Αποστολή αυτόματων απαντήσεων "εκτός γραφείου" από το Outlook

Μπορείτε μόνο να στέλνετε αυτόματες απαντήσεις εκτός γραφείου, χρησιμοποιώντας αυτά τα βήματα, εάν έχετε ένα λογαριασμό Office 365, Outlook.com ή Exchange. Για όλους τους άλλους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανατρέξτε στο θέμα Προώθηση και ανακατεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτόματα.

  1. Επιλέξτε Αρχείο > Αυτόματες απαντήσεις.

    Αυτόματες απαντήσεις

  2. Στο πλαίσιο Αυτόματες απαντήσεις, επιλέξτε Αποστολή αυτόματων απαντήσεων.

    Προαιρετικά, ορίστε ένα εύρος ημερομηνιών για τις αυτόματες απαντήσεις. Με αυτόν τον τρόπο θα απενεργοποιηθούν οι αυτόματες απαντήσεις κατά την ημερομηνία και ώρα που θα ορίσετε. Διαφορετικά, θα πρέπει να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις με μη αυτόματο τρόπο.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν δεν βλέπετε την επιλογή "Αυτόματες απαντήσεις", πιθανότατα χρησιμοποιείτε το Outlook με ένα λογαριασμό POP ή IMAP. Για οδηγίες σχετικά με τη ρύθμιση των αυτόματων απαντήσεων ανατρέξτε στο θέμα Προώθηση και ανακατεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτόματα .

  3. Στην καρτέλα Μέσα στην εταιρεία μου, πληκτρολογήστε την απάντηση που θέλετε να στείλετε σε μέλη της ομάδας σας ή συναδέλφους, ενώ βρίσκεστε εκτός γραφείου.

    Καταχωρήστε το μήνυμα της αυτόματης απάντησης

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αν επιλέξετε την αποστολή αυτόματων απαντήσεων Σε οποιονδήποτε εκτός της εταιρείας μου, οι αυτόματες απαντήσεις σας θα αποστέλλονται σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων των ενημερωτικών δελτίων, των διαφημίσεων και πιθανώς των μηνυμάτων ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Εάν θέλετε να αποστέλλονται αυτόματες απαντήσεις σε άτομα εκτός της εταιρείας σας, συνιστάται να επιλέξετε Μόνο στις επαφές μου.

  4. Επιλέξτε OK για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σας.

Απενεργοποίηση αυτόματων απαντήσεων "εκτός γραφείου"

Όταν το Outlook ρυθμιστεί για την αποστολή αυτόματων απαντήσεων, θα δείτε ένα μήνυμα κάτω από την κορδέλα με αυτές τις πληροφορίες. Επιλέξτε Απενεργοποίηση για να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις "εκτός γραφείου". Εάν θέλετε να τροποποιήσετε τις ημερομηνίες για την αυτόματη απάντησή σας ή το μήνυμα που αποστέλλεται, χρησιμοποιήστε τα παραπάνω βήματα για να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις σας.

Απενεργοποίηση των αυτόματων απαντήσεων

Αντιμετώπιση προβλημάτων: Δεν βλέπω αυτόματες απαντήσεις

Εάν δεν εμφανίζεται η ένδειξη Automatic Replies αφού επιλέξετε Αρχείο, πιθανώς χρησιμοποιείτε λογαριασμό Gmail, Yahoo ή άλλο λογαριασμό POP ή IMAP που δεν υποστηρίζει τη δυνατότητα "Αυτόματες απαντήσεις" του Outlook. Μπορείτε να ρυθμίσετε έναν κανόνα που θα απαντά στα εισερχόμενα μηνύματα, αλλά μόνο εάν αφήσετε ανοικτό το Outlook. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με χρήση κανόνων.

Υπάρχουν δύο διαφορετικοί τρόποι ρύθμισης των αυτόματων απαντήσεων. Η μέθοδος που επιλέγετε εξαρτάται από τον τύπο του λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε στο Outlook.

Έχω λογαριασμό Exchange Server

Έχω λογαριασμό Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! ή άλλο λογαριασμό POP3 ή IMAP.

Δεν γνωρίζω τι είδος λογαριασμού έχω.

Έχω λογαριασμό Exchange Server

Ενεργοποίηση και απενεργοποίηση του Βοηθού Εκτός Γραφείου

  1. Από το μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Βοηθός Εκτός Γραφείου.

    Εντολή Εκτός Γραφείου στο μενού Εργαλεία

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Το μενού Εργαλεία εμφανίζεται στο κύριο παράθυρο του Outlook. Το κύριο παράθυρο είναι το ίδιο παράθυρο που εμφανίζεται όταν εκκινείτε το Outlook και περιλαμβάνει τα μενού Αρχείο, Επεξεργασία, Προβολή, Μετάβαση, Εργαλεία, Ενέργειες και Βοήθεια. Δεν υπάρχει μενού Εργαλεία στα παράθυρα όπου δημιουργείτε ή εμφανίζετε στοιχεία όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφές ή εργασίες.

    Εάν η εντολή Βοηθός Εκτός Γραφείου δεν εμφανίζεται, υπάρχει μια εναλλακτική μέθοδος για την αυτόματη απάντηση σε μηνύματα η οποία είναι διαθέσιμη για όλους τους χρήστες του Outlook. Μεταβείτε στην ενότητα Έχω λογαριασμό Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! ή άλλο λογαριασμό POP3 ή IMAP.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή αυτόματων απαντήσεων Εκτός γραφείου.

  3. Εάν θέλετε, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να αποστέλλονται μόνο σε αυτή τη χρονική διάρκεια για να προγραμματίσετε πότε θα είναι ενεργές οι απαντήσεις "εκτός γραφείου". Εάν δεν καθορίσετε ώρα έναρξης και λήξης, οι αυτόματες απαντήσεις θα αποστέλλονται μέχρι να κάνετε κλικ στην επιλογή Να μην αποστέλλονται αυτόματες απαντήσεις "εκτός γραφείου".

  4. Στην καρτέλα Μέσα στην εταιρεία μου, πληκτρολογήστε την απάντηση που θέλετε να στέλνετε όταν βρίσκεστε εκτός γραφείου.

    Για να στείλετε αυτόματες απαντήσεις σε άτομα εκτός της εταιρείας σας, συνεχίστε με τα βήματα 4 και 5.

  5. Στην καρτέλα Εκτός της εταιρείας μου, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη απάντηση σε άτομα εκτός της εταιρείας μου και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε την απάντηση που θέλετε να αποστέλλεται όταν βρίσκεστε εκτός γραφείου.

    Ως εταιρεία ορίζεται συνήθως η εταιρεία σας και περιλαμβάνει άτομα που διαθέτουν λογαριασμό Exchange Server στο σύστημα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείτε.

    Όταν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη απάντηση σε άτομα εκτός της εταιρείας, η καρτέλα Εκτός της εταιρείας μου εμφανίζει την ένδειξη (Ενεργοποιημένο) δίπλα στο όνομα της καρτέλας.

  6. Στην καρτέλα Εκτός της εταιρείας μου κάντε κλικ στην επιλογή Μόνο στις επαφές μου ή Σε οποιονδήποτε εκτός της εταιρείας μου για να καθορίσετε τα πρόσωπα στα οποία θέλετε να αποστέλλονται αυτόματες απαντήσεις.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Η επαφή θα πρέπει να υπάρχει στον φάκελο Επαφές του Exchange Server. Εάν η επαφή υπάρχει μόνο σε έναν φάκελο που περιλαμβάνεται σε αρχείο Προσωπικών φακέλων (.pst), η αυτόματη απάντηση δεν πρόκειται να σταλεί.

Έχω λογαριασμό Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! ή άλλο λογαριασμό POP3 ή IMAP.

Μπορείτε να συνδυάσετε ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook με κανόνες του Outlook, ώστε να αναπαραγάγετε τη λειτουργία του Βοηθού Εκτός Γραφείου, η οποία είναι διαθέσιμη μόνο στους χρήστες λογαριασμών Exchange Server. Χρησιμοποιώντας αυτόν τον συνδυασμό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να στέλνετε αυτόματες απαντήσεις στα εισερχόμενα μηνύματα.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Για να αποστέλλονται οι αυτόματες απαντήσεις, ο υπολογιστής σας πρέπει να παραμένει ανοικτός και να εκτελείται το Outlook.

Βήμα 1: Δημιουργία προτύπου μηνύματος

  1. Στο μενού Αρχείο, τοποθετήστε το δείκτη στην επιλογή Δημιουργία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  2. Στην καρτέλα Επιλογές, στην ομάδα Μορφή κάντε κλικ στην επιλογή Απλό κείμενο.

  3. Στο κυρίως κείμενο του μηνύματος, πληκτρολογήστε το μήνυμα που θέλετε να στέλνετε ως αυτόματη απάντηση.

  4. Στο παράθυρο μηνύματος, κάντε κλικ στο κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση ως.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, στη λίστα Αποθήκευση ως τύπος, κάντε κλικ στην επιλογή Πρότυπο του Outlook (*.oft).

  6. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το πρότυπο μηνύματος και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Βήμα 2: Δημιουργία κανόνα αυτόματης απάντησης σε νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  1. Από το μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Κανόνες και ειδοποιήσεις.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Κανόνες και Ειδοποιήσεις, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία κανόνα.

  3. Στην περιοχή Εκκίνηση από κενό κανόνα, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος μηνυμάτων κατά την άφιξή τους και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  4. Στην περιοχή Ποιες συνθήκες θέλετε να ελεγχθούν;, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου που στάλθηκε μόνο σε εμένα και όποια άλλα κριτήρια θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  5. Όταν δείτε ένα παράθυρο διαλόγου που σας ενημερώνει ότι αυτός ο κανόνες θα εφαρμόζεται σε κάθε μήνυμα που λαμβάνετε, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι.

  6. Στην περιοχή Τι θέλετε να κάνετε με αυτό το μήνυμα; επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου απάντηση με συγκεκριμένο πρότυπο.

  7. Στην περιοχή Βήμα 2: Επεξεργασία περιγραφής κανόνα (κάντε κλικ σε μια υπογραμμισμένη τιμή), κάντε κλικ στην επιλογή ένα συγκεκριμένο πρότυπο.

  8. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλέξτε ένα πρότυπο απαντήσεων, στο πλαίσιο Διερεύνηση σε, κάντε κλικ στην επιλογή Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων.

  9. Επιλέξτε το πρότυπο που δημιουργήσατε στην προηγούμενη ενότητα και κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.

  10. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  11. Προαιρετικά, επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου για τυχόν εξαιρέσεις στον κανόνα αυτόματης απάντησης.

  12. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  13. Στην περιοχή Βήμα 1: Ορίστε ένα όνομα για τον κανόνα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον κανόνα αυτόματης απάντησης και κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Συμβουλή: Προτείνουμε να δημιουργήσετε μια εργασία Outlook ή μια υπενθύμιση εκκρεμούς εργασίας, που θα σας βοηθήσει να θυμάστε να απενεργοποιείτε αυτό τον κανόνα, όταν θέλετε να διακόψετε την αποστολή αυτόματων απαντήσεων.

Ο κανόνας απάντηση με συγκεκριμένο πρότυπο στον "Οδηγό κανόνων" αποστέλλει την αυτοματοποιημένη απάντηση μία μόνο φορά σε κάθε αποστολέα σε μια περίοδο λειτουργίας. Ο κανόνας αυτός περιορίζει το Outlook από την αποστολή επαναλαμβανόμενων απαντήσεων σε έναν μόνο αποστολέα από τον οποίο λαμβάνετε πολλαπλά μηνύματα. Κατά τη διάρκεια μιας περιόδου λειτουργίας, το Outlook διατηρεί μια λίστα των χρηστών στους οποίους έχει απαντήσει. Εάν, όμως, σταματήσετε το Outlook και έπειτα το ξεκινήσετε και πάλι, η λίστα των αποστολέων που έχουν λάβει αυτόματη απάντηση μηδενίζεται.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Για να στείλει ο Οδηγός κανόνων αυτόματα μια απάντηση, το Outlook θα πρέπει να εκτελείται και να έχει ρυθμιστεί για περιοδικό έλεγχο νέων μηνυμάτων.

Απενεργοποίηση αυτόματων απαντήσεων

  1. Από το μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Κανόνες και ειδοποιήσεις.

  2. Στην καρτέλα Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στην περιοχή Όνομα, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου για τον κανόνα που θέλετε να απενεργοποιήσετε.

Δεν γνωρίζω τι είδος λογαριασμού έχω

Ο απλούστερος τρόπος για να διαπιστώσετε εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό Exchange Server είναι να ανοίξετε τον φάκελο Εισερχόμενα και να ελέγξετε εάν υπάρχει η εντολή Βοηθός Εκτός Γραφείου στο μενού Εργαλεία. Εάν εμφανιστεί ένα κουμπί ανάπτυξης Εικόνα κουμπιού στο κάτω μέρος του μενού, κάντε κλικ σε αυτό έτσι ώστε να εμφανιστούν όλες οι εντολές του μενού Εργαλεία.

Εντολή Εκτός Γραφείου στο μενού Εργαλεία

Εάν η εντολή δεν υπάρχει, πιθανότατα δεν χρησιμοποιείτε λογαριασμό Exchange server και ο Βοηθός Εκτός Γραφείου δεν είναι διαθέσιμος. Υπάρχει μια εναλλακτική μέθοδος για αυτόματη απάντηση σε μηνύματα. Επιλέξτε Έχω λογαριασμό POP3, IMAP ή Outlook.com.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Το μενού Εργαλεία εμφανίζεται στο κύριο παράθυρο του Outlook. Το μενού Εργαλεία δεν εμφανίζεται στα παράθυρα όπου δημιουργείτε ή εμφανίζετε στοιχεία όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφές ή εργασίες.

Εάν γνωρίζετε ότι χρησιμοποιείτε λογαριασμό Exchange Server, αλλά η εντολή Βοηθός Εκτός γραφείου δεν εμφανίζεται στο μενού Εργαλεία, σας προτείνουμε να επικοινωνήσετε με έναν τεχνικό υποστήριξης της Microsoft για να λάβετε βοήθεια.

Δείτε επίσης

Χρησιμοποιήστε το ημερολόγιο του Outlook 2007 για να επισημάνετε τον χρόνο που θα παραμείνετε εκτός γραφείου

Αποστολή αυτόματων απαντήσεων "εκτός γραφείου" από το Outlook για Mac

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×