Zuweisen von Archivrichtlinien zu E-Mail-Nachrichten

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Wenn Sie Microsoft Outlook 2010 mit einem Microsoft Exchange Server 2010-Kontoverwenden, können Sie das persönliche Archiv als alternativen Speicherort verwenden, um historische e-Mail-Nachrichten zu speichern. Elemente im persönlichen Archiv werden nicht mit dem Speicherkontingent für das Exchange Server-Konto gezählt und bieten eine kostengünstigere Speicherlösung für Organisationen.

Hinweis: Für dieses Feature gelten die Microsoft Outlook-und Microsoft Exchange Server-Lizenzanforderungen. Weitere Informationen finden Sie unter Lizenzanforderungen für persönliche Archivierungs-und Aufbewahrungsrichtlinien.

Inhalt dieses Artikels

Informationen über das persönliche Archiv

Informationen zu Archivierungsrichtlinien

Zuweisen einer Archivrichtlinie zu einem e-Mail-Ordner

Zuweisen einer Archivrichtlinie

Entfernen einer Archivrichtlinie

Zuweisen einer Archivrichtlinie zu e-Mail-Nachrichten

Zuweisen einer Archivrichtlinie

Entfernen einer Archivrichtlinie

Anzeigen der Post Fach Archivrichtlinie

Informationen über das persönliche Archiv

Das persönliche Archiv bietet Ihnen einen wesentlichen Vorteil gegenüber der Archivierung von Elementen in einer Outlook-Datendatei (PST) auf Ihrem Computer. Eine Outlook-Datendatei (PST) ist nur in Outlook und nur auf dem Computer verfügbar, auf dem die Datei gespeichert ist. Mit dem persönlichen Archiv können Sie von jedem beliebigen Computer aus entweder Microsoft Outlook 2010 oder Outlook Web App (OWA) auf die archivierten Elemente zugreifen.

Sie können Nachrichten zwischen Ihrem primären Exchange Server-Postfach und dem persönlichen Archiv verschieben oder kopieren, die bevorzugte Methode zum Verschieben von Elementen ist jedoch die Archivierung von archivrichtlinien. Archivrichtlinien ermöglichen die automatisierte Verwaltung, wenn Elemente aus Ihrem Exchange Server-Postfach in das persönliche Archiv verschoben werden.

Informationen zu Archivierungsrichtlinien

Archivrichtlinien werden von Ihrem Exchange Server-Administrator erstellt. Standardmäßig enthält ein Exchange Server-Konto eine Post Fach Archivrichtlinie und fünf Archivierungsrichtlinien, die auf Ordner oder einzelne Nachrichten angewendet werden können.

Richtlinie

Beschreibung

Postfach – 2 Jahre Umzug in das Archiv

Nachrichten werden nach zwei Jahren automatisch in das persönliche Archiv verschoben. Gilt für Elemente im gesamten Postfach, für die keine Archivrichtlinie explizit angewendet oder aus dem Ordner geerbt wurde.

6 Monate Umzug in das Archiv

Nach sechs Monaten werden nachRichten automatisch in das persönliche Archiv verschoben.

1 Jahr Umzug in das Archiv

NachRichten werden nach 365 Tagen automatisch in das persönliche Archiv verschoben.

2 Jahre Umzug in das Archiv

Nachrichten werden nach zwei Jahren automatisch in das persönliche Archiv verschoben.

5 Jahre Umzug in das Archiv

Nach fünf Jahren werden nachRichten automatisch in das persönliche Archiv verschoben.

Nie in Archiv verschieben

Nachrichten werden nie in das persönliche Archiv verschoben.

Ihre Organisation stellt möglicherweise zusätzliche Archivierungsrichtlinien bereit, die Sie manuell auf Ordner oder einzelne Nachrichten anwenden können.

Wichtig: Wenn Sie Fragen zu den archivrichtlinien Ihrer Organisation haben, sollten Sie die Richtlinien Ihrer Organisation überprüfen.

Es ist einfacher, eine Archivrichtlinie pro Ordner statt einzeln für jede Nachricht zuzuweisen. Auch wenn einem Ordner oder seinen Nachrichten eine Archivrichtlinie zugewiesen wird, können Sie eine oder mehrere Nachrichten auswählen und dann nur diesen Nachrichten eine andere Richtlinie zuweisen. Eine einer Nachricht zugewiesene Richtlinie hat Vorrang vor jedem geerbten Ordner der Postfachrichtlinie.

Zuweisen einer Archivrichtlinie zu einem e-Mail-Ordner

Zuweisen einer Archivrichtlinie

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf einen E-Mail-Ordner.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Ordner in der Gruppe Eigenschaften auf Richtlinie.

Befehl "Richtlinie" im Menüband

Die Schaltfläche " Richtlinie " fehlt im Menüband.

Wenn der Befehl Richtlinie im Menüband fehlt, hat der Exchange Server-Administrator die Aufbewahrungs-und Archivierungsrichtlinien für Ihr Konto nicht aktiviert, oder Sie verwenden keine für das Feature erforderliche Outlook-Lizenz. Weitere Informationen finden Sie unter Lizenzanforderungen für persönliche Archivierungs-und Aufbewahrungsrichtlinien.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Richtlinie unter Persönliches Archiv in der Liste Elemente in das Archiv verschieben, wenn Sie älter als sind auf einen Eintrag basierend auf den Richtlinien Ihrer Organisation.

Entfernen einer Archivrichtlinie

Wenn Sie eine Archivrichtlinie entfernen, gilt die Ordner Richtlinie für das Element, wenn eine solche zugewiesen wurde.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf einen E-Mail-Ordner.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Ordner in der Gruppe Eigenschaften auf Richtlinie.

Befehl "Richtlinie" im Menüband

  1. Klicken Sie unter Persönliches Archiv in der Liste Elemente in das Archiv verschieben, wenn Sie älter als sind auf übergeordnete Ordner Richtlinie verwenden.

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Zuweisen einer Archivrichtlinie zu e-Mail-Nachrichten

Zuweisen einer Archivrichtlinie

  1. Klicken Sie in der Nachrichtenliste auf eine Nachricht.

Tipp: Halten Sie zum Auswählen mehrerer Nachrichten die STRG-TASTE gedrückt, während Sie auf die einzelnen Nachrichten klicken.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kategorien auf Richtlinie zuweisen.

Befehl "Richtlinie zuweisen" im Menüband

Der Befehl Richtlinie zuweisen fehlt im Menüband.

Wenn im Menüband der Befehl Richtlinie zuweisen fehlt, hat der Exchange Server-Administrator die Aufbewahrungs-und Archivierungsrichtlinien für Ihr Konto nicht aktiviert, oder Sie verwenden keine für das Feature erforderliche Outlook-Lizenz. Weitere Informationen finden Sie unter Lizenzanforderungen für persönliche Archivierungs-und Aufbewahrungsrichtlinien.

  1. Klicken Sie unter Archivrichtlinie auf einen Eintrag basierend auf den Richtlinien Ihrer Organisation.

Wenn ein Archivierungsdatum auf eine Nachricht angewendet wird, wird beim Öffnen der Nachricht das Archivdatum am unteren Rand des Nachrichtenfensters nach dem Abschnitt "Nachrichtentext" angezeigt.

Entfernen einer Archivrichtlinie

Wenn Sie eine Archivrichtlinie aus einer e-Mail-Nachricht entfernen, gilt die Ordner Richtlinie für das Element, wenn eine solche zugewiesen wurde.

  1. Klicken Sie in der Nachrichtenliste auf eine Nachricht.

Tipp: Halten Sie zum Auswählen mehrerer Nachrichten die STRG-TASTE gedrückt, während Sie auf die einzelnen Nachrichten klicken.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kategorien auf Richtlinie zuweisen.

Befehl "Richtlinie zuweisen" im Menüband

  1. Klicken Sie auf Ordner Richtlinie verwenden.

Wenn ein Archivierungsdatum auf eine Nachricht angewendet wird, wird beim Öffnen der Nachricht das Archivdatum am unteren Rand des Nachrichtenfensters nach dem Abschnitt "Nachrichtentext" angezeigt.

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Anzeigen der Post Fach Archivrichtlinie

Ihr Exchange Server-Administrator kann allen e-Mail-Nachrichten in Ihrem Exchange Server-Postfach eine Archivrichtlinie zuweisen.

Alle Nachrichten in Ihrem Exchange-Postfach, denen keine Archivrichtlinie zugewiesen ist, erben die Postfachrichtlinie.

Zum Anzeigen der Postfachrichtlinie gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Stellen Sie sicher, dass unter Kontoinformationen das Exchange Server-Konto ausgewählt ist. Wenn in Ihrem Outlook-Profil mehrere Konten konfiguriert sind, klicken Sie auf den Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf das Exchange-Konto.

  3. Unter Kontoeinstellungen werden Informationen mit der Webadresse angezeigt, die Sie für den Zugriff auf Ihr Exchange-Konto mithilfe von Outlook Web Access (OWA) verwenden können, und wenn e-Mail-Nachrichten automatisch in das persönliche Archiv verschoben werden.

Exchange-Kontoeinstellungen in der Backstage-Ansicht, einschließlich OWA- und Onlinearchivinformationen

Hinweis: Wenn Ihr Exchange-Administrator OWA oder persönliches Archiv nicht eingerichtet hat, werden ein oder beide Elemente nicht angezeigt.

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