Zusammenarbeit an Dokumenten und gemeinsame Dokumenterstellung

Zusammenarbeit an Dokumenten und gemeinsame Dokumenterstellung

Mit Office und OneDrive oder SharePoint können mehrere Personen gemeinsam an einem Word-Dokument, einer Excel-Kalkulationstabelle oder einer PowerPoint-Präsentation arbeiten. Wenn alle gleichzeitig arbeiten, wird das als "gemeinsame Dokumenterstellung" bezeichnet.

Kennzeichnungen, die angeben, dass zwei Autoren an einem Word-Dokument arbeiten

Was benötige ich für das gemeinsame Erstellen eines Dokuments?

Die gemeinsame Dokumenterstellung steht für Dokumente zur Verfügung, die auf OneDrive oder SharePoint gespeichert sind. 

Um gemeinsam mit anderen Personen Dokumente zu erstellen, benötigen Sie Folgendes:    

  • Einen freigegebenen Speicherbereich    – OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint Online und SharePoint Server sind freigegebene Speicherbereiche, die die gemeinsame Dokumenterstellung ermöglichen.

  • Apps, die die gemeinsame Dokumenterstellung unterstützen    – Word und PowerPoint auf allen Geräten und in neueren Versionen als Office 2010 unterstützen die gemeinsame Dokumenterstellung. Die mobilen Excel-Apps und Excel 2016 mit Office 365 unterstützen ebenfalls die gemeinsame Dokumenterstellung.

  • Ein für die gemeinsame Dokumenterstellung gut geeignetes Dokument    – Die gemeinsame Dokumenterstellung wird nur in modernen Dateiformaten unterstützt, darunter DOCX (Word), PPTX (PowerPoint) und XLSX (Excel).

  • Bearbeitungsberechtigungen für Mitautoren    – Alle Mitautoren müssen über die Berechtigung für den Zugriff auf die Dokumente und deren Bearbeitung verfügen.

Erstellen oder Öffnen von Dokumenten für die gemeinsame Erstellung

Sie können Dokumente in Office Online oder in Office-Desktopprodukten erstellen. Diese Themen unterstützen Sie beim Erlernen der gemeinsamen Erstellung von Dokumenten:

Freigeben Ihrer Dokumente für die Zusammenarbeit und gemeinsame Dokumenterstellung mit anderen

Ein zentraler Punkt beim Zusammenarbeiten und der gemeinsamen Dokumenterstellung besteht im Freigeben Ihrer Dokumente. In SharePoint-, OneDrive- und Office-Apps können Sie Dateien für andere freigeben.

Weitere Informationen zum Freigeben von Dokumenten in OneDrive und SharePoint finden Sie in den folgenden Themen:

Wenn Sie ein freigegebenes Dokument in einer Desktop- oder mobilen App öffnen, spielt es keine Rolle, ob eine Verbindung besteht, Sie können mit der Arbeit fortfahren. Wenn andere das gleiche Dokument bearbeiten, können sie Ihre Änderungen nicht sehen, während Sie offline sind. Wenn Sie wieder online sind, werden Sie über alle verfügbaren Änderungen benachrichtigt, und den anderen werden Ihre Änderungen mitgeteilt.

Wenn Sie in Word arbeiten, ist der Absatz, an dem Sie arbeiten, gesperrt, damit niemand Ihre Arbeit überschreiben kann. Wenn Sie mit Word offline arbeiten, ist es aber möglich, dass Sie an dem gleichen Absatz wie eine andere Person in Ihrer Gruppe arbeiten. Wenn Sie Ihre Änderungen speichern, wird eine Popupmeldung angezeigt, die Sie auf einen bestehenden Konflikt hinweist. Sie können sich dann bis zu der Stelle vorwärts arbeiten, wo Sie den Konflikt beheben können.

Satz mit Konflikt in Word
Ein Konflikt bei der Auflösung in Word 2016

Wenn Sie an einer Datei arbeiten, die sich in einem synchronisierten Ordner befindet (etwa auf OneDrive oder OneDrive for Business), wird die Datei synchronisiert, wenn Sie wieder online gehen, unabhängig davon, ob die App (Word, PowerPoint) ausgeführt wird. Beim erneuten Herstellen der Verbindung wird die Datei automatisch synchronisiert. Wenn Konflikte vorliegen, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Weitere Informationen finden Sie unter OneDrive synchronisieren.

Standardmäßig werden in SharePoint die Gruppen und Berechtigungen, die einer Bibliothek zugeordnet sind, in der Sie ein Dokument speichern oder erstellen, von allen Dokumenten in der Bibliothek geerbt. Beispielsweise können auf einer Teamwebsite, auf der alle über Lese-/Schreibberechtigungen verfügen, auch alle Personen gemeinsam erstellen. Demgegenüber erlaubt eine SharePoint Online-Dokumentbibliothek mit reinen Leseberechtigungen den Personen nur das Anzeigen von Dokumenten, sodass ohne explizite Einladung niemand außer dem Autor Änderungen vornehmen kann.

SharePoint-Berechtigungen werden geerbt, jedoch können Sie für bestimmte Personen verschiedene Berechtigungen festlegen. Wenn eine SharePoint-Bibliothek Dokumente nur zur Ansicht freigibt, können Sie bestimmten Benutzern trotzdem Bearbeitungsberechtigungen erteilen. Wenn die Bibliothek jedoch für Bearbeitungsberechtigungen für jedermann festgelegt ist, können Sie nicht einige auf reine Anzeigeberechtigungen einschränken. Geerbte Berechtigungen können nur mit höheren Berechtigungen außer Kraft gesetzt werden, aber nicht mit niedrigeren Berechtigungen. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie unter Grundlegendes zu Berechtigungsstufen in SharePoint

In SharePoint-MeineWebsite, einer persönlichen OneDrive for Business-Bibliothek oder OneDrive für Endverbraucher müssen Ihre Dateien explizit freigegeben werden. Standardmäßig können sie nur vom Besitzer der Bibliothek bearbeitet und angezeigt werden. Sie können auswählen, wer einzelne Dateien bearbeiten kann, indem Sie für Personen oder Gruppen mit Bearbeitungsberechtigungen freigeben. Weitere Informationen zum Freigeben finden Sie unter Freigeben von Dateien oder Ordnern in Office 365.

Zwar können Sie Dateien mithilfe von Word und PowerPoint 2007 oder früher auf SharePoint Online oder OneDrive hochladen und sie zur Bearbeitung öffnen, jedoch können Sie diese Dokumente mit diesen Legacy-Anwendungen nicht gemeinsam bearbeiten. Wenn ein Benutzer ein Dokument mit Word oder PowerPoint 2007 öffnet, erstellt SharePoint Online oder OneDrive eine Sperre für das Dokument und hindert andere Benutzer von Office am Bearbeiten des Dokuments. Um die gemeinsame Dokumenterstellung in Word oder PowerPoint optimal zu nutzen, empfiehlt es sich, dass alle Benutzer mindestens mit Office 2010 auf dem Desktop, Office Online, einer neueren Mac-Version oder einer mobilen App arbeiten.

Ja, Microsoft hat mit Dutzenden Partnern weltweit zusammengearbeitet, damit Sie die gemeinsame Dokumenterstellung mit Office Online nutzen können. Fragen Sie Ihren Speicheranbieter, um herauszufinden, ob gemeinsame Dokumenterstellung mit Office Online unterstützt wird.

Allerdings gibt es keine Unterstützung für Drittanbieter mit Office Desktop oder anderen Plattformen, und Microsoft unterstützt die gemeinsame Dokumenterstellung nicht für Dokumente, die auf Google Drive gespeichert sind.

Hier sind einige Links, die Ihnen beim Einstieg helfen.

Wenn die gemeinsame Dokumenterstellung nicht ordnungsgemäß funktioniert, kann das eine Reihe von Ursachen haben. Informationen, die Sie bei der Behandlung von Problem in Sitzungen der gemeinsamen Dokumenterstellung und beim Setup unterstützen, finden Sie unter Problembehandlung bei der gemeinsamen Dokumenterstellung.

Wenn Sie Ihre Dokumente über OneDrive oder OneDrive for Business freigegeben haben, können Sie eine E-Mail-Nachricht mit der Information erhalten, dass das Dokument aktualisiert wurde.

Weitere interessante Themen

Wenn Sie Word Online oder Office Online noch nicht verwendet haben, bietet sich Ihnen hier die Gelegenheit zu einer Testfahrt: Word Online. Um zu einer anderen Online-App zu wechseln, klicken Sie auf das App-Startfeld Schaltfläche für das App-Startfeld , und wählen Sie eine andere App aus.

Für SharePoint-Administratoren:

Hinweis:  Weitere Informationen zum gemeinsamen Erstellen von Dokumenten finden Sie in der Hilfe zu Word, PowerPoint und Office Online. Weitere Informationen zum Konfigurieren von SharePoint zur Zusammenarbeit an und gemeinsamen Erstellung von Dokumenten finden Sie auf der TechNet-Website.

Hinweis: Die gemeinsame Dokumenterstellung steht für Dokumente, die mit Information Rights (IRM) oder Rights Management Service (RMS) geschützt wurden, nicht zur Verfügung.

Im Oktober 2017 dank Kundenfeedback aktualisiert.

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