Zugreifen auf Projekt-E-Mails und -dokumente von einer zentralen Stelle aus

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Das Websitepostfach, ein neues Feature in Outlook 2013, Exchange 2013 und SharePoint 2013, ähnelt einer zentralen Aktenablage für alle projektbezogenen Exchange-E-Mails und SharePoint-Dokumente. Mithilfe von Websitepostfächern können Sie auf Projektdokumente zugreifen und diese per E-Mail versenden, ohne Outlook verlassen zu müssen, wichtige Unterhaltungen an einer zentralen Stelle erfassen und das Postfach für jeden freigeben, der es benötigt.

Wichtig: Dieses Feature ist nicht verfügbar in Office 2013 RT Clientanwendungen. Angezeigt, welche Office-Version Sie verwenden sollen?

  1. Um ein websitepostfach zu verwenden, müssen Sie zu Ihrer SharePoint-Website hinzuzufügen.

  2. Öffnen Sie das Websitepostfach im Navigationsbereich von Outlook. Es wird dort automatisch angezeigt, nachdem Sie es in SharePoint erstellt haben.

Wenn Sie zur Teilnahme an einem Websitepostfach, das von einer anderen Person erstellt wurde, eingeladen werden, wird Ihnen eine Einladung für das Websitepostfach in Ihrem Posteingang angezeigt. Außerdem wird das Websitepostfach automatisch zum Navigationsbereich in Outlook hinzugefügt.

Einmal angenommen, Anita ein websitepostfachs für ein Projekt mit dem Namen NorthWind Traders erstellt. Alle projektbezogenen Kommunikation ist in NorthWind Traders > Posteingang und die Projektdokumente – durch in SharePoint gespeichert – von NorthWind Traders zugegriffen werden > Dokumente. Anita kann andere Projektmitglieder verwenden dieselben Projektordner aus ihrem Outlook-Client Berechtigungen erteilen.

Websitepostfach in Outlook

Wenn Sie Dokumente senden möchten, müssen Sie nicht zu SharePoint wechseln, um nach Dokumenten zu suchen, die als Anlagen gesendet werden sollen, sondern Sie können die relevanten Dokumente schnell und problemlos im Ordner Dokumente finden und sie in die E-Mail-Nachricht kopieren. In die E-Mail werden automatisch Links zu den Dokumenten auf der SharePoint-Website eingefügt.

Dokumentenlinks in E-Mail-Nachricht

Hinweis:  Ein Websitepostfach verfügt über eine eigene E-Mail-Adresse. Damit wichtige Unterhaltungen in dem Websitepostfach verbleiben, in dem sie für alle sichtbar sind, fügen Sie diese E-Mail-Adresse als einen der E-Mail-Empfänger hinzu.

Entfernen des Websitepostfachs aus Outlook

Nach Abschluss eines Projekts soll möglicherweise das Websitepostfach nicht mehr in Outlook angezeigt werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, um das Websitepostfach aus der Outlook-Ansicht zu entfernen:

  • Mit der rechten Maustaste in des websitepostfachs im Navigationsbereich und "websitepostfach" Schließen.

Schließen des Websitepostfachs

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Ihren Kontonamen, und klicken Sie dann auf Alle Websitepostfächer verwalten. Sie werden zu einer Liste mit allen Ihren Websitepostfächern geführt. In dieser Ansicht können Sie Websitepostfächer in der Outlook-Ansicht anheften oder lösen.

Verwalten des Websitepostfachs

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