Ανταλλαγή δεδομένων (αντιγραφή, εισαγωγή, εξαγωγή) μεταξύ του Excel και της Access

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι ανταλλαγής δεδομένων μεταξύ της Microsoft Office Access και του Microsoft Office Excel.

  • Για να εισαγάγετε δεδομένα στο Excel από την Access, μπορείτε να αντιγράψετε δεδομένα από ένα φύλλο δεδομένων της Access και να τα επικολλήσετε σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, να συνδεθείτε σε μια βάση δεδομένων της Access από ένα φύλλο εργασίας του Excel ή να εξαγάγετε δεδομένα της Access σε ένα φύλλο εργασίας του Excel.

  • Για να εισαγάγετε δεδομένα στην Access από το Excel, μπορείτε να αντιγράψετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας του Excel και να τα επικολλήσετε σε ένα φύλλο δεδομένων της Access, να εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε έναν πίνακα της Access ή να συνδεθείτε σε ένα φύλλο εργασίας του Excel από έναν πίνακα της Access.

    Σημειώσεις: 

    • Η λέξη "εισαγωγή" έχει δύο διαφορετικές σημασίες για το Excel και την Access. Στο Excel, όταν κάνετε εισαγωγή, δημιουργείτε μια μόνιμη σύνδεση σε δεδομένα με δυνατότητα ανανέωσης. Στην Access, όταν κάνετε εισαγωγή, μεταφέρετε δεδομένα στην Access μία φορά, χωρίς σύνδεση δεδομένων.

    • Δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα βιβλίο εργασίας Excel ως βάση δεδομένων της Access. Ούτε το Excel ούτε η Access παρέχουν λειτουργίες για τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων Access από δεδομένα του Excel.

Τι θέλετε να κάνετε;

Εργασία με δεδομένα της Access στο Excel

Εργασία με δεδομένα του Excel στην Access

Εργασία με δεδομένα της Access στο Excel

Ενδέχεται να θέλετε να εργαστείτε με δεδομένα της Access σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, ώστε να εκμεταλλευτείτε τις δυνατότητες ανάλυσης δεδομένων και δημιουργίας γραφημάτων, την ευελιξία στην τακτοποίηση και στη διάταξη δεδομένων ή τις πολλές λειτουργίες που δεν είναι διαθέσιμες στην Access.

Αντιγραφή δεδομένων της Access στο Excel

Από την Access, μπορείτε να αντιγράψετε δεδομένα από μια προβολή φύλλου δεδομένων και μετά να επικολλήσετε τα δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας του Excel.

  1. Εκκινήστε την Access και μετά ανοίξτε τον πίνακα, το ερώτημα ή τη φόρμα που περιέχει τις εγγραφές που θέλετε να αντιγράψετε.

  2. Στην καρτέλα Αρχική, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και μετά κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή φύλλου δεδομένων.

  3. Επιλέξτε τις εγγραφές που θέλετε να αντιγράψετε.

    Αν θέλετε να επιλέξετε συγκεκριμένες στήλες, σύρετε μεταξύ των γειτονικών κεφαλίδων στηλών.

  4. Στην καρτέλα Κεντρική, στην ομάδα Πρόχειρο, κάντε κλικ στο στοιχείο Αντιγραφή Εικόνα κουμπιού .

    Εικόνα της Κορδέλας του Excel

    Συντόμευση πληκτρολογίου: Μπορείτε επίσης να πατήσετε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+C.

  5. Εκκινήστε το Excel και μετά ανοίξτε το φύλλο εργασίας στο οποίο θέλετε να επικολλήσετε τα δεδομένα.

  6. Κάντε κλικ στην επάνω αριστερή γωνία της περιοχής φύλλου εργασίας όπου θέλετε να εμφανίζεται το πρώτο όνομα πεδίου.

    Για να διασφαλίζεται ότι οι αντιγραμμένες εγγραφές δεν αντικαθιστούν υπάρχουσες εγγραφές, βεβαιωθείτε ότι το φύλλο εργασίας δεν έχει δεδομένα κάτω ή δεξιά από το κελί στο οποίο κάνετε κλικ.

  7. Από την Κεντρική καρτέλα, κάντε κλικ στην ομάδα Πρόχειρο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Επικόλληση Εικόνα κουμπιού .

    Συντόμευση πληκτρολογίου μπορείτε επίσης να πατήσετε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + V.

Αρχή της σελίδας

Εξαγωγή δεδομένων της Access στο Excel

Χρησιμοποιώντας τον "Οδηγό εξαγωγής" στην Access, μπορείτε να εξαγάγετε ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων της Access, όπως έναν πίνακα, ένα ερώτημα, μια φόρμα ή επιλεγμένες εγγραφές μιας προβολής σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Όταν εκτελείτε μια λειτουργία εξαγωγής, μπορείτε να αποθηκεύετε τις λεπτομέρειες για μελλοντική χρήση, ακόμα και να προγραμματίζετε τη λειτουργία εξαγωγής, ώστε να εκτελείται αυτόματα σε καθορισμένα χρονικά διαστήματα.

τα παρακάτω είναι συνηθισμένα σενάρια για την εξαγωγή δεδομένων από την Access στο Excel:

  • Το τμήμα ή η ομάδα εργασίας σας χρησιμοποιεί και την Access και το Excel όταν εργάζεται με δεδομένα. Αποθηκεύετε τα δεδομένα σε βάσεις δεδομένων της Access, αλλά χρησιμοποιείτε το Excel για να αναλύσετε τα δεδομένα και να κατανείμετε τα αποτελέσματα της ανάλυσης. Η ομάδα σας εξάγει αυτή τη στιγμή δεδομένα στο Excel όταν το χρειάζεται, αλλά εσείς θέλετε να κάνετε αυτή τη διαδικασία πιο αποτελεσματική.

  • Είστε παλιός χρήστης της Access, αλλά ο προϊστάμενός σας προτιμά να προβάλλει τις εκθέσεις στο Excel. Σε τακτικά διαστήματα, αντιγράφετε τα δεδομένα στο Excel, αλλά θέλετε να αυτοματοποιήσετε αυτή τη διαδικασία για να μη χάνετε χρόνο.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εξαγωγή δεδομένων από την Access στο Excel, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας της Access .

Αρχή της σελίδας

Σύνδεση σε δεδομένα της Access από το Excel

Για να εισαγάγετε δεδομένα της Access με δυνατότητα ανανέωσης στο Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε μια σύνδεση, η οποία συχνά αποθηκεύεται σε ένα αρχείο Office Data Connection (.odc), στη βάση δεδομένων της Access και να ανακτήσετε όλα τα δεδομένα από έναν πίνακα ή ερώτημα. Το κύριο όφελος από τη σύνδεση σε δεδομένα της Access αντί της εισαγωγής τους είναι ότι μπορείτε να αναλύετε περιοδικά αυτά τα δεδομένα στο Excel, χωρίς να απαιτείται επανειλημμένα η αντιγραφή ή εξαγωγή των δεδομένων από την Access. Μετά τη σύνδεση στα δεδομένα, μπορείτε επίσης να ανανεώσετε (ή να ενημερώσετε) αυτόματα τα βιβλία εργασίας του Excel από την αρχική βάση δεδομένων της Access κάθε φορά που ενημερώνεται η βάση δεδομένων με νέες πληροφορίες. Για παράδειγμα, ενδέχεται να θέλετε να ενημερώσετε μια συνοπτική έκθεση προϋπολογισμού του Excel που διανέμετε κάθε μήνα και περιέχει τα δεδομένα του τρέχοντα μήνα.

  1. Κάντε κλικ στο κελί στο οποίο θέλετε να τοποθετήσετε τα δεδομένα από τη βάση δεδομένων της Access.

  2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Από την Access.

    Εικόνα της Κορδέλας του Excel

  3. Στη λίστα Αναζήτηση σε, εντοπίστε και κάντε διπλό κλικ στη βάση δεδομένων της Access που θέλετε να εισαγάγετε.

    Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή πίνακα , κάντε κλικ στον πίνακα ή στο ερώτημα που θέλετε να εισαγάγετε και μετά κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων, κάντε τα εξής:

    • Στην περιοχή Επιλογή του τρόπου προβολής αυτών των δεδομένων, κάντε ένα από τα εξής:

      • Για να προβάλετε τα δεδομένα ως πίνακας, ενεργοποιήστε την επιλογή Πίνακας.

      • Για να προβάλετε τα δεδομένα ως μια αναφορά Συγκεντρωτικού πίνακα, επιλέξτε αναφορά Συγκεντρωτικού πίνακα.

      • Για να προβάλετε τα δεδομένα ως μια αναφορά Συγκεντρωτικού γραφήματος και Συγκεντρωτικού πίνακα, επιλέξτε αναφορά Συγκεντρωτικού γραφήματος και Συγκεντρωτικού πίνακα.

    • Προαιρετικά, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες για να ορίσετε τις επιλογές ανανέωσης, μοροφοποίησης και διάταξης για τα δεδομένα εισαγωγής και μετά κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    • Στην περιοχή Επιλέξτε τη θέση των δεδομένων, κάντε ένα από τα εξής:

      • Για να επιστραφούν τα δεδομένα στη θέση που επιλέξατε, κάντε κλικ στην επιλογή Στο υπάρχον φύλλο εργασίας.

      • Για να επιστρέψετε τα δεδομένα στην επάνω αριστερή γωνία του νέου φύλλου εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Νέο φύλλο εργασίας.

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Το Excel τοποθετεί την περιοχή εξωτερικών δεδομένων στη θέση που έχετε καθορίσει.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα σύνδεση σε (εισαγωγή) εξωτερικά δεδομένα.

Αρχή της σελίδας

Εργασία με δεδομένα του Excel στην Access

Ενδέχεται να θέλετε να εργαστείτε με δεδομένα του Excel σε μια βάση δεδομένων της Access, ώστε να εκμεταλλευτείτε τις δυνατότητες διαχείρισης δεδομένων, ασφάλειας ή πολλών χρηστών της Access. Αν και υπάρχουν πολλές χρήσιμες δυνατότητες στην Access, υπάρχουν δύο δυνατότητες που οι χρήστες ενδέχεται να βρουν ιδιαίτερα χρήσιμες για τα δεδομένα του Excel:

  • Αναφορές    Αν είστε εξοικειωμένοι με τη σχεδίαση αναφορών της Access και θέλετε να συνοψίσετε και να οργανώσετε τα δεδομένα του Excel σε αυτόν τον τύπο αναφοράς, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναφορά της Access. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε πιο ευέλικτες αναφορές, όπως αναφορές ομάδας και σύνοψης, εκτυπωμένες ετικέτες και αναφορές με γραφικά.

  • Φόρμες    Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα για να βρείτε ή να εμφανίσετε δεδομένα στο Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα της Access. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα της Access για την εμφάνιση πεδίων σε διαφορετική σειρά από τη σειρά των στηλών στο φύλλο εργασίας ή να προβάλετε πιο εύκολα μια μακριά γραμμή δεδομένων σε μία οθόνη.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εργασία με φόρμες και αναφορές της Access, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας της Access.

Αρχή της σελίδας

Αντιγραφή δεδομένων του Excel στην Access

Από το Excel, μπορείτε να αντιγράψετε δεδομένα από μια προβολή φύλλου εργασίας και μετά να επικολλήσετε τα δεδομένα σε ένα φύλλο δεδομένων της Access.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αν επικολλήσετε δεδομένα από πολλά πεδία ενός φύλλου εργασίας σε ένα φύλλο δεδομένων, βεβαιωθείτε ότι οι στήλες ταιριάζουν στη σειρά των δεδομένων που θέλετε να αντιγράψετε. Κατά την επικόλληση δεδομένων από πολλά πεδία σε μια φόρμα, η Access εκτελεί επικόλληση των δεδομένων σε πεδία με το ίδιο όνομα με τα πεδία προέλευσης, ανεξάρτητα από τη σειρά τους στη φόρμα. Αν τα δεδομένα που θέλετε να αντιγράψετε περιέχουν πεδία που δεν υπάρχουν στη φόρμα προορισμού, η Access εμφανίζει ερώτημα σχετικά με το αν θέλετε να επικολλήσετε μόνο τα πεδία με ονόματα αντιστοίχισης. Αν δεν υπάρχουν ονόματα πεδίων αντιστοίχισης, η Access εκτελεί επικόλληση των πεδίων σύμφωνα με τη σειρά καρτελών της φόρμας και αυτή ενδέχεται να μην είναι η σειρά που θέλετε. Αν τα ονόματα πεδίων στην προέλευση είναι διαφορετικά από τα ονόματα πεδίων στον προορισμό ενδέχεται να θέλετε να επικολλήσετε τα δεδομένων σε ένα φύλλο δεδομένων αντί σε μια φόρμα.

  1. Εκκινήστε το Excel και μετά ανοίξτε το φύλλο εργασίας που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να αντιγράψετε.

  2. Επιλέξτε τις γραμμές που θέλετε να αντιγράψετε.

  3. Στην καρτέλα Κεντρική, στην ομάδα Πρόχειρο, κάντε κλικ στο στοιχείο Αντιγραφή Εικόνα κουμπιού .

    Εικόνα της Κορδέλας του Excel

    Συντόμευση πληκτρολογίου: Μπορείτε επίσης να πατήσετε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+C.

  4. Εκκινήστε την Access και μετά ανοίξτε τον πίνακα, το ερώτημα ή τη φόρμα όπου θέλετε να επικολλήσετε τις γραμμές.

  5. Στην καρτέλα Φύλλο δεδομένων, στην Προβολή κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και μετά κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή φύλλου δεδομένων.

    Εικόνα της κορδέλας της Access

  6. Κάντε ένα από τα εξής: 

    • Για να αντικαταστήσετε τις εγγραφές, επιλέξτε τις εγγραφές και, στη συνέχεια, στην καρτέλα κεντρική, στην ομάδα Πρόχειρο, κάντε κλικ στην επιλογή Επικόλληση Εικόνα κουμπιού .

      Εικόνα της κορδέλας της Access

      Συντόμευση πληκτρολογίου μπορείτε επίσης να πατήσετε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + V.

    • Για να προσαρτήσετε τα δεδομένα ως νέες εγγραφές, από την καρτέλα Αρχική, στην ομάδα Πρόχειρο, κάντε κλικ στην επιλογή Προσάρτηση με επικόλληση του μενού Επεξεργασία.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων του Excel στην Access

Για να αποθηκεύσετε δεδομένα από το Excel σε μια βάση δεδομένων της Access και για να χρησιμοποιείτε και να συντηρείτε κατόπιν τα δεδομένα στην Access, μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα. Κατά την εισαγωγή δεδομένων, η Access αποθηκεύει τα δεδομένα σε έναν νέο ή υπάρχοντα πίνακα χωρίς να αλλοιώνει τα δεδομένα του Excel. Μπορείτε να εισαγάγετε μόνο ένα φύλλο εργασίας κάθε φορά στη διάρκεια μιας λειτουργίας εισαγωγής. Για να κάνετε εισαγωγή δεδομένων από πολλά φύλλα εργασίας, επαναλάβετε τη λειτουργία εισαγωγής για κάθε φύλλο εργασίας.

Τα παρακάτω είναι συνηθισμένα σενάρια για την εισαγωγή δεδομένων του Excel στην Access:

  • Είστε χρήστης του Excel για πολύ καιρό αλλά στην πορεία θέλετε να χρησιμοποιήσετε την Access για να εργαστείτε με τα συγκεκριμένα δεδομένα. Θέλετε να μετακινήσετε τα δεδομένα που υπάρχουν στα φύλλα εργασίας του Excel σε μία ή περισσότερες νέες βάσεις δεδομένων της Access.

  • Το τμήμα ή η ομάδα εργασίας σας χρησιμοποιεί την Access, αλλά εσείς λαμβάνεται περιστασιακά δεδομένα σε μορφή Excel, τα οποία πρέπει να συγχωνευθούν με τις βάσεις δεδομένων της Access που διαθέτετε. Θέλετε να εισαγάγετε αυτά τα φύλλα εργασίας του Excel στη βάση δεδομένων σας με την παραλαβή τους.

  • Χρησιμοποιείτε την Access για να διαχειρίζεστε τα δεδομένα σας, αλλά οι εβδομαδιαίες αναφορές που λαμβάνεται από την υπόλοιπη ομάδα σας έχουν τη μορφή φύλλων εργασίας του Excel. Θέλετε να οργανώσετε τη διαδικασία εισαγωγής για να εξασφαλίσετε ότι η εισαγωγή των δεδομένων στη βάση δεδομένων σας θα γίνεται κάθε εβδομάδα μία συγκεκριμένη ώρα.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εισαγωγή δεδομένων από το Excel στην Access, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας της Access.

Αρχή της σελίδας

Σύνδεση σε δεδομένα του Excel από την Access

Μπορείτε να συνδέσετε μια περιοχή του Excel σε μια βάση δεδομένων της Access ως πίνακα. Χρησιμοποιήστε αυτήν την προσέγγιση, όταν σχεδιάζετε να συνεχίσετε τη διατήρηση της περιοχής στο Excel, αλλά θέλετε επίσης να είναι διαθέσιμο μέσα από την Access. Αυτός ο τύπος σύνδεσης δημιουργείται μέσα από τη βάση δεδομένων της Access και όχι από το Excel.

Όταν κάνετε σύνδεση προς ένα φύλλο εργασίας Excel ή μια ονομαστική περιοχή, η Access δημιουργεί έναν νέο πίνακα που είναι συνδεδεμένος με τα κελιά προέλευσης. Όλες οι αλλαγές που κάνετε στα κελιά προέλευσης του Excel φαίνονται και στον συνδεδεμένο πίνακα. Ωστόσο, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τα περιεχόμενα του αντίστοιχου πίνακα της Access. Εάν θέλετε να προσθέσετε, να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε δεδομένα, τότε πρέπει να κάνετε τις αλλαγές στο αρχείο προέλευσης.

Τα παρακάτω είναι συνηθισμένα σενάρια για σύνδεση σε φύλλο εργασίας του Excel μέσα από την Access:

  • Θέλετε να συνεχίσετε να διατηρείτε τα δεδομένα σας σε φύλλα εργασίας του Excel, αλλά να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τις πανίσχυρες δυνατότητες ερωτημάτων και εκθέσεων της Access.

  • Το τμήμα ή η ομάδα εργασίας σας χρησιμοποιεί την Access, αλλά τα δεδομένα από εξωτερικές πηγές με τις οποίες συνεργάζεστε έρχονται σε φύλλα εργασίας του Excel. Δεν θέλετε να διατηρείτε αντίγραφα των εξωτερικών δεδομένων, αλλά θέλετε να έχετε τη δυνατότητα να εργαστείτε με αυτά στην Access.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση δεδομένων από την Access στο Excel, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας της Access .

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×