Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Office
Άθροιση δεδομένων με χρήση ερωτήματος

Άθροιση δεδομένων με χρήση ερωτήματος

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Αυτό το άρθρο εξηγεί τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο συνάρτησης που ονομάζεται συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων για να αθροίσετε τα δεδομένα σε ένα σύνολο αποτελεσμάτων ερωτήματος. Αυτό το άρθρο εξηγεί επίσης συνοπτικά τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλες συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων, όπως το Count και το AVG για την καταμέτρηση ή τον μέσο όρο των τιμών σε ένα σύνολο αποτελεσμάτων. Επιπλέον, αυτό το άρθρο εξηγεί τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή Σύνολο, μια δυνατότητα στο Access που χρησιμοποιείτε για να αθροίσετε δεδομένα χωρίς να χρειάζεται να αλλάξετε τη σχεδίαση των ερωτημάτων σας.

Τι θέλετε να κάνετε;

Κατανόηση των τρόπων άθροισης δεδομένων

Προετοιμασία μερικών δειγμάτων δεδομένων

Άθροιση δεδομένων με τη χρήση μιας γραμμής αθροίσματος

Υπολογισμός γενικών συνόλων με χρήση ερωτήματος

Υπολογισμός συνόλων ομάδων με χρήση ενός ερωτήματος συνόλων

Άθροιση δεδομένων σε πολλές ομάδες με χρήση ενός ερωτήματος διασταύρωσης

Αναφορά συνάρτησης συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων

Κατανόηση των τρόπων άθροισης δεδομένων

Μπορείτε να αθροίσετε μια στήλη αριθμών σε ένα ερώτημα, χρησιμοποιώντας έναν τύπο συνάρτησης που ονομάζεται συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων. Οι συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων πραγματοποιούν έναν υπολογισμό σε μια στήλη δεδομένων και επιστρέφουν μία μόνο τιμή. Η Access παρέχει διάφορες συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων, όπως το Sum, το Count, το AVG (για τους μέσοΥς υπολογισμούς), το ελάχιστο και το Max. Αθροίζετε δεδομένα προσθέτοντας τη συνάρτηση Sum στο ερώτημά σας, Καταμετρήστε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση Count και ούτω καθεξής.

Επιπλέον, το Access παρέχει πολλούς τρόπους για να προσθέσετε αθροίσματα και άλλες συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων σε ένα ερώτημα. Μπορείτε να κάνετε τα εξής:

  • Ανοίξτε το ερώτημά σας σε προβολή φύλλου δεδομένων και προσθέστε μια γραμμή αθροίσματος. Η γραμμή Σύνολο, μια δυνατότητα στο Access, σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε μια συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων σε μία ή περισσότερες στήλες ενός συνόλου αποτελεσμάτων ερωτήματος χωρίς να χρειάζεται να αλλάξετε τη σχεδίαση του ερωτήματός σας.

  • Δημιουργήστε ένα ερώτημα συνόλων. Ένα ερώτημα συνόλων υπολογίζει τα μερικά αθροίσματα σε ομάδες εγγραφών. μια γραμμή αθροίσματος υπολογίζει τα γενικά αθροίσματα για μία ή περισσότερες στήλες (πεδία) δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να κάνετε μερικό άθροισμα όλων των πωλήσεων ανά πόλη ή ανά τρίμηνο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα συνόλων για να ομαδοποιήσετε τις εγγραφές σας κατά την επιθυμητή κατηγορία και, στη συνέχεια, να αθροίσετε τα ποσά των πωλήσεων.

  • Δημιουργήστε ένα ερώτημα διασταύρωσης. Ένα ερώτημα διασταύρωσης είναι ένας ειδικός τύπος ερωτήματος που εμφανίζει τα αποτελέσματά του σε ένα πλέγμα που μοιάζει με φύλλο εργασίας του Excel. Τα ερωτήματα διαΣταύρωσης συνοψίζουν τις τιμές σας και, στη συνέχεια, τα ομαδοποιούνται με δύο σύνολα γεγονότων — ένα σύνολο κάτω από την πλευρά (επικεφαλίδες γραμμής) και το άλλο κατά μήκος του επάνω μέρους (επικεφαλίδες στηλών). Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα διασταύρωσης για να εμφανίσετε τα σύνολα πωλήσεων για κάθε πόλη για τα τελευταία τρία χρόνια, όπως δείχνει ο παρακάτω πίνακας:

Πόλη

2003

2004

2005

Paris

254.556

372.455

467.892

Sydney

478.021

372.987

276.399

Τζακάρτα

572.997

684.374

792.571

...

...

...

...

Σημείωση: Οι ενότητες "οδηγίες" σε αυτό το έγγραφο τονίζουν τη χρήση της συνάρτησης Sum , αλλά να θυμάστε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλες συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων στις γραμμές αθροίσματος και τα ερωτήματά σας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση των άλλων συναρτήσεων συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων, ανατρέξτε στην ενότητα Αναφορά συνάρτησης συγκεντρωτΙκών αποτελεσμάτων παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τρόπους χρήσης των άλλων συναρτήσεων συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων, ανατρέξτε στο άρθρο Εμφάνιση συνόλων στηλών σε ένα φύλλο δεδομένων.

Τα βήματα στις παρακάτω ενότητες εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να προσθέσετε μια γραμμή αθροίσματος, να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα συνόλων για να αθροίσετε δεδομένα σε ομάδες και πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα διασταύρωσης που κάνει μερικά αθροίσματα δεδομένων μεταξύ των ομάδων και των χρονικών διαστημάτων. Καθώς προχωράτε, να θυμάστε ότι πολλές από τις συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων λειτουργούν μόνο σε δεδομένα σε πεδία που έχουν καθοριστεί σε έναν συγκεκριμένο τύπο δεδομένων. Για παράδειγμα, η συνάρτηση Sum λειτουργεί μόνο με πεδία που έχουν καθοριστεί για τους τύπους δεδομένων "Αριθμός", "δεκαδικός" ή "νομισματική μονάδα". Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τύπους δεδομένων που απαιτούνται από κάθε συνάρτηση, ανατρέξτε στην ενότητα Αναφορά συνάρτησης συγκεντρωτΙκών αποτελεσμάτων, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Για γενικές πληροφορίες σχετικά με τους τύπους δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο τροποποίηση ή αλλαγή του τύπου δεδομένων που έχει καθοριστεί για ένα πεδίο.

Αρχή της σελίδας

Προετοιμασία μερικών δειγμάτων δεδομένων

Οι ενότητες "οδηγίες" σε αυτό το άρθρο παρέχουν πίνακες δειγμάτων δεδομένων. Τα βήματα της διαδικασίας χρησιμοποιούν τα δείγματα πίνακα για να σας βοηθήσουν να καταλάβετε πώς λειτουργούν οι συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων. Εάν προτιμάτε, μπορείτε προαιρετικά να προσθέσετε τα δείγματα πινάκων σε μια νέα ή υπάρχουσα βάση δεδομένων.

Η Access παρέχει αρκετούς τρόπους για να προσθέσετε αυτά τα δείγματα πινάκων σε μια βάση δεδομένων. Μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε να αντιγράψετε κάθε πίνακα σε ένα πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου, όπως το Excel και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε τα φύλλα εργασίας στην Access ή μπορείτε να επικολλήσετε τα δεδομένα σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, όπως το σημειωματάριο και να εισαγάγετε τα δεδομένα από τα αρχεία κειμένου που προκύπτουν.

Τα βήματα σε αυτήν την ενότητα εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο σε ένα κενό φύλλο δεδομένων και πώς μπορείτε να αντιγράψετε τα δείγματα πινάκων σε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε αυτούς τους πίνακες στην Access. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία και την εισαγωγή δεδομένων κειμένου, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε ένα αρχείο κειμένου.

Τα βήματα για τη διαδικασία σε αυτό το άρθρο χρησιμοποιούν τους παρακάτω πίνακες. Χρησιμοποιήστε αυτούς τους πίνακες για να δημιουργήσετε το δείγμα δεδομένων σας:

Ο πίνακας " κατηγορίες ":

Κατηγορία

Κούκλες

Παιχνίδια και γρίφοι

Καλλιτεχνικά και πλαίσια

Βιντεοπαιχνίδια

DVD και ταινίες

Μοντέλα και χόμπι

Sports

Ο πίνακας " προϊόντα ":

Όνομα προϊόντος

Τιμή

Κατηγορία

Φιγούρα ενέργειας προγραμματιστή

$12,95

Κούκλες

Διασκέδαση με τη C# (ένα επιτραπέζιο παιχνίδι για όλη την οικογένεια)

$15,85

Παιχνίδια και γρίφοι

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

$22,50

Καλλιτεχνικά και πλαίσια

Το μαγικό chip υπολογιστή (500 τεμάχια)

$32,65

Παιχνίδια και γρίφοι

Πρόσβαση! Το παιχνίδι!

$22,95

Παιχνίδια και γρίφοι

Geeks υπολογιστών και μυθικά πλάσματα

$78,50

Βιντεοπαιχνίδια

Άσκηση για τα geeks υπολογιστών! Το DVD!

$14,88

DVD και ταινίες

Τελευταία ιπτάμενη πίτσα

$36,75

Sports

Εξωτερική μονάδα δισκέτας 5,25-ιντσών (κλίμακα 1/4)

$65,00

Μοντέλα και χόμπι

Αριθμός γραφειοκρατικής μη ενέργειας

$78,88

Κούκλες

Κατήφεια

$53,33

Βιντεοπαιχνίδια

Δημιουργήστε το δικό σας πληκτρολόγιο

$77,95

Μοντέλα και χόμπι

Ο πίνακας " παραγγελίες ":

Ημερομηνία παραγγελίας

Ημερομηνία αποστολής

Πόλη του πλοίου

Έξοδα αποστολής

11/14/2005

11/15/2005

Τζακάρτα

$55,00

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76,00

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

$87,00

11/17/2005

11/18/2005

Τζακάρτα

$43,00

11/17/2005

11/18/2005

Paris

$105,00

11/17/2005

11/18/2005

Στουτγκάρδη

$112,00

11/18/2005

11/19/2005

Βιέννη

$215,00

11/19/2005

11/20/2005

Μαϊάμι

$525,00

11/20/2005

11/21/2005

Βιέννη

$198,00

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187,00

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

$81,00

11/23/2005

11/24/2005

Τζακάρτα

$92,00

Ο πίνακας " Λεπτομέρειες παραγγελίας ":

Order ID

Όνομα προϊόντος

Αναγνωριστικό προϊόντος

Τιμή μονάδας

Ποσότητα

Προεξόφληση

1

Δημιουργήστε το δικό σας πληκτρολόγιο

12

$77,95

9

5

1

Αριθμός γραφειοκρατικής μη ενέργειας

2

$78,88

4

7,5%

2

Άσκηση για τα geeks υπολογιστών! Το DVD!

7

$14,88

6

4

2

Το μαγικό chip υπολογιστή

4

$32,65

8

0

2

Geeks υπολογιστών και μυθικά πλάσματα

6

$78,50

4

0

3

Πρόσβαση! Το παιχνίδι!

5

$22,95

5

15%

4

Φιγούρα ενέργειας προγραμματιστή

1

$12,95

2

6%

4

Τελευταία ιπτάμενη πίτσα

8

$36,75

8

4

5

Εξωτερική μονάδα δισκέτας 5,25-ιντσών (κλίμακα 1/4)

9

$65,00

4

10%

6

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

3

$22,50

12

6,5%

7

Κατήφεια

11

$53,33

6

8%

7

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

3

$22,50

4

9%

Σημείωση: Να θυμάστε ότι σε μια τυπική βάση δεδομένων ο πίνακας "Λεπτομέρειες παραγγελίας" θα περιέχει μόνο ένα πεδίο "Αναγνωριστικό προϊόντος" και όχι ένα πεδίο "όνομα προϊόντος". Το δείγμα πίνακα χρησιμοποιεί ένα πεδίο "όνομα προϊόντος" για να διευκολύνει την ανάγνωση των δεδομένων.

Εισαγωγή του δείγματος δεδομένων με μη αυτόματο τρόπο

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Πίνακες, επιλέξτε Πίνακας.

    Η Access προσθέτει έναν νέο, κενό πίνακα στη βάση δεδομένων σας.

    Σημείωση: Δεν χρειάζεται να ακολουθήσετε αυτό το βήμα εάν ανοίξετε μια νέα, κενή βάση δεδομένων, αλλά θα πρέπει να το ακολουθείτε κάθε φορά που χρειάζεστε να προσθέσετε έναν πίνακα στη βάση δεδομένων.

  2. Κάντε διπλό κλικ στο πρώτο κελί της γραμμής κεφαλίδων και πληκτρολογήστε το όνομα του πεδίου στο δείγμα πίνακα.

    Από προεπιλογή, η Access υποδηλώνει τα κενά πεδία στη γραμμή κεφαλίδας με το κείμενο Προσθήκη νέου πεδίου, ως εξής:

    Νέο πεδίο στο φύλλο δεδομένων

  3. Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους για να μετακινηθείτε στο επόμενο κελί της κενής κεφαλίδας και πληκτρολογήστε το δεύτερο όνομα πεδίου (μπορείτε επίσης να πατήσετε το πλήκτρο TAB ή να κάνετε διπλό κλικ στο νέο κελί). Επαναλάβετε αυτό το βήμα μέχρι να καταχωρήσετε όλα τα ονόματα πεδίων.

  4. Εισαγάγετε τα δεδομένα στο δείγμα πίνακα.

    Καθώς εισάγετε τα δεδομένα, η Access εξάγει έναν τύπο δεδομένων για κάθε πεδίο. Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τις σχεσιακές βάσεις δεδομένων, θα πρέπει να καθορίσετε έναν συγκεκριμένο τύπο δεδομένων, όπως τον αριθμό, το κείμενο ή την ημερομηνία/ώρα, για κάθε ένα από τα πεδία των πινάκων σας. Η ρύθμιση του τύπου δεδομένων βοηθά στη διασφάλιση της ακριβούς καταχώρησης δεδομένων και βοηθά επίσης στην αποτροπή λαθών, όπως η χρήση ενός αριθμού τηλεφώνου σε έναν υπολογισμό. Για αυτά τα δείγματα πινάκων, θα πρέπει να επιτρέψετε στην Access να συμπεράνει τον τύπο δεδομένων.

  5. Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή των δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

    Συντόμευση πληκτρολογίου πατήστε το συνδυασμό ΠΛΉΚΤΡων CTRL + S.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως.

  6. Στο πλαίσιο όνομα πίνακα , πληκτρολογήστε το όνομα του δείγματος πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το όνομα κάθε δείγματος πίνακα, επειδή τα ερωτήματα στις ενότητες "οδηγίες" χρησιμοποιούν αυτά τα ονόματα.

  7. Επαναλάβετε αυτά τα βήματα μέχρι να δημιουργήσετε κάθε ένα από τα δείγματα πινάκων που αναφέρονται στην αρχή αυτής της ενότητας.

Εάν δεν θέλετε να εισαγάγετε τα δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο, ακολουθήστε τα επόμενα βήματα για να αντιγράψετε τα δεδομένα σε ένα αρχείο υπολογιστικού φύλλου και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα δεδομένα από το αρχείο υπολογιστικού φύλλου στην Access.

Δημιουργία των δειγμάτων φύλλων εργασίας

  1. Ξεκινήστε το πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου και δημιουργήστε ένα νέο, κενό αρχείο. Εάν χρησιμοποιείτε το Excel, δημιουργεί ένα νέο, κενό βιβλίο εργασίας από προεπιλογή.

  2. Αντιγράψτε το πρώτο δείγμα πίνακα που παρέχεται παραπάνω και επικολλήστε το στο πρώτο φύλλο εργασίας, ξεκινώντας από το πρώτο κελί.

  3. Χρησιμοποιώντας την τεχνική που παρέχεται από το πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου, μετονομάστε το φύλλο εργασίας. Δώστε στο φύλλο εργασίας το ίδιο όνομα με το δείγμα πίνακα. Για παράδειγμα, εάν το δείγμα πίνακα ονομάζεται " κατηγορίες", δώστε στο φύλλο εργασίας το ίδιο όνομα.

  4. Επαναλάβετε τα βήματα 2 και 3, αντιγράφοντας κάθε δείγμα πίνακα σε ένα κενό φύλλο εργασίας και μετονομάζοντας το φύλλο εργασίας.

    Σημείωση: Ίσως χρειαστεί να προσθέσετε φύλλα εργασίας στο αρχείο υπολογιστικού φύλλου. Για πληροφορίες σχετικά με την εκτέλεση αυτής της εργασίας, ανατρέξτε στη βοήθεια για το πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου.

  5. Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας σε μια εύχρηστη θέση στον υπολογιστή σας ή το δίκτυό σας και μεταβείτε στο επόμενο σύνολο βημάτων.

Δημιουργία πινάκων βάσης δεδομένων από φύλλα εργασίας

  1. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή, επιλέξτε Excel.

    -ή-

    Κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα και στη συνέχεια, επιλέξτε ένα πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου από τη λίστα.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων - Υπολογιστικό φύλλο Όνομα προγράμματος.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση, ανοίξτε το αρχείο υπολογιστικού φύλλου που δημιουργήσατε στα προηγούμενα βήματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Ξεκινά ο Οδηγός εισαγωγής υπολογιστικού φύλλου.

  3. Από προεπιλογή, ο οδηγός επιλέγει το πρώτο φύλλο εργασίας στο βιβλίο εργασίας (το φύλλο εργασίας " πελάτες ", εάν ακολουθήσατε τα βήματα στην προηγούμενη ενότητα) και τα δεδομένα από το φύλλο εργασίας εμφανίζονται στο κάτω τμήμα της σελίδας του οδηγού. Επιλέξτε Επόμενο.

  4. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή η πρώτη γραμμή περιέχει επικεφαλίδες στηλώνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  5. Προαιρετικά, στην επόμενη σελίδα, χρησιμοποιήστε τα πλαίσια κειμένου και τις λίστες στην περιοχή Επιλογές πεδίου για να αλλάξετε τα ονόματα πεδίων και τους τύπους δεδομένων ή για να παραλείψετε πεδία από τη λειτουργία εισαγωγής. Διαφορετικά, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  6. Αφήστε επιλεγμένο το στοιχείο να επιτρέπεται η Προσθήκη πρωτεύοντος κλειδιού στην Access και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  7. Από προεπιλογή, η Access εφαρμόζει το όνομα του φύλλου εργασίας στο νέο πίνακα. ΑποΔεχτείτε το όνομα ή πληκτρολογήστε ένα άλλο όνομα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

  8. Επαναλάβετε τα βήματα 1 έως 7 μέχρι να δημιουργήσετε έναν πίνακα από κάθε φύλλο εργασίας στο βιβλίο εργασίας.

Μετονομασία των πεδίων πρωτεύοντος κλειδιού

Σημείωση: Όταν εισαγάγατε τα φύλλα εργασίας, η Access πρόσθεσε αυτόματα μια στήλη πρωτεύοντος κλειδιού σε κάθε πίνακα και, από προεπιλογή, η Access ονόμασε αυτή τη στήλη "Αναγνωριστικό" και την όρισε στον τύπο δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση". Τα βήματα σε αυτό εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να μετονομάσετε κάθε πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού. Με αυτόν τον τρόπο, εντοπιστούν με σαφήνεια όλα τα πεδία σε ένα ερώτημα.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ σε κάθε έναν από τους πίνακες που δημιουργήσατε στα προηγούμενα βήματα και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

  2. Για κάθε πίνακα, εντοπίστε το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού. Από προεπιλογή, η Access ονομάζει κάθε Αναγνωριστικόπεδίου.

  3. Στη στήλη όνομα πεδίου για κάθε πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού, προσθέστε το όνομα του πίνακα.

    Για παράδειγμα, θα μετονομάσατε το πεδίο "Αναγνωριστικό" για τον πίνακα "κατηγορίες" στο πεδίο "Αναγνωριστικό κατηγορίας" και το πεδίο για τον πίνακα "Παραγγελίες" σε "Αναγνωριστικό παραγγελίας". Για τον πίνακα "Λεπτομέρειες παραγγελίας", μετονομάστε το πεδίο σε "Αναγνωριστικό λεπτομερειών". Για τον πίνακα "προϊόντα", μετονομάστε το πεδίο σε "Αναγνωριστικό προϊόντος".

  4. Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας.

Κάθε φορά που τα δείγματα πινάκων εμφανίζονται σε αυτό το άρθρο, περιλαμβάνουν το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού και το πεδίο μετονομάζεται όπως περιγράφεται, χρησιμοποιώντας τα προηγούμενα βήματα.

Αρχή της σελίδας

Άθροιση δεδομένων με τη χρήση μιας γραμμής αθροίσματος

Μπορείτε να προσθέσετε μια γραμμή αθροίσματος σε ένα ερώτημα, ανοίγοντας το ερώτημά σας σε προβολή φύλλου δεδομένων, προσθέτοντας τη γραμμή και, στη συνέχεια, επιλέγοντας τη συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, όπως Sum, min, Maxή AVG. Τα βήματα σε αυτήν την ενότητα εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε ένα βασικό ερώτημα επιλογής και να προσθέσετε μια γραμμή αθροίσματος. Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε τα δείγματα πινάκων που περιγράφονται στην προηγούμενη ενότητα.

Δημιουργία βασικού ερωτήματος επιλογής

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πινάκων , κάντε διπλό κλικ στον πίνακα ή τους πίνακες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.

    Ο επιλεγμένος πίνακας ή πίνακες εμφανίζονται ως Windows στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτήματος.

  3. Κάντε διπλό κλικ στα πεδία του πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας.

    Μπορείτε να συμπεριλάβετε πεδία που περιέχουν περιγραφικά δεδομένα, όπως ονόματα και περιγραφές, αλλά πρέπει να συμπεριλάβετε ένα πεδίο που περιέχει αριθμητικά δεδομένα ή δεδομένα νομισματικής μονάδας.

    Κάθε πεδίο εμφανίζεται σε ένα κελί στο πλέγμα σχεδίασης.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή εκτέλεση Εικόνα κουμπιού για να εκτελέσετε το ερώτημα.

    Το καθορισμένο αποτέλεσμα ερωτήματος εμφανίζεται στην προβολή φύλλου δεδομένων.

  5. Προαιρετικά, μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης και προσαρμόστε το ερώτημά σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα εγγράφου για το ερώτημα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσαρμόσετε το ερώτημα, ανάλογα με τις ανάγκες, προσθέτοντας ή καταργώντας πεδία πίνακα. Για να καταργήσετε ένα πεδίο, επιλέξτε τη στήλη στο πλέγμα σχεδίασης και πατήστε το πλήκτρο DELETE.

  6. Αποθηκεύστε το ερώτημά σας.

Προσθήκη γραμμής αθροίσματος

  1. Βεβαιωθείτε ότι το ερώτημά σας είναι ανοικτό σε προβολή φύλλου δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα εγγράφου για το ερώτημα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή φύλλου δεδομένων.

    -ή-

    Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στο ερώτημα. Αυτή η ενέργεια εκτελεί το ερώτημα και φορτώνει τα αποτελέσματα σε ένα φύλλο δεδομένων.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνολα.

    Μια νέα γραμμή αθροίσματος εμφανίζεται στο φύλλο δεδομένων σας.

  3. Στη γραμμή σύνολο , κάντε κλικ στο κελί του πεδίου που θέλετε να αθροίσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε άθροισμα από τη λίστα.

Απόκρυψη γραμμής αθροίσματος

  • Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνολα.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση μιας γραμμής αθροίσματος, ανατρέξτε στο άρθρο Εμφάνιση συνόλων στηλών σε ένα φύλλο δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Υπολογισμός γενικών συνόλων με χρήση ερωτήματος

Το γενικό άθροισμα είναι το άθροισμα όλων των τιμών σε μια στήλη. Μπορείτε να υπολογίσετε αρκετούς τύπους γενικών αθροισμάτων, όπως:

  • Ένα απλό γενικό άθροισμα που αθροίζει τις τιμές σε μία μόνο στήλη. Για παράδειγμα, μπορείτε να υπολογίσετε το συνολικό κόστος αποστολής.

  • Ένα υπολογισμένο γενικό άθροισμα που αθροίζει τις τιμές σε περισσότερες από μία στήλες. Για παράδειγμα, μπορείτε να υπολογίσετε τις συνολικές πωλήσεις πολλαπλασιάζοντας το κόστος πολλών στοιχείων με βάση τον αριθμό των ταξινομημένων στοιχείων και, στη συνέχεια, αθροίζοντας τις τιμές που προκύπτουν.

  • Ένα γενικό άθροισμα που αποκλείει ορισμένες εγγραφές. Για παράδειγμα, μπορείτε να υπολογίσετε το σύνολο των πωλήσεων μόνο για την προηγούμενη Παρασκευή.

Τα βήματα στις παρακάτω ενότητες εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε κάθε τύπο γενικού αθροίσματος. Τα βήματα χρησιμοποιούν τους πίνακες Orders and Order Details.

Ο πίνακας "Παραγγελίες"

Order ID

Ημερομηνία παραγγελίας

Ημερομηνία αποστολής

Πόλη του πλοίου

Έξοδα αποστολής

1

11/14/2005

11/15/2005

Τζακάρτα

$55,00

2

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76,00

3

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

$87,00

4

11/17/2005

11/18/2005

Τζακάρτα

$43,00

5

11/17/2005

11/18/2005

Paris

$105,00

6

11/17/2005

11/18/2005

Στουτγκάρδη

$112,00

7

11/18/2005

11/19/2005

Βιέννη

$215,00

8

11/19/2005

11/20/2005

Μαϊάμι

$525,00

9

11/20/2005

11/21/2005

Βιέννη

$198,00

10

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187,00

11

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

$81,00

12

11/23/2005

11/24/2005

Τζακάρτα

$92,00

Ο πίνακας "Λεπτομέρειες παραγγελίας"

Αναγνωριστικό λεπτομερειών

Order ID

Όνομα προϊόντος

Αναγνωριστικό προϊόντος

Τιμή μονάδας

Ποσότητα

Προεξόφληση

1

1

Δημιουργήστε το δικό σας πληκτρολόγιο

12

$77,95

9

0,05

2

1

Αριθμός γραφειοκρατικής μη ενέργειας

2

$78,88

4

0,075

3

2

Άσκηση για τα geeks υπολογιστών! Το DVD!

7

$14,88

6

0,04

4

2

Το μαγικό chip υπολογιστή

4

$32,65

8

0,00

5

2

Geeks υπολογιστών και μυθικά πλάσματα

6

$78,50

4

0,00

6

3

Πρόσβαση! Το παιχνίδι!

5

$22,95

5

0,15

7

4

Φιγούρα ενέργειας προγραμματιστή

1

$12,95

2

0,06

8

4

Τελευταία ιπτάμενη πίτσα

8

$36,75

8

0,04

9

5

Εξωτερική μονάδα δισκέτας 5,25-ιντσών (κλίμακα 1/4)

9

$65,00

4

0,10

10

6

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

3

$22,50

12

0,065

11

7

Κατήφεια

11

$53,33

6

0,08

12

7

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

3

$22,50

4

0,09

Υπολογισμός απλού γενικού αθροίσματος

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα , κάντε διπλό κλικ στον πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.

    Εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα δεδομένων, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα Orders.

    Ο πίνακας εμφανίζεται σε ένα παράθυρο στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτήματος.

  3. Κάντε διπλό κλικ στο πεδίο που θέλετε να αθροίσετε. Βεβαιωθείτε ότι το πεδίο έχει καθοριστεί είτε στον τύπο δεδομένων "Αριθμός" ή "νομισματική μονάδα". Εάν προσπαθήσετε να αθροίσετε τιμές σε μη αριθμητικά πεδία, όπως ένα πεδίο κειμένου, η Access εμφανίζει την ασυμφωνία τύπου δεδομένων στο μήνυμα σφάλματος παράστασης κριτηρίων όταν προσπαθείτε να εκτελέσετε το ερώτημα.

    Εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα δεδομένων, κάντε διπλό κλικ στη στήλη χρέωση αποστολής.

    Μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον αριθμητικά πεδία στο πλέγμα, εάν θέλετε να υπολογίσετε γενικά αθροίσματα για αυτά τα πεδία. Ένα ερώτημα συνόλων μπορεί να υπολογίσει τα γενικά αθροίσματα για περισσότερες από μία στήλες.

  4. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Σύνολα. Εικόνα κουμπιού

    Η γραμμή σύνολο εμφανίζεται στο πλέγμα σχεδίασης και η ομάδα κατά εμφανίζεται στο κελί της στήλης τέλος αποστολής.

  5. Αλλάξτε την τιμή του κελιού στη γραμμή σύνολο για να αθροίσετε.

  6. Κάντε κλικ στην επιλογή εκτέλεση Εικόνα κουμπιού για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

    Συμβουλή: Σημειώστε ότι η Access προσαρτά το "SumOf" στην αρχή του ονόματος του πεδίου που αθροίσετε. Για να αλλάξετε την επικεφαλίδα της στήλης σε κάτι πιο ουσιαστικό, όπως η συνολική αποστολή, επιστρέψτε στην προβολή σχεδίασης και κάντε κλικ στη γραμμή πεδίο της στήλης τέλος αποστολής στο πλέγμα σχεδίασης. Τοποθετήστε το δρομέα δίπλα στο Τέλος αποστολής και πληκτρολογήστε τις λέξεις συνολική αποστολή, ακολουθούμενη από άνω και κάτω τελεία, όπως: συνολική αποστολή: χρέωση αποστολής.

  7. Προαιρετικά, αποθηκεύστε το ερώτημα και κλείστε το.

Υπολογισμός γενικού αθροίσματος που αποκλείει ορισμένες εγγραφές

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα , κάντε διπλό κλικ στον πίνακα Order and Details Order και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

  3. Προσθέστε το πεδίο "Ημ/νία Παραγγελίας" από τον πίνακα "Παραγγελίες" στην πρώτη στήλη στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος.

  4. Στη γραμμή κριτήρια της πρώτης στήλης, πληκτρολογήστε Date ()-1. Αυτή η παράσταση εξαιρεί τις εγγραφές της τρέχουσας ημέρας από το υπολογισμένο άθροισμα.

  5. Στη συνέχεια, δημιουργήστε τη στήλη που υπολογίζει το ποσό πωλήσεων για κάθε συναλλαγή. Πληκτρολογήστε την ακόλουθη παράσταση στη γραμμή πεδίο της δεύτερης στήλης στο πλέγμα:

    Συνολική αξία πωλήσεων: (1-[Λεπτομέρειες παραγγελίας]. [ Έκπτωση]/100) * ([Λεπτομέρειες παραγγελίας]. [ Τιμή μονάδας] * [Λεπτομέρειες παραγγελίας]. [Ποσότητα])

    Βεβαιωθείτε ότι η έκφρασή σας παραθέτει πεδία που έχουν καθοριστεί για τους τύπους δεδομένων "Αριθμός" ή "νομισματική μονάδα". Εάν η έκφρασή σας αναφέρεται σε πεδία που έχουν τεθεί σε άλλους τύπους δεδομένων, η Access εμφανίζει την ασυμφωνία τύπου δεδομένων μηνύματος στην παράσταση κριτηρίων όταν προσπαθείτε να εκτελέσετε το ερώτημα.

  6. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Σύνολα.

    Η γραμμή σύνολο εμφανίζεται στο πλέγμα σχεδίασης και η ομάδα κατά εμφανίζεται στην πρώτη και τη δεύτερη στήλη.

  7. Στη δεύτερη στήλη, αλλάξτε την τιμή στο κελί της γραμμής αθροίσματος για Άθροιση. Η συνάρτηση Sum προσθέτει τα μεμονωμένα ποσά πωλήσεων.

  8. Κάντε κλικ στην επιλογή εκτέλεση Εικόνα κουμπιού για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

  9. Αποθηκεύστε το ερώτημα ως ημερήσιΕς πωλήσεις.

    Σημείωση: Την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το ερώτημα σε προβολή σχεδίασης, μπορεί να παρατηρήσετε μια μικρή αλλαγή στις τιμές που καθορίζονται στο πεδίο και στις γραμμές αθροίσματος της στήλης συνολική αξία πωλήσεων. Η παράσταση εμφανίζεται περικλείεται μέσα στη συνάρτηση Sum και η γραμμή σύνολο εμφανίζει το Expreστην αντί για το άθροισμα.

    Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα δεδομένων και δημιουργείτε το ερώτημα (όπως φαίνεται στα προηγούμενα βήματα), θα δείτε τα εξής:

    Συνολική αξία πωλήσεων: SUM ((1-[Λεπτομέρειες παραγγελίας]. Έκπτωση/100) * ([Λεπτομέρειες παραγγελίας]. Τιμή μονάδας * [Λεπτομέρειες παραγγελίας]. Ποσότητα))

Αρχή της σελίδας

Υπολογισμός συνόλων ομάδων με χρήση ενός ερωτήματος συνόλων

Τα βήματα σε αυτήν την ενότητα εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα συνόλων, το οποίο υπολογίζει τα μερικά αθροίσματα σε ομάδες δεδομένων. Καθώς προχωράτε, να θυμάστε ότι από προεπιλογή, ένα ερώτημα συνόλων μπορεί να περιλαμβάνει μόνο το πεδίο ή τα πεδία που περιέχουν τα δεδομένα της ομάδας σας, όπως ένα πεδίο "κατηγορίες" και το πεδίο που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να αθροίσετε, όπως ένα πεδίο "Πωλήσεις". Τα ερωτήματα αθροισμάτων δεν μπορούν να περιλαμβάνουν άλλα πεδία που περιγράφουν τα στοιχεία μιας κατηγορίας. Εάν θέλετε να δείτε αυτά τα περιγραφικά δεδομένα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα δεύτερο ερώτημα επιλογής που συνδυάζει τα πεδία στο ερώτημα συνόλων με τα πρόσθετα πεδία δεδομένων.

Τα βήματα σε αυτήν την ενότητα εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε σύνολα και να επιλέξετε τα ερωτήματα που απαιτούνται για τον προσδιορισμό των συνολικών πωλήσεων για κάθε προϊόν. Τα βήματα προϋποθέτουν τη χρήση αυτών των δειγμάτων πινάκων:

Ο πίνακας "προϊόντα"

Αναγνωριστικό προϊόντος

Όνομα προϊόντος

Τιμή

Κατηγορία

1

Φιγούρα ενέργειας προγραμματιστή

$12,95

Κούκλες

2

Διασκέδαση με τη C# (ένα επιτραπέζιο παιχνίδι για όλη την οικογένεια)

$15,85

Παιχνίδια και γρίφοι

3

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

$22,50

Καλλιτεχνικά και πλαίσια

4

Το μαγικό chip υπολογιστή (500 τεμάχια)

$32,65

Καλλιτεχνικά και πλαίσια

5

Πρόσβαση! Το παιχνίδι!

$22,95

Παιχνίδια και γρίφοι

6

Geeks υπολογιστών και μυθικά πλάσματα

$78,50

Βιντεοπαιχνίδια

7

Άσκηση για τα geeks υπολογιστών! Το DVD!

$14,88

DVD και ταινίες

8

Τελευταία ιπτάμενη πίτσα

$36,75

Sports

9

Εξωτερική μονάδα δισκέτας 5,25-ιντσών (κλίμακα 1/4)

$65,00

Μοντέλα και χόμπι

10

Αριθμός γραφειοκρατικής μη ενέργειας

$78,88

Κούκλες

11

Κατήφεια

$53,33

Βιντεοπαιχνίδια

12

Δημιουργήστε το δικό σας πληκτρολόγιο

$77,95

Μοντέλα και χόμπι

Ο πίνακας "Λεπτομέρειες παραγγελίας"

Αναγνωριστικό λεπτομερειών

Order ID

Όνομα προϊόντος

Αναγνωριστικό προϊόντος

Τιμή μονάδας

Ποσότητα

Προεξόφληση

1

1

Δημιουργήστε το δικό σας πληκτρολόγιο

12

$77,95

9

5

2

1

Αριθμός γραφειοκρατικής μη ενέργειας

2

$78,88

4

7,5%

3

2

Άσκηση για τα geeks υπολογιστών! Το DVD!

7

$14,88

6

4

4

2

Το μαγικό chip υπολογιστή

4

$32,65

8

0

5

2

Geeks υπολογιστών και μυθικά πλάσματα

6

$78,50

4

0

6

3

Πρόσβαση! Το παιχνίδι!

5

$22,95

5

15%

7

4

Φιγούρα ενέργειας προγραμματιστή

1

$12,95

2

6%

8

4

Τελευταία ιπτάμενη πίτσα

8

$36,75

8

4

9

5

Εξωτερική μονάδα δισκέτας 5,25-ιντσών (κλίμακα 1/4)

9

$65,00

4

10%

10

6

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

3

$22,50

12

6,5%

11

7

Κατήφεια

11

$53,33

6

8%

12

7

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

3

$22,50

4

9%

Τα παρακάτω βήματα προϋποθέτουν μια σχέση "ένα-προς-πολλά" μεταξύ των πεδίων "Αναγνωριστικό προϊόντος" στον πίνακα "Παραγγελίες" και τον πίνακα "Λεπτομέρειες παραγγελιών", με τον πίνακα "Παραγγελίες" στην πλευρά "ένα" της σχέσης.

Δημιουργία του ερωτήματος συνόλων

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα , επιλέξτε τους πίνακες με τους οποίους θέλετε να εργαστείτε, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκηκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο αφού ολοκληρώσετε την προσθήκη των πινάκων.

    -ή-

    Κάντε διπλό κλικ στους πίνακες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο. Κάθε πίνακας εμφανίζεται ως παράθυρο στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτημάτων.

    Εάν χρησιμοποιείτε τα δείγματα πινάκων που παρατίθενται προηγουμένως, προσθέστε τα προϊόντα και τους πίνακες λεπτομερειών παραγγελιών.

  3. Κάντε διπλό κλικ στα πεδία του πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας.

    Κατά κανόνα, προσθέτετε μόνο το πεδίο "ομάδα" και το πεδίο "τιμή" στο ερώτημα. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν υπολογισμό αντί για ένα πεδίο τιμών — τα επόμενα βήματα εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να το κάνετε.

    1. Προσθέστε το πεδίο "κατηγορία" από τον πίνακα "προϊόντα" στο πλέγμα σχεδίασης.

    2. Δημιουργήστε τη στήλη που υπολογίζει το ποσό πωλήσεων για κάθε συναλλαγή, πληκτρολογώντας την παρακάτω παράσταση στη δεύτερη στήλη στο πλέγμα:

      Συνολική αξία πωλήσεων: (1-[Λεπτομέρειες παραγγελίας]. [ Έκπτωση]/100) * ([Λεπτομέρειες παραγγελίας]. [ Τιμή μονάδας] * [Λεπτομέρειες παραγγελίας]. [Ποσότητα])

      Βεβαιωθείτε ότι τα πεδία που αναφέρονται στην παράσταση είναι των τύπων δεδομένων "Αριθμός" ή "νομισματική μονάδα". Εάν αναφέρετε πεδία άλλων τύπων δεδομένων, η Access εμφανίζει την ασυμφωνία τύπου δεδομένων του μηνύματος σφάλματος στην παράσταση κριτηρίων όταν προσπαθείτε να μεταβείτε σε προβολή φύλλου δεδομένων.

    3. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Σύνολα.

      Η γραμμή σύνολο εμφανίζεται στο πλέγμα σχεδίασης και σε αυτή τη γραμμή, η Ομαδοποίηση κατά εμφανίζεται στην πρώτη και τη δεύτερη στήλη.

    4. Στη δεύτερη στήλη, αλλάξτε την τιμή στη γραμμή σύνολο για να αθροίσετε. Η συνάρτηση Sum προσθέτει τα μεμονωμένα ποσά πωλήσεων.

    5. Κάντε κλικ στην επιλογή εκτέλεση Εικόνα κουμπιού για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

    6. ΔιαΤηρήστε το ερώτημα ανοιχτό για χρήση στην επόμενη ενότητα.

      Χρήση κριτηρίων με ένα ερώτημα συνόλων

      Το ερώτημα που δημιουργήσατε στην προηγούμενη ενότητα περιλαμβάνει όλες τις εγγραφές στους υποκείμενους πίνακες. Δεν αποκλείει οποιαδήποτε παραγγελία κατά τον υπολογισμό των συνόλων και εμφανίζει τα σύνολα για όλες τις κατηγορίες.

      Εάν πρέπει να εξαιρέσετε ορισμένες εγγραφές, μπορείτε να προσθέσετε κριτήρια στο ερώτημα. Για παράδειγμα, μπορείτε να αγνοήσετε συναλλαγές που είναι μικρότερες από το $100 ή να υπολογίσετε σύνολα μόνο για ορισμένες από τις κατηγορίες προϊόντων σας. Τα βήματα σε αυτήν την ενότητα εξηγούν τον τρόπο χρήσης τριών τύπων κριτηρίων:

    7. Κριτήρια που αγνοούν ορισμένες ομάδες κατά τον υπολογισμό συνόλων.    Για παράδειγμα, θα υπολογίσετε σύνολα μόνο για τα βιντεοπαιχνίδια, την τέχνη και τη διαμόρφωση και τις κατηγορίες αθλημάτων.

    8. Κριτήρια που αποκρύπτουν ορισμένα σύνολα μετά τον υπολογισμό τους.    Για παράδειγμα, μπορείτε να εμφανίσετε μόνο τα αθροίσματα που είναι μεγαλύτερα από $150.000.

    9. Κριτήρια που εξαιρούν μεμονωμένες εγγραφές από το να συμπεριληφθούν στο σύνολο.    Για παράδειγμα, μπορείτε να εξαιρέσετε μεμονωμένες συναλλαγές πωλήσεων όταν η τιμή (τιμή μονάδας * ποσότητα) πέσει κάτω από το $100.

      Τα παρακάτω βήματα εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να προσθέσετε τα κριτήρια ένα προς ένα και να δείτε την επίδραση στο αποτέλεσμα του ερωτήματος.

      Προσθήκη κριτηρίων στο ερώτημα

    10. Ανοίξτε το ερώτημα από την προηγούμενη ενότητα σε προβολή σχεδίασης. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα εγγράφου για το ερώτημα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

      -ή-

      Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο ερώτημα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

    11. Στη γραμμή κριτήρια της στήλης αναγνωριστικού κατηγορίας, πληκτρολογήστε = κούκλες ή αθλητισμός ή τέχνη και διαμόρφωση.

    12. Κάντε κλικ στην επιλογή εκτέλεση Εικόνα κουμπιού για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

    13. Επιστρέψτε στην προβολή σχεδίασης και, στη γραμμή κριτήρια της στήλης συνολική αξία πωλήσεων, πληκτρολογήστε >100.

    14. Εκτελέστε το ερώτημα για να δείτε τα αποτελέσματα και, στη συνέχεια, επιστρέψτε στην προβολή σχεδίασης.

    15. Προσθέστε τώρα τα κριτήρια για να εξαιρέσετε μεμονωμένες συναλλαγές πωλήσεων που είναι μικρότερες από $100. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να προσθέσετε μια άλλη στήλη.

      Σημείωση: Δεν μπορείτε να καθορίσετε τα τρίτα κριτήρια στη στήλη συνολική αξία πωλήσεων. Τα κριτήρια που καθορίζετε σε αυτήν τη στήλη ισχύουν για τη συνολική τιμή και όχι για τις μεμονωμένες τιμές.

    16. Αντιγράψτε την παράσταση από τη δεύτερη στήλη στην τρίτη στήλη.

    17. Στη γραμμή σύνολο για τη νέα στήλη, επιλέξτε Πού και, στη γραμμή κριτήρια , Πληκτρολογήστε >20.

    18. Εκτελέστε το ερώτημα για να δείτε τα αποτελέσματα και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το ερώτημα.

      Σημείωση: Την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το ερώτημα σε προβολή σχεδίασης, ενδέχεται να παρατηρήσετε μικρές αλλαγές στο πλέγμα σχεδίασης. Στη δεύτερη στήλη, η παράσταση στη γραμμή πεδίων θα εμφανιστεί μέσα στη συνάρτηση Sum και η τιμή στη γραμμή σύνολο εμφανίζει την παράσταση αντί για το άθροισμα.

      Συνολική αξία πωλήσεων: SUM ((1-[Λεπτομέρειες παραγγελίας]. Έκπτωση/100) * ([Λεπτομέρειες παραγγελίας]. Τιμή μονάδας * [Orde r Details]. Ποσότητα))

      Θα δείτε επίσης μια τέταρτη στήλη. Αυτή η στήλη είναι ένα αντίγραφο της δεύτερης στήλης, αλλά τα κριτήρια που έχετε καθορίσει στη δεύτερη στήλη εμφανίζονται στην πραγματικότητα ως τμήμα της νέας στήλης.

Αρχή της σελίδας

Άθροιση δεδομένων σε πολλές ομάδες με χρήση ενός ερωτήματος διασταύρωσης

Ένα ερώτημα διασταύρωσης είναι ένας ειδικός τύπος ερωτήματος που εμφανίζει τα αποτελέσματά του σε ένα πλέγμα παρόμοιο με ένα φύλλο εργασίας του Excel. Τα ερωτήματα διαΣταύρωσης συνοψίζουν τις τιμές σας και, στη συνέχεια, τα ομαδοποιείτε με δύο σύνολα γεγονότων — ένα σύνολο κάτω από την πλευρά (ένα σύνολο κεφαλίδων γραμμών) και το άλλο κατά μήκος του επάνω μέρους (ένα σύνολο κεφαλίδων στηλών). Αυτή η εικόνα δείχνει ένα μέρος του συνόλου αποτελεσμάτων για το δείγμα ερωτήματος διασταύρωσης:

Δείγμα ερωτήματος διασταύρωσης

Καθώς προχωράτε, να θυμάστε ότι ένα ερώτημα διασταύρωσης δεν συμπληρώνει πάντα όλα τα πεδία στο σύνολο αποτελεσμάτων, επειδή οι πίνακες που χρησιμοποιείτε στο ερώτημα δεν περιέχουν πάντα τιμές για κάθε πιθανό στοιχείο δεδομένων.

Όταν δημιουργείτε ένα ερώτημα διασταύρωσης, συνήθως περιλαμβάνετε δεδομένα από περισσότερους από έναν πίνακες και πάντα περιλαμβάνετε τρεις τύπους δεδομένων: τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται ως επικεφαλίδες γραμμών, τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται ως επικεφαλίδες στηλών και τις τιμές που θέλετε να αθροίσετε ή να υπολογίσετε με άλλο τρόπο.

Τα βήματα σε αυτήν την ενότητα προϋποθέτουν τους ακόλουθους πίνακες:

Ο πίνακας "Παραγγελίες"

Ημερομηνία παραγγελίας

Ημερομηνία αποστολής

Πόλη του πλοίου

Έξοδα αποστολής

11/14/2005

11/15/2005

Τζακάρτα

$55,00

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76,00

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

$87,00

11/17/2005

11/18/2005

Τζακάρτα

$43,00

11/17/2005

11/18/2005

Paris

$105,00

11/17/2005

11/18/2005

Στουτγκάρδη

$112,00

11/18/2005

11/19/2005

Βιέννη

$215,00

11/19/2005

11/20/2005

Μαϊάμι

$525,00

11/20/2005

11/21/2005

Βιέννη

$198,00

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187,00

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

$81,00

11/23/2005

11/24/2005

Τζακάρτα

$92,00

Ο πίνακας "Λεπτομέρειες παραγγελίας"

Order ID

Όνομα προϊόντος

Αναγνωριστικό προϊόντος

Τιμή μονάδας

Ποσότητα

Προεξόφληση

1

Δημιουργήστε το δικό σας πληκτρολόγιο

12

$77,95

9

5

1

Αριθμός γραφειοκρατικής μη ενέργειας

2

$78,88

4

7,5%

2

Άσκηση για τα geeks υπολογιστών! Το DVD!

7

$14,88

6

4

2

Το μαγικό chip υπολογιστή

4

$32,65

8

0

2

Geeks υπολογιστών και μυθικά πλάσματα

6

$78,50

4

0

3

Πρόσβαση! Το παιχνίδι!

5

$22,95

5

15%

4

Φιγούρα ενέργειας προγραμματιστή

1

$12,95

2

6%

4

Τελευταία ιπτάμενη πίτσα

8

$36,75

8

4

5

Εξωτερική μονάδα δισκέτας 5,25-ιντσών (κλίμακα 1/4)

9

$65,00

4

10%

6

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

3

$22,50

12

6,5%

7

Κατήφεια

11

$53,33

6

8%

7

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

3

$22,50

4

9%

Τα παρακάτω βήματα εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα διασταύρωσης που ομαδοποιεί τις συνολικές πωλήσεις ανά πόλη. Το ερώτημα χρησιμοποιεί δύο παραστάσεις για να επιστρέψει μια μορφοποιημένη ημερομηνία και ένα σύνολο πωλήσεων.

Δημιουργία ερωτήματος διασταύρωσης

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πινάκων , κάντε διπλό κλικ στους πίνακες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.

    Κάθε πίνακας εμφανίζεται ως παράθυρο στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτημάτων.

    Εάν χρησιμοποιείτε τα δείγματα πινάκων, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα Orders και στον πίνακα Λεπτομέρειες παραγγελιών.

  3. Κάντε διπλό κλικ στα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας.

    Κάθε όνομα πεδίου εμφανίζεται στο κενό κελί στη γραμμή πεδίων του πλέγματος σχεδίασης.

    Εάν χρησιμοποιείτε τα δείγματα πινάκων, προσθέστε τα πεδία "πόλη αποστολής" και "ημερομηνία αποστολής" από τον πίνακα "Παραγγελίες".

  4. Στο επόμενο κενό κελί στη γραμμή πεδίο , αντιγράψτε και επικολλήστε ή πληκτρολογήστε την ακόλουθη παράσταση: Total Sales: SUM (CCur ([Λεπτομέρειες παραγγελίας]. [ Τιμή μονάδας] * [ποσότητα] * (1-[έκπτωση])/100) * 100)

  5. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην εντολή Διασταύρωση.

    Η γραμμή σύνολο και η γραμμή διασταύρωσης εμφανίζονται στο πλέγμα σχεδίασης.

  6. Κάντε κλικ στο κελί της γραμμής " σύνολο " στο πεδίο "πόλη" και επιλέξτε " Ομαδοποίηση κατά". Κάντε το ίδιο για το πεδίο "ημερομηνία αποστολής". Αλλάξτε την τιμή στο κελί σύνολο του πεδίου σύνολο πωλήσεων σε παράσταση.

  7. Στη γραμμή διασταύρωση , ορίστε το κελί στο πεδίο πόλη σε επικεφαλίδα γραμμής, ορίστε το πεδίο ημερομηνία αποστολής σε επικεφαλίδα στήληςκαι ορίστε το πεδίο Σύνολο πωλήσεων σε τιμή.

  8. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στην εντολή Εκτέλεση.

    Τα αποτελέσματα του ερωτήματος εμφανίζονται σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Αναφορά συνάρτησης συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων

Αυτός ο πίνακας παραθέτει και περιγράφει τις συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων που παρέχει η Access στη γραμμή Σύνολο και στα ερωτήματα. Να θυμάστε ότι η Access παρέχει περισσότερες συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων για τα ερωτήματα από ό,τι για τη γραμμή "σύνολο". Επίσης, εάν εργάζεστε με ένα έργο της Access (ένα μπροστινό άκρο της Access συνδεδεμένο με μια βάση δεδομένων του Microsoft SQL Server), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μεγαλύτερο σύνολο συναρτήσεων συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων που παρέχει ο SQL Server. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτό το συγκεκριμένο μέρος συναρτήσεων, ανατρέξτε στο θέμα Microsoft SQL Server Books Online.

Συνάρτηση

Περιγραφή

ΗΠΑ e με τους τύπους δεδομένων

Μέσος όρος

Υπολογίζει τον μέσο όρο για μια στήλη. Η στήλη πρέπει να περιέχει δεδομένα αριθμών, νομισματικής μονάδας ή δεδομένα ημερομηνίας/ώρας. Η συνάρτηση παραβλέπει τις τιμές null.

Αριθμός, νομισματική μονάδα, ημερομηνία/ώρα

Πλήθος

Μετράει το πλήθος των στοιχείων σε μία στήλη.

Όλοι οι τύποι δεδομένων εκτός από περίπλοκα, επαναλαμβανόμενα ανυσματικά δεδομένα, όπως μια στήλη με λίστες πολλών τιμών.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις λίστες πολλών τιμών, ανατρέξτε στα άρθρα Οδηγός για τα πεδία πολλών τιμών και Δημιουργία ή διαγραφή ενός πεδίου πολλών τιμών.

Μέγιστο

Επιστρέφει το στοιχείο με την υψηλότερη τιμή. Για τα δεδομένα κειμένου, η υψηλότερη τιμή είναι η τελευταία αλφαβητική τιμή — η Access αγνοεί την υπόθεση. Η συνάρτηση παραβλέπει τις τιμές null.

Αριθμός, νομισματική μονάδα, ημερομηνία/ώρα

Ελάχιστο

Επιστρέφει το στοιχείο με τη χαμηλότερη τιμή. Για τα δεδομένα κειμένου, η χαμηλότερη τιμή είναι η πρώτη αλφαβητική τιμή — η Access αγνοεί την υπόθεση. Η συνάρτηση παραβλέπει τις τιμές null.

Αριθμός, νομισματική μονάδα, ημερομηνία/ώρα

Τυπική απόκλιση

Μετράει το εύρος της διασποράς τιμών από μια τιμή μέσου όρου (μια μέση τιμή).

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αυτής της συνάρτησης, ανατρέξτε στο άρθρο Εμφάνιση συνόλων στηλών σε ένα φύλλο δεδομένων.

Αριθμός, νομισματική μονάδα

Άθροισμα

Προσθέτει τα στοιχεία σε μια στήλη. Λειτουργεί μόνο με αριθμητικά δεδομένα και νομισματικές μονάδες.

Αριθμός, νομισματική μονάδα

Διακύμανση

Μετρά τη στατιστική διακύμανση όλων των τιμών στη στήλη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη συνάρτηση μόνο σε αριθμητικά δεδομένα και νομισματικών μονάδων. Εάν ο πίνακας περιέχει λιγότερες από δύο γραμμές, η Access επιστρέφει μια τιμή null.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις συναρτήσεις διακύμανσης, ανατρέξτε στο άρθρο Εμφάνιση συνόλων στηλών σε ένα φύλλο δεδομένων.

Αριθμός, νομισματική μονάδα

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×