Όλες οι πληροφορίες για τις ροές εργασίας έγκρισης

Όλες οι πληροφορίες για τις ροές εργασίας έγκρισης

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Ροές εργασίας του SharePoint μπορούν να σας βοηθήσουν να αυτοματοποιήσετε επιχειρηματικών διαδικασιών, καθιστώντας τις τόσο πιο συνεπείς και πιο αποτελεσματική. Το SharePoint έγκρισης ροής εργασίας σάς επιτρέπει να δρομολογείτε έγγραφα και άλλα στοιχεία που είναι αποθηκευμένα στο SharePoint σε ένα ή περισσότερα άτομα για έγκριση.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα σχετικά με τις ροές εργασίας που περιλαμβάνονται στο SharePoint.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ:  Από προεπιλογή, η ροή εργασίας έγκρισης δεν είναι ενεργοποιημένη και δεν αναγράφεται στο πλαίσιο λίστας Επιλογή προτύπου ροής εργασίας της φόρμας συσχέτισης. Για να γίνει διαθέσιμη για χρήση, ο διαχειριστής τοποθεσίας πρέπει να την ενεργοποιήσει στο επίπεδο συλλογής τοποθεσιών.

Εάν όλα πρέπει να κάνετε είναι να ολοκληρώσετε μια εργασία ροής εργασίας έγκρισης    Απλώς κάντε κύλιση προς τα κάτω στο τμήμα ολοκλήρωσης και αναπτύξετε. Ενδέχεται να μην πρέπει οποιοδήποτε από τα άλλα τμήματα προς το παρόν.

Σύγκριση μη αυτόματων διαδικασιών με τις αυτοματοποιημένες ροές εργασίας

Οι ροές εργασίας του SharePoint είναι:

  • Αποτελεσματική και συνεπής    Μια ροή εργασίας έγκρισης αυτόματα δρομολογεί το έγγραφο ή στοιχείο, αναθέτει εργασίες αναθεώρησης και παρακολουθεί την πρόοδό τους και στέλνει υπενθυμίσεις και τις ειδοποιήσεις όταν είναι απαραίτητο. Τη δραστηριότητα σε μια ροή εργασίας μπορεί να παρακολουθούνται και να προσαρμοστεί από μια σελίδα κεντρική κατάστασης και διατηρούνται στο ιστορικό συμβάντων κατά την εκτέλεση μιας ροής εργασίας για 60 ημέρες μετά την ολοκλήρωση.

  • Λιγότερη εργασία για εσάς    Μια ροή εργασίας έγκρισης εξοικονομεί από εσάς και τους συναδέλφους σας χρόνο και κόπο και ταυτόχρονα βελτιώνει και τυποποιεί τη διαδικασία έγκρισης.

Δείτε εδώ ένα διάγραμμα μιας πολύ απλής έκδοσης της ροής εργασίας έγκρισης.

Διάγραμμα μιας απλής ροής εργασίας έγκρισης

Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο παρουσιάζονται σε δέκα τμήματα με δυνατότητα ανάπτυξης.

Κάντε κλικ εδώ για μερικές συμβουλές σχετικά με την καλύτερη αξιοποίηση αυτού του άρθρου

Εάν όλα πρέπει να κάνετε είναι να ολοκληρώσετε μια εργασία ροής εργασίας έγκρισης    Απλώς κάντε κύλιση προς τα κάτω στο τμήμα ολοκλήρωσης και αναπτύξετε. Ενδέχεται να μην πρέπει οποιοδήποτε από τα άλλα τμήματα προς το παρόν.

Εάν θέλετε να προσθέσετε, Έναρξη, παρακολούθηση, και συντηρείτε ροές εργασίας    Εάν δεν είστε ήδη εξοικειωμένοι με αυτές τις εργασίες, ίσως σας φανεί χρήσιμο να λειτουργεί με τον τρόπο αυτό το άρθρο, το τμήμα από το τμήμα, την πρώτη φορά που σχεδιάζετε και προσθήκη μιας ροής εργασίας. Όταν είστε εξοικειωμένοι με τις πληροφορίες και τη διάταξη άρθρο, θα έχετε τη δυνατότητα για να μεταβείτε κατευθείαν στο τμήμα που χρειάζεστε σε κάθε αποστολέα επισκέψεις.

Έγκριση περιεχομένου και έγκριση δημοσίευσης    Ίσως να έχετε λίστες ή βιβλιοθήκες των οποίων τα νέα στοιχεία ή/και τις νέες εκδόσεις των τρεχόντων στοιχείων θέλετε να αναθεωρήσετε για την ακρίβεια του περιεχομένου τους ή για την καταλληλότητα της μορφής και του στυλ τους, πριν να γίνουν ορατά σε όλους όσους έχουν πρόσβαση στη λίστα. Αυτό το είδος της διαδικασίας αναθεώρησης ονομάζεται έγκριση περιεχομένου και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας έγκρισης για να ελέγξετε την έγκριση περιεχομένου σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη. (Υπάρχει επίσης μια πολύ παρόμοια ροή εργασίας για έγκριση δημοσίευσης, που έχει δημιουργηθεί ειδικά για χρήση σε τοποθεσίες του SharePoint που δημοσιεύουν ιστοσελίδες στο Internet.)

Λίγα λόγια σχετικά με την εκτύπωση αυτού του άρθρου    Το άρθρο αυτό είναι μεγάλο. Εάν θέλετε να εκτυπώσετε μόνο επιλεγμένα τμήματα, βεβαιωθείτε ότι μόνο αυτά τα τμήματα έχουν αναπτυχθεί όταν εκτυπώνετε. (Επίσης, αν θέλετε να συμπεριλάβετε όλα τα γραφικά στο εκτυπωμένο αντίγραφό σας, εκτυπώστε σε οριζόντιο και όχι σε κατακόρυφο προσανατολισμό.)

Και λίγα λόγια για την αναζήτηση    Πριν να αναζητήσετε κείμενο ή κάποιον όρο σε αυτό το άρθρο, βεβαιωθείτε ότι έχουν αναπτυχθεί όλα τα τμήματα στα οποία θέλετε να γίνει η αναζήτηση.

Μια ροή εργασίας έγκρισης είναι μια δυνατότητα του SharePoint που δρομολογεί ένα έγγραφο ή άλλο στοιχείο που είναι αποθηκευμένο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη του SharePoint σε ένα ή περισσότερα άτομα προς έγκριση ή απόρριψη. Η ροή εργασίας αυτοματοποιεί, βελτιώνει και τυποποιεί ολόκληρη τη διαδικασία.

Διάγραμμα ροής εργασίας απλής έγκρισης

Η βασική ροή εργασίας έγκρισης που συμπεριλαμβάνεται στα προϊόντα του SharePoint λειτουργεί ως πρότυπο. Χρησιμοποιώντας αυτό το πρότυπο, μπορείτε να προσθέσετε πολλές ροές εργασίας έγκρισης στις τοποθεσίες σας. Κάθε ροή εργασίας που προσθέτετε είναι μια μοναδική έκδοση της βασικής ροής εργασίας έγκρισης με το δικό της εξειδικευμένο τρόπο λειτουργίας, βασισμένο στις ρυθμίσεις που καθορίζετε όταν την προσθέτετε.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

  1. Τι μπορεί να μιας ροής εργασίας έγκρισης κάνει για μένα;

  2. Τι δεν μπορείτε να κάνετε μια ροή εργασίας έγκρισης;

  3. Ποιος μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτόν τον τύπο της ροής εργασίας;

  4. Πώς που σχεδιασμός, προσθήκη, εκτέλεση και διατήρηση αυτόν τον τύπο της ροής εργασίας;

1. Τι μπορεί να κάνει μια ροή εργασίας έγκρισης για μένα;

  • Όταν προσθέτετε για πρώτη φορά μια ροή εργασίας έγκρισης στη λίστα, στη βιβλιοθήκη ή στη συλλογή τοποθεσιών σας, μπορείτε να καθορίσετε πόσους συμμετέχοντες θα συμπεριλάβετε και να υποδείξετε αν οι εργασίες τους ανατίθενται η μία μετά την άλλη (σε σειρά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα). Μπορείτε ακόμα να αποφασίσετε αν θα διαιρέσετε τις εργασίες των συμμετεχόντων σε δύο ή περισσότερα ξεχωριστά στάδια, καθώς και να καθορίσετε μια τελική προθεσμία ή/και τον επιτρεπόμενο χρόνο για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας. Κάθε φορά που ξεκινάτε τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο σε ένα στοιχείο, μπορείτε να τροποποιήσετε οποιαδήποτε από αυτές τις ρυθμίσεις.

  • Η ροή εργασίας αναθέτει μια εργασία σε κάθε καθορισμένο συμμετέχοντα. Κάθε συμμετέχων επιλέγει μεταξύ πολλών πιθανών αποκρίσεων: να εγκρίνει ή να απορρίψει το στοιχείο, να αιτηθεί την αλλαγή ενός στοιχείου, να αναθέσει εκ νέου την εργασία ή να ακυρώσει ή να διαγράψει την εργασία.

  • Ενώ εκτελείται η ροή εργασίας, μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο και να κάνετε προσαρμογές (αν χρειάζεται) από μία μόνο, κεντρική σελίδα Κατάστασης ροής εργασίας.

  • Για 60 ημέρες μετά την ολοκλήρωση της ροής εργασίας, η λίστα όλων των συμβάντων ροής εργασίας που προέκυψαν κατά τη διάρκεια αυτής της εκτέλεσης (ή παρουσίας) της ροής εργασίας είναι ακόμα διαθέσιμη στη σελίδα Κατάστασης ροής εργασίας, ως άτυπη αναφορά.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας έγκρισης για τη διαχείριση μιας διαδικασίας έγκρισης περιεχομένου για μια λίστα ή βιβλιοθήκη. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο τμήμα ΕΛΕΓΧΟΣ αυτού του άρθρου.

2. Τι δεν μπορεί να κάνει μια ροή εργασίας έγκρισης;

Οι συμμετέχοντες σε μια ροή εργασίας έγκρισης δεν επιτρέπεται συνήθως να κάνουν αλλαγές στο στοιχείο που αναθεωρείται. Αντίθετα, οι συμμετέχοντες μπορούν να ζητήσουν οι αλλαγές να γίνονται στο στοιχείο κατά τη διάρκεια της παρουσίας της ροής εργασίας. Εάν θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας στην οποία οι συμμετέχοντες μπορούν να εισαγάγουν σχόλια και να παρακολουθούν αλλαγές στο ίδιο το στοιχείο, ανατρέξτε στο άρθρο, "Όλες οι πληροφορίες για τις ροές εργασίας Συλλογής σχολίων", στην ενότητα Δείτε επίσης.

Επίσης, τις ροές εργασίας έγκρισης δεν έχουν σχεδιαστεί για τη συλλογή υπογραφών. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας για τη συλλογή υπογραφών σε ένα έγγραφο του Microsoft Word, ένα βιβλίο εργασίας του Microsoft Excel ή φόρμας του Microsoft InfoPath, ανατρέξτε στο άρθρο,όλα σχετικά με τις ροές εργασίας συλλογής υπογραφών, στην ενότητα Δείτε επίσης.

Αρχή του τμήματος

3. Ποιος μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτόν τον τύπο ροής εργασίας;

Για να προσθέσετε μια ροή εργασίας    Από προεπιλογή, πρέπει να έχετε το δικαίωμα διαχείρισης λιστών για να προσθέσετε μια ροή εργασίας. (Ομάδας "κάτοχοι" περιλαμβάνει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή, τα μέλη της ομάδας και της ομάδας επισκέπτες δεν.)

Για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας    Επίσης από προεπιλογή, πρέπει να έχετε δικαιώματα επεξεργασίας στοιχείων για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας που έχει ήδη προστεθεί. (Τα μέλη της ομάδας και ομάδας "κάτοχοι" και τα δύο έχουν δικαιώματα επεξεργασίας στοιχείων από προεπιλογή, στην ομάδα επισκέπτες δεν.)

Εναλλακτικά, τα μέλη της ομάδας "Κάτοχοι" μπορούν να επιλέξουν τη ρύθμιση παραμέτρων συγκεκριμένων ροών εργασίας ώστε να μπορούν να ξεκινήσουν μόνο από μέλη της ομάδας "Κάτοχοι". (Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απαιτούνται δικαιώματα διαχείρισης λιστών για την εκκίνηση της ροής εργασίας, στην πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού.)

Αρχή του τμήματος

4. Πώς προγραμματίζει, προσθέτει, εκτελεί και διατηρεί κάποιος αυτόν τον τύπο ροής εργασίας;

Παρακάτω περιγράφονται τα βασικά στάδια:

  • Πριν από την εκτέλεση της ροής εργασίας (σχεδιασμός, προσθήκη, Έναρξη)   
    πριν να προσθέσετε μια ροή εργασίας, σκοπεύετε όπου θέλετε να προσθέσετε το (για μία μόνο λίστα ή βιβλιοθήκη, ή για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών) και τις λεπτομέρειες της Τρόπος λειτουργίας. Αφού έχετε προσθέσει και να ρυθμίσει τις παραμέτρους της ροής εργασίας, οποιοσδήποτε έχει τα απαραίτητα δικαιώματα μπορεί να ξεκινήσει τη ροή εργασίας σε ένα συγκεκριμένο στοιχείο. Η ροή εργασίας μπορεί επίσης να ρυθμιστεί ώστε να εκτελείται αυτόματα. Αυτόματη εκτελείται μπορεί να ενεργοποιηθεί που βασίζεται σε ένα ή και τα δύο από τα ακόλουθα ενεργοποίησης: όταν οποιοδήποτε στοιχείο για να δημιουργείται ή προστίθεται σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, ή όταν οποιοδήποτε στοιχείο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη έχει αλλάξει.

  • ΕΝΏ εκτελείται η ροή εργασίας (ολοκλήρωση, παρακολούθηση, προσαρμογή)   
    ενώ εκτελείται η ροή εργασίας, μεμονωμένα συμμετέχοντες ολοκληρώσουν τις εργασίες που του έχουν ανατεθεί. Αυτόματη υπενθυμίσεις αποστέλλονται στους συμμετέχοντες που δεν πληρούν τις προθεσμίες εργασιών. Στο μεταξύ, μπορείτε να παρακολουθήσετε την πρόοδο της ροής εργασίας από μια κεντρική σελίδα κατάστασης ροής εργασίας για τη συγκεκριμένη συγκεκριμένη παρουσία της ροής εργασίας. Προσαρμογές με τη ροή εργασίας κατά την εκτέλεσή μπορούν να γίνουν από την ίδια σελίδα; και, εάν είναι απαραίτητο, η ροή εργασίας μπορεί να ακυρωθεί ή τερματισμό σε χαρακτήρα από εκεί.

  • ΜΕΤΆ την εκτέλεση της ροής εργασίας (αναθεώρηση, αναφορά, αλλαγή)   
    όταν ολοκληρωθεί η ροή εργασίας, μπορείτε να αναθεωρήσετε τις ολόκληρο το ιστορικό που Εκτέλεση (ή παρουσία) για έως και 60 ημέρες στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας". Από την ίδια σελίδα, μπορούν να δημιουργηθούν στατιστικές εκθέσεις σχετικά με την εκτέλεση αυτής της έκδοσης της ροής εργασίας. Τέλος, εάν υπάρχει ποτέ όλα τα στοιχεία που θέλετε να αλλάξετε σχετικά με τον τρόπο τις συναρτήσεις ροής εργασίας, μπορείτε να ανοίξετε και να επεξεργαστείτε τη φόρμα συσχετισμού που ολοκληρώσατε όταν προσθέσατε πρώτα τη ροή εργασίας.

Το ακόλουθο διάγραμμα ροής απεικονίζει αυτά τα στάδια από την οπτική του ατόμου που προσθέτει μια νέα ροή εργασίας.

Διαδικασία ροής εργασίας

Σε αυτό το τμήμα, περιγράφουμε τις αποφάσεις που πρέπει να λάβετε και τις πληροφορίες που θα χρειαστεί να συγκεντρώσετε πριν προσθέσετε μια έκδοση της ροής εργασίας έγκρισης.

Εάν είστε ήδη εξοικειωμένοι με το πώς μπορείτε να προσθέσετε αυτόν τον τύπο της ροής εργασίας και το μόνο που χρειάζεται μια υπενθύμιση σχετικά με τα συγκεκριμένα βήματα, μπορείτε να μεταβείτε απευθείας στο στο κατάλληλο τμήμα ΠΡΟΣΘΗΚΗ (λίστα/βιβλιοθήκη ή συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

  1. Πρότυπα και εκδόσεις

  2. Παρουσίαση της φόρμας συσχετισμού

  3. Δώδεκα ερωτήσεις προς απάντηση

1. Πρότυπα και εκδόσεις

Οι ροές εργασίας που συμπεριλαμβάνονται στα προϊόντα του SharePoint λειτουργούν ως υποδείγματα προτύπων στα οποία βασίζονται οι συγκεκριμένες, ξεχωριστές ροές εργασίας που προσθέτετε στις λίστες, τις βιβλιοθήκες και τη συλλογή τοποθεσιών.

Κάθε φορά που προσθέτετε μια ροή εργασίας έγκρισης, για παράδειγμα, στην πραγματικότητα προσθέτετε μια έκδοση του γενικού προτύπου ροής εργασίας έγκρισης. Δίνετε σε κάθε έκδοση το όνομά της και τις ρυθμίσεις της, τις οποίες καθορίζετε στη φόρμα συσχετισμού όταν προσθέτετε αυτήν τη συγκεκριμένη έκδοση. Με τον τρόπο αυτό, μπορείτε να προσθέσετε πολλές ροές εργασίας, όλες τις εκδόσεις που βασίζονται στο υπόδειγμα προτύπου ροής εργασίας έγκρισης, αλλά κάθε έκδοση θα έχει ονομαστεί και προσαρμοστεί για το συγκεκριμένο τρόπο με τον οποίο θα τη χρησιμοποιήσετε.

Σε αυτήν την εικόνα, έχουν προστεθεί τρεις ροές εργασίας που βασίζονται στο πρότυπο ροής εργασίας έγκρισης — μία για όλους τους τύπους περιεχομένου σε μία μόνο βιβλιοθήκη, μία για ένα μόνο τύπο περιεχομένου σε μία μόνο βιβλιοθήκη και μία για ένα μόνο τύπο περιεχομένου σε ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών.

Τρεις ροές εργασίας που βασίζονται στο πρότυπο ροής εργασίας έγκρισης

Αρχή του τμήματος

2. Παρουσίαση της φόρμας συσχετισμού

Όποτε προσθέτετε μια νέα έκδοση ροής εργασίας που βασίζεται σε ένα από τα πρότυπα ροής εργασίας που συμπεριλαμβάνονται, συμπληρώνετε μια φόρμα συσχετισμού για να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να λειτουργεί η νέα σας έκδοση.

Στην ακόλουθη ενότητα, θα βρείτε μια λίστα ερωτήσεων που θα σας προετοιμάσουν για να μπορείτε να συμπληρώσετε τη φόρμα συσχετισμού. Πρώτα, ωστόσο, κοιτάξτε για λίγο τη φόρμα και τα πεδία της.

Πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού

Πρώτη φόρμα ενεργοποίησης

Δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού

Φόρμα για την εισαγωγή πληροφοριών ειδικά για την εκτέλεση

Τα πεδία στο κόκκινο πλαίσιο σε αυτήν τη δεύτερη σελίδα εμφανίζονται επίσης στη φόρμα προετοιμασίας, που παρουσιάζεται κάθε φορά που η ροή εργασίας ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο και μπορείτε να τα επεξεργαστείτε εκεί για αυτήν τη συγκεκριμένη εκτέλεση.

Αρχή του τμήματος

3. Δώδεκα ερωτήσεις προς απάντηση

Μόλις απαντήσετε σε όλες τις ερωτήσεις σε αυτήν την ενότητα, είστε έτοιμοι να προσθέσετε τη ροή εργασίας σας.

  1. Είναι αυτός ο τύπος δεξιά ροής εργασίας;

  2. Μία λίστα ή βιβλιοθήκη ή ολόκληρη η συλλογή τοποθεσιών; και ένας τύπος περιεχομένου ή όλοι οι τύποι περιεχομένου;

  3. Τι είναι ένα καλό όνομα;

  4. Λίστες εργασίας και λίστες ιστορικού: υπάρχουσες ή νέες;

  5. Πώς (και από ποιον) μπορεί να αυτήν τη ροή εργασίας να ξεκινά;

  6. Οι τύποι περιεχομένου που μεταβιβάζονται από αυτόν λαμβάνουν επίσης αυτήν τη ροή εργασίας;

  7. Συμμετέχοντες: Ποια άτομα, σε ποια σειρά;

  8. Ποιες επιπλέον πληροφορίες χρειάζονται οι συμμετέχοντες;

  9. Πότε είναι η προθεσμία των εργασιών;

  10. Πότε τερματίζεται αυτή η ροή εργασίας;

  11. Ποιος πρέπει να ειδοποιηθεί;

  12. Αυτή η ροή εργασίας θα ελέγχει έγκριση περιεχομένου;

01. Είναι αυτός ο σωστός τύπος ροής εργασίας;

Υπάρχουν αρκετά πρότυπα ροής εργασίας που περιέχουν τη λέξη 'Έγκριση' στα ονόματά τους. Σε αυτό το άρθρο αφορά το πρότυπο ροής εργασίας που εμφανίζεται στο μενού ως έγκριση – SharePoint 2013. Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι αυτός ο τύπος ροής εργασίας είναι η καλύτερη επιλογή για εσάς, ανατρέξτε στην πίσω στο τμήμα ΜΆΘΕΤΕ σε αυτό το άρθρο. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα πρότυπα ροής εργασίας που είναι διαθέσιμες, ανατρέξτε στο άρθρο, σχετικά με τις ροές εργασίας που περιλαμβάνονται στο SharePoint, στην ενότητα Δείτε επίσης.

Αρχή του τμήματος

02. Μία λίστα ή βιβλιοθήκη ή ολόκληρη η συλλογή τοποθεσιών; (και) Ένας τύπος περιεχομένου ή όλοι οι τύποι περιεχομένου;

Μπορείτε να κάνετε τη νέα έκδοση της ροής εργασίας έγκρισης διαθέσιμη σε μία μόνο λίστα ή βιβλιοθήκη μόνο ή μπορείτε να την κάνετε διαθέσιμη σε ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών.

  • Εάν προσθέσετε τη ροή εργασίας για μία μόνο λίστα ή βιβλιοθήκη, μπορείτε να τη ρυθμίσετε ώστε να εκτελείται είτε σε όλους τους τύπους περιεχομένου είτε σε ένα μόνο τύπο περιεχομένου.

  • Εάν προσθέσετε τη ροή εργασίας για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών, ωστόσο, πρέπει να τη ρυθμίσετε να εκτελείται σε ένα μόνο τύπο περιεχομένου τοποθεσίας.

Χάρτης της συλλογής τοποθεσιών με επεξήγηση τριών τρόπων προσθήκης

Τι είναι ένας τύπος περιεχομένου;

Κάθε έγγραφο ή άλλο στοιχείο που είναι αποθηκευμένα σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη SharePoint ανήκει σε μία ή άλλο τύπο περιεχομένου. Έναν τύπο περιεχομένου μπορεί να είναι ως βασικές και γενικό ως έγγραφο ή Υπολογιστικό φύλλο του Excelή ως ιδιαίτερα εξειδικευμένες ως Συμβόλαιο ή Προδιαγραφές σχεδίασης προϊόντος. Ορισμένοι τύποι περιεχομένου που είναι διαθέσιμες στα προϊόντα του SharePoint από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να το προσαρμόσετε αυτά τα και προσθέστε άλλους χρήστες που δημιουργείτε εσείς.

Αρχή του τμήματος

03. Ποιο είναι ένα καλό όνομα;

Δώστε στην έκδοση της ροής εργασίας σας ένα όνομα το οποίο:

  • Υποδεικνύει ξεκάθαρα για ποιο σκοπό χρησιμοποιείται.

  • Διακρίνεται ξεκάθαρα μεταξύ άλλων ροών εργασίας.

Παράδειγμα

Φανταστείτε ότι είστε μέλος μιας ομάδας αναθεωρητών. Η ομάδα σας θέλει να χρησιμοποιήσει δύο διαφορετικές ροές εργασίας έγκρισης για να διαχειριστεί υποβολές εγγράφων από εξωτερικούς συμβάλλοντες:

  • Θα εκτελείτε την πρώτη ροή εργασίας σε κάθε έγγραφο που έχει υποβληθεί για να αποφασίσετε αν θα το αποδεχτείτε για τη διαδικασία αναθεώρησης.

  • Μόλις αποδεχτείτε και αναθεωρήσετε κάθε έγγραφο που έχει υποβληθεί, θα εκτελέσετε τη δεύτερη ροή εργασίας στο αναθεωρημένο πρόχειρο για να αποφασίσετε αν θα το αποδεχτείτε ως τελικό.

Μπορείτε να ονομάσετε την πρώτη ροή εργασίας Έγκριση αποδοχής υποβολής και τη δεύτερη Τελικό έγκρισης Πρόχειρο.

Συμβουλή: Όπως συνήθως, είναι καλό να καθιερώσετε συνεπείς συμβάσεις ονοματοδοσίας και να βεβαιωθείτε ότι όλοι όσοι συμπεριλαμβάνονται στις ροές εργασίας σας είναι εξοικειωμένοι με αυτές τις συμβάσεις.

Αρχή του τμήματος

04. Λίστες εργασίας και λίστες ιστορικού: Υπάρχουσες ή νέες;

Μπορείτε να κάνετε τη ροή εργασίας σας να χρησιμοποιεί τις προεπιλεγμένες λίστες "Εργασίες" και "Ιστορικό" της τοποθεσίας, να χρησιμοποιεί άλλες υπάρχουσες λίστες ή να απαιτεί νέες λίστες για αυτήν τη ροή εργασίας.

  • Εάν η τοποθεσία σας πρόκειται να έχει πολλές ροές εργασίας ή αν ορισμένες ροές εργασίας πρόκειται να περιλαμβάνουν πολλές εργασίες, εξετάστε το ενδεχόμενο να απαιτείτε νέες λίστες για κάθε ροή εργασίας. (Η διαχείριση μεγάλων λιστών μπορεί να επιβραδύνει τις επιδόσεις. Είναι πιο γρήγορο και εύκολο για το σύστημα να διατηρεί αρκετές μικρότερες λίστες από ότι μία πολύ μεγάλη.)

  • Εάν οι εργασίες και το ιστορικό αυτής της ροής εργασίας πρόκειται να περιέχει ευαίσθητα ή εμπιστευτικά δεδομένα που θέλετε να διατηρήσετε ξεχωριστά από τη γενική λίστα "Εργασίες", τότε πρέπει σίγουρα να υποδείξετε ότι θέλετε νέες, ξεχωριστές λίστες για αυτήν τη ροή εργασίας. (Μόλις προσθέσετε τη ροή εργασίας, βεβαιωθείτε ότι έχουν οριστεί τα κατάλληλα δικαιώματα για τις νέες λίστες.

Αρχή του τμήματος

05. Πώς (και από ποιον) μπορεί να ξεκινήσει αυτή η ροή εργασίας;

Μια ροή εργασίας μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να ξεκινά μόνο με μη αυτόματο τρόπο ή μόνο με αυτόματο τρόπο ή και με τους δύο τρόπους:

  • Όταν ξεκινάτε με μη αυτόματο τρόπο μια ροή εργασίας έγκρισης σε ένα έγγραφο ή στοιχείο, παρουσιάζεται μια άλλη φόρμα, η φόρμα ενεργοποίησης. Η φόρμα ενεργοποίησης περιέχει τις περισσότερες από τις ρυθμίσεις στη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού. Με τον τρόπο αυτό, αν το άτομο που ξεκινά τη ροή εργασίας θέλει να αλλάξει κάποια από αυτές τις ρυθμίσεις (για την τρέχουσα παρουσία μόνο), μπορεί να το κάνει πριν κάνει κλικ στην επιλογή Έναρξη.

  • Με την αυτόματη έναρξη, βεβαίως, δεν υπάρχει η δυνατότητα εμφάνισης μιας φόρμας ενεργοποίησης κι έτσι οι ρυθμίσεις που καθορίζονται στη φόρμα συσχετισμού χρησιμοποιούνται χωρίς αλλαγές.

Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει τη διαφορά μεταξύ της μη αυτόματης και της αυτόματης έναρξης.

Σύγκριση φορμών για μη αυτόματη και αυτόματη έναρξη

Οι αλλαγές που κάνετε στη φόρμα ενεργοποίησης είναι εφαρμόζεται μόνο κατά την τρέχουσα παρουσία της ροής εργασίας. Για να αλλάξετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις μόνιμο, της ροής εργασίας, επεξεργαστείτε την αρχική φόρμα συσχετισμού , όπως εξηγείται στο τμήμα ΑΛΛΑΓΉ αυτού του άρθρου.

Μη αυτόματη έναρξη

Εάν επιτρέπετε τη μη αυτόματη έναρξη, οποιοσδήποτε έχει τα απαραίτητα δικαιώματα μπορεί να ξεκινήσει τη ροή εργασίας σε οποιοδήποτε κατάλληλο στοιχείο, οποιαδήποτε στιγμή.

Τα πλεονεκτήματα μιας μη αυτόματης έναρξης είναι ότι εσείς και οι συνάδελφοί σας μπορείτε να εκτελέσετε τη ροή εργασίας μόνο όταν και αν το επιλέξετε και ότι κάθε φορά που την εκτελείτε έχετε τη δυνατότητα να αλλάξετε ορισμένες ρυθμίσεις χρησιμοποιώντας τη φόρμα ενεργοποίησης.

Ένα γρήγορο παράδειγμα    Εάν θέλετε να εκτελέσετε τη ροή εργασίας σας μόνο σε στοιχεία που έχουν συνταχθεί από συντάκτη εκτός της ομάδας σας, τότε αν την ξεκινάτε μόνο με μη αυτόματο τρόπο θα την εμποδίσετε να εκτελείται αυτόματα σε στοιχεία που έχετε συντάξει εσείς και τα μέλη της ομάδας σας. (Εναλλακτική λύση: Διατηρήστε μια λίστα ή βιβλιοθήκη για τα στοιχεία από συντάκτες της ομάδας σας και μια ξεχωριστή λίστα ή βιβλιοθήκη για στοιχεία από όλους τους άλλους συντάκτες. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εκτελέσετε τη ροή εργασίας αυτόματα, αλλά μόνο στη λίστα των εξωτερικών συντακτών.)

Το βασικό μειονέκτημα της μη αυτόματης έναρξης είναι ότι κάποιος πρέπει να θυμάται να εκτελεί τη ροή εργασίας όποτε χρειάζεται.

Αυτόματη έναρξη

Μπορείτε να ρυθμίσετε τη ροή εργασίας να ξεκινά αυτόματα όταν συμβαίνει κάτι από τα ακόλουθα:

  • Κάποιος προσπαθεί να δημοσιεύσει μια κύρια έκδοση ενός στοιχείου.

  • Δημιουργείται ή αποστέλλεται ένα νέο στοιχείο στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

  • Αλλάζει ένα στοιχείο ήδη αποθηκευμένο στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

Το πλεονέκτημα μιας αυτόματης έναρξης είναι ότι κανείς δεν χρειάζεται να θυμηθεί να ξεκινήσει τη ροή εργασίας. Εκτελείται κάθε φορά που προκύπτει ένα συμβάν ενεργοποίησης.

Ένα γρήγορο παράδειγμα    Εάν είστε υπεύθυνοι για την ακρίβεια και την καταλληλότητα των στοιχείων σε μια λίστα, μπορείτε να προσθέσετε μια ροή εργασίας έγκρισης σε αυτήν τη λίστα και να ορίσετε τον εαυτό σας ως τον μοναδικό συμμετέχοντα. Μπορείτε να ρυθμίσετε τη ροή εργασίας ώστε να ξεκινά αυτόματα κάθε φορά που ένα στοιχείο στη λίστα αλλάζει και κάθε φορά που προστίθεται ένα νέο στοιχείο. Με αυτόν τον τρόπο, θα είστε πάντα ενημερωμένοι.

Δύο μειονεκτήματα της αυτόματης έναρξης:

  • Δεν μπορείτε να σταματήσετε την εκτέλεση της ροής εργασίας κάθε φορά που προκύπτει το συμβάν ενεργοποίησης.

  • Δεν μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις στην αρχή κάθε ξεχωριστής παρουσίας.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εκτέλεση της ροής εργασίας έγκρισης αυτόματα κάθε φορά που κάποιος προσπαθεί να δημοσιεύσει μια κύρια έκδοση ενός στοιχείου, ανατρέξτε στο τμήμα ΕΛΕΓΧΟΣ αυτού του άρθρου.

Αρχή του τμήματος

06. Οι τύποι περιεχομένου που λαμβάνουν στοιχεία από αυτόν, λαμβάνουν επίσης και αυτήν τη ροή εργασίας;

Μόνο όταν προσθέτετε μια ροή εργασίας σε έναν τύπο περιεχομένου για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών, σας δίνεται η δυνατότητα επίσης να προσθέτετε τη ροή εργασίας σε όλους τους άλλους τύπους περιεχομένου στη συλλογή τοποθεσιών που λαμβάνουν στοιχεία από τον τύπο περιεχομένου στον οποίο προσθέτετε τη ροή εργασίας.

Σημειώσεις

  • Η λειτουργία που πραγματοποιεί όλες τις επιπλέον προσθήκες μπορεί να χρειαστεί αρκετό χρόνο για να ολοκληρωθεί.

  • Εάν η μεταβίβαση έχει καταστραφεί για κάποιες τοποθεσίες ή δευτερεύουσες τοποθεσίες όπου θέλετε αυτή η ροή εργασίας να προστεθεί στους τύπους περιεχομένου που λαμβάνουν στοιχεία, τότε βεβαιωθείτε ότι είστε μέλος της ομάδας "Κάτοχοι" σε καθεμία από αυτές τις τοποθεσίες ή δευτερεύουσες τοποθεσίες πριν εκτελέσετε αυτήν τη λειτουργία.

Αρχή του τμήματος

07. Συμμετέχοντες: Ποια άτομα, σε ποια σειρά;

Θα χρειαστεί να παρέχετε το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε άτομο στο οποίο θα ανατεθούν οι εργασίες αναθεώρησης.

Ένα στάδιο ή πολλά στάδια;    Μπορείτε να επιλέξετε να έχετε μόνο μία στάδιο αναθεώρηση εργασίες ή να έχετε πολλά στάδια. Εάν έχετε περισσότερα από ένα στάδιο, τα στάδια θα εκτελεστεί ένα μετά το άλλο.

Παράλληλες αναθεωρήσεις ή αναθεωρήσεις σε σειρά;    Για τους συμμετέχοντες σε οποιαδήποτε ένα στάδιο, μπορείτε να επιλέξετε είτε να έχουν τις εργασίες αναθεώρησης στους οποίους έχουν ανατεθεί όλες ταυτόχρονα (παράλληλα) ή να έχετε τις εργασίες αναθεώρησης στους οποίους έχουν ανατεθεί μία μετά την άλλη (σε σειρά) με τη σειρά που υποδεικνύετε. Η επιλογή "σειρά" μπορεί να είναι χρήσιμο εάν, για παράδειγμα, να ρυθμίσετε τη ροή εργασίας για να τερματίσετε μετά την πρώτη απόρριψη — ή εάν θέλετε οι συμμετέχοντες περαιτέρω μαζί για να μπορέσετε να δείτε σχόλια από τους συμμετέχοντες προηγούμενες ως μέρος του στο περιβάλλον αναθεωρήσεις τους.

Δείτε ένα παράδειγμα

Αυτό το απλό σενάριο απεικονίζει μερικά από τα πλεονεκτήματα των πολλών σταδίων και των αναθεωρήσεων σε σειρά:

Φανταστείτε ότι ο Αλέξανδρος προσθέτει μια νέα ροή εργασίας έγκρισης. Θέλει οι συνάδελφοί του, Άννα και Γιάννης, να αναθεωρούν πρώτα κάθε στοιχείο πριν το αναθεωρήσει ο ίδιος. Θέλει επίσης να τερματίζεται η ροή εργασίας πριν τη δική του αναθεώρηση, αν είτε η Άννα είτε ο Γιάννης απορρίψουν το στοιχείο. Ο Αλέξανδρος μπορεί να το ρυθμίσει αυτό με έναν από τους δύο τρόπους:

  • Χρησιμοποιώντας μια σειρά αναθεώρηση    Ο Κώστας Ρυθμίζει μια σειρά αναθεώρηση μίας φάσης στην οποία Άννα και Γιάννη είναι οι πρώτες δύο συμμετέχοντες και είναι το τρίτο; και αυτός επιλέγει την επιλογή τέλους κατά την πρώτη απόρριψη.
    Σε αυτήν τη ρύθμιση, Άννα πρέπει να εγκρίνει το στοιχείο πριν έχει ανατεθεί η εργασία του Κώστα και, στη συνέχεια, Γιάννη πρέπει να εγκρίνει το στοιχείο πριν έχει ανατεθεί ο Κώστας της εργασίας. Εάν η Άννα απορρίπτει το στοιχείο, ούτε Γιάννη ούτε ο Κώστας εκχωρούνται μιας εργασίας. και εάν εγκρίνει Άννα αλλά αναθέσετε, στη συνέχεια, η ροή εργασίας εξακολουθεί να τελειώνει πριν από την εργασία αναθεώρησης του ο Κώστας είναι ποτέ στους οποίους έχουν ανατεθεί.
    Ακολουθεί πώς ο Κώστας ρυθμίζει την αναθεώρηση σειριακή μίας φάσης.
    Φόρμα με επισημασμένη τη ρύθμιση για το στάδιο σε σειρά
    Επιλογή τερματισμού κατά την πρώτη απόρριψη

  • Με χρήση δύο σταδίων    Εάν ο Κώστας θέλει Άννα και Γιάννη θα εκχωρηθούν αναθεωρήσεις τους την ίδια στιγμή, ώστε να Γιάννη δεν χρειάζεται να περιμένετε Άννα για να ολοκληρώσετε πριν να ξεκινήσει να κάνει, αυτός μπορεί να ρυθμίσει δύο σταδίων στη ροή εργασίας: το πρώτο παράλληλο στάδιο για Άννα και του Κώστα αναθεωρήσεις , και το δεύτερο μια ξεχωριστή σταδίου για μόνο δική του αναθεώρηση. Ξανά, εσείς επιλέγει την επιλογή τέλους κατά την πρώτη απόρριψη. Δεύτερου σταδίου δεν θα ξεκινήσει μέχρι να ολοκληρωθεί το πρώτο στάδιο; Επομένως, ξανά, εάν η Άννα ή Γιάννη απορρίπτει το στοιχείο, εργασία αναθεώρησης του ο Κώστας ποτέ εκχωρούνται.
    Ακολουθεί πώς ο Κώστας ρυθμίζει τα δύο σταδίων παράλληλες αναθεώρηση.
    Φόρμα με επισημασμένη τη ρύθμιση για το παράλληλο στάδιο
    Επιλογή τερματισμού κατά την πρώτη απόρριψη

Παρακάτω παρατίθενται τα διαγράμματα και των δύο λύσεων.

Ροή εργασίας σε σειρά και ροή εργασίας δύο σταδίων η μία δίπλα στην άλλη

Εξωτερικών συμμετεχόντων    Υπάρχει μια ειδική διαδικασία για τη συμπερίληψη τους συμμετέχοντες που δεν είναι μέλη της εταιρείας σας του SharePoint. Σε αυτήν τη διαδικασία, ένα μέλος της τοποθεσίας που λειτουργεί ως ένα διακομιστή μεσολάβησης για του εξωτερικού συμμετέχοντος.

Δείτε εδώ ένα διάγραμμα αυτής της διαδικασίας:

Διάγραμμα ροής της διαδικασίας για τη συμπερίληψη εξωτερικού συμμετέχοντα

Εκχωρείται μία εργασία σε κάθε σύνολο ομάδας ή μία σε κάθε μέλος της ομάδας;    Εάν συμπεριλάβετε μια ομάδα διεύθυνση ή λίστα διανομής στους συμμετέχοντες στη ροή εργασίας σας, μπορείτε να έχετε τη ροή εργασίας εκχώρηση μία εργασίασε κάθε μέλος της ομάδας, ή αντιστοίχιση μόνο μία εργασία σε ολόκληρη την ομάδα (αλλά ακόμα να στείλετε μια ειδοποίηση που μία εργασία σε κάθε μέλος). Όταν ανατίθεται μόνο μία εργασία σε ολόκληρη την ομάδα, στη συνέχεια, οποιοδήποτε μέλος της ομάδας μπορούν να διεκδικήσετε και να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία μόνο. (Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ολοκλήρωσης του σε αυτό το άρθρο.)

Αρχή του τμήματος

08. Ποιες επιπλέον πληροφορίες χρειάζονται οι συμμετέχοντες;

Υπάρχει ένα πεδίο κειμένου στη φόρμα συσχετισμού από όπου μπορείτε να παρέχετε οδηγίες, λεπτομέρειες για τις απαιτήσεις, τους πόρους κ.ο.κ.

Δύο πράγματα που μπορείτε να συμπεριλάβετε:

  • Στοιχεία επικοινωνίας, σε περίπτωση που οι συμμετέχοντες έχουν δυσκολίες ή απορίες.

  • Εάν η ροή εργασίας που θα εκχωρήσετε μόνο μία εργασία σε κάθε ομάδα ή λίστα διανομής, αναφέρετε εδώ ότι ένα μέλος κάθε τέτοια ομάδα θα πρέπει να Διεκδίκηση εργασίας πριν από την ολοκλήρωση του. Με αυτόν τον τρόπο, άλλα μέλη της ομάδας δεν σπαταλούν χρόνο από την αρχή την ίδια εργασία. Θα βρείτε τις λεπτομέρειες σχετικά με τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ολοκλήρωσης αυτού του άρθρου

Αρχή του τμήματος

09. Πότε είναι η προθεσμία των εργασιών;

Μπορείτε να υποδείξετε πότε είναι οι προθεσμίες των εργασιών με έναν ή και με τους δύο ακόλουθους τρόπους:

Ανά ημερολογιακή ημερομηνία    Μπορείτε να καθορίσετε μία μόνο ημερομηνία ως προθεσμία για όλες τις εργασίες.

  • Εάν ρυθμίσετε τη ροή εργασίας να ξεκινά αυτόματα, συνήθως δεν πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτήν την επιλογή. Αυτό συμβαίνει επειδή η ημερομηνία τιμή που καθορίζετε δεν ρυθμίζεται αυτόματα σε σχέση με την τρέχουσα ημερομηνία κάθε φορά που η ροή εργασίας να ξεκινά αυτόματα.

Ανά διάρκεια εργασίας    Μπορείτε να καθορίσετε τον αριθμό των ημερών, των εβδομάδων ή των μηνών που διατίθενται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας, ξεκινώντας από τη στιγμή ανάθεσης της εργασίας.

  • Μια ημερολογιακή προθεσμία παρακάμπτει μια καθορισμένη διάρκεια εργασίας. Δηλαδή: Εάν σήμερα είναι 10 Ιουνίου και μου ανατέθηκε σήμερα μια εργασία που έχει διάρκεια τριών ημερών, αλλά η οποία έχει επίσης ημερολογιακή προθεσμία στις 11 Ιουνίου, τότε η εργασία θα έχει προθεσμία την 11η Ιουνίου (την ημερολογιακή προθεσμία) και όχι την 13η Ιουνίου (τη λήξη της διάρκειας των τριών ημερών).

Αρχή του τμήματος

10. Πότε τερματίζεται αυτή η ροή εργασίας;

Για να μην χάνετε χρόνο με περιττές αναθεωρήσεις, μπορείτε να επιλέξετε να τερματίζεται η ροή εργασίας αμέσως (πριν την καθορισμένη ή την υπολογισμένη προθεσμία) όταν συμβεί οποιοδήποτε από τα ακόλουθα:

  • Κάποιος συμμετέχων απορρίπτει το στοιχείο.

  • Το στοιχείο έχει αλλαχθεί με οποιονδήποτε τρόπο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Μια ροή εργασίας δεν μπορεί να ξεκινήσει σε ένα στοιχείο για το οποίο τη συγκεκριμένη στιγμή έχει γίνει ανάληψη ελέγχου. Μόλις ξεκινήσει η ροή εργασίας, ωστόσο, μπορεί να γίνει ανάληψη ελέγχου του στοιχείου προς αναθεώρηση για να το προστατεύσετε από αλλαγές. (Μέχρι όμως να γίνει ξανά η μεταβίβαση ελέγχου του στοιχείου, καμία άλλη ροή εργασίας δεν μπορεί να ξεκινήσει σε αυτό.)

Αρχή του τμήματος

11. Ποιος πρέπει να ειδοποιηθεί;

Στο πεδίο Κοιν., στη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού, μπορείτε να καταχωρήσετε ονόματα ή διευθύνσεις όλων όσων πρέπει να ειδοποιηθούν κάθε φορά που ξεκινά ή τερματίζεται μια ροή εργασίας.

  • Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας σε αυτό το άτομο.

  • Όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και τερματισμού, χωρίς να χρειάζεται να έχει καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

  • Όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει με αυτόματο τρόπο, το άτομο που αρχικά την προσέθεσε λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και τερματισμού, χωρίς να χρειάζεται να έχει καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

Αρχή του τμήματος

12. Αυτή η ροή εργασίας θα ελέγχει την έγκριση περιεχομένου;

Μπορεί να έχετε λίστες ή βιβλιοθήκες οι οποίες θέλετε να περιέχουν νέα στοιχεία ή/και νέες εκδόσεις των τρεχόντων στοιχείων προς αναθεώρηση για την ακρίβεια του περιεχομένου τους ή για την καταλληλότητα της μορφής και του στυλ τους, πριν γίνουν ορατά σε όλους όσοι έχουν πρόσβαση στη λίστα. Αυτού του είδους η διαδικασία αναθεώρησης ονομάζεται έγκριση περιεχομένου.

Στα προϊόντα του SharePoint, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας έγκρισης για να κάνετε τη διαδικασία έγκρισης περιεχομένου ακόμα πιο εύκολη και πιο αποτελεσματική. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο τμήμα ΕΛΕΓΧΟΣ έγκρισης περιεχομένου αυτού του άρθρου.

Και στη συνέχεια;

Εάν είστε έτοιμοι να προσθέσετε τη νέα ροή εργασίας έγκρισης στη λίστα, βιβλιοθήκη, ή τη συλλογή τοποθεσιών, μεταβείτε στο κατάλληλο τμήμα ΠΡΟΣΘΗΚΗ (λίστα/βιβλιοθήκη ή συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Μπορεί να έχετε λίστες και βιβλιοθήκες οι οποίες περιέχουν νέα στοιχεία ή/και νέες εκδόσεις των τρεχόντων στοιχείων προς αναθεώρηση για την ακρίβεια του περιεχομένου τους ή για την καταλληλότητα της μορφής και του στυλ τους, πριν γίνουν ορατά σε όλους όσοι έχουν πρόσβαση στη λίστα. Αυτού του είδους η διαδικασία αναθεώρησης ονομάζεται έγκριση περιεχομένου.

Στα προϊόντα του SharePoint, μπορείτε να ελέγξετε την έγκριση περιεχομένου με μη αυτόματο τρόπο, χωρίς ροή εργασίας. Όμως, μια ροή εργασίας έγκρισης του SharePoint μπορεί να κάνει τη διαδικασία ακόμα πιο εύκολη και πιο αποτελεσματική.

Εάν δεν είστε ήδη εξοικειωμένοι με τη διαχείριση εκδόσεων και τις δυνατότητες έγκρισης περιεχομένου στα προϊόντα του SharePoint, προτείνουμε να ξεκινήσετε διαβάζοντας τα ακόλουθα άρθρα:

Υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους μια ροή εργασίας έγκρισης μπορεί να ελέγξει τη διαδικασία έγκρισης περιεχομένου. Κάθε τρόπος σχετίζεται με έναν μόνο έλεγχο στις φόρμες συσχετισμού που θα βρείτε όταν αρχικά προσθέσετε τη ροή εργασίας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη ροή εργασίας σας για έναν από τους δύο ή και για τους δύο.

Έλεγχος δημοσίευσης κύριων εκδόσεων

Στην περιοχή Επιλογές εκκίνησης στην πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού, υπάρχει η επιλογή Έναρξη αυτής της ροής εργασίας, για την έγκριση της δημοσίευσης μιας κύριας έκδοσης ενός στοιχείου. Ορισμένα πράγματα που πρέπει να έχετε υπόψη σας:

  • Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο για μια ροή εργασίας έγκρισης που εκτελείται σε όλους τους τύπους περιεχομένου σε μία μόνο λίστα ή βιβλιοθήκη και όχι για οποιαδήποτε ροή εργασίας που εκτελείται σε στοιχεία ενός μόνο τύπου περιεχομένου.

  • Για να είναι διαθέσιμη αυτή η επιλογή, πρέπει να ενεργοποιηθεί η έγκριση περιεχομένου για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στη σελίδα "Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων" και πρέπει να έχει επιλεχθεί το στοιχείο Δημιουργία κύριων και δευτερευουσών (πρόχειρων) εκδόσεων στην ίδια σελίδα.

  • Εάν επιλέξετε αυτό το στοιχείο, οι δύο επιλογές που το ακολουθούν δεν είναι διαθέσιμες: Έναρξη αυτής της ροής εργασίας, όταν δημιουργηθεί ένα νέο στοιχείο και Έναρξη αυτής της ροής εργασίας, όταν αλλάξει ένα στοιχείο.

  • Εάν επιλέξετε αυτό το στοιχείο, η ροή εργασίας σας θα εκτελείται αυτόματα σε ένα στοιχείο μόνο όταν κάποιος επιχειρήσει να δημοσιεύσει μια κύρια έκδοση αυτού του στοιχείου.

  • Σε οποιαδήποτε λίστα ή βιβλιοθήκη, μπορεί να υπάρχει μόνο μία ροή εργασίας έγκρισης που χρησιμοποιείται για την έγκριση δημοσίευσης κύριων εκδόσεων. Εάν προσπαθείτε να καθορίσετε μια δεύτερη ροή εργασίας στην ίδια λίστα ή βιβλιοθήκη για αυτήν τη λειτουργία, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε μία από τις δύο.

Στοιχείο ελέγχου δεν βασίζεται στη Διαχείριση εκδόσεων

Στην περιοχή Ενεργοποίηση έγκρισης περιεχομένου στη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού, υπάρχει η επιλογή Ενημερώστε την κατάσταση έγκρισης μετά από την ολοκλήρωση της ροής εργασίας (χρησιμοποιήστε αυτήν τη ροή εργασίας για τον έλεγχο της έγκρισης περιεχομένου).

Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη στη φόρμα είτε απαιτείται είτε όχι η έγκριση περιεχομένου στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. Όπως και να έχει, η τιμή στο πεδίο Έγκριση για το στοιχείο ενημερώνεται με βάση το αποτέλεσμα της ροής εργασίας.

Με τη χρήση αυτής της επιλογής, μπορείτε είτε:

  • Να εκτελείτε πάντα τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο, είτε

  • Να επιλέξετε μία ή περισσότερες από τις επιλογές αυτόματης έναρξης στην πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού, είτε

  • Να επιτρέψετε τόσο τη μη αυτόματη όσο και την αυτόματη έναρξη

Έλεγχος περιεχομένου για τοποθεσίες δημοσίευσης στο web

Ο έλεγχος περιεχομένου είναι μια εξειδικευμένη διαδικασία σε τοποθεσίες που δημοσιεύουν σελίδες στο web. Αντίστοιχα, υπάρχει μια εξειδικευμένη "Ροή εργασίας για έγκριση δημοσίευσης" για χρήση σε τοποθεσίες δημοσίευσης, καθώς και ένα πρότυπο τοποθεσίας (που ονομάζεται "Τοποθεσία δημοσιεύσεων με ροή εργασίας"), το οποίο περιλαμβάνει μια έκδοση αυτής της ροής εργασίας που έχει ήδη προσαρμοστεί για χρήση στη δημοσίευση στο web.

Και στη συνέχεια;

Εάν είστε έτοιμοι να προσθέσετε τη νέα ροή εργασίας έγκρισης στη λίστα, βιβλιοθήκη, ή τη συλλογή τοποθεσιών, μεταβείτε στο κατάλληλο τμήμα ΠΡΟΣΘΗΚΗ (λίστα/βιβλιοθήκη ή συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με την προσθήκη ροών εργασίας, μπορεί να σας φανούν χρήσιμες για να δείτε τόσο στο τμήμα ΜΆΘΕΤΕ και το τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ σε αυτό το άρθρο, πριν να συνεχίσετε με τα βήματα σε αυτό το τμήμα.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

  1. Πριν ξεκινήσετε

  2. Προσθήκη της ροής εργασίας

1. Πριν ξεκινήσετε

Πριν προσθέσετε μια ροή εργασίας πρέπει να τακτοποιήσετε δύο θέματα:

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο    Προκειμένου η ροή εργασίας να στέλνει ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπενθυμίσεις, πρέπει να ενεργοποιηθεί η υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την τοποθεσία σας στο SharePoint. Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι αυτό έχει ήδη γίνει, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint.

Δικαιώματα    Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του SharePoint απαιτεί ότι έχετε το δικαίωμα διαχείρισης λιστών για να προσθέσετε τις ροές εργασίας για λίστες, βιβλιοθήκες, ή συλλογές τοποθεσιών. (Ομάδας "κάτοχοι" περιλαμβάνει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή, τα μέλη της ομάδας και τις ομάδες επισκέπτες δεν. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα, ανατρέξτε στο τμήμα ΜΆΘΕΤΕ σε αυτό το άρθρο.)

Αρχή του τμήματος

2. Προσθήκη της ροής εργασίας

Ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη για την οποία θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας.

  2. Στην Κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ή Βιβλιοθήκη.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Το όνομα της καρτέλας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον τύπο της λίστας ή της βιβλιοθήκης. Για παράδειγμα, σε μια λίστα ημερολογίου η καρτέλα έχει το όνομα Ημερολόγιο.

  3. Στην ομάδα Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

  4. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", στην περιοχή "Εμφάνιση συσχετίσεων ροής εργασίας αυτού του τύπου", καθορίστε εάν θέλετε η ροή εργασίας να εκτελείται στο έγγραφο, στη λίστα ή σε ένα φάκελο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ροής εργασίας.

  5. Συμπληρώστε την πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού.
    (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

Βασικές πληροφορίες με ενότητες για την Προσθήκη ροής εργασίας

Επεξήγηση Νο 1

Τύπος περιεχομένου

Διατηρήστε την προεπιλογή Όλοι ή επιλέξτε έναν συγκεκριμένο τύπο περιεχομένου.

Επεξήγηση Νο 2

Πρότυπο

Επιλέξτε το πρότυπο Έγκριση – SharePoint 2013.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Εάν το πρότυπο Έγκριση – SharePoint 2013 δεν εμφανίζεται στη λίστα, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint για να μάθετε πώς να το ενεργοποιήσετε για τη συλλογή τοποθεσιών ή το χώρο εργασίας.

Επεξήγηση Νο 3

Επωνυμία

Πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτήν τη ροή εργασίας. Το όνομα θα είναι αναγνωριστικό αυτής της ροής εργασίας για τους χρήστες αυτής της λίστας ή βιβλιοθήκης.

Για προτάσεις σχετικά με την ονομασία της ροής εργασίας, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 4

Λίστα εργασιών

Επιλέξτε μια λίστα εργασιών για να την χρησιμοποιήσετε με αυτήν τη ροή εργασίας. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα εργασιών ή να κάνετε κλικ στην επιλογή Νέα λίστα εργασιών για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα.

Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τη δημιουργία μιας νέας λίστας εργασιών (σε σύγκριση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 5

Λίστα ιστορικού

Επιλέξτε μια λίστα ιστορικού για να την χρησιμοποιήσετε με αυτήν τη ροή εργασίας. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα ιστορικού ή να κάνετε κλικ στην επιλογή Ιστορικό ροής εργασίας (Νέο) για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα.

Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τη δημιουργία μιας νέας λίστας ιστορικού (σε σύγκριση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 6

Επιλογές εκκίνησης

Ορίστε τον τρόπο ή τους τρόπους έναρξης αυτής της ροής εργασίας.

Για πληροφορίες σχετικά με τις επιλογές εκκίνησης, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Για πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της ροής εργασίας για να ελέγχει την έγκριση περιεχομένου, συμπεριλαμβανομένης της δημοσίευσης κύριων εκδόσεων, ανατρέξτε στο τμήμα ΕΛΕΓΧΟΣ αυτού του άρθρου.

  • Σημειώστε ότι η επιλογή Έναρξη αυτής της ροής εργασίας για την έγκριση της δημοσίευσης μιας κύριας έκδοσης ενός στοιχείου  δεν εμφανίζεται αν προσθέτετε τη ροή εργασίας για ένα μόνο τύπο περιεχομένου.

  • Επίσης, σημειώστε ότι αν επιλέξετε Έναρξη αυτής της ροής εργασίας, για την έγκριση της δημοσίευσης μιας κύριας έκδοσης ενός στοιχείου., τα δύο ακόλουθα πλαίσια ελέγχου δεν είναι διαθέσιμα.

  1. Όταν όλες οι ρυθμίσεις σε αυτήν τη φόρμα είναι όπως τις θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  2. Συμπληρώστε τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού.
    (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Τα προϊόντα του SharePoint σάς παρουσιάζουν τις πρώτες επιλογές σε αυτήν τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχέτισης — οι αριθμοί ένα έως επτά στην παρακάτω εικόνα, από την επιλογή Υπεύθυνοι έγκρισης μέχρι την επιλογή Κοιν. — κάθε φορά που εκκινείτε τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο, ώστε να μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε αυτές τις επιλογές μόνο για τη συγκεκριμένη παρουσία.

Προεπιλεγμένες τιμές με πεδία για την "Προσθήκη ροής εργασίας"

Επεξήγηση Νο 1

Ανάθεση σε

Καταχωρήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις για τα άτομα στα οποία θέλετε η ροή εργασίας να αναθέτει εργασίες.

  • Εάν οι εργασίες εκχωρούνται μία κάθε φορά (σε σειρά)   
    καταχωρήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία θα πρέπει να ανατεθούν οι εργασίες.

  • Εάν όλες οι εργασίες εκχωρούνται ταυτόχρονα (παράλληλα)   
    Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία.

  • Εάν αναθέτετε εργασία σε κάποιον εκτός του SharePoint της εταιρείας   
    για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη συμπερίληψη εξωτερικών συμμετεχόντων, ανατρέξτε στο τμήμα ολοκλήρωσης αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 2

Σειρά

Καθορίστε αν οι εργασίες πρέπει να ανατεθούν μία κάθε φορά (σε σειρά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα).

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση ταξινόμησης σε σειρά ή παράλληλα, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 3

Προσθήκη νέου σταδίου

Προσθέστε τα στάδια που θέλετε πέρα από το πρώτο για το οποίο μόλις ρυθμίσατε τις παραμέτρους.

  • Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο Ανάθεση σε για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε CTRL+DELETE.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 4

Ανάπτυξη ομάδων

  • Για να αναθέσετε μόνο μία εργασία σε κάθε μέλος κάθε ομάδας που καταχωρείτε στο πεδίο Ανάθεση σε, επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας και κάθε μέλος θα έχει τη δική του εργασία να ολοκληρώσει.)

  • Για να έχετε μόνο μία εργασία που έχουν εκχωρηθεί σε κάθε ολόκληρη την ομάδα που καταχωρείτε στο πεδίο ανάθεση σε, καταργήστε την επιλογή από αυτό, επιλέξτε το πλαίσιο. (Κάθε μέλος της ομάδας, θα λάβετε μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά οποιαδήποτε ένα μέλος να διεκδίκηση και ολοκλήρωση της εργασίας μία εκ μέρους ολόκληρη την ομάδα. Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ολοκλήρωσης του σε αυτό το άρθρο.)

Επεξήγηση Νο 5

Αίτηση

Όποιο κείμενο συμπεριλάβετε εδώ θα συμπεριληφθεί σε κάθε ειδοποίηση εργασίας που στέλνει η ροή εργασίας. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε επιπλέον οδηγίες ή πόρους που ίσως να χρειαστούν οι συμμετέχοντες, όπως:

  • Πληροφορίες επικοινωνίας.

  • Εάν είναι απαραίτητο, μια σημείωση για μία μόνο εργασίες που έχουν εκχωρηθεί σε ολόκληρο ομάδες ή διανομής λίστες. (Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ολοκλήρωσης του σε αυτό το άρθρο.)

Επεξήγηση Νο 6

Προθεσμίες και διάρκεια εργασιών

Ορίστε μια τελική προθεσμία για ολόκληρη τη ροή εργασίας ή/και τον αριθμό των ημερών, των εβδομάδων ή των μηνών που επιτρέπονται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας από τη στιγμή της ανάθεσής της.

  • Εάν αυτή η ροή εργασίας ξεκινήσει κάποια στιγμή αυτόματα, είναι συνήθως καλό να αφήσετε το πεδίο Ημερομηνία παράδοσης για όλες τις εργασίες κενό και να χρησιμοποιήσετε τα δύο πεδία διάρκειας για να ελέγξετε την προθεσμία. Μπορείτε πάντα να παρέχετε μια προθεσμία με ακρίβεια στη φόρμα ενεργοποίησης και όταν ξεκινάτε τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πότε να χρησιμοποιείτε τις προθεσμίες και πότε τις διάρκειες εργασιών, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 7

"ΚΟΙΝ."

Καταχωρήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων όσων πρέπει να ειδοποιούνται κάθε φορά που ξεκινά ή τερματίζεται η ροή εργασίας.

  • Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας.

  • Όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και τερματισμού, χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

  • Όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει με αυτόματο τρόπο, το άτομο που αρχικά την προσέθεσε λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και τερματισμού, χωρίς να χρειάζεται να έχει καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

Επεξήγηση Νο 8

Τερματισμός της ροής εργασίας

Επιλέξτε τη μία, και τις δύο ή καμία από αυτές τις επιλογές.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτές τις επιλογές, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 9

Ενεργοποίηση έγκρισης περιεχομένου

Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, εάν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη ροή εργασίας για να διαχειριστείτε την έγκριση περιεχομένου.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της ροής εργασίας για να ελέγχει την έγκριση περιεχομένου, συμπεριλαμβανομένης της δημοσίευσης κύριων εκδόσεων, ανατρέξτε στο τμήμα ΕΛΕΓΧΟΣ αυτού του άρθρου.

  1. Όταν όλες οι ρυθμίσεις σε αυτήν τη σελίδα είναι όπως τις θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για να δημιουργήσετε τη ροή εργασίας.

Τα προϊόντα του SharePoint δημιουργούν τη νέα έκδοση ροής εργασίας.

Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με την προσθήκη ροών εργασίας, μπορεί να σας φανούν χρήσιμες για να δείτε τόσο στο τμήμα ΜΆΘΕΤΕ και το τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ σε αυτό το άρθρο, πριν να συνεχίσετε με τα βήματα σε αυτό το τμήμα.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

  1. Πριν ξεκινήσετε

  2. Προσθήκη της ροής εργασίας

1. Πριν ξεκινήσετε

Πριν προσθέσετε μια ροή εργασίας πρέπει να τακτοποιήσετε δύο θέματα:

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο    Προκειμένου η ροή εργασίας να στέλνει ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπενθυμίσεις, πρέπει να ενεργοποιηθεί η υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την τοποθεσία σας. Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι αυτό έχει ήδη γίνει, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint.

Δικαιώματα    Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του SharePoint απαιτεί ότι έχετε το δικαίωμα διαχείρισης λιστών για να προσθέσετε τις ροές εργασίας για λίστες, βιβλιοθήκες, ή συλλογές τοποθεσιών. (Ομάδας "κάτοχοι" περιλαμβάνει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή, τα μέλη της ομάδας και τις ομάδες επισκέπτες δεν. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα, ανατρέξτε στο τμήμα ΜΆΘΕΤΕ σε αυτό το άρθρο.)

Αρχή του τμήματος

2. Προσθήκη της ροής εργασίας

Ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  1. Μεταβείτε στην αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών (όχι στην αρχική σελίδα για μια τοποθεσία ή δευτερεύουσα τοποθεσία εντός της συλλογής).

  2. Επιλέξτε το εικονίδιο Ρυθμίσεις Κουμπί ρυθμίσεων δημόσιας τοποθεσίας Web του SharePoint Online και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  3. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας", στην περιοχή Συλλογές προγράμματος σχεδίασης Web, κάντε κλικ στην επιλογή Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.

  4. Στη σελίδα Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας, κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας για τον οποίο θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Μια ροή εργασίας που προστίθεται σε ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών πρέπει να προστίθεται για τα στοιχεία ενός μόνο τύπου περιεχομένου.

    Τύποι περιεχομένου εγγράφου με επισημασμένο τον τίτλο

    1. Στη σελίδα για τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου, στην περιοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.
      Σύνδεση ρυθμίσεων ροής εργασίας στην ενότητα "Ρυθμίσεις"

    2. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", κάντε κλικ στη σύνδεση Προσθήκη ροής εργασίας.
      Σύνδεση "Προσθήκη ροής εργασίας"

    3. Συμπληρώστε την πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού.
      (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

Σελίδα ρύθμισης ροής εργασίας

Επεξήγηση Νο 1

Πρότυπο

Επιλέξτε το πρότυπο Έγκριση – SharePoint 2013.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Εάν το πρότυπο Έγκριση – SharePoint 2013 δεν εμφανίζεται στη λίστα, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint για να μάθετε πώς να το ενεργοποιήσετε για τη συλλογή τοποθεσιών ή το χώρο εργασίας.

Επεξήγηση Νο 2

Επωνυμία

Πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτήν τη ροή εργασίας. Το όνομα θα είναι αναγνωριστικό αυτής της ροής εργασίας για τους χρήστες αυτής της συλλογής τοποθεσιών.

Για προτάσεις σχετικά με την ονομασία της ροής εργασίας, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 3

Λίστα εργασιών

Επιλέξτε μια λίστα εργασιών για να την χρησιμοποιήσετε με αυτήν τη ροή εργασίας. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα εργασιών ή να κάνετε κλικ στην επιλογή Νέα λίστα εργασιών για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα.

Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τη δημιουργία μιας νέας λίστας εργασιών (σε σύγκριση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 4

Λίστα ιστορικού

Επιλέξτε μια λίστα ιστορικού για να την χρησιμοποιήσετε με αυτήν τη ροή εργασίας. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα ιστορικού ή να κάνετε κλικ στην επιλογή Ιστορικό ροής εργασίας (Νέο) για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα.

Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τη δημιουργία μιας νέας λίστας ιστορικού (σε σύγκριση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 5

Επιλογές εκκίνησης

Ορίστε τον τρόπο ή τους τρόπους έναρξης αυτής της ροής εργασίας.

Για πληροφορίες σχετικά με τις επιλογές εκκίνησης, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 6

Προσθήκη αυτής της ροής εργασίας σε θυγατρικούς τύπους περιεχομένου;

Καθορίστε αν αυτή η ροή εργασίας πρέπει να προστεθεί σε (να συσχετίζεται με) όλους τους άλλους τύπους περιεχομένου τοποθεσίας και λίστας που μεταβιβάζουν από αυτόν τον τύπο περιεχομένου.

  • Η λειτουργία που πραγματοποιεί όλες τις επιπλέον προσθήκες μπορεί να χρειαστεί αρκετό χρόνο για να ολοκληρωθεί.

  • Εάν η μεταβίβαση έχει καταστραφεί για κάποιες τοποθεσίες ή δευτερεύουσες τοποθεσίες όπου θέλετε αυτή η ροή εργασίας να προστεθεί στους τύπους περιεχομένου που μεταβιβάζουν στοιχεία, τότε βεβαιωθείτε ότι είστε μέλος της ομάδας "Κάτοχοι" σε καθεμία από αυτές τις τοποθεσίες ή δευτερεύουσες τοποθεσίες πριν εκτελέσετε αυτήν τη λειτουργία.

  1. Όταν όλες οι ρυθμίσεις σε αυτήν τη σελίδα είναι όπως τις θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  2. Συμπληρώστε τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού.
    (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Τα προϊόντα του SharePoint σάς παρουσιάζουν τις πρώτες επιλογές σε αυτήν τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχέτισης — οι αριθμοί ένα έως επτά στην παρακάτω εικόνα, από την επιλογή Υπεύθυνοι έγκρισης μέχρι την επιλογή Κοιν. — κάθε φορά που εκκινείτε τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο, ώστε να μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε αυτές τις επιλογές μόνο για τη συγκεκριμένη παρουσία.

Προεπιλεγμένες τιμές με πεδία για την "Προσθήκη ροής εργασίας"

Επεξήγηση Νο 1

Ανάθεση σε

Καταχωρήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις για τα άτομα στα οποία θέλετε η ροή εργασίας να αναθέτει εργασίες.

  • Εάν οι εργασίες εκχωρούνται μία κάθε φορά (σε σειρά)   
    καταχωρήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία θέλετε να ανατεθούν οι εργασίες.

  • Εάν όλες οι εργασίες εκχωρούνται ταυτόχρονα (παράλληλα)   
    Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία.

  • Εάν αναθέτετε εργασία σε κάποιον εκτός του SharePoint της εταιρείας   
    για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη συμπερίληψη εξωτερικών συμμετεχόντων, ανατρέξτε στο τμήμα ολοκλήρωσης αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 2

Σειρά

Καθορίστε αν οι εργασίες πρέπει να ανατεθούν μία κάθε φορά (σε σειρά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα).

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση ταξινόμησης σε σειρά ή παράλληλα, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 3

Προσθήκη νέου σταδίου

Προσθέστε τα στάδια που θέλετε πέρα από το πρώτο για το οποίο μόλις ρυθμίσατε τις παραμέτρους.

  • Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο Ανάθεση σε για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε CTRL+DELETE.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 4

Ανάπτυξη ομάδων

  • Για να αναθέσετε μόνο μία εργασία σε κάθε μέλος κάθε ομάδας που καταχωρείτε στο πεδίο Ανάθεση σε, επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας και κάθε μέλος θα έχει τη δική του εργασία να ολοκληρώσει.)

  • Για να έχετε μόνο μία εργασία που έχουν εκχωρηθεί σε κάθεολόκληρη την ομάδα που καταχωρείτε στο πεδίο ανάθεση σε, καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας, θα λάβετε μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά οποιαδήποτε ένα μέλος να διεκδίκηση και ολοκλήρωση της εργασίας μία εκ μέρους ολόκληρη την ομάδα. Θα βρείτε τις οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ολοκλήρωσης του σε αυτό το άρθρο.)

Επεξήγηση Νο 5

Αίτηση

Όποιο κείμενο συμπεριλάβετε εδώ θα συμπεριληφθεί σε κάθε ειδοποίηση εργασίας που στέλνει η ροή εργασίας. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε επιπλέον οδηγίες ή πόρους που ίσως να χρειαστούν οι συμμετέχοντες, όπως:

  • Πληροφορίες επικοινωνίας.

  • Εάν είναι απαραίτητο, μια σημείωση για μία μόνο εργασίες που έχουν εκχωρηθεί σε ολόκληρο ομάδες ή διανομής λίστες. (Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ολοκλήρωσης του σε αυτό το άρθρο.)

Επεξήγηση Νο 6

Προθεσμίες και διάρκεια εργασιών

Ορίστε μια τελική προθεσμία για ολόκληρη τη ροή εργασίας ή/και τον αριθμό των ημερών, των εβδομάδων ή των μηνών που επιτρέπονται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας από τη στιγμή της ανάθεσής της.

  • Εάν αυτή η ροή εργασίας ξεκινήσει κάποια στιγμή αυτόματα, είναι συνήθως καλό να αφήσετε το πεδίο Ημερομηνία παράδοσης για όλες τις εργασίες κενό και να χρησιμοποιήσετε τα δύο πεδία διάρκειας για να ελέγξετε την προθεσμία. Μπορείτε πάντα να παρέχετε μια προθεσμία με ακρίβεια στη φόρμα ενεργοποίησης και όταν ξεκινάτε τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πότε να χρησιμοποιείτε τις προθεσμίες και πότε τις διάρκειες εργασιών, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 7

"ΚΟΙΝ."

Καταχωρήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων όσων πρέπει να ειδοποιούνται κάθε φορά που ξεκινά ή τερματίζεται η ροή εργασίας.

  • Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας.

  • Όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και τερματισμού, χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

  • Όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει με αυτόματο τρόπο, το άτομο που αρχικά την προσέθεσε λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και τερματισμού, χωρίς να χρειάζεται να έχει καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

Επεξήγηση Νο 8

Τερματισμός της ροής εργασίας

Επιλέξτε τη μία, και τις δύο ή καμία από αυτές τις επιλογές.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτές τις επιλογές, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 9

Ενεργοποίηση έγκρισης περιεχομένου

Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, εάν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη ροή εργασίας για να διαχειριστείτε την έγκριση περιεχομένου.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της ροής εργασίας για να ελέγχει την έγκριση περιεχομένου, συμπεριλαμβανομένης της δημοσίευσης κύριων εκδόσεων, ανατρέξτε στο τμήμα ΕΛΕΓΧΟΣ αυτού του άρθρου.

  1. Όταν όλες οι ρυθμίσεις σε αυτήν τη σελίδα είναι όπως τις θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για να δημιουργήσετε τη ροή εργασίας.

Τα προϊόντα του SharePoint δημιουργούν τη νέα έκδοση ροής εργασίας.

Και στη συνέχεια;

Εάν είστε έτοιμοι, μεταβείτε στο τμήμα ΈΝΑΡΞΗ αυτού του άρθρου και ξεκινήστε την πρώτη παρουσία για να ελέγξετε τη νέα ροή εργασίας.

Μια ροή εργασίας μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να ξεκινά μόνο με μη αυτόματο τρόπο, μόνο με αυτόματο τρόπο ή και με τους δύο τρόπους:

  • Με μη αυτόματο τρόπο οποιαδήποτε στιγμή, από όποιον έχει τα απαραίτητα δικαιώματα.

  • Αυτόματα κάθε φορά που προκύπτει ένα καθορισμένο συμβάν ενεργοποίησης. Αυτό σημαίνει ότι, όταν προστίθεται ένα στοιχείο στη λίστα ή βιβλιοθήκη, ή/και όταν ένα στοιχείο στη λίστα έχει αλλάξει με οποιονδήποτε τρόπο, ή/και όταν κάποιος προσπαθεί να δημοσιεύσει μια κύρια έκδοση ενός στοιχείου).
    (Το συμβάν ενεργοποίησης ή τα συμβάντα καθορίζονται στην πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού, κατά την αρχική συσχέτιση και τις παραμέτρους της ροής εργασίας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ του σε αυτό το άρθρο.)

ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Μια ροή εργασίας δεν μπορεί να ξεκινήσει σε ένα στοιχείο για το οποίο τη συγκεκριμένη στιγμή έχει γίνει ανάληψη ελέγχου. Μόλις ξεκινήσει η ροή εργασίας, ωστόσο, μπορεί να γίνει ανάληψη ελέγχου του στοιχείου προς αναθεώρηση για να το προστατεύσετε από αλλαγές. (Μέχρι όμως να γίνει ξανά η μεταβίβαση ελέγχου του στοιχείου, καμία άλλη ροή εργασίας δεν μπορεί να ξεκινήσει σε αυτό.)

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

  1. Αυτόματη έναρξη της ροής εργασίας

  2. Έναρξη της ροής εργασίας με μη αυτόματο τρόπο

  3. Ξεκινήστε με μη αυτόματο τρόπο από τη λίστα ή βιβλιοθήκη

  4. Ξεκινήστε με μη αυτόματο τρόπο από ένα πρόγραμμα του Microsoft Office

1. Έναρξη της ροής εργασίας αυτόματα

Εάν η ροή εργασίας έχει ρυθμιστεί να ξεκινά αυτόματα, τότε κάθε φορά που προκύπτει ένα συμβάν ενεργοποίησης, η ροή εργασίας εκτελείται στο στοιχείο που την ενεργοποίησε.

Όταν ξεκινά η ροή εργασίας, αναθέτει την πρώτη εργασία ή εργασίες και στέλνει μια ειδοποίηση εργασίας σε κάθε άτομο που θα του ανατεθούν. Στο μεταξύ, στέλνει επίσης ειδοποιήσεις έναρξης (διαφορετικές από τις ειδοποιήσεις εργασίας) στο άτομο το οποίο αρχικά προσέθεσε τη ροή εργασίας και σε όποιον περιλαμβάνεται στο πεδίο Κοιν. στη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Όταν προστίθεται μια νέα ροή εργασίας που θα ξεκινήσει αυτόματα, το πεδίο " Ημερομηνία παράδοσης για όλες τις εργασίες " στη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού πρέπει να συνήθως είναι κενή, επειδή οποιαδήποτε τιμή ρητή ημερομηνίας που καθορίζεται εκεί ολοκληρωμένες 't Αυτόματη Προσαρμογή ίδια σχέση με την ημερομηνία κατά την οποία ξεκινά η ροή εργασίας κάθε φορά. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Αρχή του τμήματος

2. Έναρξη ροής εργασίας με μη αυτόματο τρόπο

Σημείωση σχετικά με τα δικαιώματα    Κανονικά, πρέπει να έχετε δικαιώματα επεξεργασίας στοιχείων για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας. (Από προεπιλογή, τα μέλη της ομάδας και ομάδας "κάτοχοι" και τα δύο έχουν αυτό το δικαίωμα, ενώ η ομάδα επισκέπτες δεν. Ωστόσο, έναν κάτοχο επίσης να επιλέξετε, με βάση τη ροή εργασίας με ροής, ώστε να απαιτεί το δικαίωμα διαχείρισης λιστών για τα άτομα που ξεκινούν τη ροή εργασίας. Επιλέγοντας αυτήν την επιλογή, οι κάτοχοι ουσιαστικά να καθορίσετε ότι μόνο μπορούν και άλλες κάτοχοι μπορεί να ξεκινήσει μια συγκεκριμένη ροή εργασιών. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο τμήμα Μάθετε σε αυτό το άρθρο.)

Δύο σημεία από τα οποία μπορείτε να ξεκινήσετε

Μπορείτε να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο από ένα από τα ακόλουθα δύο σημεία:

  • Από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο

  • Από μέσα το ίδιο το στοιχείο, ανοιχτό στο πρόγραμμα του Microsoft Office στο οποίο δημιουργήθηκε. (Σημειώστε ότι πρέπει να είναι εγκατεστημένο πρόγραμμα και όχι μια έκδοση εφαρμογής web).

Οι υπόλοιπες δύο ενότητες σε αυτό το τμήμα παρέχουν οδηγίες και για τις δύο μεθόδους.

Αρχή του τμήματος

3. Έναρξη με μη αυτόματο τρόπο από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη

  1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο στο οποίο θέλετε να εκτελέσετε τη ροή εργασίας.

  2. Κάντε κλικ στα αποσιωπητικά δίπλα στο όνομα του στοιχείου, κάντε κλικ στο παράθυρο διαλόγου στα αποσιωπητικά για να ανοίξετε το στοιχείο μενού και, τέλος, κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας του αναπτυσσόμενου μενού.

  3. Στις ροές εργασίας: σελίδα όνομα στοιχείου , στην περιοχή Έναρξη νέας ροής εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή τη ροή εργασίας που θέλετε να εκτελέσετε.
    Σύνδεση για έναρξη της ροής εργασίας

  4. Στη σελίδα Αλλαγή ροής εργασίας, στη φόρμα προετοιμασίας, κάντε όποιες αλλαγές θέλετε να εφαρμόσετε σε αυτήν τη συγκεκριμένη παρουσία της ροής εργασίας.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αλλαγές που έγιναν εδώ, στη φόρμα ενεργοποίησης, είναι χρησιμοποιείται μόνο κατά την τρέχουσα παρουσία της ροής εργασίας. Εάν θέλετε να κάνετε τις αλλαγές που θα εφαρμόσετε κάθε φορά που εκτελείται η ροή εργασίας, ή εάν θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις ροής εργασίας που δεν εμφανίζονται σε αυτήν τη φόρμα, ανατρέξτε στο τμήμα ΑΛΛΑΓΉ αυτού του άρθρου.

Φόρμα ενεργοποίησης

Επεξήγηση Νο 1

Ανάθεση σε

Κάντε αλλαγές στη λίστα των ατόμων στα οποία θέλετε να αναθέτει εργασίες η ροή εργασίας.

  • Εάν οι εργασίες εκχωρούνται μία κάθε φορά   
    καταχωρήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία θα πρέπει να ανατεθούν οι εργασίες.

  • Εάν όλες οι εργασίες εκχωρούνται ταυτόχρονα   
    Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία.

  • Εάν αναθέτετε εργασία σε κάποιον εκτός του SharePoint της εταιρείας   
    για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη συμπερίληψη εξωτερικών συμμετεχόντων, ανατρέξτε στο τμήμα ολοκλήρωσης αυτού του άρθρου

Επεξήγηση Νο 2

Σειρά

Βεβαιωθείτε ότι οι προδιαγραφές για το αν οι εργασίες πρέπει να ανατίθενται μία κάθε φορά (σε σειρά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα) είναι όπως τις θέλετε.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση ταξινόμησης σε σειρά ή παράλληλα, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 3

Προσθήκη νέου σταδίου

Προσθέστε τα στάδια που θέλετε, πέρα από αυτά για τα οποία έχετε ρυθμίσει αυτήν τη στιγμή τις παραμέτρους.

  • Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο Ανάθεση σε για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε CTRL+DELETE.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 4

Ανάπτυξη ομάδων

  • Για να αναθέσετε μόνο μία εργασία σε κάθε μέλος κάθε ομάδας που καταχωρείτε στο πεδίο Ανάθεση σε, επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει την ειδοποίηση εργασίας και κάθε μέλος θα έχει τη δική του εργασία να ολοκληρώσει.)

  • Για να έχετε μόνο μία εργασία που έχουν εκχωρηθεί σε κάθε ολόκληρη την ομάδα που καταχωρείτε στο πεδίο ανάθεση σε, καταργήστε την επιλογή από αυτό, επιλέξτε το πλαίσιο. (Κάθε μέλος της ομάδας, θα λάβετε μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά οποιαδήποτε ένα μέλος να διεκδίκηση και ολοκλήρωση της εργασίας μία εκ μέρους ολόκληρη την ομάδα. Θα βρείτε τις οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ολοκλήρωσης του σε αυτό το άρθρο.)

Επεξήγηση Νο 5

Αίτηση

Όποιο κείμενο συμπεριλάβετε εδώ θα συμπεριληφθεί σε κάθε ειδοποίηση εργασίας που στέλνει η ροή εργασίας. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε επιπλέον οδηγίες ή πόρους που ίσως να χρειαστούν οι συμμετέχοντες, όπως:

  • Πληροφορίες επικοινωνίας για απορίες ή προβλήματα

  • Εάν χρειάζεται, μια σημείωση για μία μόνο εργασίες που έχουν εκχωρηθεί σε ολόκληρο ομάδες ή διανομής λίστες (θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ολοκλήρωσης του σε αυτό το άρθρο.)

Επεξήγηση Νο 6

Προθεσμίες και διάρκεια εργασιών

Ορίστε μια τελική προθεσμία για ολόκληρη τη ροή εργασίας ή/και τον αριθμό των ημερών, των εβδομάδων ή των μηνών που επιτρέπονται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας από τη στιγμή της ανάθεσής της.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πότε να χρησιμοποιείτε τις προθεσμίες και πότε τις διάρκειες εργασιών, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 7

"ΚΟΙΝ."

Κάντε τυχόν αλλαγές ή προσθήκες που θέλετε. Να θυμάστε ότι:

  • Εισαγωγή ονόματος εδώ δεν έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας.

  • Επειδή εσείς ξεκινάτε τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο, θα λάβετε ειδοποιήσεις έναρξης και τερματισμού είτε περιλαμβάνεστε είτε όχι σε αυτό το πεδίο.

  1. Όταν όλες οι ρυθμίσεις στη φόρμα ενεργοποίησης είναι όπως τις θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή Έναρξη για να ξεκινήσετε τη ροή εργασίας.

Η ροή εργασίας αναθέτει την πρώτη εργασία ή εργασίες και παράλληλα στέλνει ειδοποιήσεις έναρξης σε εσάς και σε οποιονδήποτε περιλαμβάνεται στο πεδίο Κοιν. της φόρμας ενεργοποίησης.

Αρχή του τμήματος

4. Έναρξη με μη αυτόματο τρόπο από ένα πρόγραμμα του Microsoft Office

  1. Ανοίξτε το στοιχείο στο εγκατεστημένο πρόγραμμα του Office στον υπολογιστή σας.

  2. Στο ανοικτό στοιχείο, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο, μετά στην επιλογή Αποθήκευση και αποστολή και τέλος στη ροή εργασίας που θέλετε να εκτελέσετε στο στοιχείο.

  3. Αν δείτε το ακόλουθο μήνυμα, που υποδεικνύει ότι η ροή εργασίας απαιτεί να γίνει μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου, κάντε κλικ στο κουμπί Μεταβίβαση ελέγχου.

  4. Κάντε κλικ στο μεγάλο κουμπί Έναρξη ροής εργασίας.

  5. Στη σελίδα Αλλαγή ροής εργασίας, στη φόρμα προετοιμασίας, κάντε όποιες αλλαγές θέλετε να εφαρμόσετε σε αυτήν τη συγκεκριμένη παρουσία της ροής εργασίας.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Οι αλλαγές που γίνονται εδώ, στη φόρμα προετοιμασίας, χρησιμοποιούνται μόνο κατά τη διάρκεια της τρέχουσας παρουσίας της ροής εργασίας. Εάν θέλετε να κάνετε αλλαγές που θα εφαρμόζονται κάθε φορά που εκτελείται η ροή εργασίας ή αν θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις ροής εργασίας που δεν εμφανίζονται σε αυτήν τη φόρμα, ανατρέξτε στο τμήμα ΑΛΛΑΓΗ αυτού του άρθρου.

    Φόρμα ενεργοποίησης

Επεξήγηση Νο 1

Ανάθεση σε

Κάντε αλλαγές στη λίστα των ατόμων στα οποία θέλετε να αναθέτει εργασίες η ροή εργασίας.

  • Εάν οι εργασίες εκχωρούνται μία κάθε φορά (σε σειρά)   
    καταχωρήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία θα πρέπει να ανατεθούν οι εργασίες.

  • Εάν όλες οι εργασίες εκχωρούνται ταυτόχρονα (παράλληλα)   
    Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία.

  • Εάν αναθέτετε εργασία σε κάποιον εκτός του SharePoint της εταιρείας   
    για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη συμπερίληψη εξωτερικών συμμετεχόντων, ανατρέξτε στο τμήμα ολοκλήρωσης αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 2

Σειρά

Βεβαιωθείτε ότι οι προδιαγραφές για το αν οι εργασίες πρέπει να ανατίθενται μία κάθε φορά (σε σειρά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα) είναι όπως τις θέλετε.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση ταξινόμησης σε σειρά ή παράλληλα, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 3

Προσθήκη νέου σταδίου

Προσθέστε τα στάδια που θέλετε, πέρα από αυτά για τα οποία έχετε ρυθμίσει αυτήν τη στιγμή τις παραμέτρους.

  • Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο Ανάθεση σε για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε CTRL+DELETE.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 4

Ανάπτυξη ομάδων

  • Για να αναθέσετε μόνο μία εργασία σε κάθε μέλος κάθε ομάδας που καταχωρείτε στο πεδίο Ανάθεση σε, επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει την ειδοποίηση εργασίας και κάθε μέλος θα έχει τη δική του εργασία να ολοκληρώσει.)

  • Για να έχετε μόνο μία εργασία που έχουν εκχωρηθεί σε κάθε ολόκληρη την ομάδα που καταχωρείτε στο πεδίο ανάθεση σε, καταργήστε την επιλογή από αυτό, επιλέξτε το πλαίσιο. (Κάθε μέλος της ομάδας, θα λάβετε μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά οποιαδήποτε ένα μέλος να διεκδίκηση και ολοκλήρωση της εργασίας μία εκ μέρους ολόκληρη την ομάδα. Θα βρείτε τις οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ολοκλήρωσης του σε αυτό το άρθρο.)

Επεξήγηση Νο 5

Αίτηση

Όποιο κείμενο συμπεριλάβετε εδώ θα συμπεριληφθεί σε κάθε ειδοποίηση εργασίας που στέλνει η ροή εργασίας. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε επιπλέον οδηγίες ή πόρους που ίσως να χρειαστούν οι συμμετέχοντες, όπως:

  • Πληροφορίες επικοινωνίας για απορίες ή προβλήματα.

  • Εάν χρειάζεται, μια σημείωση για μία μόνο εργασίες που έχουν εκχωρηθεί σε ολόκληρο ομάδες ή διανομής λίστες. (Θα βρείτε τις οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ολοκλήρωσης του σε αυτό το άρθρο.)

Επεξήγηση Νο 6

Προθεσμίες και διάρκεια εργασιών

Ορίστε μια τελική προθεσμία για ολόκληρη τη ροή εργασίας ή/και τον αριθμό των ημερών, των εβδομάδων ή των μηνών που επιτρέπονται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας από τη στιγμή της ανάθεσής της.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πότε να χρησιμοποιείτε τις προθεσμίες και πότε τις διάρκειες εργασιών, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 7

"ΚΟΙΝ."

Κάντε τυχόν αλλαγές ή προσθήκες που θέλετε. Να θυμάστε ότι:

  • Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας.

  • Επειδή εσείς ξεκινάτε τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο, θα λάβετε τις ειδοποιήσεις έναρξης και τερματισμού είτε περιλαμβάνεστε είτε όχι σε αυτό το πεδίο.

  1. Όταν οι ρυθμίσεις στη φόρμα ενεργοποίησης είναι όπως τις θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή Έναρξη για να ξεκινήσετε τη ροή εργασίας.

Η ροή εργασίας αναθέτει την πρώτη εργασία ή εργασίες και παράλληλα στέλνει ειδοποιήσεις έναρξης σε εσάς και σε οποιονδήποτε περιλαμβάνεται στο πεδίο Κοιν. της φόρμας ενεργοποίησης.

Και στη συνέχεια;

  • Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που έχει εκτελεστεί αυτή η ροή εργασίας, οι άλλοι συμμετέχοντες ίσως χρειαστεί πληροφορίες και Βοήθεια για να ολοκληρώσετε τις εργασίες που έχουν ανατεθεί. (Αυτές μπορεί να βρείτε το τμήμα ολοκλήρωσης αυτού του άρθρου χρήσιμες.)

  • Επίσης, είναι καλή ιδέα να ελέγξετε αν οι συμμετέχοντες λαμβάνουν τις ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ιδιαίτερα αν οι ειδοποιήσεις αντιμετωπίζονται από τα φίλτρα ως ανεπιθύμητη ηλεκτρονική αλληλογραφία.

  • Και φυσικά, ενδέχεται να έχετε μία ή περισσότερες εργασίες ροής εργασίας για να ολοκληρώσετε τον εαυτό σας. Μεταβείτε στο τμήμα ολοκλήρωσης σε αυτό το άρθρο για τις λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο για να ολοκληρώσετε αυτά.

  • Στο μεταξύ, για πληροφορίες σχετικά με το πώς μπορείτε να παρακολουθήσετε την πρόοδο της τρέχουσας παρουσίας της ροής εργασίας, μεταβείτε στο τμήμα ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ αυτού του άρθρου.

Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που σας ανατίθεται μια εργασία σε ροή εργασίας έγκρισης, μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να διαβάσετε αυτό το τμήμα του άρθρου μέχρι το τέλος, πριν ολοκληρώσετε την εργασία σας. Με αυτόν τον τρόπο, θα γνωρίζετε όλες τις επιλογές που θα είναι διαθέσιμες.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν γνωρίζετε ότι μια εργασία ροής εργασίας έχει ανατεθεί σε εσάς, αλλά το μήνυμα ειδοποίησης δεν έχει εμφανιστεί στα Εισερχόμενα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, βεβαιωθείτε ότι η ειδοποίηση δεν έχει δρομολογηθεί σε λάθος σημείο από το φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Εάν έχει συμβεί αυτό, προσαρμόστε κατάλληλα τις ρυθμίσεις του φίλτρου σας.

Πρώτα, βεβαιωθείτε ότι έχετε το σωστό άρθρο

Οι διαφορετικοί τύποι ροής εργασίας απαιτούν διαφορετικές ενέργειες εργασίας.

Επομένως, πριν ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι η εργασία η οποία σας έχει ανατεθεί είναι πράγματι μια εργασία ροής εργασίας έγκρισης και όχι μια εργασία κάποιου άλλου τύπου ροής εργασίας.

Αναζητήστε το κείμενο " εγκρίνετε το έγγραφο " σε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες θέσεις:

  • Στη γραμμή θέματος της ειδοποίησης εργασίας
    Ειδοποίηση εργασίας με το κείμενο "Εγκρίνετε το έγγραφο"

  • Στη γραμμή μηνύματος στο στοιχείο προς αναθεώρηση
    Στοιχείο προς αναθεώρηση με το κείμενο "Εγκρίνετε το έγγραφο"

  • Στον τίτλο εργασίας στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας"
    Εργασία στη λίστα της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας" με το κείμενο "Εγκρίνετε το έγγραφο"

Εάν δεν βλέπετε το κείμενο Please έγκριση σε αυτές τις θέσεις, επικοινωνήστε με το άτομο που ξεκίνησε ή αρχικά προσέθεσε τη ροή εργασίας για να βρείτε το πρότυπο ροής εργασίας που βασίζεται σε — ή εάν είναι μια προσαρμοσμένη ροή εργασίας. Θα βρείτε συνδέσεις για άρθρα σχετικά με τη χρήση τους άλλους τύπους ροές εργασίας που συμπεριλαμβάνονται στα προϊόντα του SharePoint στην ενότητα Δείτε επίσης αυτού του άρθρου.

Εάν η εργασία σας είναι μια εργασία έγκρισης, ωστόσο, συνεχίστε να διαβάζετε!

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

  1. Μια επισκόπηση της διαδικασίας

  2. Μετάβαση στο στοιχείο και τη φόρμα εργασίας από το μήνυμα ειδοποίησης εργασίας

  3. Μετάβαση στο στοιχείο και τη φόρμα εργασίας από τη λίστα ή βιβλιοθήκη

  4. Αναθεώρηση του στοιχείου

  5. Συμπληρώστε και υποβάλετε τη φόρμα εργασίας

  6. Εκπρόθεσμες ειδοποιήσεις

  7. Διεκδίκηση και ολοκλήρωση μιας ομαδικής εργασίας (προαιρετικά)

  8. Αίτηση αλλαγής στο στοιχείο (προαιρετικά)

  9. Εκ νέου ανάθεση της εργασίας έγκρισης σε κάποιον άλλο (προαιρετικά)

  10. Ολοκλήρωση εργασίας εκ μέρους ενός εξωτερικού συμμετέχοντα (προαιρετικά)

1. Επισκόπηση της διαδικασίας

Όταν σας έχει ανατεθεί μια εργασία σε μια ροή εργασίας, συνήθως μπορείτε να μάθετε για την εργασία με έναν από τους τρεις παρακάτω τρόπους:

  • Λαμβάνετε μια ειδοποίηση εργασίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Ανοίγετε ένα έγγραφο του Microsoft Office και βλέπετε μια γραμμή μηνύματος που σας πληροφορεί ότι σας έχει ανατεθεί μια σχετική εργασία.

  • Μεταβαίνετε στην τοποθεσία του SharePoint και ανακαλύπτετε ότι μία ή περισσότερες εργασίες έχουν ανατεθεί σε εσάς τη συγκεκριμένη στιγμή.

Όταν ανακαλύψετε ότι σας έχει ανατεθεί μια ροή εργασίας έγκρισης, συνήθως κάνετε δύο πράγματα:

  • Αναθεώρηση του στοιχείου    Μάθετε αν μπορείτε να εγκρίνετε ή όχι το στοιχείο στην τρέχουσα κατάστασή του.

  • Ολοκλήρωση της εργασίας σας    Χρησιμοποιήστε τη φόρμα εργασίας, για να υποβάλετε τα αποτελέσματα της αναθεώρησής σας.

Συχνά, ωστόσο, τα ακόλουθα τρία στοιχεία συμπεριλαμβάνονται στην ολοκλήρωση της εργασίας σας:

  • Το μήνυμα ειδοποίησης (που λαμβάνετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)

  • Το στοιχείο που υποβάλλεται για την έγκρισή σας (το οποίο ανοίγετε και αναθεωρείτε)

  • Η φόρμα εργασίας (την οποία ανοίγετε, ολοκληρώνετε και υποβάλλετε)

Δείτε πώς φαίνονται αυτά τα τρία στοιχεία.

Μήνυμα ειδοποίησης εργασίας, στοιχείο προς αναθεώρηση και φόρμα εργασίας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Το κουμπί Άνοιγμα αυτής της εργασίας στην Κορδέλα, στο μήνυμα ειδοποίησης εργασίας, εμφανίζεται μόνο όταν το μήνυμα έχει ανοίξει στην πλήρη, εγκατεστημένη έκδοση του Outlook και όχι όταν έχει ανοίξει στην εφαρμογή Web Outlook Web Access.

Αρχή του τμήματος

2. Μετάβαση στο στοιχείο και στη φόρμα εργασίας από το μήνυμα ειδοποίησης εργασίας

Ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  1. Στο μήνυμα ειδοποίησης εργασίας, στις οδηγίες Για να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία, κάντε κλικ στη σύνδεση για το στοιχείο.

  2. Στο στοιχείο που άνοιξε, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα αυτής της εργασίας στη γραμμή μηνύματος.

Πρόσβαση στο στοιχείο και τη φόρμα εργασίας από το μήνυμα ειδοποίησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Το κουμπί Άνοιγμα αυτής της εργασίας στην Κορδέλα, στο μήνυμα ειδοποίησης εργασίας, εμφανίζεται μόνο όταν το μήνυμα έχει ανοίξει στην πλήρη, εγκατεστημένη έκδοση του Outlook και όχι όταν έχει ανοίξει στην εφαρμογή Web Outlook Web Access.

Αρχή του τμήματος

3. Μετάβαση στο στοιχείο και στη φόρμα εργασίας από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη

Ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  1. Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο προς αναθεώρηση, κάντε κλικ στη σύνδεση Σε εξέλιξη που σχετίζεται με το στοιχείο και τη ροή εργασίας.

  2. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", κάντε κλικ στον τίτλο της εργασίας σας.

  3. Στη φόρμα εργασίας, στη γραμμή μηνύματος Αυτή η εργασία ροής εργασίας αφορά το έγγραφο, κάντε κλικ στη σύνδεση για το στοιχείο.

Πρόσβαση στο στοιχείο και τη φόρμα εργασίας από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη

Αρχή του τμήματος

4. Αναθεώρηση του στοιχείου

Σε αυτό το παράδειγμα, το στοιχείο είναι ένα έγγραφο του Microsoft Word.

Συμβουλή: Εάν αυτή είναι μια εργασία ομάδα — δηλαδή, μία εργασία που έχουν εκχωρηθεί σε μια ολόκληρη ομάδα ή λίστα διανομής, έτσι ώστε ένα μέλος ομάδας μόνο να ολοκληρώσετε την εργασία για ολόκληρη την ομάδα —, στη συνέχεια, είναι καλή ιδέα να διεκδίκηση εργασίας πριν από την αναθεώρηση του στοιχείου. Με αυτόν τον τρόπο να μειωθεί η πιθανότητα ότι ένα άλλο μέλος της ομάδας σας θα το εξετάσετε επίσης το άρθρο. Για οδηγίες, ανατρέξτε στο θέμα ενότητα 7 αυτού του τμήματος, διεκδίκηση και ολοκλήρωση μιας ομαδικής εργασίας.

Ανοικτό στοιχείο προς αναθεώρηση και εμφάνιση κίτρινων γραμμών

Παρατηρήστε τις δύο κίτρινες γραμμές μηνύματος στο επάνω μέρος του εγγράφου:

  • Διακομιστής μόνο για ανάγνωση    Αυτό το έγγραφο έχει ανοίξει σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση — δηλαδή, μπορείτε να διαβάσετε το έγγραφο, αλλά δεν μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε αυτό.
    (Σημειώστε ότι κατά την ολοκλήρωση μιας εργασίας ροής εργασίας έγκρισης, δεν συνήθως κάνετε αλλαγές απευθείας στο ίδιο το στοιχείο. Αντί για αυτό, χρησιμοποιείτε τη φόρμα εργασίας για να καταχωρήσετε όλες τις απαντήσεις σας.)

  • Εργασία ροής εργασίας    Όταν είστε έτοιμοι να καταγράψετε την απάντησή σας στη φόρμα εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα αυτής της εργασίας.

Αρχή του τμήματος

5. Ολοκλήρωση και υποβολή της φόρμας εργασίας

Η φόρμα εργασίας για μια εργασία ροής εργασίας έγκρισης μοιάζει κάπως έτσι.

Φόρμα εργασίας ροής εργασίας

Σημειώστε ότι τα δύο πρώτα στοιχεία (Διαγραφή στοιχείου και Αυτή η εργασία ροής εργασίας αφορά το στοιχείο τίτλος) δεν εμφανίζονται στη φόρμα εργασίας κατά το άνοιγμα από μέσα στο στοιχείο προς αναθεώρηση.

Επεξήγηση Νο 1

Διαγραφή στοιχείου

Για να διαγράψετε αυτήν την εργασία από την τρέχουσα παρουσία της ροής εργασίας, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί.

  • Η διαγραφή της εργασίας δεν διαγράφει το στοιχείο προς αναθεώρηση.

  • Εάν διαγράψετε την εργασία, αυτή η ενέργεια λειτουργεί ως (και καταγράφεται στο ιστορικό ως) απόρριψη του εγγράφου. Έτσι, αν η ροή εργασίας έχει ρυθμιστεί ώστε να τερματίζεται κατά την πρώτη απόρριψη, τότε η διαγραφή της εργασίας τερματίζει και τη ροή εργασίας.

  • Μια εργασία που έχει διαγραφεί δεν εμφανίζεται πλέον στην περιοχή Εργασίες της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας". (Ωστόσο, η διαγραφή και η επακόλουθη αυτόματη απόρριψη καταγράφονται στην περιοχή Ιστορικό της σελίδας.)

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Εάν δεν ξεκινήσατε εσείς αυτήν την παρουσία της ροής εργασίας, είναι καλό να επικοινωνήσετε με το άτομο που την ξεκίνησε πριν να διαγράψετε την εργασία.

Επεξήγηση Νο 2

Αυτή η εργασία ροής εργασίας αφορά Τίτλος στοιχείου

Για να ανοίξετε το στοιχείο για αναθεώρηση, κάντε κλικ στη σύνδεση εδώ.

Επεξήγηση Νο 3

Κατάσταση, απαιτείται από, ενοποιημένα σχόλια, προθεσμία ημερομηνίας

Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να αλλάξετε τις καταχωρήσεις σε αυτά τα τέσσερα πεδία, αλλά ίσως σας φανούν χρήσιμες οι πληροφορίες που περιέχουν.

Παρατηρήστε ότι το πλαίσιο Ενοποιημένα σχόλια περιέχει όχι μόνο επιπλέον οδηγίες σχετικά με το πώς να ολοκληρώσετε την εργασία σας, αλλά και όλα τα σχόλια που έχουν υποβληθεί από τους συμμετέχοντες οι οποίοι έχουν ήδη ολοκληρώσει τις εργασίες τους σε αυτήν την παρουσία της ροής εργασίας.

Με τον ίδιο τρόπο, μόλις υποβάλετε τη δική σας φόρμα, τα σχόλια που έχετε συμπεριλάβει στο πλαίσιο Σχόλια (4) θα εμφανίζονται επίσης στο πλαίσιο Ενοποιημένα σχόλια για τους υπόλοιπους συμμετέχοντες.

Επεξήγηση Νο 4

Σχόλια

Όποιο κείμενο καταχωρείτε εδώ θα καταγραφεί στο "Ιστορικό ροής εργασίας" και θα εμφανίζεται επίσης στο πεδίο Ενοποιημένα σχόλια (3) για τους υπόλοιπους συμμετέχοντες.

Επεξήγηση Νο 5

Έγκριση

Για να εγκρίνετε το στοιχείο, πρώτα πληκτρολογήστε τα σχόλια τα οποία θέλετε να συνεισφέρετε στο πεδίο Σχόλια (4) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί.

Επεξήγηση Νο 6

Απόρριψη

Για να απορρίψετε το στοιχείο, πρώτα πληκτρολογήστε τα σχόλια που θέλετε να συνεισφέρετε στο τοσχόλια πεδίων (4) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί.

Επεξήγηση Νο 7

Άκυρο

Για να κλείσετε αυτήν την εργασία χωρίς να αποθηκεύσετε αλλαγές ή απαντήσεις, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί. Η εργασία θα παραμείνει ανολοκλήρωτη και ανατεθειμένη σε εσάς.

Επεξήγηση Νο 8

Αίτηση αλλαγής

Για να αιτηθείτε μια αλλαγή στο στοιχείο που αναθεωρείτε, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί.

Για μια απεικόνιση της φόρμας όπου θα καταχωρήσετε τις λεπτομέρειες της αίτησής σας και για περαιτέρω οδηγίες, μεταβείτε στην ενότητα 8 αυτού του τμήματος, αίτηση αλλαγής στο στοιχείο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αυτή η επιλογή μπορεί να είναι απενεργοποιημένη για ορισμένες εργασίες ροής εργασίας.

Επεξήγηση Νο 9

Εκ νέου ανάθεση εργασίας

Για να αναθέσετε εκ νέου την εργασία έγκρισης σε κάποιον άλλο, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί.

Για μια απεικόνιση της σελίδας όπου θα καταχωρήσετε τις λεπτομέρειες της νέας ανάθεσης και για περαιτέρω οδηγίες, μεταβείτε στην ενότητα 7 αυτού του τμήματος, εκ νέου ανάθεση την εργασία έγκρισης σε κάποιον άλλο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αυτή η επιλογή μπορεί να είναι απενεργοποιημένη για ορισμένες εργασίες ροής εργασίας.

Αρχή του τμήματος

6. Εκπρόθεσμες ειδοποιήσεις

Εάν είτε κάποια εργασία ή μια ολόκληρη παρουσία ροής εργασίας είναι εκπρόθεσμη ως προς την ολοκλήρωσή της, αποστέλλονται αυτόματα ειδοποιήσεις:

  • Στο άτομο στο οποίο έχει ανατεθεί η εργασία

  • Στο άτομο που ξεκίνησε τη ροή εργασίας (ή, αν η έναρξη ήταν αυτόματη, στο άτομο που αρχικά προσέθεσε τη ροή εργασίας)

Αρχή του τμήματος

7. Διεκδίκηση και ολοκλήρωση μιας ομαδικής εργασίας (προαιρετικά)

Εάν μόνο μία εργασία έχει ανατεθεί σε ολόκληρη την ομάδα στην οποία ανήκετε, τότε οποιοδήποτε μέλος της ομάδας μπορεί να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει αυτήν τη μοναδική εργασία εκ μέρους ολόκληρης της ομάδας.

Διεκδικήστε την εργασία πριν αναθεωρήσετε το στοιχείο. Μόλις διεκδικήσετε την εργασία, ανατίθεται σε εσάς και κανένα άλλο μέλος της ομάδας δεν μπορεί να την ολοκληρώσει. (Με αυτόν τον τρόπο, μόνο ένα άτομο κάνει την απαραίτητη εργασία.)

  1. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", τοποθετήστε το δείκτη στο όνομα της εργασίας που έχει ανατεθεί στην ομάδα σας μέχρι να εμφανιστεί ένα βέλος

  2. Κάντε κλικ στο βέλος, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία στοιχείου και, στη συνέχεια, στη φόρμα εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Διεκδίκηση εργασίας.
    Πώς να διεκδικήσετε μια ροή εργασίας

Όταν ανανεωθεί η σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", μπορείτε να δείτε ότι η εργασία δεν είναι πλέον ανατεθειμένη στην ομάδα, αλλά συγκεκριμένα σε εσάς.

Αργότερα, αν θέλετε να αποδεσμεύσετε την εργασία πάλι για την ομάδα χωρίς να την ολοκληρώσετε, χρησιμοποιήστε τα ίδια βήματα για να επιστρέψετε στη φόρμα εργασίας, αλλά τώρα κάντε κλικ στο κουμπί Αποδέσμευση εργασίας.

Κουμπί "Αποδέσμευση εργασίας" στη φόρμα εργασίας

Αρχή του τμήματος

8. Αίτηση αλλαγής στο στοιχείο (προαιρετικά)

Πριν ξεκινήσετε αυτήν τη διαδικασία, σημειώστε ότι η ροή εργασίας μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να τερματίζεται αμέσως αν γίνει κάποια αλλαγή στο στοιχείο. Ίσως είναι καλή ιδέα να επικοινωνήσετε με το άτομο που ξεκίνησε ή αρχικά προσέθεσε τη ροή εργασίας, για να βεβαιωθείτε ότι είναι εντάξει να γίνει κάποια αλλαγή και η ροή εργασίας να τερματιστεί στο σημείο αυτό.

Θα σας δείξουμε την επιλογή αίτησης-αλλαγής μέσω του παρακάτω σεναρίου:

Πρώτα, φανταστείτε ότι το όνομά σας είναι Αλέξανδρος.

Στη συνέχεια, φανταστείτε ότι μια συνάδελφος με το όνομα Άννα έχει ξεκινήσει μια ροή εργασίας έγκρισης σε ένα έγγραφο που εκείνη έχει δημιουργήσει.

Όταν αναθεωρείτε το νέο έγγραφο της Άννας, πιστεύετε ότι η εισαγωγή είναι πολύ μεγάλη.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αίτηση αλλαγής στο κάτω μέρος της φόρμας εργασίας της ροής εργασίας και, στη συνέχεια, συμπληρώστε αυτήν τη φόρμα.

Φόρμα για την αίτηση αλλαγής ενός στοιχείου

Επεξήγηση Νο 1

Αίτηση αλλαγής από

Καταχωρήστε το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου από το οποίο ζητάτε την αλλαγή.

(Για να στείλετε την αίτησή σας στο άτομο που ξεκίνησε αυτήν την εκτέλεση της ροής εργασίας — ή, αν η ροή εργασίας ξεκίνησε αυτόματα, στο άτομο το οποίο αρχικά προσέθεσε αυτήν τη ροή εργασίας έγκρισης — μπορείτε επίσης να αφήσετε αυτό το πεδίο κενό.)

Επεξήγηση Νο 2

Νέα αίτηση

Περιγράψτε την αλλαγή που θέλετε να γίνει και παρέχετε πληροφορίες που θα χρειαστεί το άτομο που θα κάνει την αλλαγή. (Όποιο κείμενο καταχωρείτε εδώ θα προστεθεί στην περιοχή Ενοποιημένα σχόλια.)

Επεξήγηση Νο 3

Νέα διάρκεια

Κάντε μία από τις παρακάτω τρεις ενέργειες:

  • Για να διατηρήσετε την υπάρχουσα προθεσμία    Αφήστε αυτό το πεδίο κενό.

  • Για να καταργήσετε την προθεσμία εντελώς    Πληκτρολογήστε το αριθμό 0.

  • Για να καθορίσετε μια νέα προθεσμία    Πληκτρολογήστε έναν αριθμό εδώ και, στη συνέχεια, καθορίστε τις μονάδες διάρκειας στο παρακάτω πεδίο. Μαζί, οι δύο καταχωρήσεις θα προσδιορίζουν την περίοδο παράδοσης της εργασίας που άλλαξε.

Επεξήγηση Νο 4

Νέες μονάδες διάρκειας

Εάν έχετε καθορίσει μια νέα διάρκεια εργασίας, χρησιμοποιήστε αυτό το πεδίο σε συνδυασμό με το πεδίο Νέα διάρκεια για τον προσδιορισμό της περιόδου πριν την ημερομηνία της εργασίας. (Για παράδειγμα: 3 ημερών ή 1 μήνας ή 2 εβδομάδες.)

Όταν το έχετε όλες τις καταχωρήσεις φόρμας, τον τρόπο που θέλετε, κάνετε κλικ στην επιλογή Αποστολή και την τρέχουσα εργασία έχει επισημανθείολοκλήρωσης. (Αλλά δεν είστε έτοιμοι ακόμη. Σας θα είναι ανατεθεί μια εργασία έγκρισης ξανά μετά την Άννα ολοκληρώνει την εργασία αλλαγής).

Στο μεταξύ, η Άννα λαμβάνει την ακόλουθη ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Ειδοποίηση που αποστέλλεται όταν υπάρχει αίτηση αλλαγής σε ένα στοιχείο

Η Άννα καταλαβαίνει με την πρώτη ματιά από τη γραμμή Θέμα (Νο 1 στην εικόνα) ότι δεν πρόκειται για μια συνηθισμένη ειδοποίηση έγκρισης, αλλά για μια αίτηση αλλαγής στο στοιχείο. Βρίσκει τις πληροφορίες σχετικά με τη συγκεκριμένη αλλαγή που ζητήθηκε στο κείμενο Ζητήθηκε αλλαγή από το χρήστη (Νο 2).

Η Άννα αναλαμβάνει τον έλεγχο του στοιχείου, κάνει τις αλλαγές που ζητήθηκαν και, στη συνέχεια, αποθηκεύει τις αλλαγές της και μεταβιβάζει πάλι τον έλεγχο του στοιχείου.

Στη συνέχεια, μεταβαίνει στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" και ανοίγει την εργασία αίτηση-αλλαγής από την περιοχή "Εργασίες" στο σημείο αυτό.


Φόρμα που υποβάλλεται όταν έχει ολοκληρωθεί η αλλαγή που ζητήθηκε

Η Άννα προσθέτει όποιες πληροφορίες θέλει στο πεδίο Σχόλια και, στη συνέχεια, κάνει κλικ στην επιλογή Αποστολή απάντησης. Η ροή εργασίας εκτελεί δύο ενέργειες:

  • Επισημαίνει την εργασία αίτησης αλλαγής της Άννας ως Ολοκληρωμένη.

  • Αναθέτει μια νέα εργασία έγκρισης σε εσάς (με τα σχόλια της Άννας που έχουν προστεθεί στο πεδίο Ενοποιημένα σχόλια) και σας αποστέλλει μια ειδοποίηση για αυτήν την εργασία.

Τώρα μπορείτε να συνεχίσετε και να ολοκληρώσετε την αναθεώρησή σας για το στοιχείο που άλλαξε.

Στο μεταξύ, όλες αυτές οι ενέργειες παρακολουθούνται και είναι ορατές στην ενότητα Ιστορικό ροής εργασίας της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας", όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Ιστορικό ροής εργασίας που εμφανίζει τις ενέργειες από την αίτηση αλλαγής

Δείτε εδώ ένα διάγραμμα ολόκληρης της διαδικασίας.

Διάγραμμα ροής για αίτηση αλλαγής

Αρχή του τμήματος

9. Εκ νέου ανάθεση της εργασίας έγκρισης σε κάποιον άλλο (προαιρετικά)

Εάν θέλετε κάποιος άλλος να ολοκληρώσει μια εργασία ροής εργασίας που σας έχει ανατεθεί, κάντε κλικ στο κουμπί Εκ νέου ανάθεση εργασίας στη φόρμα εργασίας της ροής εργασίας.

Εμφανίζεται αυτή η φόρμα.

Φόρμα νέας ανάθεσης εργασιών

Επεξήγηση Νο 1

Εκ νέου ανάθεση εργασίας σε

Καταχωρήστε το όνομα ή τη διεύθυνση του ατόμου στο οποίο θέλετε να αναθέσετε αυτήν την εργασία.

Για να αναθέσετε αυτήν την εργασία στο άτομο που ξεκίνησε τη ροή εργασίας — ή, εάν η ροή εργασίας ξεκινήσει αυτόματα, στο άτομο που αρχικά προσέθεσε αυτήν τη ροή εργασίας — αφήστε αυτό το πεδίο κενό.

Επεξήγηση Νο 2

Νέα αίτηση

Παρέχετε τις πληροφορίες που θα χρειαστεί το άτομο στο οποίο αναθέτετε την εργασία για να ολοκληρώσει την εργασία. (Όποιο κείμενο καταχωρείτε εδώ θα προστεθεί στην περιοχή Ενοποιημένα σχόλια.)

Επεξήγηση Νο 3

Νέα διάρκεια

Κάντε μία από τις παρακάτω τρεις ενέργειες:

  • Για να διατηρήσετε την υπάρχουσα προθεσμία    Αφήστε αυτό το πεδίο κενό.

  • Για να καταργήσετε την προθεσμία εντελώς    Πληκτρολογήστε το αριθμό 0.

  • Για να καθορίσετε μια νέα προθεσμία    Πληκτρολογήστε έναν αριθμό εδώ και, στη συνέχεια, καθορίστε τις μονάδες διάρκειας στο παρακάτω πεδίο. Μαζί, οι δύο καταχωρήσεις θα προσδιορίζουν την περίοδο παράδοσης της εργασίας που άλλαξε.

Επεξήγηση Νο 4

Νέες μονάδες διάρκειας

Εάν έχετε καθορίσει μια νέα διάρκεια εργασίας, χρησιμοποιήστε αυτό το πεδίο σε συνδυασμό με το πεδίο Νέα διάρκεια για τον προσδιορισμό της περιόδου πριν την ημερομηνία της εργασίας. (Για παράδειγμα: 3 ημερών ή 1 μήνας ή 2 εβδομάδες.)

Όταν ολοκληρωθεί η φόρμα, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή. Η εργασία έχει επισημανθεί ολοκληρώθηκε, εκχωρείται μια νέα εργασία στο άτομο που είναι τώρα υπεύθυνος για την εργασία και αποστέλλεται μια ειδοποίηση εργασίας.

Οποιαδήποτε νέα πληροφορία παρέχετε συμπεριλαμβάνεται στο κείμενο Ανατέθηκε από το χρήστη με την ειδοποίηση νέας εργασίας (Νο 1 στην παρακάτω εικόνα).

Ειδοποίηση εργασίας για νέα ανάθεση εργασίας

Στο μεταξύ, όλες αυτές οι αλλαγές παρακολουθούνται και είναι ορατές στις ενότητες Εργασίες και Ιστορικό της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας", όπως φαίνεται εδώ.

Οι περιοχές "Εργασίες" και "Ιστορικό" στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" για νέα ανάθεση εργασίας

Αρχή του τμήματος

10. Ολοκλήρωση εργασίας εκ μέρους ενός εξωτερικού συμμετέχοντα (προαιρετικά)

Υπάρχει μια ειδική διαδικασία για τη συμπερίληψη συμμετεχόντων που δεν είναι μέλη του SharePoint της εταιρείας σας. Σε αυτήν τη διαδικασία, ένα μέλος της τοποθεσίας μπορεί να λειτουργήσει ως πληρεξούσιος του εξωτερικού συμμετέχοντα:

  1. Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του εξωτερικού συμμετέχοντα στο κατάλληλο στάδιο Ανάθεση σε, στη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού.

  2. Η ροή εργασίας, στην πραγματικότητα, αναθέτει τις εργασίες του εξωτερικού συμμετέχοντα στο μέλος της τοποθεσίας που ξεκινά τη ροή εργασίας — ή, εάν η ροή εργασίας ξεκινά αυτόματα, στο άτομο που αρχικά προσέθεσε τη ροή εργασίας. Αυτό το άτομο στο οποίο ανατίθεται στην πραγματικότητα η εργασία λειτουργεί ως πληρεξούσιος του εξωτερικού συμμετέχοντα.

  3. Αυτό το μέλος της τοποθεσίας λαμβάνει μια ειδοποίηση εργασίας, με οδηγίες για την αποστολή ενός αντιγράφου του στοιχείου προς αναθεώρηση στον εξωτερικό συμμετέχοντα. (Στο μεταξύ, ο εξωτερικός συμμετέχων λαμβάνει ένα αντίγραφο της ειδοποίησης εργασίας, η οποία μπορεί να λειτουργήσει ως πολύ χρήσιμη προειδοποίηση ή ενημέρωση.)

  4. Το μέλος της τοποθεσίας στο οποίο στην πραγματικότητα ανατίθεται η εργασία αποστέλλει ένα αντίγραφο του στοιχείου στον εξωτερικό συμμετέχοντα.

  5. Ο εξωτερικός συμμετέχων αναθεωρεί το στοιχείο και στέλνει την απάντησή του στο μέλος της τοποθεσίας.

  6. Μόλις φτάσει η απάντηση του εξωτερικού συμμετέχοντος, το μέλος τοποθεσίας ολοκληρώνει την εργασία εκ μέρους του εξωτερικού συμμετέχοντος.

Δείτε εδώ ένα διάγραμμα της διαδικασίας.

Διάγραμμα ροής της διαδικασίας για τη συμπερίληψη εξωτερικού συμμετέχοντα

Η κεντρική θέση από την οποία μπορείτε να παρακολουθήσετε, να προσαρμόσετε ή να τερματίσετε μια ροή εργασίας που εκτελείται είναι η σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" για αυτήν την παρουσία της ροής εργασίας.

Πρώτα θα σας δείξουμε πώς να μεταβείτε σε αυτήν τη σελίδα, στη συνέχεια θα σας δείξουμε πώς να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές και τις πληροφορίες που θα βρείτε εκεί. Τέλος, θα σας δείξουμε δύο άλλες σελίδες όπου μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες παρακολούθησης.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

  1. Μεταβείτε στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας"

  2. Χρησιμοποιήστε τη σελίδα κατάστασης ροής εργασίας για την παρακολούθηση της προόδου της ροής εργασίας

  3. Αλλαγή ενεργών εργασιών (εργασίες που έχουν ήδη ανατεθεί)

  4. Αλλαγή μελλοντικών εργασιών (εργασίες που δεν έχουν ακόμα ανατεθεί)

  5. Ακύρωση ή τερματισμός αυτής της εκτέλεσης ροής εργασίας

  6. Μάθετε ποιες ροές εργασίας εκτελούνται σε ένα στοιχείο

  7. Παρακολούθηση ροών εργασίας για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών

1. Μετάβαση στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας"

Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου βρίσκεται το στοιχείο, κάντε κλικ στη σύνδεση Σε εξέλιξη για το στοιχείο και τη ροή εργασίας που θέλετε.

Σε αυτό το παράδειγμα, το στοιχείο είναι το έγγραφο με το όνομα "Keynote Draft" και η ροή εργασίας είναι η εργασία "Approval 3".

Κλικ στη σύνδεση της κατάστασης ροής εργασίας

Ανοίγει η σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας".

Σημειώσεις: 

  • Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη σας περιέχει ένα μεγάλο αριθμό στοιχείων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ταξινόμηση ή/και το φιλτράρισμα για να βρείτε το στοιχείο που θέλετε πιο γρήγορα. Εάν αντιληφθείτε ότι χρησιμοποιείτε επανειλημμένα την ταξινόμηση ή/και το φιλτράρισμα με τον ίδιο τρόπο, μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη προβολή που αυτοματοποιεί αυτήν τη συγκεκριμένη επιλογή.

  • Για να μεταβείτε στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ είτε στη σύνδεση Προβολή της κατάστασης αυτής της ροής εργασίας σε μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ένδειξη "έχει ξεκινήσει" είτε στη σύνδεση Προβολή ιστορικού ροής εργασίας σε μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ένδειξη "έχει ολοκληρωθεί" για τη συγκεκριμένη παρουσία που σας ενδιαφέρει.

Αρχή του τμήματος

2. Χρήση της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας" για την παρακολούθηση της προόδου της ροής εργασίας

Εδώ, στην εικόνα κάθε ενότητας της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας", θα βρείτε τις ερωτήσεις παρακολούθησης στις οποίες απαντά η ενότητα.

Ενότητα πληροφοριών ροής εργασίας

Ενότητα πληροφοριών ροής εργασίας της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας"

Ερωτήσεις που απαντώνται:

  • Ποιος ξεκίνησε αυτήν την παρουσία της ροής εργασίας;

  • Πότε ξεκίνησε αυτή η παρουσία;

  • Πότε πραγματοποιήθηκε η τελευταία ενέργεια σε αυτήν την παρουσία;

  • Σε ποιο στοιχείο εκτελείται αυτή η παρουσία;

  • Ποια είναι η τρέχουσα κατάσταση αυτής της παρουσίας;

Ενότητα "Εργασίες"

Η περιοχή "Εργασίες" στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας"

Ερωτήσεις που απαντώνται:

  • Ποιες εργασίες έχουν ήδη δημιουργηθεί και ανατεθεί και ποια είναι η τρέχουσα κατάστασή τους;

  • Ποιες εργασίες έχουν ήδη ολοκληρωθεί και ποιο ήταν το αποτέλεσμα καθεμιάς από αυτές τις εργασίες;

  • Ποια είναι η προθεσμία κάθε εργασίας που έχει ήδη δημιουργηθεί και ανατεθεί;

Οι εργασίες που έχουν διαγραφεί και οι εργασίες που δεν έχουν ακόμα ανατεθεί δεν εμφανίζονται σε αυτήν την ενότητα.

Ενότητα "Ιστορικό ροής εργασίας"

Ενότητα "Ιστορικό ροής εργασίας" της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας"

Ερωτήσεις που απαντώνται:

  • Ποια συμβάντα έχουν ήδη παρουσιαστεί σε αυτήν την παρουσία της ροής εργασίας;

  • Σημειώστε ότι οι εκπρόθεσμες εργασίες και οι ειδοποιήσεις εκπρόθεσμων εργασιών δεν εμφανίζονται σε αυτήν την περιοχή.

Αρχή του τμήματος

3. Αλλαγή ενεργών εργασιών (εργασίες που έχουν ήδη ανατεθεί)

Υπάρχουν δύο τρόποι να αλλάξετε τις εργασίες που έχουν ήδη ανατεθεί αλλά δεν έχουν ακόμα ολοκληρωθεί:

  • Αλλαγή μίας ενεργής εργασίας

  • Αλλαγή όλων των ενεργών εργασιών

Αλλαγή μίας ενεργής εργασίας

Δικαιώματα    Για να κάνετε κάποια αλλαγή μίας εργασίας που έχει αντιστοιχιστεί σε κάποιον άλλον εκτός από εσάς, πρέπει να έχετε το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών". (Ομάδας "κάτοχοι" περιλαμβάνει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή, τα μέλη της ομάδας και τις ομάδες επισκέπτες δεν. Έτσι είναι πιθανό, για παράδειγμα, για να έχετε δικαιώματα που σας επιτρέπουν να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας, αλλά όχι να κάνετε αλλαγές σε άλλο συμμετέχοντα εργασιών.)

Εάν έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα:

  1. Κάντε κλικ στον τίτλο της εργασίας στη λίστα εργασιών.
    Κλικ στον τίτλο μιας εργασίας σε μια λίστα

  2. Χρησιμοποιήστε τη φόρμα εργασίας για να ολοκληρώσετε, να διαγράψετε ή να αναθέσετε ξανά την εργασία.

Για πιο λεπτομερείς οδηγίες σχετικά με το πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα εργασίας, ανατρέξτε στο τμήμα ολοκλήρωσης αυτού του άρθρου.

Αλλαγή όλων των ενεργών εργασιών

Δικαιώματα    Τα τέσσερα την εντολή συνδέσεις στην παρακάτω εικόνα εμφανίζεται στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" της όλοι όσοι έχουν δικαιώματα διαχείρισης λιστών. Οι τρεις πρώτες συνδέσεις εμφανίζονται στη σελίδα από το άτομο που ξεκίνησε την παρουσία της ροής εργασίας, αλλά το Τερματισμός αυτής της ροής εργασίας σύνδεση δεν εμφανίζεται, εκτός εάν αυτό το άτομο έχει επίσης το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών". (Ξανά, ομάδα "κάτοχοι" περιλαμβάνει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή, τα μέλη της ομάδας και τις ομάδες επισκέπτες δεν.)

  1. Στην περιοχή ακριβώς κάτω από την Απεικόνιση ροής εργασίας, κάντε κλικ στη σύνδεση Ενημέρωση ενεργών εργασιών έγκρισης.

  2. Κάντε τις αλλαγές σας στη φόρμα που ανοίγει και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    • Τα μηνύματα που αντικατοπτρίζουν τις αλλαγές σας αποστέλλονται στα άτομα στα οποία έχουν ανατεθεί εργασίες σε αυτήν την εκτέλεση.

    • Οι εργασίες που έχουν ήδη ολοκληρωθεί ή διαγραφεί και οι εργασίες που δεν έχουν ακόμα ανατεθεί, δεν επηρεάζονται από τις αλλαγές που κάνετε σε αυτήν τη φόρμα.

    • Εάν θέλετε να κάνετε αλλαγές σε εργασίες που δεν έχουν ακόμα ανατεθεί, ανατρέξτε στην παρακάτω ενότητα Αλλαγή μελλοντικών εργασιών.

Αλλαγή φόρμας ενεργών εργασιών

Επεξήγηση Νο 1

Διάρκεια ανά εργασία, μονάδες διάρκειας

  • Για να διατηρήσετε την υπάρχουσα προθεσμία    Αφήστε κενό το Πλαίσιο διάρκεια ανά εργασία και μην κάνετε καμία αλλαγή στο Πλαίσιο μονάδες διάρκειας.

  • Για να καταργήσετε την προθεσμία, ώστε να υπάρχει προθεσμία    Πληκτρολογήστε το αριθμό 0 στο Πλαίσιο διάρκεια ανά εργασία.

  • Για να μετακινήσετε την προθεσμία παρατείνοντας τη διάρκεια της εργασίας    Χρησιμοποιήστε και τα δύο πεδία διάρκειας, για να καθορίσετε τον αριθμό και τον τύπο των μονάδων σύμφωνα με τις οποίες θέλετε να παρατείνετε τη διάρκεια.

Επεξήγηση Νο 2

Αίτηση

  • Για να αλλάξετε το κείμενο της αίτησης    Κάντε τις αλλαγές που θέλετε στο πλαίσιο κειμένου.

  1. Όταν όλα τα πεδία στη φόρμα είναι όπως τα θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Όλες οι ενεργές εργασίες στην τρέχουσα παρουσία ενημερώνονται.

Αρχή του τμήματος

4. Αλλαγή μελλοντικών εργασιών (εργασίες που δεν έχουν ακόμα ανατεθεί)

Δικαιώματα    Τα τέσσερα την εντολή συνδέσεις στην παρακάτω εικόνα εμφανίζεται στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" της όλοι όσοι έχουν δικαιώματα διαχείρισης λιστών. Οι τρεις πρώτες συνδέσεις εμφανίζονται στη σελίδα από το άτομο που ξεκίνησε την παρουσία της ροής εργασίας, αλλά το Τερματισμός αυτής της ροής εργασίας τώρα σύνδεση δεν εμφανίζεται, εκτός εάν αυτό το άτομο έχει επίσης το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών". (Ξανά, ομάδα "κάτοχοι" περιλαμβάνει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή, τα μέλη της ομάδας και τις ομάδες επισκέπτες δεν.)

  1. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή ακριβώς κάτω από την "Απεικόνιση ροής εργασίας", κάντε κλικ στη σύνδεση Προσθήκη ή ενημέρωση υπευθύνων έγκρισης.

  2. Κάντε τις αλλαγές σας στη φόρμα που ανοίγει και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Οι εργασίες που έχουν ήδη δημιουργηθεί και ανατεθεί δεν επηρεάζονται από τις αλλαγές που κάνετε σε αυτήν τη φόρμα.

Αλλαγή φόρμας μελλοντικών εργασιών

Επεξήγηση Νο 1

Συμμετέχοντες, σειρά, ανάπτυξη ομάδων

  • Για να προσθέσετε ή να καταργήσετε συμμετέχοντες, ή για να αλλάξετε τη σειρά των εργασιών    Προσθήκη, κατάργηση ή/και αναδιατάξτε τη σειρά των συμμετεχόντων ονόματα ή τις διευθύνσεις με τηπεδίοσυμμετέχοντες.

  • Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο   Κάντε κλικ στο τοΑνάθεση σε πεδίο για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτροCTRL+DELETE.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο ελέγχου Ανάπτυξη ομάδες για να καθορίσετε αν ομάδες διανομής που παρατίθενται πρέπει να ανατεθούν μία μόνο εργασία για ολόκληρη την ομάδα ή μία εργασία ανά μέλος.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αυτών των πεδίων, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ και στο κατάλληλο τμήμα ΠΡΟΣΘΗΚΗ (λίστα/βιβλιοθήκη ή Συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 2

Αίτηση

  • Για να αλλάξετε το κείμενο της αίτησης    Κάντε τις αλλαγές που θέλετε στο κείμενο στο πλαίσιο.

Επεξήγηση Νο 3

Ημερομηνία παράδοσης για όλες τις εργασίες, διάρκεια ανά εργασία, μονάδες διάρκειας

  • Για να αλλάξετε ή να καταργήσετε την προθεσμία    Διαγράψτε την υπάρχουσα ημερομηνία και, στη συνέχεια, είτε παρέχετε ένα νέο ή, για να καταργήσετε τη συγκεκριμένη προθεσμία συνολικά ημερομηνία, αφήστε το πεδίο κενό. (Δεν πληκτρολογήστε μηδέν σε αυτό το πεδίο. Αυτό το πεδίο πρέπει να περιέχουν μια τιμή ημερομηνίας ημερολογίου ή είναι κενό.)

  • Για να διατηρήσετε την υπάρχουσα διάρκεια    Αφήστε κενό το Πλαίσιο διάρκεια ανά εργασία και μην κάνετε καμία αλλαγή στο Πλαίσιο μονάδες διάρκειας.

  • Για να καταργήσετε τη διάρκεια, ώστε να υπάρχει προθεσμία    Πληκτρολογήστε το αριθμό 0 στο Πλαίσιο διάρκεια ανά εργασία.

  • Για να παρατείνετε τη διάρκεια της εργασίας    Χρησιμοποιήστε και τα δύο πεδία διάρκειας, για να καθορίσετε τον αριθμό και τον τύπο των μονάδων σύμφωνα με τις οποίες θέλετε να παρατείνετε τη διάρκεια. (Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση προθεσμίες και διάρκεια, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ του σε αυτό το άρθρο.)

  1. Όταν όλα τα πεδία στη φόρμα είναι όπως τα θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Όλες οι μελλοντικές εργασίες στην τρέχουσα παρουσία θα αντανακλούν τις αλλαγές σας.

Αρχή του τμήματος

5. Ακύρωση ή τερματισμός αυτής της εκτέλεσης ροής εργασίας

Υπάρχουν δύο τρόποι για να σταματήσετε μια παρουσία ροής εργασίας που εκτελείται πριν ολοκληρωθεί:

  • Ακύρωση της ροής εργασίας    Όλες οι εργασίες ακυρώνονται, αλλά παραμένουν στην περιοχή Εργασίες της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας".

  • Τερματισμός της ροής εργασίας    Όλες οι εργασίες ακυρώνονται και διαγράφονται από την περιοχή Εργασίες της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας". (Ωστόσο, συνεχίζουν να αντανακλώνται στην περιοχή "Ιστορικό ροής εργασίας".)

Ακολουθούν οδηγίες και για τις δύο μεθόδους.

Ακύρωση (όλες οι εργασίες ακυρώνονται αλλά διατηρούνται τόσο στη Λίστα εργασιών όσο και στο Ιστορικό)

Δικαιώματα    Τα τέσσερα την εντολή συνδέσεις στην παρακάτω εικόνα εμφανίζεται στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" της όλοι όσοι έχουν δικαιώματα διαχείρισης λιστών. Οι τρεις πρώτες συνδέσεις εμφανίζονται στη σελίδα από το άτομο που ξεκίνησε την παρουσία της ροής εργασίας, αλλά το Τερματισμός της ροής εργασίας σύνδεση δεν εμφανίζεται, εκτός εάν αυτό το άτομο έχει επίσης το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών". (Ξανά, ομάδα "κάτοχοι" περιλαμβάνει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή, τα μέλη της ομάδας και τις ομάδες επισκέπτες δεν.)

Εάν η τρέχουσα παρουσία μιας ροής εργασίας δεν είναι πλέον απαραίτητη, μπορείτε να τη σταματήσετε.

  • Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή κάτω από την "Απεικόνιση ροής εργασίας", κάντε κλικ στη σύνδεση Ακύρωση όλων των εργασιών έγκρισης.

  • Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για επιβεβαίωση.

Σύνδεση "Ακύρωση όλων των εργασιών"

Όλες τις τρέχουσες εργασίες ακυρώνονται και η ροή εργασίας τελειώνει με κατάσταση ακυρώθηκε. Οι εργασίες ακυρώνεται εξακολουθεί να παρατίθενται τόσο στην περιοχή " εργασίες " και στην περιοχή Ιστορικό ροής εργασίας.

Τερματισμός (όλες οι εργασίες διαγράφονται από τη λίστα "Εργασίες", αλλά διατηρούνται στο Ιστορικό)

Δικαιώματα    Τα τέσσερα την εντολή συνδέσεις στην παρακάτω εικόνα εμφανίζεται στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" της όλοι όσοι έχουν δικαιώματα διαχείρισης λιστών. Οι τρεις πρώτες συνδέσεις εμφανίζονται στη σελίδα από το άτομο που ξεκίνησε την παρουσία της ροής εργασίας, αλλά το Τερματισμός αυτής της ροής εργασίας σύνδεση δεν εμφανίζεται, εκτός εάν αυτό το άτομο έχει επίσης το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών". (Ξανά, ομάδα "κάτοχοι" περιλαμβάνει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή, τα μέλη της ομάδας και τις ομάδες επισκέπτες δεν.)

Εάν προκύψει σφάλμα ή η ροή εργασίας σταματήσει και δεν ανταποκρίνεται, μπορείτε να την τερματίσετε.

Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή ακριβώς κάτω από την "Απεικόνιση ροής εργασίας", κάντε κλικ στην επιλογή "Τερματισμός αυτής της ροής εργασίας" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ναι" για επιβεβαίωση.

Όλες οι εργασίες που δημιουργήθηκε από τη ροή εργασίας ακυρώνονται και διαγράφονται από την περιοχή εργασιών στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", αν και αυτά εξακολουθείτε να είστε αντανακλώνται στην περιοχή Ιστορικό ροής εργασίας. Η ροή εργασίας τελειώνει με κατάσταση Ροής εργασίας ακυρώθηκε.

Αρχή του τμήματος

6. Μάθετε ποιες ροές εργασίας εκτελούνται σε ένα στοιχείο

Στη σελίδα "Ροές εργασίας" για οποιοδήποτε στοιχείο, θα βρείτε μια λίστα με τις ροές εργασίας που εκτελούνται τη συγκεκριμένη στιγμή σε αυτό το στοιχείο.

  1. Μεταβείτε στη λίστα ή στη βιβλιοθήκη στην οποία είναι αποθηκευμένο το στοιχείο.

  2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα του στοιχείου, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας στο αναπτυσσόμενο μενού.

  3. Στις Ροές εργασίας: στη σελίδα "Όνομα στοιχείου", στην περιοχή Ροές εργασίας που εκτελούνται, θα βρείτε μια λίστα παρουσιών που εκτελούνται τη συγκεκριμένη στιγμή στο στοιχείο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Σημείωση που πολλές παρουσίες μιας έκδοσης μία ροή εργασίας να 't εκτελεστεί στο ίδιο στοιχείο ταυτόχρονα. Για παράδειγμα: έχουν προστεθεί δύο ροές εργασίας, και τα δύο με βάση το πρότυπο έγκριση,. Μία ονομάζεται Σχεδιασμός έγκρισης και το άλλο είναι έγκρισης προϋπολογισμού. Σε οποιοδήποτε στοιχείο μία κάθε φορά, μία παρουσία κάθε Σχεδιασμός έγκρισης και έγκρισης προϋπολογισμού μπορεί να εκτελείται, αλλά δεν δύο παρουσίες του είτε ροής εργασίας.

Αρχή του τμήματος

7. Παρακολούθηση ροών εργασίας για όλη τη συλλογή τοποθεσιών

Οι διαχειριστές της συλλογής τοποθεσιών μπορούν να δουν με μια ματιά:

  • Πόσες ροές εργασίας που βασίζονται σε κάθε πρότυπο ροής εργασίας, υπάρχουν τη συγκεκριμένη στιγμή στη συλλογή τοποθεσιών.

  • Εάν κάθε πρότυπο εργασίας είναι τη συγκεκριμένη στιγμή ενεργό ή ανενεργό στη συλλογή τοποθεσιών.

  • Πόσες παρουσίες των εκδόσεων ροής εργασίας που βασίζονται σε κάθε πρότυπο ροής εργασίας εκτελούνται τη συγκεκριμένη στιγμή στη συλλογή τοποθεσιών.

Δείτε με ποιον τρόπο:

  1. Ανοίξτε την αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών (όχι την αρχική σελίδα για μια τοποθεσία ή δευτερεύουσα τοποθεσία εντός της συλλογής).

  2. Επιλέξτε το εικονίδιο Ρυθμίσεις Κουμπί ρυθμίσεων δημόσιας τοποθεσίας Web του SharePoint Online και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  3. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην περιοχή Διαχείριση τοποθεσίας, κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας.

Η σελίδα "Ροές εργασίας" ανοίγει, εμφανίζοντας τις πληροφορίες.

Και στη συνέχεια;

Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που έχει εκτελεστεί αυτή την έκδοση της ροής εργασίας, που μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις οδηγίες που εμφανίζονται στο τμήμα ΑΝΑΘΕΏΡΗΣΗ του σε αυτό το άρθρο για να προβάλετε τα συμβάντα στην παρουσία και Ανακαλύψτε αν οι συναρτήσεις ροής εργασίας που θέλετε να.

Μόλις ολοκληρωθεί η παρουσία της ροής εργασίας, μπορείτε να αναθεωρήσετε τα συμβάντα που έχουν καταγραφεί στο ιστορικό της. (Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο μητρώο για οποιαδήποτε παρουσία για έως και 60 ημέρες μετά την ολοκλήρωσή της.)

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ:  Σημειώστε ότι το ιστορικό της ροής εργασίας παρέχεται μόνο για σκοπούς ανεπίσημης αναφοράς. Δεν μπορείνα χρησιμοποιηθεί για επίσημους ελέγχους ή για οποιονδήποτε άλλο νομικό ή αποδεικτικό λόγο.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε αναφορές για τη συνολική απόδοση της ροής εργασίας όλων των παρουσιών.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

  1. Αναθεώρηση συμβάντων της πιο πρόσφατης παρουσίας

  2. Ιστορικό παρουσία πρόσβαση για έως και 60 ημέρες

  3. Δημιουργία αναφορών επίδοσης της ροής εργασίας

1. Αναθεώρηση συμβάντων της πιο πρόσφατης παρουσίας

Για όσο διάστημα ένα στοιχείο παραμένει στην ίδια λίστα ή βιβλιοθήκη και μέχρι η ίδια ροή εργασίας να εκτελεστεί ξανά στο ίδιο στοιχείο, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο ιστορικό της πιο πρόσφατης παρουσίας από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

Για να δείτε τη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" για την πιο πρόσφατη παρουσία μιας εκτέλεσης ροής εργασίας σε οποιοδήποτε στοιχείο:

  • Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου βρίσκεται το στοιχείο, κάντε κλικ στη σύνδεση κατάστασης για το στοιχείο και τη ροή εργασίας που θέλετε.

Σε αυτό το παράδειγμα, το στοιχείο είναι το έγγραφο με τίτλο Keynote draft και η ροή εργασίας είναι Νέο έγγραφο έγκρισης.

Κλικ στη σύνδεση κατάστασης ροής εργασίας

Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", η ενότητα Ιστορικό ροής εργασίας βρίσκεται κοντά στο κάτω μέρος.

Ενότητα "Ιστορικό ροής εργασίας" της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας"

Αρχή του τμήματος

2. ιστορικό παρουσία access για έως και 60 ημέρες

Τι γίνεται αν θέλετε να αναθεωρήσετε το ιστορικό μιας παρουσίας αφού έχετε εκτελέσει την ίδια ροή εργασίας ξανά στο ίδιο στοιχείο;

Στην πραγματικότητα, μπορείτε να το κάνετε για έως και 60 ημέρες, από όποιο από τα δύο σημεία εισόδου: τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, ή την ειδοποίηση ολοκλήρωσης της ροής εργασίας.

Από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη

  1. Μεταβείτε στη λίστα ή στη βιβλιοθήκη στην οποία είναι αποθηκευμένο το στοιχείο.

  2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα του στοιχείου, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας στο αναπτυσσόμενο μενού.

  3. Στις ροές εργασίας: σελίδα όνομα στοιχείου , στην περιοχή Ροές εργασιών που ολοκληρώθηκε, επιλέξτε το όνομα ή την κατάσταση της παρουσίας της ροής εργασίας που θέλετε να αναθεωρήσετε.
    Λίστα ολοκληρωμένων ροών εργασίας στη σελίδα "Ροές εργασίας" για το στοιχείο
    ανοίγει η σελίδα η κατάσταση ροής εργασίας για αυτήν την παρουσία.

Από την ειδοποίηση ολοκλήρωσης της ροής εργασίας

  • Ανοίξτε την ειδοποίηση ολοκλήρωσης της ροής εργασίας για την παρουσία που θέλετε να αναθεωρήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στη σύνδεση Προβολή ιστορικού ροής εργασίας.

Ειδοποίηση ολοκληρωμένης ροής εργασίας με επισημασμένη τη σύνδεση ιστορικού
ανοίγει η σελίδα η κατάσταση ροής εργασίας για αυτήν την παρουσία.

Για να διατηρήσετε όλες τις ειδοποιήσεις της ολοκλήρωσης, ενδέχεται να θέλετε να δημιουργήσετε ένας κανόνας του Outlook. Ρυθμίστε τον κανόνα αντίγραφο όλων των εισερχόμενων μηνυμάτων που έχουν το κείμενο έχει ολοκληρωθεί στο στη γραμμή θέμα σε μόνος του, ξεχωριστό φάκελο. (Βεβαιωθείτε ότι σας κανόνα Outlook αντίγραφα τις εισερχόμενες μηνύματα και δεν απλώς Μετακίνηση τους ή τους δεν θα επίσης εμφανίζονται στο φάκελο "Εισερχόμενα".)

Αρχή του τμήματος

3. Δημιουργία αναφορών επίδοσης της ροής εργασίας

Για να μάθετε πώς αποδίδει γενικά μία από τις εκδόσεις της ροής εργασίας σας — κατά τη διάρκεια του χρόνου και σε πολλές παρουσίες — μπορείτε να δημιουργήσετε είτε μία είτε και τις δύο προκαθορισμένες αναφορές:

  • Αναφορά διάρκειας δραστηριότητας    Χρησιμοποιήστε αυτήν την αναφορά, για να δείτε πόσος χρόνος χρειάζεται, κατά μέσο όρο, για να ολοκληρωθεί κάθε δραστηριότητα εντός μιας ροής εργασίας, καθώς και πόσος χρόνος χρειάζεται για να ολοκληρωθεί κάθε πλήρης εκτέλεση ή παρουσία αυτής της ροής εργασίας.

  • Αναφορά ακύρωσης και σφαλμάτων    Χρησιμοποιήστε αυτήν την αναφορά, για να δείτε αν η ροή εργασίας ακυρώνεται ή αντιμετωπίζει προβλήματα συχνά πριν από την ολοκλήρωση.

Δημιουργία των διαθέσιμων αναφορών για μια ροή εργασίας

  1. Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, στη στήλη κατάσταση για αυτήν τη ροή εργασίας, κάντε κλικ σε οποιαδήποτε σύνδεση πληροφοριών κατάστασης.
    Κλικ στην κατάσταση ροής εργασίας

  2. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή Ιστορικό ροής εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή αναφορών ροής εργασίας.
    Κλικ στη σύνδεση "Προβολή αναφορών ροής εργασίας" στην ενότητα "Ιστορικό ροής εργασίας"

  3. Εντοπίστε τη ροή εργασίας για την οποία θέλετε να προβάλετε μια αναφορά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα της αναφοράς που θέλετε να προβάλετε.
    Κλικ στη σύνδεση για την "Αναφορά διάρκειας δραστηριότητας"

  4. Στη σελίδα προσαρμογής, διατηρήστε ή αλλάξετε τη θέση όπου θα δημιουργηθεί το αρχείο αναφοράς και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
    Κλικ στο κουμπί OK στη θέση αποθήκευσης του αρχείου
    την αναφορά δημιουργείται και αποθηκεύεται στη θέση που καθορίζεται.

  5. Όταν ολοκληρωθεί η αναφορά, μπορείτε να κάνετε κλικ στη σύνδεση που φαίνεται στην παρακάτω εικόνα για να το προβάλετε. Διαφορετικά, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ολοκληρώσετε και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου. (Αργότερα, όταν είστε έτοιμοι για να προβάλετε την αναφορά, μπορείτε να τα εντοπίσετε στη θέση που καθορίσατε στο προηγούμενο βήμα.)
    Κλικ στη σύνδεση για την προβολή αναφοράς

Και στη συνέχεια;

Εάν οι λειτουργίες της ροής εργασίας σας είναι όπως τις θέλετε, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε να τη χρησιμοποιείτε.

Εάν υπάρχει κάτι που θέλετε να αλλάξετε σχετικά με τον τρόπο που λειτουργεί, ανατρέξτε στο τμήμα ΑΛΛΑΓΉ αυτού του άρθρου.

Μόλις εκτελέσετε την πρώτη παρουσία της νέας ροής εργασίας έγκρισης και αναθεωρήσετε τα αποτελέσματα, ίσως να θέλετε να κάνετε μία ή περισσότερες αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο έχει ρυθμιστεί η ροή εργασίας.

Επίσης, ίσως να θέλετε κάποιες φορές στο μέλλον να κάνετε περαιτέρω αλλαγές στη ρύθμιση παραμέτρων.

Τέλος, ίσως κάποια στιγμή θέλετε να απενεργοποιήσετε τη ροή εργασίας για μικρότερο ή μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, αλλά να μην την καταργήσετε — ή μπορεί, πραγματικά, να θέλετε να την καταργήσετε εντελώς.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

  1. Αλλαγή μόνιμων ρυθμίσεων για μια ροή εργασίας

  2. Απενεργοποίηση ή κατάργηση μιας ροής εργασίας

1. Αλλαγή μόνιμων ρυθμίσεων για μια ροή εργασίας

Για να κάνετε μόνιμες αλλαγές στις ρυθμίσεις για μια υπάρχουσα ροή εργασίας, ανοίξτε και επεξεργαστείτε τη φόρμα συσχετισμού που χρησιμοποιήσατε αρχικά για να την προσθέσετε.

Εάν η ροή εργασίας εκτελείται μόνο σε μία λίστα ή βιβλιοθήκη

  1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στην οποία εκτελείται η ροή εργασίας.

  2. Στην Κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ή Βιβλιοθήκη.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Το όνομα της καρτέλας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον τύπο της λίστας ή της βιβλιοθήκης. Για παράδειγμα, σε μια λίστα ημερολογίου η καρτέλα έχει το όνομα Ημερολόγιο.

  3. Στην ομάδα Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

  4. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή Όνομα ροής εργασίας (κάντε κλικ για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις), κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας της οποίας τις ρυθμίσεις θέλετε να αλλάξετε.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Εάν η ροή εργασίας έγκρισης που θέλετε δεν εμφανίζεται στη λίστα, μπορεί να σχετίζεται με έναν μόνο τύπο περιεχομένου. Οι ροές εργασίας που εμφανίζονται σε αυτήν τη λίστα ελέγχονται από το στοιχείο ελέγχου Αυτές οι ροές εργασίας έχουν ρυθμιστεί για εκτέλεση σε στοιχεία αυτού του τύπου, που βρίσκεται ακριβώς κάτω από τη λίστα. (Δείτε την εικόνα.) Κάντε κλικ στις επιλογές του τύπου περιεχομένου στο αναπτυσσόμενο μενού για να ανακαλύψετε ποια εμφανίζει τη ροή εργασίας που θέλετε. Όταν η ροή εργασίας που θέλετε εμφανιστεί στη λίστα, κάντε κλικ στο όνομά της.

  5. Στις ίδιες δύο σελίδες της φόρμας συσχετισμού που χρησιμοποιήθηκαν αρχικά για να προσθέσετε τη ροή εργασίας, κάντε και αποθηκεύστε τις αλλαγές που θέλετε.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα πεδία και τα στοιχεία ελέγχου στη φόρμα συσχετισμού, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ και στο κατάλληλο τμήμα ΠΡΟΣΘΗΚΗ (λίστα/βιβλιοθήκη ή συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Εάν η ροή εργασίας εκτελείται σε όλες τις λίστες και βιβλιοθήκες στη συλλογή τοποθεσιών

  1. Ανοίξτε την αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών (όχι την αρχική σελίδα για μια τοποθεσία ή δευτερεύουσα τοποθεσία εντός της συλλογής).

  2. Επιλέξτε το εικονίδιο Ρυθμίσεις Κουμπί ρυθμίσεων δημόσιας τοποθεσίας Web του SharePoint Online και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  3. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας", στην περιοχή Συλλογές προγράμματος σχεδίασης Web, κάντε κλικ στην επιλογή Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.

  4. Στη σελίδα τύποι περιεχομένου τοποθεσίας, κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας στην οποία εκτελείται η ροή εργασίας.
    Τύποι περιεχομένου εγγράφου με επισημασμένο τον τίτλο

  5. Στη σελίδα για τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου, στην περιοχήΡυθμίσεις, , κάντε κλικΡυθμίσεις ροής εργασίας.
    Σύνδεση ρυθμίσεων ροής εργασίας στην ενότητα "Ρυθμίσεις"

  6. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", στην περιοχή Όνομα ροής εργασίας (κάντε κλικ για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις), κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας που θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις.
    Σύνδεση για την αλλαγή ρυθμίσεων της ροής εργασίας

  7. Στις ίδιες δύο σελίδες της φόρμας συσχετισμού που χρησιμοποιήθηκαν αρχικά για να προσθέσετε τη ροή εργασίας, κάντε και αποθηκεύστε τις αλλαγές που θέλετε.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα πεδία και τα στοιχεία ελέγχου στη φόρμα συσχετισμού, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ και στο κατάλληλο τμήμα ΠΡΟΣΘΗΚΗ (λίστα/βιβλιοθήκη ή συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Αρχή του τμήματος

2. Απενεργοποίηση ή κατάργηση μιας ροής εργασίας

Εάν η ροή εργασίας εκτελείται μόνο σε μία λίστα ή βιβλιοθήκη

  1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στην οποία εκτελείται η ροή εργασίας.

  2. Στην Κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ή Βιβλιοθήκη.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Το όνομα της καρτέλας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον τύπο της λίστας ή της βιβλιοθήκης. Για παράδειγμα, σε μια λίστα ημερολογίου η καρτέλα έχει το όνομα Ημερολόγιο.

  3. Στην ομάδα Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

  4. Στη σελίδα Ρυθμίσεις ροής εργασίας, κάντε κλικ στη σύνδεση Καταργήστε, αποκλείστε ή επαναφέρετε μια ροή εργασίας.

  5. Χρησιμοποιήστε τη φόρμα στη σελίδα "Κατάργηση ροής εργασίας" για να απενεργοποιήσετε, να ενεργοποιήσετε ξανά ή να καταργήσετε ροές εργασίας.
    Φόρμα στη σελίδα "Κατάργηση ροής εργασίας"

Υπάρχουν πέντε στήλες στη φόρμα:

  • Ροή εργασίας    Το όνομα της ροής εργασίας.

  • Παρουσίες    Ο αριθμός των παρουσιών της ροής εργασίας που εκτελείται τη συγκεκριμένη στιγμή στα στοιχεία.

  • Επιτρέπεται    Επιλογή που επιτρέπει στη ροή εργασίας να συνεχίσει να λειτουργεί κανονικά.

  • Χωρίς νέες παρουσίες    Επιλογή που επιτρέπει την ολοκλήρωση τυχόν παρουσιών ροής εργασίας που εκτελούνται τη συγκεκριμένη στιγμή, αλλά απενεργοποιεί τη ροή εργασίας καθιστώντας τη μη διαθέσιμη για εκτέλεση σε νέες παρουσίες. (Αυτή η ενέργεια είναι αναστρέψιμη. Για να ενεργοποιήσετε ξανά αργότερα τη ροή εργασίας, επιστρέψτε σε αυτήν τη σελίδα και επιλέξτε Επιτρέπεται.)

  • Κατάργηση    Επιλογή που καταργεί εντελώς τη ροή εργασίας από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. Όλες οι παρουσίες που εκτελούνται, τερματίζονται αμέσως και η στήλη για αυτήν τη ροή εργασίας δεν εμφανίζεται πλέον στη σελίδα για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. (Αυτή η ενέργεια δεν είναι αναστρέψιμη.)

Εάν η ροή εργασίας εκτελείται σε όλες τις λίστες και βιβλιοθήκες στη συλλογή τοποθεσιών

  1. Ανοίξτε την αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών (όχι την αρχική σελίδα για μια τοποθεσία ή δευτερεύουσα τοποθεσία εντός της συλλογής).

  2. Επιλέξτε το εικονίδιο Ρυθμίσεις Κουμπί ρυθμίσεων δημόσιας τοποθεσίας Web του SharePoint Online και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  3. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας", στην περιοχή Συλλογές, κάντε κλικ στην εντολή Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.

  4. Στη σελίδα τύποι περιεχομένου τοποθεσίας, κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας στην οποία εκτελείται η ροή εργασίας.
    Τύποι περιεχομένου εγγράφου με επισημασμένο τον τίτλο

  5. Στη σελίδα για τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου, στην περιοχήΡυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.
    Σύνδεση ρυθμίσεων ροής εργασίας στην ενότητα "Ρυθμίσεις"

  6. Στη σελίδα Ρυθμίσεις ροής εργασίας, κάντε κλικ στη σύνδεση Καταργήστε, αποκλείστε ή επαναφέρετε μια ροή εργασίας.

  7. Χρησιμοποιήστε τη φόρμα στη σελίδα "Κατάργηση ροής εργασίας" για να απενεργοποιήσετε, να ενεργοποιήσετε ξανά ή να καταργήσετε ροές εργασίας.
    Φόρμα στη σελίδα "Κατάργηση ροής εργασίας"

Υπάρχουν πέντε στήλες στη φόρμα:

  • Ροή εργασίας    Το όνομα της ροής εργασίας.

  • Παρουσίες    Ο αριθμός των παρουσιών της ροής εργασίας που εκτελείται τη συγκεκριμένη στιγμή στα στοιχεία.

  • Επιτρέπεται    Επιλογή που επιτρέπει στη ροή εργασίας να συνεχίσει να λειτουργεί κανονικά.

  • Χωρίς νέες παρουσίες    Επιλογή που επιτρέπει την ολοκλήρωση τυχόν παρουσιών ροής εργασίας που εκτελούνται τη συγκεκριμένη στιγμή, αλλά απενεργοποιεί τη ροή εργασίας καθιστώντας τη μη διαθέσιμη για εκτέλεση σε νέες παρουσίες. (Αυτή η ενέργεια είναι αναστρέψιμη. Για να ενεργοποιήσετε ξανά αργότερα τη ροή εργασίας, επιστρέψτε σε αυτήν τη σελίδα και επιλέξτε Επιτρέπεται.)

  • Κατάργηση    Επιλογή που καταργεί εντελώς τη ροή εργασίας από τη συλλογή τοποθεσιών. Όλες τις εμφανίσεις εκτελούνται τερματίζονται αμέσως και τη στήλη για αυτήν τη ροή εργασίας δεν εμφανίζεται πλέον στη σελίδα για τη λίστα ή βιβλιοθήκη. (Αυτή η ενέργεια δεν είναι αναστρέψιμη.)

Και στη συνέχεια;

Εάν έχετε κάνει αλλαγές, εκτελέστε μια δοκιμαστική παρουσία της ροής εργασίας για να ελέγξετε τα αποτελέσματα των αλλαγών.

Περαιτέρω προσαρμογή

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για την περαιτέρω προσαρμογή των ροών εργασίας που περιλαμβάνονται στα προϊόντα του SharePoint.

Μπορείτε ακόμα να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες ροές εργασίας από την αρχή.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε ή όλα τα ακόλουθα προγράμματα:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Προσαρμόστε φόρμες ροής εργασίας, ενέργειες και συμπεριφορές.

  • Microsoft Visual Studio    Δημιουργήστε τις δικές σας προσαρμοσμένες ενέργειες ροής εργασίας.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας του Microsoft Software Developer Network (MSDN).

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×