήστε την τοποθεσία του SharePoint στην οποία θέλετε να συνδεθείτε. Για παράδειγμα, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα  για να ανοίξετε την τοποθεσία.

  5. Εάν σας ζητηθεί, πληκτρολογήστε τα διαπιστευτήριά σας. (Εάν η ασφάλεια δεν είναι ενσωματωμένη στον υπολογιστή στον οποίο έχετε συνδεθεί, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε τα διαπιστευτήριά σας.) Φροντίστε να χρησιμοποιήσετε διαπιστευτήρια που έχουν πρόσβαση στην τοποθεσία του SharePoint.

Δημιουργία μιας ροή εργασίας λίστας με βάση την πλατφόρμα ροής εργασιών του SharePoint

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε κλικ στον Κόμβο ροής εργασιών.

  2. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Ροή εργασίας λίστας στην ενότητα Δημιουργία στην καρτέλα ΡΟΈΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ.

  3. Επιλέξτε τη λίστα που θέλετε να συσχετίσετε με τη νέα ροή εργασιών.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία ροής εργασίας λίστας, πληκτρολογήστε ένα όνομα και μια περιγραφή για τη ροή εργασίας και, στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι ο τύπος πλατφόρμας έχει οριστεί σε Ροή εργασίας του SharePoint 2013.

Επιλέξτε OK για να δημιουργήσετε τη ροή εργασίας.

Τώρα που δημιουργήθηκε η ροή εργασίας, μπορείτε να προσθέσετε Ενέργειες, Συνθήκες, Στάδια, Βήματα και Βρόχους για να δημιουργήσετε τη ροή εργασία σας. Αυτά τα στοιχεία ροής εργασίας είναι διαθέσιμα στην κορδέλα του SharePoint Designer 2013.

Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε τη ροή εργασιών του SharePoint 2013 ως έναν διαθέσιμο τύπο πλατφόρμας, τότε η Διαχείριση ροής εργασιών δεν έχει ρυθμιστεί για λειτουργία με συστοιχία SharePoint. Ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης ροής εργασιών για εργασία με τη συστοιχία SharePoint Server 2013.

Στην ενότητα Δείτε επίσης, θα βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με της διαθέσιμη λίστα ενεργειών ροής εργασίας.

Δημιουργία της ενέργειας για την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  2. Στην ενέργεια, κάντε κλικ στην επιλογή αυτοί οι χρήστες

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε χρήστες από τους Υπάρχοντες χρήστες και ομάδες ή πληκτρολογήστε τη δική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο Προς

    Σημειώσεις: 

    • Για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια εξωτερική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. πρέπει να μπορείτε να ανακτήσετε πληροφορίες από τον αντίστοιχο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    • Η διεύθυνση Προς ενός μηνύματος μπορεί να είναι μια συγκεκριμένη στατική διεύθυνση (για παράδειγμα, NORTHWINDTRADERS\junmin ή junmin@northwindtraders.com) ή μια αναζήτηση ροής εργασίας σε μεταβλητές πληροφορίες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση των αναζητήσεων ροής εργασίας για την δυναμική διευθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από τη ροή εργασίας αντί της χρήσης στατικών διευθύνσεων, ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα Δυναμική επιλογή χρηστών ή ομάδων, για τη λήψη του μηνύματος.

    • Η διεύθυνση αποστολέα του μηνύματος που αποδίδεται θα είναι πάντα η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του διαχειριστή του διακομιστή, εκτός εάν ο διαχειριστής του διακομιστή αλλάξει τη διεύθυνση αποστολέα για την τρέχουσα εφαρμογή Web ή για όλες τις εφαρμογές Web. Για να μάθετε περισσότερα, διαβάστε την ενότητα Ρύθμιση παραμέτρων εξερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μια συγκεκριμένη εφαρμογή web.

  4. Στο πλαίσιο Θέμα, πληκτρολογήστε ένα θέμα για το μήνυμα ή κάντε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση σύνδεσης δεδομένων Εικόνα κουμπιού για να ορίσετε μια αναζήτηση ροής εργασίας για το κείμενο που θέλετε εδώ

    Σημείωση: Πρέπει να κάνετε κάποια καταχώρηση στο πλαίσιο Θέμα για να μεταφραστεί σωστά η ροή εργασίας.

  5. Στο μεγάλο πλαίσιο κάτω από το πλαίσιο Θέμα, πληκτρολογήστε ή επικολλήστε το σώμα κειμένου του μηνύματος

  6. Επιλέξτε OK.

  7. Επιλέξτε Ενέργεια > Μετάβαση σε ένα στάδιο

  8. Επιλέξτε Τέλος ροής εργασίας

  9. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημοσίευση

Περισσότερες επιλογές για την τροποποίηση των περιεχομένων του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρατίθενται λεπτομερώς στις ενότητες που ακολουθούν.

Αρχή της σελίδας

Δυναμική επιλογή χρηστών ή ομάδων, για τη λήψη του μηνύματος

Αν καταχωρήσετε στατικές διευθύνσεις στα πεδία Προς και "Κοιν." του μηνύματός σας, τότε, κάθε φορά που θέλετε να αλλάξετε παραλήπτες, πρέπει να ανοίγετε τη ροή εργασίας στο Πρόγραμμα σχεδίασης ροής εργασίας και να κάνετε τις αλλαγές χειροκίνητα. Εάν οι διευθύνσεις πρόκειται να αλλάζουν συχνά, μια καλύτερη πρακτική είναι να χρησιμοποιείτε αναζητήσεις ροής εργασιών στα πεδία Προς και "Κοιν.". Οι αναζητήσεις μπορούν να αναφέρουν διευθύνσεις από ένα πεδίο στο τρέχον στοιχείο, από ένα πεδίο σε ένα στοιχείο μιας άλλης λίστας ή βιβλιοθήκης ή από μεταβλητές ροής εργασίας.

Χρήση προσαρμοσμένης λίστας για την αποθήκευση διευθύνσεων παραληπτών

Εάν οι παραλήπτες αλλάζουν κατά διαστήματα, αλλά όχι τόσο συχνά ώστε να καθορίζονται σε μια φόρμα ενεργοποίησης κάθε φορά που θα ξεκινήσει τη ροή εργασιών, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα παραληπτών που περιέχει ένα στοιχείο λίστας για κάθε ροή εργασίας που αναφέρεται σε αυτό, και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε στήλες μέσα στις οποίες μπορείτε να αποθηκεύσετε τις διευθύνσεις στις οποίες πρόκειται να αποσταλεί κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από κάθε ροή εργασίας. Όταν αλλάζουν οι παραλήπτες για οποιοδήποτε μήνυμα ροής εργασίας, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αλλάξετε τις διευθύνσεις στο κατάλληλο πεδίο του στοιχείου λίστας παραληπτών για αυτήν τη ροή εργασίας.

Σημαντικό: Οι στήλες στις οποίες αποθηκεύετε διευθύνσεις για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ροής εργασίας μπορούν να είναι Μία γραμμή κειμένου, Πολλές γραμμές κειμένου ή στήλες Τύπου ομάδας. Εάν χρησιμοποιείτε μια στήλη Πρόσωπο ή Ομάδα, μπορεί να γίνει μόνο μία καταχώρηση σε κάθε πεδίο όπου θα παραπέμπει η ροή εργασίας για διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κατά τη δημιουργία της στήλης, φροντίστε να επιλέξετε Όχι στην περιοχή Να επιτρέπονται πολλαπλές επιλογές. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τύπο της στήλης για να καθορίσετε πολλούς παραλήπτες, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα του SharePoint που θα περιλαμβάνει τα άτομα στα οποία θέλετε να απευθύνει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου η ροή εργασίας και, στη συνέχεια, να καθορίσετε την ομάδα στο πεδίο. Κατά τη δημιουργία της στήλης, φροντίστε να επιλέξετε Άτομα και ομάδες στην περιοχή Να επιτρέπεται η επιλογή. Μπορείτε να βρείτε μια σύνδεση για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία λιστών και την προσθήκη στηλών στην ενότητα Δείτε επίσης.

Σημείωση: Κατά τη δημιουργία ομάδων SharePoint, φροντίστε κάθε ομάδα να έχει τουλάχιστον δικαιώματα ανάγνωσης για την τοποθεσία και, στην περιοχή Ρυθμίσεις ομάδας της Νέας σελίδας ομάδας, στην ενότητα Άτομα με δυνατότητα προβολής των μελών της ομάδας, να είναι επιλεγμένο το στοιχείο Όλοι.

Για να χρησιμοποιήσετε μια αναζήτηση ροής εργασιών σε μια προσαρμοσμένη λίστα παραληπτών:

  1. Στο πρόγραμμα περιήγησης, δημιουργήστε μια προσαρμοσμένη λίστα με το όνομα Παραλήπτες με τις παρακάτω τρεις στήλες:

    • Αλλάξτε το όνομα της προεπιλεγμένης στήλης Τίτλος σε Όνομα ροής εργασίας. Αφήστε όλες τις άλλες επιλογές, όπως είναι. Βρείτε μια σύνδεση για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αλλαγή στήλης σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη στην ενότητα Δείτε επίσης.

    • Προσθέστε μια στήλη Άτομο ή Ομάδα με το όνομα Προς. Σε αυτή τη στήλη, επιτρέψτε την επιλογή ατόμων και ομάδων, αλλά να μην επιτρέπετε πολλαπλές επιλογές. Αφήστε όλες τις άλλες επιλογές, όπως είναι. Βρείτε μια σύνδεση για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία στήλης σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη στην ενότητα Δείτε επίσης.

    • Προσθέστε μια στήλη με μία γραμμή κειμένου με το όνομα "Κοιν.". Αφήστε όλες τις άλλες επιλογές, όπως είναι.

  2. Στη λίστα Παραλήπτες, δημιουργήστε ένα νέο στοιχείο και, στη συνέχεια, κάντε ένα από τα εξής:

    • Στο πεδίο Όνομα ροής εργασίας, πληκτρολογήστε Επιμέλεια εγγράφων, που είναι το όνομα του δείγματος ροής εργασίας που χρησιμοποιείται εδώ.

    • Στο πεδίο Προς, κάντε κλικ στο Βιβλίο διευθύνσεων Εικόνα κουμπιού και, στη συνέχεια, στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή ατόμων και ομάδων, επιλέξτε ένα μόνο άτομο ή ομάδα για να αποστείλετε μηνύματα σε αυτούς.

    • Στο πεδίο "Κοιν.", πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών στους οποίους θα στείλετε αντίγραφα, που διαχωρίζοντας τις διευθύνσεις με ελληνικά ερωτηματικά.

  3. Δημιουργία νέας ροής εργασίας

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  5. Στην περιοχή Ενέργεια, κάντε κλικ στην επιλογή αυτούς τους χρήστες.

  6. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στο τέλος του πλαισίου Προς, κάντε κλικ στην επιλογή Βιβλίο διευθύνσεων Εικόνα κουμπιού .

  7. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρηστών, στη λίστα Ή επιλέξτε από υπάρχοντες χρήστες και ομάδες, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση ροής εργασίας για ένα χρήστη... και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

  8. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για άτομο ή ομάδα, επιλέξτε τις παρακάτω επιλογές:

    • Προέλευση δεδομένων: Παραλήπτες ή το όνομα του της προσαρμοσμένης λίστας σας.

    • Πεδίο από προέλευση: Προς ή το πεδίο που περιέχει τη διεύθυνση που θέλετε στη γραμμή "Προς".

    • Επαναφορά πεδίου ως: Όνομα σύνδεσης. Αυτό θα καθορίσει τη μορφή του πεδίου "Προς" στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

    • Πεδίο: Παραλήπτες: Όνομα ροής εργασίας

    • Τιμή: Πληκτρολογήστε Επιμέλεια εγγράφων ή το όνομα της τρέχουσας ροής εργασίας.

      Αυτή η αναζήτηση λέει, "Από τη λίστα παραληπτών, επιλέξτε την τιμή από το πεδίο "Προς" όπου το Όνομα ροής εργασίας ισούται με Επιμέλεια εγγράφων.

      Το επάνω μισό του παραθύρου διαλόγου καθορίζει τη λίστα και τη στήλη. Το κάτω μισό του παραθύρου διαλόγου καθορίζει τη γραμμή.

  9. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για άτομο ή ομάδα, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  10. Στο μήνυμα σχετικά με την εξασφάλιση μοναδικών αναζητήσεων, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  11. Κάντε κλικ ξανά στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρηστών.

  12. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στο τέλος του πλαισίου "Κοιν.", κάντε κλικ στην επιλογή Βιβλίο διευθύνσεων Εικόνα κουμπιού .

  13. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρηστών, στη λίστα Ή επιλέξτε από υπάρχοντες χρήστες και ομάδες, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση ροής εργασίας για ένα χρήστη... και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

  14. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός αναζήτησης ροής εργασίας, επιλέξτε τις παρακάτω επιλογές:

    • Προέλευση δεδομένων: Παραλήπτες ή το όνομα του της προσαρμοσμένης λίστας σας.

    • Πεδίο από προέλευση: "Κοιν." ή το πεδίο που περιέχει τη διεύθυνση που θέλετε στη γραμμή "Κοιν.".

    • Επαναφορά πεδίου ως:Όνομα σύνδεσης. Αυτό θα καθορίσει τη μορφή του πεδίου "Προς" στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

    • Πεδίο: Παραλήπτες: Όνομα ροής εργασίας

    • Τιμή: Πληκτρολογήστε Επιμέλεια εγγράφων ή το όνομα της τρέχουσας ροής εργασίας.

      Αυτή η αναζήτηση λέει, "Από τη λίστα παραληπτών, επιλέξτε την τιμή από το πεδίο "Κοιν." όπου το Όνομα ροής εργασίας ισούται με Επιμέλεια εγγράφων.

  15. Κάντε κλικ στην επιλογή OK, κάντε κλικ ξανά στην επιλογή OK στο προειδοποιητικό μήνυμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK ξανά για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρηστών.

Τώρα, όταν η ροή εργασίας στέλνει αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το στέλνει στις διευθύνσεις που αναφέρονται στα πεδία "Προς" και "Κοιν." του στοιχείου Επιμέλεια εγγράφων, στην προσαρμοσμένη λίστα Παραλήπτες. Για να αλλάξετε τους παραλήπτες, απλά κάντε τις αλλαγές που θέλετε στο στοιχείο λίστας.

Μια μεμονωμένη ροή εργασίας μπορεί να στείλει πολλαπλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα μηνύματα ενδέχεται να μην αποστέλλονται όλα στους ίδιους παραλήπτες. Για να αποθηκεύσετε άλλες διευθύνσεις για πρόσθετα μηνύματα που στέλνονται από αυτήν τη ροή εργασίας, μπορείτε να προσθέσετε στήλες στη λίστα για να αποθηκεύσετε τις άλλες διευθύνσεις. Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να θέλετε να ονομάσετε τις στήλες "Πρώτο μήνυμα Προς, "Δεύτερο μήνυμα Προς" και ούτω καθεξής.

Εναλλακτικά, μπορείτε να σχεδιάσετε τη λίστα έτσι ώστε να δημιουργεί ένα στοιχείο για κάθε μήνυμα που στέλνει η ροή εργασίας, αντί για ένα στοιχείο για κάθε ροή εργασίας. Σε αυτή την περίπτωση, βεβαιωθείτε ότι το όνομα που χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό κάθε μηνύματος είναι μοναδικό, έτσι ώστε οι αναζητήσεις που ανακτούν τις διευθύνσεις να επιστρέφουν τη μοναδική τιμή που θέλετε.

Χρησιμοποιήστε τη φόρμα προετοιμασίας ροής εργασίας για να καθορίσετε παραλήπτες

Αν θέλετε οι παραλήπτες να καθορίζονται κάθε φορά που ξεκινάει μια ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε να προσαρμόσετε τη φόρμα προετοιμασίας ροής εργασίας έτσι ώστε να συλλέγει τις διευθύνσεις από το άτομο που ξεκινά τη ροή εργασίας. Στη συνέχεια, η ροή εργασίας μπορεί απλά να χρησιμοποιήσει τις διευθύνσεις που έχουν εισαχθεί απευθείας ή να τις αντιγράψει σε πεδία του τρέχοντος στοιχείου — όπου θα είναι ακόμα διαθέσιμες για αναφορά, αφού η ροή εργασίας ολοκληρώσει την τρέχουσα περίοδο λειτουργίας της. Εάν η ροή εργασίας έχει ρυθμιστεί ώστε να ξεκινά επίσης αυτόματα, μπορείτε να καθορίσετε προεπιλεγμένες διευθύνσεις στη φόρμα προετοιμασίας για κάθε φορά που εκτελείται αυτόματη εκκίνηση.

Αρχή της σελίδας

Συμπερίληψη πληροφοριών σχετικά με το τρέχον στοιχείο

Μέχρι τώρα, το σώμα κειμένου του μηνύματος στο παράδειγμα είναι στατικό: Κάθε φορά που η ροή εργασίας δημιουργεί μια παρουσία του μηνύματος, το κείμενο θα είναι ακριβώς το ίδιο.

Ωστόσο, αυτό να είναι χρήσιμο όταν θέλετε να συμπεριλάβετε κείμενο το οποίο αλλάζει σε σχέση με το στοιχείο στο οποίο εκτελείται η ροή εργασίας αυτή τη στιγμή. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι χρήσιμο για να συμπεριλάβετε τον τίτλο του εγγράφου που χρειάζεται αναθεώρηση στο σώμα του μηνύματος. Για να συμπεριλάβετε αυτό το είδος δυναμικών πληροφοριών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια αναζήτηση ροής εργασίας. Οι αναζητήσεις ανακτούν δεδομένα από διαφορετικές προελεύσεις δεδομένων όπως λίστες, βιβλιοθήκες και δεδομένα ροής εργασίας.

Για να προσθέσετε τον τίτλο του εγγράφου στο κείμενο του μηνύματος:

  1. Πληκτρολογήστε ή επικολλήστε το στατικό κείμενο μέσα στο οποίο θέλετε να εμφανιστούν οι πληροφορίες αναζήτησης.

  2. Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στο σημείο όπου θέλετε να βρίσκεται η αναζήτηση.

    Συμβουλή: Όταν εισάγεται μια αναζήτηση, δεν είναι δυνατό να μετακινηθεί σε νέα θέση. (Είναι δυνατόν, ωστόσο, να "αλλάξετε τη θέση" μιας αναζήτησης με μεταφορά άλλου κειμένου γύρω από αυτήν.) Παρομοίως, δεν μπορείτε να αποκόψετε, να αντιγράψετε ή να επικολλήσετε μια αναζήτηση ή το κείμενο που περιλαμβάνει μια αναζήτηση.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ή αλλαγή αναζήτησης.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτησηγια συμβολοσειρά, επιλέξτε Τρέχον στοιχείο στο πλαίσιο Προέλευση δεδομένων και Όνομαστο πλαίσιο Πεδίο από το αρχείο προέλευσης.

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  6. Η αναζήτηση που εισαγάγατε εμφανίζεται στο σώμα του μηνύματος.

  7. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημοσίευση για να δημοσιεύσετε τη ροή εργασίας.

Όταν εκτελείται η ροή εργασίας και δημιουργείται το μήνυμα, η αναζήτηση αντικαθίσταται από τον τίτλο του εγγράφου.

Εισαγωγή τίτλου 5

Η συμπερίληψη του τίτλου του εγγράφου είναι χρήσιμη, αλλά ίσως είναι ακόμη πιο χρήσιμο να συμπεριλάβετε μια υπερ-σύνδεση που θα σας μεταφέρει απευθείας στο ίδιο το έγγραφο. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να συμπεριλάβετε μια αναζήτηση στην υπερ-σύνδεση.

Αρχή της σελίδας

Συμπερίληψη στατικής υπερ-σύνδεσης

Μπορείτε να συμπεριλάβετε μια στατική υπερ-σύνδεση, που συνδέεται πάντα στην ίδια διεύθυνση ή τη θέση, στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ροής εργασίας. χρησιμοποιώντας το κουμπί Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης στην επάνω δεξιά γωνία του πλαισίου εργαλείου μορφοποίησης στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  1. Πληκτρολογήστε ή επικολλήστε το στατικό κείμενο μέσα στο οποίο θέλετε να εμφανίζεται η σύνδεση.

  2. Επιλέξτε το κείμενο και κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης .

  3. Στο παράθυρο διαλόγου "Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης", πληκτρολογήστε τη διεύθυνση της τοποθεσίας web.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Η υπερ-σύνδεση που εισαγάγατε εμφανίζεται στο σώμα του μηνύματος.

Σημείωση: Τα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βασίζονται σε κείμενο δεν θα παρέχουν την υπερ-σύνδεση.

Για να μάθετε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια αναζήτηση ροής εργασίας για να δημιουργήσετε μια δυναμική υπερ-σύνδεση που οδηγεί σε διάφορες διευθύνσεις ανάλογα με το στοιχείο στο οποίο εκτελείται η ροή εργασίας αυτή τη στιγμή, ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα, Συμπερίληψη μιας υπερ-σύνδεσης στο τρέχον στοιχείο.

Αρχή της σελίδας

Συμπερίληψη υπερ-σύνδεσης στο τρέχον στοιχείο

Στην προηγούμενη ενότητα, Συμπερίληψη στατικής υπερ-σύνδεσης, η διεύθυνση του παραδείγματος υπερ-σύνδεσης περιλαμβάνει μεταβλητές πληροφορίες: Κάθε φορά που η ροή εργασίας στέλνει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η υπερ-σύνδεση παραπέμπει στην ίδια σελίδα.

Με τη χρήση μιας αναζήτησης ροής εργασίας, ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε μια δυναμική σύνδεση με πληροφορίες σχετικά με το τρέχον στοιχείο, για να αποφασίσετε ποια διεύθυνση URL θα παραπέμπει σε αυτό.

Εάν το τρέχον στοιχείο είναι ένα έγγραφο σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων

Στο παράδειγμα ειδοποίησης κατά την εκκίνηση ροής εργασιών, μπορεί να θέλετε να δώσετε μια σύνδεση για το ίδιο το νέο έγγραφο:

  1. Πληκτρολογήστε ή επικολλήστε το στατικό κείμενο μέσα στο οποίο θέλετε να εμφανίζεται η σύνδεση.

  2. Επιλέξτε το κείμενο και κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου "Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης", κάντε κλικ στη συνάρτηση (fx).

    Συμβουλή: Όταν εισάγεται μια αναζήτηση, δεν είναι δυνατό να μετακινηθεί σε νέα θέση. (Είναι δυνατόν, ωστόσο, να "αλλάξετε τη θέση" μιας αναζήτησης με μεταφορά άλλου κειμένου γύρω από αυτήν.) Παρομοίως, δεν μπορείτε να αποκόψετε, να αντιγράψετε ή να επικολλήσετε μια αναζήτηση ή το κείμενο που περιλαμβάνει μια αναζήτηση.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για συμβολοσειρά, επιλέξτε Τρέχον στοιχείο στο πλαίσιο Προέλευσηδεδομένων.

  5. Στο πλαίσιο Πεδίο από προέλευση επιλέξτε Κωδικοποιημένη απόλυτη διεύθυνση URL, και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή OK.

    Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης για το τρέχον στοιχείο 1 Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης για το τρέχον στοιχείο 2 Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης για το τρέχον στοιχείο 3

Όταν ο παραλήπτης του μηνύματος κάνει κλικ στη σύνδεση, ανοίγει το έγγραφο για προβολή ή επεξεργασία.

Εάν το τρέχον στοιχείο είναι ένα στοιχείο λίστας

Όταν δημιουργείτε μια σύνδεση προς ένα στοιχείο λίστας, για παράδειγμα, μια ανακοίνωση ή ένα συμβάν ημερολογίου, μπορείτε να επιλέξετε ώστε η σύνδεση να ανοίγει είτε τη φόρμα εμφάνισης (DispForm.aspx) είτε τη φόρμα επεξεργασίας (EditForm.aspx) του στοιχείου λίστας.

Για να δημιουργήσετε μια σύνδεση που ανοίγει το στοιχείο της λίστας:

  1. Στο πρόγραμμα περιήγησης, μεταβείτε στη λίστα στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε αυτήν τη ροή εργασίας

  2. Ανοίξτε το στοιχείο της λίστας για όλα τα υπάρχοντα έγγραφα στη βιβλιοθήκη, χρησιμοποιώντας την επιλογή Στοιχείο προβολής εάν η σύνδεση να ανοίγει τη φόρμα εμφάνισης ή Επεξεργασία στοιχείου εάν θέλετε η σύνδεση να ανοίγει τη φόρμα επεξεργασίας

  3. Αντιγράψτε τη διεύθυνση στη γραμμή διευθύνσεων από την αρχή http: ή https: από το πρώτο σύμβολο ίσον (=)

    Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης για το στοιχείο λίστας 1

  4. Το κείμενο?ID= είναι μια παράμετρος ερωτήματος που δίνει εντολή στη σελίδα να εμφανίσει τη φόρμα για οποιοδήποτε στοιχείο στην τρέχουσα λίστα ή βιβλιοθήκη που περιέχει το Αναγνωριστικό λίστας που ακολουθεί το σύμβολο ίσον (=), το οποίο, σε αυτό το παράδειγμα θα είναι το Αναγνωριστικό λίστας του τρέχοντος στοιχείου, όπως προσδιορίζεται από την αναζήτηση ροής εργασίας.

    Σημείωση: Εάν το τρέχον στοιχείο είναι μια εργασία που έχει δημιουργηθεί από μία από τις τρεις ενέργειες εργασίας της ροής εργασίας και, εάν θέλετε η σύνδεση να ανοίξει την προσαρμοσμένη φόρμα εργασίας (και όχι την προεπιλεγμένη φόρμα προβολής ή επεξεργασίας για τη λίστα εργασιών), ανατρέξτε στην παρακάτω ενότητα Εάν το τρέχον στοιχείο είναι μια προσαρμοσμένη φόρμα εργασίας. Για τις εργασίες που δεν έχουν δημιουργηθεί από μια ενέργεια ροής εργασίας και τις φόρμες εμφάνισης ακόμη και εκείνων των εργασιών που δημιουργήθηκαν από μία από τις ενέργειες εργασίας ροής εργασιών, η τρέχουσα διαδικασία είναι ό,τι χρειάζεστε.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληκτρολογήστε ή επικολλήστε το στατικό κείμενο μέσα στο οποίο θέλετε να εμφανίζεται η σύνδεση (Για παράδειγμα, για να προβάλετε το στοιχείο της λίστας, κάντε κλικ εδώ).

  6. Επιλέξτε το κείμενο και κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης.

  7. Στην περιοχή Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης επιλέξτε Δόμηση συμβολοσειράς για το πεδίο διεύθυνση

  8. Στο παράθυρο διαλόγου Δόμηση συμβολοσειράς, επικολλήστε τη διεύθυνση.

  9. Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής αμέσως μετά το σύμβολο ίσον (=) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ή αλλαγή αναζήτησης.

  10. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για συμβολοσειρά, επιλέξτε Τρέχον στοιχείο στο πλαίσιο Προέλευση και Αναγνωριστικόστο πλαίσιο Πεδίοαπό το αρχείο προέλευσης.

    Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης για το στοιχείο λίστας 3

  11. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Η τελική συμβολοσειρά στη Δόμηση συμβολοσειράς πρέπει να ξεκινά με http:// ή https:// και να τελειώνει με [%Current Item:ID%] Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης για το στοιχείο λίστας 4

    Σημαντικό: Ενώ η αναζήτηση αναγνωριστικού τρέχοντος στοιχείου είναι χρήσιμη για τη δημιουργία συνδέσεων με το τρέχον στοιχείο λίστας, οι παρακάτω αναζητήσεις μπορεί να παρουσιάσουν σφάλματα στην διαδρομή που αποδίδεται και έτσι δεν συνιστώνται προκειμένου να συμπεριληφθούν σε συνδέσεις μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Διαδρομή, Σχετική διεύθυνση URL διακομιστή, Διεύθυνση URL προέλευσης και Διαδρομή διεύθυνσης URL.

  12. Επιλέξτε OK δύο φορές.

Οι συνδέσεις σας θα εμφανιστούν με μπλε κείμενο με υπογράμμιση στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης για το στοιχείο λίστας 5

Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε τη σύνδεση περισσότερες από μία φορές, συνεχίστε στην επόμενη ενότητα.

Αποθήκευση μιας διεύθυνσης στοιχείου λίστας ως μεταβλητής ροής εργασίας

Μπορείτε να αποθηκεύσετε τη διεύθυνση URL της φόρμας εμφάνισης ή της φόρμας επεξεργασίας από ένα στοιχείο σε μια μεταβλητή ροής εργασίας, ώστε να μπορείτε να την χρησιμοποιήσετε σε πολλές θέσεις στην ίδια ροή εργασίας.

  1. Στο παράθυρο "Πρόγραμμα σχεδίασης ροής εργασίας ", κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες, και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή δευτερεύουσας συμβολοσειράς από δείκτη της συμβολοσειράς

    Μεταβλητή 1

  2. Στο στάδιο, κάντε κλικ στην επιλογή συμβολοσειρά και κάντε κλικ στο κουμπί αποσιωπητικών [...]

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Δόμηση συμβολοσειράς, επικολλήστε το τμήμα στατικού κειμένου από τη διεύθυνση URL (αλλά όχι το στοιχείο αναζήτησης για το Αναγνωριστικό τρέχοντος στοιχείου)

    Μεταβλητή 2

  4. Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής αμέσως μετά το σύμβολο ίσον (=) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ή αλλαγή αναζήτησης

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για συμβολοσειρά, επιλέξτε Τρέχον στοιχείο στο πλαίσιο Προέλευση δεδομένων και Αναγνωριστικόστο πλαίσιο Πεδίοαπό το αρχείο προέλευσης.

    Μεταβλητή 3

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK

    Η αναζήτηση θα προστεθεί στο κείμενο στο παράθυρο διαλόγου

    Μεταβλητή 4

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Δόμηση συμβολοσειράς

  8. Κάντε κλικ στην επιλογή 0 στην εκκίνηση από 0 και αντκαταστήστε το με τον αριθμό 1

    Σημείωση: Όταν το στοιχείο Έναρξη από έχει τιμή μεγαλύτερη από 1, η τελική συμβολοσειρά θα έχει χαρακτήρες που έχουν αφαιρεθεί.

  9. Επιλέξτε Μεταβλητή: δευτερεύουσα συμβολοσειρά ή Μεταβλητή: συμβολοσειρά1 στην περιοχή Έξοδος σε μεταβλητή: δευτερεύουσα συμβολοσειρά

  10. Στη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία νέας μεταβλητής και, στη συνέχεια, στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία μεταβλητής, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα μεταβλητή

  11. Βεβαιωθείτε ότι ο Τύπος έχει οριστεί σε Συμβολοσειρά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή OK Μεταβλητή 5

  12. Κάντε κλικ στο κουμπί κάτω από την ενέργεια που μόλις δημιουργήσατε, προσθέστε την ενέργεια Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή αυτούς τους χρήστες στην ενέργεια. Μεταβλητή 6

  13. Για να χρησιμοποιήσετε τη νέα μεταβλητή στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληκτρολογήστε ή επικολλήστε το στατικό κείμενο μέσα στο οποίο θέλετε να εμφανίζεται η σύνδεση μέσα στο σώμα του μηνύματος. Επιλέξτε το κείμενο και κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης από το μενού μορφοποίησης. Κάντε κλικ στο κουμπί [fx] ή κάντε κλικ στο κουμπί αποσιωπητικών [...] και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ή αλλαγή αναζήτησης

  14. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για συμβολοσειρά, στη λίστα του πλαισίου Προέλευση δεδομένων, επιλέξτε Μεταβλητές και παράμετροι ροής εργασιών

  15. Στη λίστα Πεδίοαπό προέλευση, επιλέξτε Μεταβλητή: το όνομα της μεταβλητής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στις επιλογές OK και OK στο επόμενο πλαίσιο

    Μεταβλητή 7 Ορισμός οθόνης μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά την εισαγωγή μεταβλητής

Τώρα, μπορείτε να εισαγάγετε αυτή η μεταβλητή σε οποιοδήποτε σημείο που το θέλετε της τρέχουσας ροής εργασίας.

Αρχή της σελίδας

Συμπερίληψη εικόνας

Μπορείτε να συμπεριλάβετε ένα γραφικό στο μήνυμά σας, δημιουργώντας μια μεταβλητή και χρησιμοποιώντας την ετικέτα εικόνας HTML <img/> για να συνδεθείτε με μια εικόνα που είναι αποθηκευμένη ως αρχείο JPEG (.jpg) και έχει μεταφορτωθεί σε μια βιβλιοθήκη εικόνων στην τοποθεσία σας.

  1. Στο παράθυρο "Πρόγραμμα σχεδίασης ροής εργασίας ", κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες, και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ορισμός μεταβλητής ροής εργασίας.

  2. Κάντε κλικ στη μεταβλητή ροής εργασίας και επιλέξτε Δημιουργία νέας μεταβλητής...

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία μεταβλητής, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα μεταβλητή και βεβαιωθείτε ότι ο Τύπος έχει οριστεί σε Συμβολοσειρά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή τιμή και κάντε κλικ στο κουμπί αποσιωπητικών [...] και στο παράθυρο Δόμηση συμβολοσειράς, προσθέστε πληκτρολογώντας ή επικολλώντας τη διεύθυνση URL για το αρχείο εικόνας JPEG σε μορφή ετικέτας HTML - <img src ="URL"/> Δόμηση συμβολοσειράς για εικόνα

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  6. Η ενέργεια που έχει εισαχθεί εμφανίζεται ως εξής. Ορισμός μεταβλητής για την εισαγωγή μιας εικόνας

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί κάτω από την ενέργεια που μόλις δημιουργήσατε, προσθέστε την ενέργεια Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ενέργεια και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αυτούς τους χρήστες στην ενέργεια. Εισαγωγή μιας ενέργειας αποστολής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  8. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ή αλλαγή αναζήτησης.

  9. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για συμβολοσειρά, στη λίστα Προέλευση δεδομένων, επιλέξτε Μεταβλητές και παράμετροι ροής εργασιών.

  10. Στη λίστα Πεδίο από προέλευση, επιλέξτε Μεταβλητή: Το όνομα της μεταβλητής και επιλέξτε OK. Συμβολοσειρά ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ροή εργασιών εικόνας Σώμα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ροής εργασιών με εικόνα

  11. Επιλέξτε OK ξανά για να κλείσετε το παράθυρο Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να δημοσιεύσετε τη ροή εργασιών.

 Κατά την αποστολή του μηνύματος, εμφανίζεται η εικόνα από το αρχείο JPEG αντί για την ετικέτα σύνδεσης.

Αρχή της σελίδας

Προσδιορισμός επιλογών που δεν υποστηρίζονται

Οι ακόλουθες επιλογές δεν υποστηρίζονται από την τρέχουσα έκδοση της ενέργειας Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

  • Καθορισμός μιας διεύθυνσης στη γραμμή Από. (Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από τη ροή εργασίας εμφανίζουν πάντα τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που καθορίζεται από το διαχειριστή διακομιστή στη γραμμή Από. Μόνο ο διαχειριστής του διακομιστή μπορεί να αλλάξει αυτή τη ρύθμιση και μπορεί να αλλάξει μόνο για όλες τις ειδοποιήσεις στην τρέχουσα εφαρμογή Web και όχι ανά ροή εργασίας.)

  • Χρήση ενός ενσωματωμένου επικαλυπτόμενου φύλλου στυλ (CSS) για τη μορφοποίηση περιεχομένου μηνύματος. Το κείμενο μπορεί να μορφοποιηθεί χρησιμοποιώντας το χαρακτηριστικό στυλ, αλλά η ετικέτα <style> και οι κατηγορίες CSS δεν υποστηρίζονται.

  • Χρήση μιας αναζήτησης ροής εργασίας στο πλαίσιο Προς ή "Κοιν." που αναφέρει μια στήλη τύπου" Άτομο" ή "Ομάδα" που περιέχει πολλές τιμές.

  • Καθορισμός παραλήπτη "Ιδιαίτ. κοιν." για ένα μήνυμα

  • Συμπερίληψη ενός άλλου αρχείου με ένα μήνυμα ως συνημμένο.

  • Ενσωμάτωση αρχείων εικόνας ή γραφικών σε ένα μήνυμα. Αντί για αυτό, Συμπερίληψη εικόνας.

Αρχή της σελίδας

Δείτε επίσης

SharePoint 2013, βήμα προς βήμα: Ρύθμιση εξερχόμενου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εισαγωγή στον SharePoint Designer

Ρύθμιση παραμέτρων εξερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μια συγκεκριμένη εφαρμογή web

Ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης ροής εργασιών για εργασία με τη συστοιχία SharePoint Server 2013

Γρήγορη αναφορά για ενέργειες ροής εργασιών

Δημιουργία λίστας στο SharePoint

Δημιουργία στήλης σε λίστα ή βιβλιοθήκη του SharePoint

Τροποποίηση στήλης σε λίστα ή βιβλιοθήκη

Δημιουργία ειδοποίησης ή εγγραφή σε μια τροφοδοσία RSS στο SharePoint Online, το SharePoint 2016 και το SharePoint 2013

Δημιουργία ειδοποίησης ή εγγραφή σε μια τροφοδοσία RSS στο SharePoint 2010

Βασικές συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων 

Η παρακάτω λίστα ερωτήσεων μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε την αιτία ενός προβλήματος, δημιουργώντας μια ροή εργασιών:

  1. Μπορείτε να δημιουργήσετε οποιοδήποτε άλλο είδος ροής εργασίας στην ίδια λίστα; Για παράδειγμα, δοκιμάστε να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας έγκρισης

  2. Μπορείτε να δημιουργήσετε την ίδια ροή εργασίας:

    • σε μια διαφορετική λίστα στην ίδια τοποθεσία;

    • σε μια διαφορετική τοποθεσία στην ίδια συλλογή τοποθεσιών;

    • σε μια διαφορετική συλλογή τοποθεσιών στην ίδια εφαρμογή Web;

    • σε μια διαφορετική εφαρμογή Web;

    • κάνοντας είσοδο με διαφορετικό λογαριασμό;

    • χρησιμοποιώντας διαφορετικό υπολογιστή;

 Συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων για προχωρημένους

Εάν καμία από τις βασικές συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων δεν σας βοηθήσει να προσδιορίσετε την αιτία του προβλήματος σε μια ροή εργασίας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε τα απαραίτητα δικαιώματα σε επίπεδο τοποθεσίας και ροής εργασίας. Επιλέξτε διαδοχικά Ρυθμίσεις τοποθεσίας > Δικαιώματα τοποθεσίας > Έλεγχος δικαιωμάτων / Ρυθμίσεις λίστας > Δικαιώματα για αυτήν τη λίστα και επιβεβαιώστε ότι τα αποτελέσματα της διαδικασίας Έλεγχος δικαιωμάτων συμφωνούν με τα εξής:

    1. Ελάχιστα δικαιώματα για τη σχεδίαση μιας ροής εργασίας (αποθήκευση και δημοσίευση):

      1. Στην τοποθεσία SharePoint: Σχεδίαση

      2. στη λίστα SharePoint: Επεξεργασία

    2. Ελάχιστα δικαιώματα για την εκκίνηση μιας ροής εργασίας:

      1. Στην τοποθεσία SharePoint: Μόνο προβολή/Ανάγνωση

      2. στη λίστα SharePoint: Συμβολή

  2. Βεβαιωθείτε ότι οι ρυθμίσεις εξερχόμενων μηνυμάτων έχουν ρυθμιστεί στο σωστό διακομιστή Exchange.

    1. Ανοίξτε μια Γραμμή εντολών ως διαχειριστής

    2. Εκτελέστε την εντολή nslookup <Exchange server address>. Για παράδειγμα: nslookup exch.contoso.com

    3. Στο αποτέλεσμα θα πρέπει να δείτε τη διεύθυνση IP που έχει επιλυθεί για τον διακομιστή Exchange. Σε αντίθετη περίπτωση, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή του Exchange και ζητήστε του το σωστό πλήρως προσδιορισμένο όνομα τομέα (FDQN) του Exchange.

  3. Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο ίδιο άτομο που χρησιμοποιεί τη συνάρτηση Αποστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της κλάσης SPUtility με το SharePoint, ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.

    1. Ανοίξτε το SharePoint WindowsPowerShell ως διαχειριστής. (Κάντε δεξί κλικ στο Κέλυφος διαχείρισης του SharePoint > Εκτέλεση ως διαχειριστής)

    2. Εκτελέστε την εξής δέσμη ενεργειών. Εάν η δέσμη ενεργειών απαντήσει με True και ο χρήστης λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το SharePoint, τότε το SMTP έχει ρυθμιστεί σωστά στο SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον χρήστη από τον διακομιστή SharePoint, χρησιμοποιώντας λειτουργίες SMTP. Ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται στην ενότητα Χρήση του Telnet για τον έλεγχο της επικοινωνίας SMTP.

Σημείωση: Από προεπιλογή, το SharePoint δεν δημιουργεί καταχωρήσεις καταγραφής για τα εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το SharePoint δεν στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναμεταδίδονται μέσω του διακομιστή SMTP (Exchange) διακομιστής που έχει ρυθμιστεί σε Κεντρική διαχείριση. Ακολουθήστε τα παραπάνω βήματα για την εφαρμογή αντιμετώπισης προβλημάτων σε αυτόν τον τύπο ροής εργασίας.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×