Αναζήτηση και χρήση λέξεων-κλειδιών στο κέντρο eDiscovery

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Οι λέξεις-κλειδιά σάς βοηθούν να περιορίσετε το συγκεκριμένο περιεχόμενο που δημιουργείτε μέσω της εξαγωγής για μια υπόθεση eDiscovery. Δημιουργώντας εστιασμένες αναζητήσεις, αυξάνετε την πιθανότητα ότι το περιεχόμενο αφορά μια περίπτωση και μειώνετε τον όγκο του περιεχομένου που πρέπει να διαχειρίζεστε.

Η εταιρεία σας μπορεί να δημιουργήσει μια υπόθεση του eDiscovery, εάν λάβει μια αίτηση για πιθανές αποδείξεις για την υποστήριξη διένεξης, ελέγχου ή έρευνας.

Φίλτρα και ερωτήματα

Όταν δημιουργείτε μια υπόθεση, προσθέτετε Σύνολα εντοπισμού σε αυτήν. Τα σύνολα εντοπισμού περιέχουν τις προελεύσεις περιεχομένου –όπως δευτερεύουσες τοποθεσίες του SharePoint και γραμματοκιβώτια του Exchange– που ενδέχεται να σχετίζονται με μια υπόθεση. Τα φίλτρα σάς βοηθούν να περιορίσετε την προέλευση, όπως με λέξεις-κλειδιά, μια περιοχή ημερομηνιών έναρξης και λήξης, τομείς ή με συντάκτη ή αποστολέα.

Αφού εντοπίσετε πιθανές προελεύσεις, τα ερωτήματα βοηθούν να περιορίσετε ακόμη περισσότερο το περιεχόμενο που θέλετε να εξαγάγετε προς αναθεώρηση ή για να το παράσχετε σε νομικό σύμβουλο ή/και σε όποιον το ζήτησε. Μπορείτε να δομήσετε το φίλτρο σας, χρησιμοποιώντας λέξεις-κλειδιά, περιοχές ημερομηνιών, συντάκτες/παραλήπτες, τομείς και αναζητήσεις εγγύτητας.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Με τη σειρά για το περιεχόμενο για να διαπιστωθεί, πρέπει να ανιχνευτούν από την αναζήτηση. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους προεπιλεγμένους τύπους αρχείων που ανιχνεύονται, ανατρέξτε στο άρθρο προεπιλεγμένη ανιχνευμένων επεκτάσεις ονόματος αρχείου και ανάλυση των τύπων αρχείων στο SharePoint Server 2013.

Τελεστές και εγγύτητα σε λέξεις-κλειδιά

Ειδικοί τελεστές, όπως είναι οι τελεστές Boolean και οι τελεστές εγγύτητας, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία σχέσεων ανάμεσα σε πολλές λέξεις-κλειδιά. Οι τελεστές πρέπει να είναι με κεφαλαία γράμματα. Εάν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε πολλούς τελεστές, μπορείτε να τους ομαδοποιήσετε με παρενθέσεις, για να καθορίσετε τη σειρά με την οποία θα εφαρμοστούν.

Για παράδειγμα, ενδέχεται να αναζητάτε περιεχόμενο με το στέλεχος όρου, αλλά δεν θέλετε να βρείτε τον όρο όταν εμφανίζεται ο τίτλος του συχνές αναφοράς στην εταιρεία σας, που ονομάζεται τη σύνοψη. Όταν χρησιμοποιείτε τη φράση στέλεχος δεν σύνοψης, μπορείτε να περιορίσετε τον αριθμό των στοιχείων που επιστρέφονται από 300 188, εφόσον εξάλειψη όλα τα έγγραφα που περιέχουν τη λέξη σύνοψη.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Όταν δύο λέξεις καθορίζονται χωρίς τελεστή, υπάρχει μια σιωπηρή και. Για παράδειγμα: wooly τύπου worm είναι ίδια με wooly και τύπου worm.

Χρησιμοποιήστε

Για

Παράδειγμα

AND

Εύρεση περιεχομένου που περιέχει όλες τις λέξεις ή τις φράσεις που διαχωρίζει.

risk AND value AND VAR βρίσκει περιεχόμενο που περιέχει τις τρεις λέξεις.

OR

Εύρεση περιεχομένου που περιέχει οποιαδήποτε από τις λέξεις ή τις φράσεις που διαχωρίζει.

risk OR VAR βρίσκει όλο το περιεχόμενο που περιέχει οποιαδήποτε από τις λέξεις.

NOT

Εξαίρεση περιεχομένου που περιέχει τον όρο μέσα σε μια φράση.

Executive NOT Summary βρίσκει όλο το περιεχόμενο που περιέχει τη λέξη διοικητική, εκτός εάν το περιεχόμενο περιέχει επίσης τον όρο σύνοψη.

( )

Ομαδοποίηση λέξεων ή φράσεων για να εμφανιστεί η σειρά με την οποία εφαρμόζονται.

(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)

NEAR(n)

Εντοπίζει λέξεις που είναι κοντά η μία στην άλλη, όπου n είναι ο αριθμός των λέξεων στο ενδιάμεσο. Εάν δεν οριστεί αριθμός, η προεπιλεγμένη απόσταση είναι 8 λέξεις.

Mid NEAR(5) Office βρίσκει Mid και Back Office και MID-Office και Mid, Back, και Front Office.

Χρήση χαρακτήρων μπαλαντέρ

Οι χαρακτήρες μπαλαντέρ μπορούν να σας βοηθήσουν να αναπτύξετε τις λέξεις-κλειδιά, για να συμπεριλάβετε όρους που περιέχουν μέρος μια λέξης-κλειδιού ή όρους που έχουν εναλλακτική ορθογραφία.

Χρησιμοποιήστε

Για

Παράδειγμα

* στο τέλος του word

Εύρεση των όρων που περιέχουν τη ριζική λέξη και τυχόν πρόσθετα γράμματα.

κινδύνου * βρίσκει τα κίνδυνος, κίνδυνοι, κίνδυνου, κίνδυνον και κίνδυνων

Βασικοί κανόνες χρήσης λέξεων-κλειδιών σε φίλτρα και ερωτήματα

  • Ένα φίλτρο ή ένα ερώτημα περιεχομένου μπορεί να περιλαμβάνει λέξεις, φράσεις σε εισαγωγικά και όρους που χρησιμοποιούν λέξεις-κλειδιά και ιδιότητες. Διαχωρίστε τους όρους με κενά.

  • Οι λέξεις που χρησιμοποιούνται συχνά όπως "το", "αυτό" και "από", καθώς και μονοψήφιοι αριθμοί, αγνοούνται.

  • Όταν εσωκλείετε μια φράση σε εισαγωγικά, η αναζήτηση επιστρέφει περιεχόμενο σχετικά με το επιλεγμένο αντικείμενο που περιέχει την ακριβή φράση που πληκτρολογήσατε. Εάν υπάρχει οποιαδήποτε παραλλαγή μεταξύ της φράσης σε εισαγωγικά και το πραγματικό περιεχόμενο, το περιεχόμενο δεν θα βρεθεί.

  • Τελεστές (για παράδειγμα, οι τελεστές Boolean) – όπως ή και και — πρέπει να γράφονται με κεφαλαία.

  • Εάν μια ιδιότητα του περιεχομένου του SharePoint ή το Exchange δεν παρατίθεται στο άρθρο το αναπτυσσόμενο μενού Καθορίστε την ιδιότητα, μπορείτε να το αναζητήσετε με λέξεις-κλειδιά. Συμπεριλάβετε μια τιμή της ιδιότητας σε εισαγωγικά για να βρείτε μια ακριβή αντιστοιχία ή αφήστε την τιμή χωρίς να βρείτε πληκτρολογήσατε μερικές συμφωνίες που ξεκινούν με τα γράμματα. Για παράδειγμα, εάν αναζητάτε filename: "Προϋπολογισμού" (με εισαγωγικά), την αναζήτησή σας θα επιστρέψει ένα αρχείο με το όνομα "Budget.xlsx." Μια αναζήτηση για όνομα αρχείου: προϋπολογισμού (χωρίς τα εισαγωγικά) θα επιστρέψει επίσης τα αρχεία "Budget_Current.xlsx" και "Budget_Next.xlsx."

  • ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Ένα ερώτημα πρέπει να περιλαμβάνει έναν όρο προς εύρεση. Τα ερωτήματα που περιλαμβάνουν μόνο όρους προς αποκλεισμό, επιστρέφουν μήνυμα σφάλματος.

Παραδείγματα για την εφαρμογή κανόνων

Λέξεις-κλειδιά

Αποτελέσματα παραδειγμάτων

Executive Briefing

Οποιοδήποτε περιεχόμενο περιέχει δύο λέξεις διοικητική και ενημέρωση, σε οποιοδήποτε σημείο του εγγράφου, σελίδας, μήνυμα ή μετα-δεδομένων.

"Executive Briefing"

Οποιοδήποτε περιεχόμενο που περιέχει την ακριβή φράση "Διοικητική ενημέρωση" σε οποιοδήποτε σημείο του εγγράφου, σελίδας ή το μήνυμα.

"Executive Briefing" AND "Executive Summary"

Οποιοδήποτε περιεχόμενο που περιέχει την ακριβή φράσεις "Διοικητική ενημέρωση" και "Διοικητική Σύνοψη" σε οποιοδήποτε σημείο του εγγράφου, σελίδας, μήνυμα ή μετα-δεδομένων.

filename:budget

Οποιοδήποτε αρχείο προϋπολογισμού στο όνομα αρχείου, όπως προβλέψεις προϋπολογισμού 2014.docx, προτεραιότητες προϋπολογισμού 2015.pptx, Προγραμματισμός προϋπολογισμού 2014.xlsx, 2014 προϋπολογισμού 2014.xlsx και ούτω καθεξής

filename:2014 budget filetype:xlsx

Φύλλα εργασίας του Excel που περιέχουν τη φράση προϋπολογισμού 2014, όπως "Προγραμματισμός προϋπολογισμού 2014.xlsx" και "Ανασκόπηση προϋπολογισμού 2014.xlsx"

Εμβέλεια ερωτήματος

Ένα ερώτημα μπορεί να αφορά όλο το περιεχόμενο μιας υπόθεσης, συγκεκριμένα σύνολα eDiscovery ή μια συγκεκριμένη προέλευση περιεχομένου (όπως περιεχόμενο Web, ένα κοινόχρηστο στοιχείο αρχείου ή ένα γραμματοκιβώτιο) μέσα σε ένα σύνολο eDiscovery. Ο περιορισμός της εμβέλειας μπορεί να σας βοηθήσει να αναγνωρίσετε το σωστό περιεχόμενο, ειδικά εάν η υπόθεση είναι μεγάλη, και οι επιστροφές της αναζήτησης σε άλλες προελεύσεις ή σύνολα eDiscovery δεν είναι σχετικές.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Όταν είναι επιλεγμένο το στοιχείο Επιλογή προελεύσεων, τα φίλτρα που ενδέχεται να έχουν προστεθεί ως μέρος του συνόλου εντοπισμού δεν περιλαμβάνονται.

Για να ορίσετε την εμβέλεια ενός ερωτήματος, κάντε κλικ στην επιλογή Τροποποίηση εμβέλειας ερωτήματος και, στη συνέχεια, επιλέξτε Όλο το περιεχόμενο της υπόθεσης, Επιλογή συνόλων eDiscovery, ή Επιλογή προελεύσεων.

Η επιλογή Όλο το περιεχόμενο της υπόθεσης περιλαμβάνει όλο το περιεχόμενο από τη λίστα των προελεύσεων, με εφαρμοσμένα οποιαδήποτε φίλτρα συνόλου eDiscovery. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε πρόσθετες θέσεις περιεχομένου και γραμματοκιβώτια κατά τον ορισμό της εμβέλειας του ερωτήματος.

Προβολή και αντιμετώπιση προβλημάτων με ερωτήματα

Μετά την εκτέλεση ενός ερωτήματος, μπορείτε να εμφανίσετε τα αποτελέσματα του SharePoint κατά συνάφεια με το ερώτημα ή από την παλαιότερη προς τη νεότερη ημερομηνία. Μπορείτε να δείτε μια προεπισκόπηση του εγγράφου τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού επάνω από τον τίτλο του.

Για να περιορίσετε τα στοιχεία που εξάγονται, μπορείτε να περιορίσετε ακόμη περισσότερο τα αποτελέσματα με επέκταση αρχείου και με ιδιότητα, όπως ο συντάκτης ή ο τίτλος. Μια τιμή περιορισμού που εφαρμόζεται στο SharePoint δεν επηρεάζει τα αποτελέσματα του Exchange και το αντίστροφο.

Μπορείτε να δείτε τη σύνταξη του ερωτήματος και να μειώσετε τα πλεονάζοντα δεδομένα του Exchange στη σελίδα "Επιλογές ερωτημάτων για προχωρημένους".

Στο παράθυρο διαλόγου του ερωτήματος, κάντε κλικ στη σύνδεση Επιλογές ερωτημάτων για προχωρημένους. Μπορείτε να δείτε την υποκείμενη σύνταξη του ερωτήματος για το Exchange και το SharePoint, τις προελεύσεις περιεχομένου που περιλαμβάνονται στο ερώτημά σας, οποιαδήποτε φίλτρα για το ερώτημά σας και τυχόν περιορισμούς. Μπορείτε επίσης να περιορίσετε τα πλεονάζοντα δεδομένα του Exchange.

Βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το eDiscovery

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις υποθέσεις eDiscovery, ανατρέξτε στα ακόλουθα άρθρα:

Σενάριο: eDiscovery στον SharePoint Server 2013 και τον Exchange Server 2013

Προγραμματισμός και διαχείριση υποθέσεων eDiscovery

Προσθήκη περιεχομένου σε υπόθεση eDiscovery και τοποθέτηση προελεύσεων σε διατήρηση

Προεπιλεγμένη ανιχνευμένων επεκτάσεις ονόματος αρχείου και ανάλυση των τύπων αρχείων στο SharePoint Server 2013

Επισκόπηση των ανιχνευόμενων και διαχειριζόμενων ιδιοτήτων στον SharePoint Server 2013

Δημιουργία και εκτέλεση ερωτημάτων eDiscovery

Εξαγωγή περιεχομένου eDiscovery και δημιουργία αναφορών

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×