Zugreifen auf Projekt-E-Mails und -dokumente von einer zentralen Stelle aus

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Das Websitepostfach, ein neues Feature in Outlook 2013, Exchange 2013 und SharePoint 2013, ähnelt einer zentralen Aktenablage für alle projektbezogenen Exchange-E-Mails und SharePoint-Dokumente. Mithilfe von Websitepostfächern können Sie auf Projektdokumente zugreifen und diese per E-Mail versenden, ohne Outlook verlassen zu müssen, wichtige Unterhaltungen an einer zentralen Stelle erfassen und das Postfach für jeden freigeben, der es benötigt.

Wichtig:  Dieses Feature ist in Office 2013 RT-Anwendungen nicht verfügbar. Möchten Sie wissen, welche Office-Version Sie verwenden?

Wichtig: Das Feature "websitepostfach" in SharePoint Online wird ab März 2017 verworfen. Dieses Feature wird in einer zukünftigen Version vollständig entfernt. Neue SharePoint Online-Organisationen haben keinen Zugriff mehr auf das Feature "websitepostfach". Vorhandene SharePoint Online-Organisationen können keine neuen Website Postfächer mehr erstellen. Alle Website Postfächer, die vor März 2017 eingerichtet und bereitgestellt wurden, funktionieren weiterhin.
Wir bieten ein Verfahren zum Übergang Ihrer vorhandenen Website Post Fach Websites in eine Office 365-Gruppe im September 2017
an. Wenn Sie derzeit das Feature "websitepostfach" in SharePoint Online verwenden, sollten Sie stattdessen zu Office 365-Gruppen wechseln, um Ihre e-Mail-Szenarien für die Zusammenarbeit zu unterstützen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Office 365-Gruppen anstelle von Website Postfächern.

Hinweis: Das Feature "websitepostfach" wird weiterhin unterstützt, aber in SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 und SharePoint 2010-Produkten veraltet. Kunden wird empfohlen, freigegebene Postfächer als Alternative zu Website Postfächern zu erkunden.

  1. Um ein Websitepostfach zu verwenden, müssen Sie es zu Ihrer SharePoint-Website hinzufügen.

  2. Öffnen Sie das Websitepostfach im Navigationsbereich von Outlook. Es wird dort automatisch angezeigt, nachdem Sie es in SharePoint erstellt haben.

Wenn Sie zur Teilnahme an einem Websitepostfach, das von einer anderen Person erstellt wurde, eingeladen werden, wird Ihnen eine Einladung für das Websitepostfach in Ihrem Posteingang angezeigt. Außerdem wird das Websitepostfach automatisch zum Navigationsbereich in Outlook hinzugefügt.

Angenommen, Anne erstellt ein websitepostfach für ein Projekt namens NorthWind Traders. Die gesamte projektbezogene Kommunikation befindet sich in Northwind Traders > Posteingang, und die Projektdokumente – obwohl Sie in SharePoint gespeichert sind – sind von Northwind Traders > Dokumente aus zugänglich. Anne kann anderen Projektmitgliedern Berechtigungen erteilen, um dieselben Projektordner aus Ihrem Outlook-Client zu verwenden.

Websitepostfach in Outlook

Wenn Sie Dokumente senden möchten, müssen Sie nicht zu SharePoint wechseln, um nach Dokumenten zu suchen, die als Anlagen gesendet werden sollen, sondern Sie können die relevanten Dokumente schnell und problemlos im Ordner Dokumente finden und sie in die E-Mail-Nachricht kopieren. In die E-Mail werden automatisch Links zu den Dokumenten auf der SharePoint-Website eingefügt.

Dokumentenlinks in E-Mail-Nachricht

Hinweis:  Ein Websitepostfach verfügt über eine eigene E-Mail-Adresse. Damit wichtige Unterhaltungen in dem Websitepostfach verbleiben, in dem sie für alle sichtbar sind, fügen Sie diese E-Mail-Adresse als einen der E-Mail-Empfänger hinzu.

Entfernen des Websitepostfachs aus Outlook

Nach Abschluss eines Projekts soll möglicherweise das Websitepostfach nicht mehr in Outlook angezeigt werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, um das Websitepostfach aus der Outlook-Ansicht zu entfernen:

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das websitepostfach, und Schließen Sie "websitepostfach".

Schließen des Websitepostfachs

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Ihren Kontonamen, und klicken Sie dann auf Alle Websitepostfächer verwalten. Sie werden zu einer Liste mit allen Ihren Websitepostfächern geführt. In dieser Ansicht können Sie Websitepostfächer in der Outlook-Ansicht anheften oder lösen.

Verwalten des Websitepostfachs

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