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Sie können Inhalte auf Websites für eine bestimmte Anzahl von Tagen, Monaten oder Jahren in einem Haltebereich archivieren, um geschäftliche Vorschriften oder Complianceanforderungen zu erfüllen. Es kann beispielsweise erforderlich sein, alle Dokumente auf der Website der Vertriebsabteilung sieben Jahre in einem Haltebereich zu archivieren.
Sie können auswählen, ob der Zeitraum bei Erstellung des Dokuments beginnt oder zum Zeitpunkt der letzten Änderung. Der In-Situ-Speicher kann auch eine Suchabfrage umfassen, um den im Haltebereich archivierten Inhalt einzuschränken. Wenn Sie z. B. nur die Dokumente im Zusammenhang mit einem bestimmten Kunden archivieren möchten, können Sie den Namen des Kunden als Stichwort bei der Suchabfrage für den Haltebereich verwenden.
Wenn Sie Inhalte in einem Haltebereich archivieren, können Benutzer die Dokumente weiterhin so bearbeiten, als hätte sich nichts geändert, da sich der Inhalt im Haltebereich an seinem ursprünglichen Speicherort befindet. Mit dem In-Situ-Speicher wird sichergestellt, dass eine Kopie des Inhalts beibehalten wird, während die Benutzer weiterhin damit arbeiten können.
Ein zeitbasierter In-Situ-Speicher funktioniert genauso wie ein eDiscovery-In-Situ-Speicher. Der Unterschied ist, dass Sie bei einem zeitbasierten In-Situ-Speicher einen Zeitraum angeben können (ein eDiscovery-Archiv besteht auf unbestimmte Zeit, bis Sie es entfernen) und weder eine eDiscovery-Fallwebsite noch einen eDiscovery-Satz erstellen müssen.
Sie erstellen und verwalten Haltebereiche mithilfe eines In-Situ-Speicher-Richtliniencenters.
Funktionsweise eines In-Situ-Speichers
Wenn Sie eine Website in einem Haltebereich archivieren, verbleibt der Inhalt dieser Website an seinem ursprünglichen Speicherort. Benutzer können weiter mit ihren Dokumenten arbeiten, wobei allerdings eine Kopie des Inhalts in dem Zustand zum Zeitpunkt der Aktivierung des Haltebereichs beibehalten wird. Außer den vorhandenen Inhalten werden auch neue Inhalte, die nach der Aktivierung des Haltebereichs für die Website erstellt oder hinzugefügt wurden, beibehalten, wenn der Inhalt gelöscht wird. Bei Verwendung eines In-Situ-Speichers müssen die Benutzer noch nicht einmal wissen, dass der Inhalt im Haltebereich archiviert ist.
Ein In-Situ-Speicher wird auf Websiteebene angewendet. Wenn Sie eine Website in einem Haltebereich archivieren, wird ein permanente Dokumentarchiv erstellt, sofern noch nicht vorhanden. Die meisten Benutzer können das permanente Dokumentarchiv nicht anzeigen, da es nur für Besitzer von Websitesammlungen sichtbar ist.
Wenn ein Benutzer versucht, Inhalte einer Website zu ändern oder zu löschen, die in einem Haltebereich archiviert sind, prüft die Halterichtlinie zuerst, ob die Inhalte seit Aktivierung des Haltebereichs geändert wurden. Wenn dies die erste Änderung seit der Aktivierung des Haltebereichs ist, kopiert die Halterichtlinie den Inhalt in das permanente Dokumentarchiv und erlaubt anschließend dem Benutzer das Ändern oder Löschen des ursprünglichen Inhalts. Beachten Sie, dass alle Inhalte der Website in das permanente Dokumentarchiv kopiert werden können, auch wenn der Inhalt nicht dem Filter der Abfrage entspricht, die vom In-Situ-Speicher verwendet wird.
Anschließend bereinigt ein Zeitgeberauftrag das permanente Dokumentarchiv. Der Zeitgeberauftrag wird in regelmäßigen Abständen ausgeführt und vergleicht sämtliche Inhalte im permanenten Dokumentarchiv mit den Filtern, die von den Haltebereichen auf der Website verwendet werden. Außer wenn Inhalt mindestens mit einem der Filter übereinstimmt, löscht der Zeitgeberauftrag den Inhalt aus dem permanenten Dokumentarchiv. Wenn beispielsweise ein einzelner Haltebereich für eine Website angewendet wird und in diesem Haltebereich Inhalte für sieben Jahre ab dem Erstellungsdatum archiviert werden, werden alle Inhalte, die älter als sieben Jahre sind, aus dem permanenten Dokumentarchiv gelöscht. Darüber hinaus kann mehr als ein Haltebereich für eine Website angewendet werden. Beispielweise kann ein Dokument einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für eDiscovery und einer siebenjährigen zeitbasierten Archivierung unterliegen, um branchenspezifische Vorschriften zu erfüllen. Inhalte werden basierend auf dem Haltebereich mit der längsten Dauer aufbewahrt.
Die Dauer eines zeitbasierten In-Situ-Speichers beginnt mit dem Datum der Erstellung oder letzten Änderung des Dokuments und nicht mit dem Zeitpunkt der Erstellung des Haltebereichs.
Ein In-Situ-Speicher ermöglicht eine effizientere Nutzung von Speicherplatz, insbesondere dann, wenn Sie über eine große Anzahl von Dokumenten verfügen und nur einige davon von Benutzern geändert werden, da Inhalte, die nicht geändert werden, nicht in das permanente Dokumentarchiv kopiert werden.
Websiteinhalte, die im Haltebereich archiviert werden können
Ein zeitbasierter In-Situ-Speicher umfasst folgende Inhalte:
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Dokumente, einschließlich:
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Dokumentversionen, wenn die Versionsverwaltung aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek.
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Dokumente in einer Dokumentenmappe
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Listenelemente (einschließlich der Inhalte von Blogs und Wikis)
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Seiten
Ein zeitbasierter In-Situ-Speicher umfasst nicht die folgenden Inhalte:
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Dokumentenmappenordner (der Ordner selbst)
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Masterseiten und Seitenlayouts
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OneNote-Notizbücher
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Workflowelemente
Funktionsweise eines In-Situ-Speichers mit Versionsverwaltung
Ein zeitbasierter In-Situ-Speicher behält nicht automatisch alle Versionen eines Dokuments bei. Um alle Versionen von Dokumenten auf einer Website beizubehalten, müssen Sie die Versionsverwaltung für die Dokumentbibliotheken auf der Website aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek.
Wenn ein Dokument von einer Website gelöscht wird, die in einem Haltebereich archiviert wird, und die Dokumentversionsverwaltung aktiviert ist, bleiben alle Versionen des gelöschten Dokuments erhalten.
Wenn die Dokumentversionsverwaltung nicht aktiviert ist und ein Element mehrmals im Haltebereich archiviert wird, ist die Version, die beibehalten wird, diejenige, die bei Aktivierung der einzelnen Haltebereiche aktuell ist. Falls beispielsweise Version 27 eines Elements die aktuellste ist, wenn zum ersten Mal ein Haltebereich für die Website aktiviert wird, und Version 51 die aktuellste ist, wenn zum zweiten Mal ein Haltebereich für die Website aktiviert wird, bleiben die Versionen 27 und 51 erhalten.
Wie bereits erwähnt, werden bei Archivierung einer Website in einem Haltebereich auch neue Inhalte, die nach der Aktivierung des Haltebereichs für die Website erstellt oder hinzugefügt wurden, beibehalten, wenn der Inhalt gelöscht wird
Filtern eines In-Situ-Speichers
Wenn Sie einen in-situ-Haltebereich erstellen, können Sie auch eine Abfrage angeben, um den Inhalt zu filtern, den Sie speichern möchten. So können Sie beispielsweise nur Inhalte speichern, die bestimmte Schlüsselwörter enthalten. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen und Verwenden von Stichwörtern im EDiscovery Center – dieses Thema gilt auch für in-situ-Speicher.
Deaktivieren eines zeitbasierten In-Situ-Speichers
Sie können einen zeitbasierten In-Situ-Speicher jederzeit freigeben, so auch vor dem Ende des angegebenen Zeitraums. Deaktivieren Sie hierzu einfach den Haltebereich.
Beachten Sie, dass Sie eine Richtlinie für einen zeitbasierten In-Situ-Speicher nicht löschen können, wenn der Haltebereich noch aktiv ist. Zum Löschen einer Halterichtlinie müssen Sie zuerst den Haltebereich deaktivieren und dann die Halterichtlinie löschen.
Nachdem Sie einen Haltebereich deaktiviert haben, sind alle Elemente, die im permanenten Dokumentarchiv zu diesem Haltebereich gehören, für den zuvor beschriebenen standardmäßigen Bereinigungsprozess geeignet. Dies bedeutet, dass aus einem Haltebereich freigegebene Elemente nicht sofort aus dem permanenten Dokumentarchiv gelöscht werden. Stattdessen bleiben sie erhalten, bis der Zeitgeberauftrag die Bibliothek bereinigt.
Verwendung von In-Situ-Speicherrichtlinien in Verbindung mit Dokumentlöschrichtlinien
Mit einem zeitbasierten In-Situ-Speicher wird sichergestellt, dass alle Inhalte für einen bestimmten Zeitraum beibehalten werden, während eine Dokumentlöschrichtlinie sicherstellt, dass alle Inhalte nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums gelöscht werden.
Wenn Sie Dokumente über einen festen Zeitraum aufbewahren müssen, können Sie eine In-Situ-Speicherrichtlinie in Verbindung mit einer Löschrichtlinie verwenden. Sie können beispielsweise Dokumente für sieben Jahre nach Änderung archivieren und dann eine Löschrichtlinie einrichten, um diese Dokumente sieben Jahre nach der letzten Änderung zu löschen.
Wenn eine Dokumentlöschrichtlinie Inhalte löscht, die in einem Haltebereich archiviert sind, bleiben diese Inhalte weiter im permanenten Dokumentarchiv erhalten. Wenn beispielsweise mit einem zeitbasierten In-Situ-Speicher Inhalte für zwei Jahre beibehalten werden, aber eine Dokumentlöschrichtlinie Inhalte nach einem Jahr löscht, bleiben alle Inhalte, die sich beim Löschen im Haltebereich befinden, erhalten.
Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Richtlinien für das Löschen von Dokumenten in SharePoint Server 2016.
Berechtigungen
Mitglieder Ihres Complianceteams, die das In-Situ-Speicher-Richtliniencenter verwenden möchten, benötigen Berechtigungen für das Richtliniencenter und für die Websitesammlungen, auf die Richtlinien angewendet werden. Es empfiehlt sich, wie folgt vorzugehen:
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Erstellen Sie eine Sicherheitsgruppe, die alle Benutzer des In-Situ-Speicher-Richtliniencenters enthält. Das sind wahrscheinlich die Mitglieder Ihres Complianceteams.
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Fügen Sie im In-Situ-Speicher-Richtliniencenter die Sicherheitsgruppe der Gruppe "Besitzer" der Websitesammlung hinzu.
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Weisen Sie in jeder Websitesammlung, der Sie In-Situ-Speicher-Richtlinien zuweisen müssen, die Sicherheitsgruppe der Gruppe "Besitzer" der Websitesammlung zu.
