Zusammenarbeiten an PowerPoint-Präsentationen

Zusammenarbeiten an PowerPoint-Präsentationen

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Wenn Sie Ihre Präsentation auf OneDrive oder in SharePoint Online für Office 365 speichern, können Sie mit Ihren Kollegen gleichzeitig daran arbeiten.

Um gleichzeitig an einer Präsentation zu arbeiten, müssen alle Autoren eine Abonnementversion von PowerPoint, PowerPoint 2013 oder höher (unter Windows), PowerPoint 2016 für Mac oder der neuesten Version von PowerPoint Onlineverwenden.

Freigeben Ihrer Präsentation und Zusammenarbeit in Echtzeit mit anderen Personen

  1. Öffnen Sie Ihre PowerPoint-Präsentation, und wählen Sie in der oberen rechten Ecke des Menübands Freigeben aus, wenn Sie zur Zusammenarbeit bereit sind.

    Freigeben
  2. Geben Sie im Feld Personen einladen die E-Mail-Adresse der Person ein, für die Sie die Präsentation freigeben möchten. Wenn Sie die Kontaktdaten der Person bereits gespeichert haben, können Sie einfach den Namen eingeben. Mithilfe der Dropdownliste können Sie festlegen, ob die eingeladenen Personen die Datei bearbeiten oder nur anzeigen können.

    Abbildung des Dialogfeldbereichs "Teilen" in PowerPoint
  3. Klicken Sie auf Freigeben. Wenn die Datei bereits in der Cloud gespeichert wurde, wird eine E-Mail-Einladung an die eingeladenen Personen gesendet. Wenn Sie die Präsentation nicht auf OneDrive oder in SharePoint Online für Office 365 gespeichert haben, werden Sie von PowerPoint aufgefordert, dies nun nachzuholen. Anschließend wird die E-Mail-Einladung gesendet.

    Wenn Sie Ihre Präsentation nicht auf OneDrive oder in SharePoint gespeichert haben, werden Sie von PowerPoint dazu aufgefordert.

Sehen, in welchen Bereichen andere Personen in der freigegebenen Präsentation arbeiten

  1. Öffnen Sie die Präsentation, und beginnen Sie mit der Bearbeitung.

    Wenn eine andere Person die Präsentation anzeigt oder bearbeitet, wird deren Miniaturbild in der oberen rechten Ecke des Menübands angezeigt. Sie werden von PowerPoint benachrichtigt, wenn Personen Ihre Präsentation öffnen oder verlassen.

    Personen und Chat
  2. Im Bereich Freigeben werden darüber hinaus die Namen aller Personen angezeigt, die die Präsentation gerade anzeigen oder bearbeiten. Auf dem Miniaturbild der Folie und in der eigentlichen Folie wird ein Indikator angezeigt, der veranschaulicht, wo eine Person in der Präsentation arbeitet. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf diesen Indikator oder wählen Sie ihn aus, um herauszufinden, wer eine Bearbeitung vornimmt.

    Zeigt das Symbol, das anzeigt, das eine andere Person gemeinsam an einer Folie in PowerPoint 2016 arbeitet.

    (Zum Zwecke der Barrierefreiheit ermöglicht PowerPoint Ihnen außerdem, die automatische Anzeige des Namens der bearbeitenden Person zu aktivieren. Dazu klicken Sie auf Datei > Optionen > Erweitert > Anzeigen > Anwesenheitskennzeichen für ausgewählte Elemente anzeigen.)

    Zeigt das Symbol an, das anzeigt, dass jemand an einem Abschnitt auf einer Folie in PowerPoint 2016 für Windows arbeitet.
  3. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, speichern Sie Ihre Datei.

    Wenn andere Autoren Änderungen vorgenommen haben, wird beim Speichern die folgende Meldung angezeigt:

    Abbildung der Meldung "Änderungen synchronisiert" in PowerPoint

    Wenn Ihre Aktualisierungen und die Aktualisierungen anderer Personen nicht in Konflikt stehen, werden sie automatisch zusammengeführt, und Sie müssen keine weiteren Schritte unternehmen.

Kommunikation mit Chat oder Kommentaren

Sie können sofort einen Chat mit anderen Personen beginnen, die an einer auf OneDrive for Business oder SharePoint Online gespeicherten Präsentation arbeiten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Chat Schaltfläche für den Gruppenchat in PowerPoint 2016 , um einen Gruppenchat mit allen Benutzern zu beginnen, die am Dokument arbeiten.

  • Weil der Chatverlauf nicht beibehalten wird, beginnen Sie nach dem Schließen und späteren erneuten Öffnen des Dokuments ganz neu mit einem leeren Chat. Wenn Sie eine dauerhaftere Diskussion benötigen, sollten Sie stattdessen die Verwendung von Kommentaren in Betracht ziehen.

  • Wenn eine andere Person die Datei zur Bearbeitung öffnet, kann sie ebenfalls am Chat teilnehmen, sieht allerdings nicht den vorhergehenden Chatverlauf. Angezeigt werden nur neue Nachrichten ab dem Zeitpunkt des Öffnens.

Wählen Sie Kommentare Kommentare aus, um Kommentare hinzuzufügen oder anzuzeigen. Sie können Kommentare auch beantworten oder auflösen und dann als erledigt kennzeichnen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Kommentaren.

Benachrichtigungen, wenn Sie eine geänderte Datei öffnen

Nachdem andere Personen Änderungen an einer freigegebenen Präsentationsdatei vorgenommen haben, benachrichtigt Sie PowerPoint für Office 365, wenn Sie die Datei erneut öffnen. Ein kleines Banner informiert Sie, wer während Ihrer Abwesenheit Änderungen an Ihrer Präsentation vorgenommen hat.

PowerPoint für Office 365 zeigt Ihnen, wer während Ihrer Abwesenheit Änderungen an Ihrer freigegebenen Datei vorgenommen hat.

Nachverfolgen von Änderungen: Überarbeitungen von anderen Personen werden hervorgehoben.

PowerPoint für Office 365 verfolgt automatisch in Onlinedokumenten vorgenommene Änderungen.

Dieses Feature ist nur verfügbar, wenn Sie über ein Office 365-Abonnement verfügen. Wenn Sie ein Office 365-Abonnent sind, vergewissern Sie sich, dass Sie über die neueste Office-Version verfügen.

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  1. Wenn Sie eine geänderte Präsentation erneut öffnen (oder eine Datei geöffnet haben, die aktiv von jemand anderem bearbeitet wird), werden geänderte Folien im Miniaturbildfenster in Türkis hervorgehoben.

    Überarbeitungsmarkierung in der Miniaturansicht von PowerPoint
  2. Wählen Sie eine Miniaturansicht aus, um die Folie in voller Größe anzuzeigen. Der geänderte Teil der Folie wird in Türkis hervorgehoben. Eine zugehörige Notation teilt Ihnen mit, wer die Änderung vorgenommen hat und wann.

    (Es gibt einige Fälle, in denen eine überarbeitete Folie hervorgehoben dargestellt wird, die Art der vorgenommenen Änderung auf der einzelnen Folie jedoch nicht hervorgehoben wird. Beispiele für solche Änderungen sind: Änderungen im Notizenbereich, Löschungen einer Form, Hinzufügungen von Kommentaren und Animationsänderungen.)

    Überarbeitungsmarkierung mit der Angabe, wer eine Änderung vorgenommen hat und wann sie durchgeführt wurde

Das bestimmt, ob Änderungen hervorgehoben werden:

  • Dieses Feature funktioniert für freigegebene Dokumente, die in OneDrive und SharePoint gespeichert sind.

  • Änderungen werden nur hervorgehoben, wenn die Person, die sie vornimmt, PowerPoint Online oder PowerPoint für Office 365 verwendet – mindestens Version 1707 des monatlichen Kanals oder Version 1803 des halbjährlichen Kanals. Suchen Sie Ihre Office-Version

  • Änderungen werden nicht hervorgehoben, wenn Überarbeitungsdaten für das Dokument in den Datenschutzoptionen im Trust Center deaktiviert wurden:

    Wenn die Datenschutzoptionen nicht aktiviert sind, werden der Name des Benutzers und die Uhrzeit der letzten Bearbeitung eines Objekts in der Präsentation gespeichert, um die Funktion der Überarbeitungsmarkierung zu unterstützen. Verwenden Sie die Dokumentprüfung, um diese Informationen bei Bedarf zu entfernen. (Anleitungen zur Verwendung der Dokumentprüfung finden Sie im Artikel Entfernen von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen durch Prüfen von Präsentationen.)

    Wenn die Datenschutzoptionen aktiviert sind, dann ist die Überarbeitungsmarkierung deaktiviert, d. h., es werden keine persönlichen Daten (Benutzernamen und Zeiten, wie oben genannt) gespeichert.

    Um das Hervorheben von Überarbeitungen zu ermöglichen, werden Daten zum Status "gelesen/ungelesen" einzelner Folien getrennt von PowerPoint gespeichert. Wo diese Daten gespeichert werden, hängt davon ab, welche Version und welchen Kanal von PowerPoint Sie verwenden. Wir sind dabei, auf die Speicherung in einem Microsoft-Onlinedienst umzustellen, der zum Speichern von Benutzereinstellungen vorgesehen ist, doch diese Umstellung ist noch nicht ganz abgeschlossen.

    In der nachstehenden Tabelle ist jede relevante Version von PowerPoint zusammen mit dem Speicherort für Daten zum Status "gelesen/ungelesen" zu jeder Person aufgelistet, die die Datei öffnet:

    Bei dieser Versionsnummer (oder höher)

    Ist dies der Speicherort für die Statusdaten

    PowerPoint für Office 365 im monatlichen Kanal

    Zwischen 1707 und 1710

    Auf dem Datenträger des PCs, unter dem Pfad:

    %appdata%\Microsoft\PowerPoint\SlideViewState

    Dieser Speicherort ist durch den Windows-Ordner "Benutzer" geschützt. Wenn Sie möchten, können Sie die Dateien, die ihren eigenen Status zu "gelesen/ungelesen" erfassen, manuell löschen.

    PowerPoint für Office 365 im monatlichen Kanal

    1711

    Microsoft-Onlinedienst

    PowerPoint für Office 365 im halbjährlichen Kanal

    1803

    Microsoft-Onlinedienst

    PowerPoint für Office 365 für Mac

    16.x

    Microsoft-Onlinedienst

    PowerPoint für Android

    16.0.9001.2077

    Microsoft-Onlinedienst

    PowerPoint für iOS

    2.9.108.0

    Microsoft-Onlinedienst

    PowerPoint Mobile

    17.8827

    Microsoft-Onlinedienst

    Suchen Sie Ihre Office-Version.

  • Änderungen werden nicht hervorgehoben, wenn die Datei verschlüsselt oder durch ein Kennwort geschützt ist.

  • Änderungen werden nicht hervorgehoben, wenn die Datei im ODP-Format oder im älteren PPT- bzw. PPS-Format von PowerPoint vorliegt.

Lösen von Änderungskonflikten

Wenn es Änderungskonflikte gibt, wird ein visueller Vergleich zwischen Ihren Änderungen und den in Konflikt stehenden Änderungen Ihrer Mitarbeiter angezeigt, wenn Sie auf Speichern klicken. Sie können die Änderungen auswählen, die Sie beibehalten möchten.

Abbildung des Dialogfelds "Konflikt verursachende Änderungen" in PowerPoint

Nur von anderen vorgenommene Änderungen, die in direktem Konflikt mit von Ihnen vorgenommenen Änderungen stehen, werden in dem Vergleich angezeigt. Nicht in Konflikt stehende Änderungen werden automatisch in der Präsentation zusammengeführt, wenn Sie sie speichern, und können in der Ansicht Meine Änderungen angezeigt werden.

  1. Wählen Sie entweder Meine Änderungen oder Änderungen von anderen aus.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, wenn mehrere Konflikte gelöst werden müssen:

    • Klicken Sie auf Weiter, um mit dem Auflösen von Konflikten fortzufahren. Klicken Sie auf Zurück, um einen vorherigen Konflikt erneut anzuzeigen.

    • Wenn Sie für alle verbleibenden Konflikte dieselben Änderungen vornehmen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorgang für restliche Konflikte wiederholen.

      Abbildung des Kontrollkästchens für "Vorgang für restliche Konflikte wiederholen" in PowerPoint

  3. Wenn Sie mit dem Auflösen von Konflikten fertig sind, klicken Sie auf Fertig.

Dokumentaktivität

Im Bereich "Aktivität" wird die vollständige Liste der bisher vorgenommenen Änderungen angezeigt. Er bietet zudem Zugriff auf frühere Versionen. Wählen Sie Aktivität Versionsverlauf im Menüband aus, um den Bereich Aktivität anzuzeigen.

Bereich "Aktivität"

Zusammenarbeit in Echtzeit mit automatischem Speichern

Hinweis: Dieses Feature ist nur verfügbar, wenn Sie über ein Office 365-Abonnement verfügen. Wenn Sie ein Office 365-Abonnent sind, vergewissern Sie sich, dass Sie über die neueste Office-Version verfügen.

Wenn Sie über ein Office 365-Abonnement verfügen, können Sie Zusammenarbeit in Echtzeit mit automatischem Speichern verwenden. Dieses Feature baut auf den anderen Features zum gemeinsamen Arbeiten auf, die in diesem Artikel beschrieben sind, und ermöglicht Ihnen zu sehen, woran andere Benutzer gerade im Moment arbeiten (etwa ihre Eingabe von Wörtern). Alle vorgenommenen Bearbeitungen werden automatisch gespeichert. Es kann immer nur jeweils eine Person in einem bestimmten Feld arbeiten. (Um ein Feld, an dem ein anderer Benutzer aktuell arbeitet, wird ein heller farbiger Rahmen sowie ein Stiftsymbol und eine Angabe des Bearbeiters angezeigt.)

Aktivieren Sie dieses Feature unter Datei > Optionen > Allgemein, indem Sie die Option unter Optionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit aktivieren.

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