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Möglicherweise ist es für Ihre Organisation erforderlich, Dokumente aufgrund von Compliance-, rechts-oder anderen geschäftlichen Anforderungen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Wenn Ihre Organisation Dokumente jedoch länger als erforderlich aufbewahrt, erstellen Sie unnötige rechtliche Risiken. Mit einer Richtlinie zum Löschen von Dokumenten können Sie das Risiko proaktiv reduzieren, indem Sie Dokumente auf einer Website nach einem bestimmten Zeitraum automatisch löschen – beispielsweise können Sie fünf Jahre nach dem Erstellen der Dokumente die Dokumente auf den OneDrive for Business-Websites von Benutzern löschen.
Richtlinien für das Löschen von Dokumenten stellen leistungsstarke und flexible Lösungen dar, die Ihnen beispielsweise folgende Möglichkeiten bieten:
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Sie können Websitebesitzern gestatten, aus Richtlinien auszuwählen, die Sie zentral erstellen und verwalten. Sie können auch zulassen, dass Websitebesitzer die entsprechende Option ganz abwählen, wenn sie der Auffassung sind, dass eine Richtlinie nicht auf die eigenen Inhalte zutrifft.
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Sie können eine einzige obligatorische Richtlinie für alle Websites in einer Websitesammlung (z. B. alle OneDrive for Business-Websites) oder sogar eine Richtlinie für alle Websitesammlungen erzwingen, die anhand einer bestimmten Websitesammlungsvorlage (z. B. der Vorlage "Teamwebsite") erstellt wurden.
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Sie können eine Standardrichtlinie mit einer Standardregel angeben, die automatisch angewendet wird, ohne dass eine Aktion seitens der Websitebesitzer erforderlich ist.
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Sie können eine Richtlinie erstellen, die mehrere Löschregeln umfasst, aus denen ein Websitebesitzer auswählen kann.
Sie erstellen und verwalten Dokument Löschrichtlinien im Compliance Policy Center.
Verwendung von Richtlinien für das Löschen von Dokumenten
Zusätzlich zu den Richtlinien für das Löschen von Dokumenten stellt SharePoint Server 2016 diese Aufbewahrungsrichtlinien für Websiteinhalte bereit:
Die einzelnen Richtlinientypen sind jeweils für einen bestimmten Website- oder Datentyp vorgesehen. Beispiel: Ihre Organisation verfügt über eine hochgradig strukturierte Website, die Inhaltstypen verwendet, z. B. eine Finanzwebsite für Verträge oder eine Wissensdatenbank für Artikel. In diesem Fall können Sie Inhaltstyprichtlinien verwenden. Oder Ihre Organisation muss rechtliche Dokumente aufbewahren. In diesem Fall könnten Sie Inhaltstypen und ein Datenarchiv verwenden, um einen Dateiplan zu implementieren.
Richtlinien für das Löschen von Dokumenten ersetzen keine Daten Satz Verwaltungs-oder Informationsverwaltungsrichtlinien, die am besten mit strukturierten Daten und Inhaltstypen funktionieren. Stattdessen sollten Sie Richtlinien für das Löschen von Dokumenten verwenden, wenn Sie das automatische Löschen von unstrukturierten Daten wie OneDrive for Business-Websites und Teamwebsites umfassend verwalten müssen.
Wenn Sie eine Dokument Löschrichtlinie auf eine Website anwenden, die bereits Informationsverwaltungsrichtlinien verwendet, werden diese Richtlinien ignoriert, während die Dokument Löschrichtlinie aktiv ist. Dies bedeutet, dass Sie planen müssen, dass eine Website nur Richtlinien verwendet, die für strukturierten oder unstrukturierten Inhalt vorgesehen sind, nicht beides. Weitere Informationen dazu, wie Richtlinien für das Löschen von Dokumenten andere Richtlinien außer Kraft setzen, finden Sie unter anwenden oder Entfernen einer Dokument Löschrichtlinie für eine Website.
Im Gegensatz zu anderen Richtlinien funktionieren Richtlinien für das Löschen von Dokumenten nur für Dokumentbibliotheken, nicht für Listen.
Löschrichtlinien und Regeln
Eine Dokumentlöschrichtlinie enthält eine oder mehrere Löschregeln, in denen Folgendes festgelegt ist:
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Der Zeitraum bis zur Ausführung des Löschvorgangs.
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Ob das Löschdatum basierend auf dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung oder der letzten Änderung des Dokuments berechnet wird.
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Ob das Dokument endgültig gelöscht oder in den Papierkorb verschoben wird.
Wenn eine Richtlinie mehrere Regeln enthält, können Websitebesitzer die Regel auswählen, die für ihre Inhalte am besten geeignet ist.
Richtlinien und Zuweisungen
Nachdem Sie eine Richtlinie für das Löschen von Dokumenten erstellt haben, können Sie Sie einer websitesammlungsvorlage zuweisen – beispielsweise können Sie der OneDrive for Business-Vorlage eine Richtlinie zuweisen, damit Sie die OneDrive for Business jedes Benutzers enthält. Wenn Sie einer websitesammlungsvorlage eine Richtlinie zuweisen, gilt dies für alle Websitesammlungen, die bereits aus dieser Vorlage erstellt wurden, sowie alle Websitesammlungen, die in der Zukunft aus dieser Vorlage erstellt wurden.
Sie können auch einer bestimmten Websitesammlung eine Richtlinie zuweisen. Wenn Sie dies tun, werden alle dieser Websitesammlungsvorlage zugewiesenen Richtlinien außer Kraft gesetzt. Sie können beispielsweise der Vorlage "Teamwebsite" Richtlinien zuweisen, diese aber dann außer Kraft setzen, indem Sie eine andere Gruppe von Richtlinien auf eine bestimmte Websitesammlung anwenden, die anhand dieser Vorlage erstellt wurde.
Eine obligatorische Richtlinie oder mehrere Richtlinien zur Auswahl
Wenn Sie eine Richtlinie zuweisen, können Sie diese als obligatorische Richtlinie festlegen, sodass nur diese Richtlinie zugewiesen werden kann, die dann auf alle Websites in der Websitesammlung angewendet wird. Websitebesitzer können eine obligatorische Richtlinie nicht abwählen. Das bedeutet, dass die Dokumente auf der Website grundsätzlich der Löschrichtlinie unterliegen.
Statt eine einzelne Richtlinie als obligatorisch festzulegen, können Sie einer Websitesammlung auch mehrere Richtlinien zuweisen. Dann kann jeder Websitebesitzer auswählen, welche Richtlinie auf seine Website angewendet werden soll, oder die entsprechende Option sogar ganz abwählen. Sie können beispielsweise eine Richtlinie für allgemeine Geschäftsdokumente und eine weitere Richtlinie für finanzbezogene Dokumente erstellen, für die unterschiedliche Aufbewahrungszeitpläne gelten. Ein Websitebesitzer weiß meistens am besten, welche Inhalte die eigene Website enthält, und daher auch, welche Dokumentlöschrichtlinie anzuwenden ist. Auf jede Website kann nur eine Richtlinie angewendet werden.
Eine Regel oder mehrere Regeln zur Auswahl
Jede Richtlinie kann wiederum viele Regeln enthalten. So kann beispielsweise eine Löschrichtlinie für allgemeine Geschäftsdokumente zwei Regeln enthalten:
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Dokumente, die nicht aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder laufender Geschäftsanforderungen aufbewahrt werden müssen, sollten nicht länger als ein Jahr ab Erstellung beibehalten werden.
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Für die aktive, laufende geschäftliche Nutzung erforderliche Dokumente, die länger als ein Jahr benötigt werden, sollten nicht länger als drei Jahre ab Erstellung beibehalten werden.
Ein Websitebesitzer kann bestimmen, dass die Website allgemeine Geschäftsdokumente enthält, diese Löschrichtlinie auswählen und dann die entsprechende Regel der Richtlinie auswählen. Sie können nur eine Regel der aktuell auf die Website angewendeten Richtlinie (nicht aus einer beliebigen Richtlinie) auswählen, und die Regel gilt für alle Dokumentbibliotheken auf der Website.
Die Beziehung zwischen Websitesammlungen, Richtlinien und Regeln
Die grundlegende Beziehung sieht folgendermaßen aus:
Einer Websitesammlung oder einer Websitesammlungsvorlage kann mindestens eine Richtlinie zugewiesen sein, und jede zugewiesene Richtlinie kann wiederum eine oder mehrere Regeln enthalten. Pro Website kann jedoch nur eine Richtlinie aktiv sein, und für die Bibliotheken der Website kann jeweils nur eine Löschregel aktiv sein.
Richtlinien zum Löschen von Dokumenten werden geerbt
Wie Berechtigungen, die Navigation und viele andere Websitefeatures werden Richtlinien für das Löschen von Dokumenten geerbt. Ein Websitebesitzer kann eine Dokumentlöschrichtlinie für seine Website auswählen, und alle Unterwebsites erben die Richtlinie von der übergeordneten Website. Der Besitzer einer Unterwebsite kann die Vererbung durch Auswählen einer anderen Kombination aus Richtlinie und Regel unterbrechen, und diese Richtlinie gilt dann für alle Unterwebsites, bis die Vererbung erneut unterbrochen wird.
Erstmaliges Zuweisen von Richtlinien für das Löschen von Dokumenten
Es ist wichtig zu wissen, dass sich der für eine Dokumentlöschrichtlinie angegebene Zeitraum auf den Zeitpunkt der Erstellung oder Änderung des Dokuments und nicht auf den Zeitpunkt der Richtlinienzuweisung bezieht. Sie könnten z. B. eine Dokumentlöschrichtlinie erstellen, durch die Dokumente zwei Jahre nach der Erstellung endgültig gelöscht werden, und diese Richtlinie dann einer Websitesammlungsvorlage zuweisen, anhand der mehrere Websitesammlungen vor vier oder fünf Jahren erstellt wurden. In diesem Fall enthalten die vorhandenen Websitesammlungen wahrscheinlich viele Dokumente, die bereits älter als die in der Löschrichtlinie angegebenen zwei Jahre sind. Dies bedeutet, dass viele Inhalte bald nach der erstmaligen Zuweisung der Dokumentlöschrichtlinie gelöscht werden.
Beim erstmaligen Zuweisen der Richtlinie werden alle Dokumente auf der Website ausgewertet, und wenn sie die Kriterien erfüllen, werden sie gelöscht. Dies gilt für alle vorhandenen Dokumente, nicht nur für neue Dokumente, die seit der Richtlinienzuweisung erstellt wurden. Und denken Sie daran, dass sich der Zeitraum auf das Alter der einzelnen Dokumente und nicht auf den Zeitpunkt der erstmaligen Richtlinienzuweisung bezieht.
Bevor Sie einer Website zum ersten Mal eine Richtlinie zuweisen, sollten Sie daher zunächst das Alter der vorhandenen Inhalte sowie die möglichen Auswirkungen der Richtlinie auf die vorhandenen Inhalte berücksichtigen. Möglicherweise möchten Sie auch die Websitebesitzer über die neue Richtlinie informieren, bevor Sie diese zuweisen, damit die Websitebesitzer Zeit haben, die möglichen Auswirkungen einzuschätzen.
Zeitverzögerung bei der Propagierung von Richtlinien
Nachdem Sie einer Websitesammlung Richtlinien zugewiesen haben, verwenden Websitebesitzer auf der Seite Websiteeinstellungen den Link Richtlinien für das Löschen von Dokumenten, um die für die Website verfügbaren Richtlinien anzuzeigen und anzuwenden.
Der Link Dokument Löschungsrichtlinien wird nur angezeigt, wenn der Websitesammlung Richtlinien zugewiesen wurden. Außerdem wird der Link nicht unmittelbar nach der Zuweisung von Richtlinien zur Website angezeigt – es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Richtlinien zugewiesen sind, wenn der Link Dokument Löschungsrichtlinien angezeigt wird.
Funktionsweise von Dokument Löschrichtlinien mit in-situ-Richtlinien
Durch einen in-situ-Speicher wird sichergestellt, dass der gesamte Inhalt für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt wird, während eine Dokument Löschrichtlinie sicherstellt, dass alle Inhalte nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden.
Wenn Sie Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen, können Sie eine in-situ-Speicherrichtlinie in Verbindung mit einer Löschrichtlinie verwenden. Beispielsweise können Sie Dokumente drei Jahre nach der Änderung speichern und dann eine Löschrichtlinie einrichten, um diese Dokumente drei Jahre nach ihrer letzten Änderung zu löschen.
Beachten Sie, dass eine Löschrichtlinie einen in-situ-Speicher nicht außer Kraft setzen kann. Wenn eine Website gesperrt ist und eine Richtlinie zum Löschen eines Dokuments ein Dokument löscht, wird das Dokument in der Bibliothek Aufbewahrung beibehalten, genauso wie wenn das Dokument manuell gelöscht wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über den in-situ-Speicher in SharePoint Server 2016.
Berechtigungen
Mitglieder Ihres Compliance-Teams, die das Compliance Policy Center verwenden, benötigen Berechtigungen für das Richtlinien Center und die Websitesammlungen, auf die Richtlinien angewendet werden. Wir empfehlen Ihnen Folgendes:
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Erstellen Sie eine Sicherheitsgruppe, die alle Benutzer des Compliance Policy Center enthält – wahrscheinlich Ihr Compliance-Team.
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Fügen Sie im Compliance Policy Center die Sicherheitsgruppe der Gruppe "Besitzer" der Websitesammlung hinzu.
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Fügen Sie in jeder Websitesammlung, der Sie Dokument Löschrichtlinien zuweisen müssen, die Sicherheitsgruppe der Gruppe der Besitzer von Websitesammlungen hinzu.
