Γρήγορα αποτελέσματα με τις βάσεις δεδομένων

Για να διατηρήσετε τη σχεδιάσή σας εστιασμένη, συνοψίσετε το σκοπό της βάσης δεδομένων και ανατρέξτε συχνά στη σύνοψη. Εάν θέλετε μια μικρή βάση δεδομένων για μια επιχείρηση που βασίζεται στο σπίτι, για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε κάτι απλό, όπως" Η βάση δεδομένων πελατών διατηρεί μια λίστα με πληροφορίες πελατών για το σκοπό της παραγωγής αλληλογραφίας και αναφορών". Για μια εταιρική βάση δεδομένων, ίσως χρειαστείτε πολλές παραγράφους για να περιγράψετε πότε και πώς τα άτομα με διαφορετικούς ρόλους θα χρησιμοποιήσουν τη βάση δεδομένων και τα δεδομένα της. Δημιουργήστε μια συγκεκριμένη και λεπτομερή δήλωση αποστολής για αναφορά σε όλη τη διαδικασία σχεδίασης.

Ξεκινήστε με τις υπάρχουσες πληροφορίες και μεθόδους παρακολούθησης. Για παράδειγμα, ίσως αυτήν τη στιγμή να καταγράφετε παραγγελίες αγοράς σε ένα καθολικό ή να διατηρείτε πληροφορίες πελατών σε έντυπες φόρμες. Χρησιμοποιήστε αυτές τις προελεύσεις για να παρατίθενται οι πληροφορίες που καταγράψετε τη συγκεκριμένη στιγμή (για παράδειγμα, όλα τα πλαίσια στις φόρμες σας). Όταν δεν καταγραφούν επί του παρόντος σημαντικές πληροφορίες, σκεφτείτε ποιες διακριτές πληροφορίες χρειάζεστε. Κάθε μεμονωμένος τύπος δεδομένων μετατρέπεται σε πεδίο στη βάση δεδομένων σας.

Μην ανησυχείτε μήπως τελειοποιήσουν την πρώτη σας λίστα— μπορείτε να την ρυθμίσετε με ακρίβεια με την πάροδο του χρόνου. Ωστόσο, εξετάστε όλα τα άτομα που χρησιμοποιούν αυτές τις πληροφορίες και ζητήστε τις ιδέες τους.

Στη συνέχεια, σκεφτείτε τι θέλετε από τη βάση δεδομένων και τους τύπους αναφορών ή στοιχείων αλληλογραφίας που θέλετε να παράγετε. Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι καταγράφετε τις πληροφορίες που απαιτούνται για την επίτευξη αυτών των στόχων. Για παράδειγμα, εάν θέλετε μια αναφορά που εμφανίζει τις πωλήσεις κατά περιοχή, πρέπει να καταγράψετε τα δεδομένα πωλήσεων σε τοπικό επίπεδο. Προσπαθήστε να σκιτσάρετε την αναφορά με τις πραγματικές πληροφορίες που θέλετε να δείτε. Στη συνέχεια, παρατίθενται τα δεδομένα που χρειάζεστε για να δημιουργήσετε την αναφορά. Κάντε το ίδιο για στοιχεία αλληλογραφίας ή άλλα αποτελέσματα που θέλετε από τη βάση δεδομένων.

Παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι δίνετε στους πελάτες τη δυνατότητα να επιλέξουν (ή να εξαιρεθεί) από περιοδικές ενημερώσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θέλετε να εκτυπώσετε μια λίστα με τα άτομα που έχουν επιλέξει να ειπωθούν. Χρειάζεστε μια στήλη "Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" στον πίνακα "Πελάτης", με επιτρεπόμενες τιμές "Ναι" και "Όχι".

Για όσους επιθυμούν να λαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρειάζεστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η οποία απαιτεί επίσης ένα πεδίο. Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε έναν κατάλληλο χαιρετισμό (όπως mr., mrs., ή ms.), συμπεριλάβετε ένα πεδίο χαιρετισμού. Εάν θέλετε να απευθύνετε τους πελάτες με το όνομά τους σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προσθέστε ένα πεδίο "Όνομα".

Αφού έχετε τη λίστα με τις απαιτούμενες πληροφορίες, καθορίστε τις κύριες οντότητες (ή τα θέματα) που χρειάζεστε για να οργανώσετε τα δεδομένα σας. Αποφύγετε την επικάλυψη δεδομένων σε οντότητες. Για παράδειγμα, η προκαταρκτική λίστα για μια βάση δεδομένων πωλήσεων προϊόντων μπορεί να μοιάζει κάπως έτσι:

Οι κύριες οντότητες είναι: πελάτες, προμηθευτές, προϊόντα και παραγγελίες. Ξεκινήστε λοιπόν με αυτούς τους τέσσερις πίνακες: έναν για στοιχεία σχετικά με τους πελάτες, έναν για στοιχεία σχετικά με προμηθευτές και άλλα. Αυτό μπορεί να μην είναι το τελικό σχέδιό σας, αλλά είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης.

Για να κατανοήσετε γιατί περισσότεροι πίνακες είναι καλύτεροι από λιγότεροι, εξετάστε τον πίνακα που εμφανίζεται εδώ:

Κάθε γραμμή περιέχει πληροφορίες σχετικά με το προϊόν και τον προμηθευτή του. Επειδή μπορεί να έχετε πολλά προϊόντα από τον ίδιο προμηθευτή, το όνομα του προμηθευτή και οι πληροφορίες διεύθυνσης πρέπει να επαναλαμβάνονται πολλές φορές. Αυτό σπαταλά χώρο στο δίσκο. Αντί για αυτό, καταγράψτε τις πληροφορίες προμηθευτή μόνο μία φορά σε έναν ξεχωριστό πίνακα "Προμηθευτές" και, στη συνέχεια, συνδέστε αυτόν τον πίνακα με τον πίνακα "Προϊόντα".

Ένα δεύτερο πρόβλημα με αυτή τη σχεδίαση είναι εμφανές όταν πρέπει να τροποποιήσετε πληροφορίες σχετικά με τον προμηθευτή. Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να αλλάξετε τη διεύθυνση ενός προμηθευτή. Επειδή εμφανίζεται σε πολλά σημεία, μπορεί να αλλάξετε κατά λάθος τη διεύθυνση σε ένα σημείο, αλλά να ξεχάσετε να την αλλάξετε στα άλλα. Η εγγραφή της διεύθυνσης του προμηθευτή σε ένα μόνο σημείο επιλύει αυτό το πρόβλημα.

Τέλος, ας υποθέσουμε ότι υπάρχει μόνο ένα προϊόν που παρέχεται από το Coho Winery και θέλετε να διαγράψετε το προϊόν, αλλά να διατηρήσετε το όνομα του προμηθευτή και τις πληροφορίες διεύθυνσης. Με αυτή τη σχεδίαση, πώς θα διαγράψετε την εγγραφή προϊόντος χωρίς να χάσετε επίσης τις πληροφορίες προμηθευτή; Δεν μπορείτε. Επειδή κάθε εγγραφή περιέχει στοιχεία σχετικά με ένα προϊόν εκτός από στοιχεία σχετικά με έναν προμηθευτή, είναι αδύνατο να διαγράψετε τη μία χωρίς να διαγράψετε τον άλλο. Για να διατηρήσετε αυτά τα στοιχεία ξεχωριστά, διαιρέστε αυτόν τον πίνακα σε δύο: το πρώτο για πληροφορίες προϊόντος και το δεύτερο για πληροφορίες προμηθευτή. Στη συνέχεια, όταν διαγράφετε μια εγγραφή προϊόντος, διαγράφετε μόνο τα στοιχεία σχετικά με το προϊόν και όχι τα στοιχεία σχετικά με τον προμηθευτή.

Αφού έχετε επιλέξει το θέμα για έναν πίνακα βάσης δεδομένων, οι στήλες σε αυτόν τον πίνακα θα πρέπει να αποθηκεύουν μόνο στοιχεία σχετικά με αυτό το θέμα. Για παράδειγμα, ένας πίνακας προϊόντων θα πρέπει να αποθηκεύει στοιχεία μόνο για τα προϊόντα, όχι για τους προμηθευτές τους.

Για να αποφασίσετε ποιες πληροφορίες θα παρακολουθείτε στον πίνακα, χρησιμοποιήστε τη λίστα που δημιουργήσατε προηγουμένως. Για παράδειγμα, ο πίνακας "Πελάτες" μπορεί να περιλαμβάνει τα εξής: Όνομα, Επώνυμο, Διεύθυνση, Αποστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, Χαιρετισμός και Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάθε εγγραφή (πελάτης) στον πίνακα περιέχει το ίδιο σύνολο στηλών, ώστε να αποθηκεύετε ακριβώς τις ίδιες πληροφορίες για κάθε πελάτη.

Δημιουργήστε την πρώτη σας λίστα και, στη συνέχεια, αναθεωρήστε και τελειοποιορίστε την. Θυμηθείτε να χωρίσετε τις πληροφορίες στα μικρότερα δυνατά πεδία. Για παράδειγμα, εάν η αρχική λίστα έχει τη διεύθυνση ως πεδίο, χωρίστε την σε "Διεύθυνση", "Πόλη", "Πολιτεία" και "Ταχυδρομικός κώδικας" ή, εάν οι πελάτες σας είναι καθολικοί, σε ακόμη περισσότερα πεδία. Με αυτόν τον τρόπο, για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε τις ταχυδρομικές εντολές με τη σωστή μορφή ή να αναφέρετε τις παραγγελίες ανά πολιτεία.

Αφού περιορίσετε τις στήλες δεδομένων σε κάθε πίνακα, είστε έτοιμοι να επιλέξετε το πρωτεύον κλειδί κάθε πίνακα.

Χρειάζεστε έναν τρόπο για να αναγνωρίζετε με μοναδικό τρόπο κάθε γραμμή σε κάθε πίνακα. Θυμάστε το προηγούμενο παράδειγμα όπου δύο πελάτες έχουν το ίδιο όνομα; Επειδή μοιράζονται ένα όνομα, χρειάζεστε έναν τρόπο για να αναγνωρίζετε ξεχωριστά το καθένα.

Επομένως, κάθε πίνακας πρέπει να περιλαμβάνει μια στήλη (ή ένα σύνολο στηλών) που προσδιορίζει μοναδικά κάθε γραμμή. Αυτό ονομάζεται πρωτεύον κλειδί και συχνά είναι ένας μοναδικός αριθμός, όπως ένας αριθμός αναγνωριστικού υπαλλήλου ή ένας σειριακός αριθμός. Η Access χρησιμοποιεί πρωτεύοντα κλειδιά για να συσχετίσετε γρήγορα δεδομένα από πολλούς πίνακες και να συνενώνετε τα δεδομένα για εσάς.

Μερικές φορές το πρωτεύον κλειδί αποτελείται από δύο ή περισσότερα πεδία. Για παράδειγμα, ένας πίνακας "Λεπτομέρειες παραγγελίας" που αποθηκεύει στοιχεία γραμμής για παραγγελίες μπορεί να χρησιμοποιεί δύο στήλες στο πρωτεύον κλειδί του: το αναγνωριστικό παραγγελίας και το αναγνωριστικό προϊόντος. Όταν ένα πρωτεύον κλειδί χρησιμοποιεί περισσότερες από μία στήλες, ονομάζεται επίσης σύνθετο κλειδί.

Εάν έχετε ήδη ένα μοναδικό αναγνωριστικό για τις πληροφορίες σε έναν πίνακα, όπως αριθμούς προϊόντων που προσδιορίζουν μοναδικά κάθε προϊόν στον κατάλογό σας, χρησιμοποιήστε το, αλλά μόνο εάν οι τιμές πληρούν αυτούς τους κανόνες για τα πρωτεύοντα κλειδιά:

• Το αναγνωριστικό θα είναι πάντα διαφορετικό για κάθε εγγραφή. Οι διπλότυπες τιμές δεν επιτρέπονται σε ένα πρωτεύον κλειδί.

• Υπάρχει πάντα μια τιμή για το στοιχείο. Κάθε εγγραφή στον πίνακά σας πρέπει να έχει ένα πρωτεύον κλειδί. Εάν χρησιμοποιείτε πολλές στήλες για να δημιουργήσετε το κλειδί (όπως "Οικογένεια τμήματος" και "Αριθμός τμήματος"), και οι δύο τιμές πρέπει να είναι πάντα παρούσες.

• Το πρωτεύον κλειδί είναι μια τιμή που δεν αλλάζει. Επειδή τα πλήκτρα αναφέρονται από άλλους πίνακες, οποιαδήποτε αλλαγή σε πρωτεύον κλειδί σε έναν πίνακα σημαίνει μια αλλαγή σε αυτό όπου γίνεται αναφορά. Οι συχνές αλλαγές αυξάνουν τον κίνδυνο σφαλμάτων.

Εάν δεν έχετε ένα προφανές αναγνωριστικό, χρησιμοποιήστε έναν τυχαίο, μοναδικό αριθμό ως πρωτεύον κλειδί. Για παράδειγμα, μπορείτε να αντιστοιχίσετε σε κάθε παραγγελία έναν μοναδικό αριθμό παραγγελίας με μοναδικό σκοπό τον προσδιορισμό της παραγγελίας.