Άνοιγμα και χρήση κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στο Outlook στο web για επιχειρήσεις

Μάθετε πώς μπορεί να επωφεληθεί μια ομάδα, χρησιμοποιώντας το Outlook Web App για εργασία με ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, καθώς και τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να ανοίξετε και να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο και πώς μπορείτε να το προσθέσετε σε ένα κύριο γραμματοκιβώτιο.

Εάν έχετε δικαίωμα πλήρους πρόσβασης σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο που εμφανίζεται στο βιβλίο διευθύνσεων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook Web App ή μια έκδοση του Outlook για υπολογιστή (για παράδειγμα, το Outlook 2013), για να ανοίξετε το συγκεκριμένο γραμματοκιβώτιο.

Γιατί να χρησιμοποιήσετε κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια; Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια διευκολύνουν μια συγκεκριμένη ομάδα χρηστών να παρακολουθούν και να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα δημόσιο ψευδώνυμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως info@contoso.com ή contact@contoso.com. Όταν ένα μέλος της ομάδας απαντά σε ένα μήνυμα που έχει σταλεί στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζεται ότι προέρχεται από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο και όχι από τον μεμονωμένο χρήστη. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο ως κοινόχρηστο ημερολόγιο ομάδας.

Ο διαχειριστής του οργανισμού σας πρέπει να δημιουργήσει το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο και να σας προσθέσει στην ομάδα χρηστών, για να μπορέσετε να το χρησιμοποιήσετε. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Τι άλλο πρέπει να γνωρίζω; αυτού του άρθρου.

Θέλετε να ανοίξετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο χρησιμοποιώντας το Outlook, αντί για το Outlook Web App; Ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση των στοιχείων αλληλογραφίας και ημερολογίου άλλου ατόμου.

Πώς μπορώ να ανοίξω και να χρησιμοποιήσω ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο;

Πώς μπορώ να ανοίξω ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο;

Προσθήκη του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου ώστε να εμφανίζεται κάτω από το κύριο γραμματοκιβώτιο στο Outlook Web App

Άνοιγμα του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου σε ξεχωριστό παράθυρο του προγράμματος περιήγησης

Πώς μπορώ να στείλω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο;

Πώς μπορώ να χρησιμοποιήσω το κοινόχρηστο ημερολόγιο;

Τι άλλο πρέπει να γνωρίζω;

Πώς μπορώ να ανοίξω ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο;

Υπάρχουν δύο τρόποι για να ανοίξετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο με το Outlook Web App. Μπορεί να δοκιμάσετε και τις δύο μεθόδους και να δείτε ποια είναι η καλύτερη για εσάς.

Προσθήκη του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου ώστε να εμφανίζεται κάτω από το κύριο γραμματοκιβώτιο στο Outlook Web App

Συνιστάται να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο, εάν θέλετε να παρακολουθείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από το κύριο γραμματοκιβώτιο και από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο ταυτόχρονα. Επιπλέον, μετά την ολοκλήρωση αυτής της εργασίας, το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο και οι φάκελοί του εμφανίζονται στο αριστερό παράθυρο περιήγησης κάθε φορά που ανοίγετε το Outlook Web App.

  1. Πραγματοποιήστε είσοδο στο λογαριασμό σας στο Outlook Web App.

  2. Κάντε δεξί κλικ στο κύριο γραμματοκιβώτιο στο αριστερό παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη κοινόχρηστου φακέλου.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη κοινόχρηστου φακέλου, πληκτρολογήστε το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου και κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

Το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο εμφανίζεται στη λίστα φακέλων στο Outlook Web App. Μπορείτε να αναπτύξετε ή να συμπτύξετε τους φακέλους του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου, με τον ίδιο τρόπο όπως και στο κύριο γραμματοκιβώτιο. Επίσης, μπορείτε να καταργήσετε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο από τη λίστα φακέλων. Για να το καταργήσετε, κάντε δεξί κλικ στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Διαγραφή.

Άνοιγμα του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου σε ξεχωριστό παράθυρο του προγράμματος περιήγησης

Συνιστάται να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο, εάν θέλετε να προβάλετε και να διαχειριστείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο σε ξεχωριστό παράθυρο του προγράμματος περιήγησης.

  1. Πραγματοποιήστε είσοδο στο λογαριασμό σας στο Outlook Web App.

  2. Στη γραμμή περιήγησης του Outlook Web App, κάντε κλικ στο όνομά σας. Εμφανίζεται μια λίστα.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα άλλου γραμματοκιβωτίου.

  4. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του άλλου γραμματοκιβωτίου που θέλετε να ανοίξετε. Μια άλλη περίοδος λειτουργίας του Outlook Web App θα ανοίξει σε ένα διαφορετικό παράθυρο, επιτρέποντας την πρόσβαση στο άλλο γραμματοκιβώτιο.

Συμβουλή: Εάν κάνετε λάθος στην πληκτρολόγηση της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του γραμματοκιβωτίου, θα ανοίξει ένα δεύτερο παράθυρο, που δηλώνει ότι η ιστοσελίδα δεν είναι δυνατό να βρεθεί. Δοκιμάστε να πληκτρολογήσετε ξανά τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πώς μπορώ να στείλω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο;

Για να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο χρησιμοποιώντας το Outlook Web App:

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέο μήνυμα επάνω από τη λίστα φακέλων. Στο παράθυρο ανάγνωσης, εμφανίζεται μια φόρμα νέου μηνύματος.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα Εικονίδιο "Περισσότερα" ή "Περισσότερες επιλογές" και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εμφάνιση από. Αυτό θα σας δείξει ότι τα άτομα που λαμβάνουν αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα δουν ότι προέρχεται από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο και όχι από τον δικό σας λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  3. Για να προσθέσετε παραλήπτες, πληκτρολογήστε το όνομα οποιουδήποτε ατόμου από το φάκελο των επαφών σας ή τη λίστα διευθύνσεων της εταιρείας σας ή πληκτρολογήστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πεδίο Προς ή Κοιν. Την πρώτη φορά που πληκτρολογείτε το όνομα ενός ατόμου, το Outlook Web App αναζητά την αντίστοιχη διεύθυνση. Στο μέλλον, το όνομα θα αποθηκευτεί στο cache, ώστε να προστίθεται γρήγορα.

  4. Πληκτρολογήστε ένα θέμα.

  5. Πληκτρολογήστε το μήνυμα που θέλετε να στείλετε.

  6. Όταν είστε έτοιμοι να στείλετε το μήνυμα, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή αποστολή .

Πώς μπορώ να χρησιμοποιήσω το κοινόχρηστο ημερολόγιο;

Ένα από τα πλεονεκτήματα της χρήσης κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου είναι ότι όλοι όσοι έχουν πρόσβαση στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο έχουν πλήρη πρόσβαση και στο ημερολόγιο. Μπορείτε να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε και να διαγράψετε συμβάντα από το ημερολόγιο. Χρησιμοποιήστε το κοινόχρηστο ημερολόγιο όπως ακριβώς θα χρησιμοποιήσετε και το δικό σας ημερολόγιο. Ακολουθεί μια σύντομη λίστα με τα πράγματα που μπορείτε να κάνετε με το ημερολόγιο του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου:

  • Ενημερώστε την ομάδα σας ότι φεύγετε για διακοπές ή πότε θα είστε εκτός γραφείου.

  • Δημιουργήστε μια σύσκεψη ομάδας.

  • Επεξεργαστείτε ένα συμβάν ημερολογίου που έχει δημιουργηθεί από κάποιον άλλο χρήστη.

  • Ακυρώστε μια σύσκεψη που έχει δημιουργηθεί από κάποιον άλλο χρήστη.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο ημερολόγιο

  1. Συνδεθείτε στο γραμματοκιβώτιό σας χρησιμοποιώντας το Outlook Web App. Εάν χρησιμοποιείτε το Office 365, πραγματοποιήστε είσοδο στο λογαριασμό σας στην πύλη του Microsoft Online.

  2. Κάντε δεξί κλικ στην επιλογή ΑΛΛΑ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΑ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα ημερολογίου.

    Το μενού "Άνοιγμα ημερολογίου" του Outlook Web App

  3. Στο πλαίσιο Από κατάλογο, αναζητήστε το κοινόχρηστο ημερολόγιο που θέλετε να ανοίξετε. Επιλέξτε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο που θέλετε να ανοίξετε και κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

    Το πλαίσιο διαλόγου "Άνοιγμα ημερολογίου" του Outlook Web App

  4. Το κοινόχρηστο ημερολόγιο εμφανίζεται στη λίστα φακέλων του Ημερολογίου.

    Το Outlook Web App με επιλεγμένο ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο γραμματοκιβωτίου

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης του ημερολογίου στο Outlook Web App, ανατρέξτε στο θέμα Επισκόπηση ημερολογίου.

Τι άλλο πρέπει να γνωρίζω;

Ο διαχειριστής του οργανισμού σας πρέπει να δημιουργήσει το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο και να σας προσθέσει στην ομάδα χρηστών, για να μπορέσετε να το χρησιμοποιήσετε. Για να μάθετε πώς, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία κοινόχρηστων γραμματοκιβωτίων.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×