Ziel: Projektplan optimieren, um den Kostenrahmen einzuhalten

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Nach dem Erstellen des Projektplans überprüfen Sie die Geplante Kosten. Wenn die geplanten Kosten Ihrem Kostenrahmen nicht gerecht werden, können Sie den Plan optimieren, um im Budget zu bleiben. Denken Sie beim Ändern des Budgets daran, dass Sie wahrscheinlich die Endtermin oder Umfang Ihres Projekts ändern. Diese Beziehung Zwischenzeit, Umfang und Budget wird häufig als " Magisches Dreieck " bezeichnet.

Tipp: Dieser Artikel ist Teil einer Reihe von Artikeln innerhalb der Projektkarte , in denen ein breites Spektrum an Projektmanagementaktivitäten beschrieben wird. Wir nennen diese Aktivitäten "Ziele", weil Sie im Lebenszyklus des Projektmanagements organisiert sind: Erstellen eines Plans, nachverfolgen und Verwalten eines Projekts und Schließen eines Projekts.

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Projektplan optimieren, um den Kostenrahmen einzuhalten

Nummer 1 Anzeigen der Projektkosten     Sie können die Gesamtsummen, die Kosten über einen Zeitraum oder die Kosten in einem Diagramm anzeigen. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob Sie das gezielte Budget erfüllen und ob Sie Ihre Kosten anpassen müssen.

Nummer 2 Optimieren des Plans zum Verkleinern der Kosten     Wenn Sie feststellen, dass die geplanten Kosten Ihrem gezielten Budget nicht entsprechen, können Sie mehrere Strategien verwenden, um Kosten zu senken.

  • Anpassen der Ressourcen und Kosten an das Budget

    Klicken Sie auf alle folgenden Aktionen, die zutreffen:

    • Geben Sie Kosten für Ressourcen ein , um die regulären und Überstundensätze, Kosten pro Einsatz, Fixkosten oder Kostenressourcen anzupassen.

    • Sie können eine Ressourcenzuordnung entfernen oder ersetzen , um Kosten zu sparen, indem Sie eine teurere Ressource (eine Person, ein Gerät, Material oder Kosten) durch eine günstigere ersetzen oder die Anzahl vergleichbarer Ressourcen für einen einzelnen Vorgang reduzieren. Manchmal ergibt sich mit weniger teuren Ressourcen ein entsprechender Ausgleich des verringerten Umfangs, des längeren Zeitrahmens oder einer niedrigeren Qualität. Dennoch ist dies eine der realistischesten Strategien für die Kostenoptimierung. Wenn Sie eine teurere Ressource aus dem Zuordnung entfernen, kann diese Ressource an anderen Vorgängen oder Projekten arbeiten, die kostengünstiger sind.

    • Weisen Sie die verbleibende Arbeit an einem Vorgang erneut zu, um zu steuern, welche der verschiedenen Ressourcen welchen Teil der verbleibenden Arbeit ausführt, oder um genau anzugeben, wann die verbleibende Arbeit erledigt werden soll.

  • Reduzieren des Projektumfangs zum Erreichen des Budgets

    Gehen Sie folgendermaßen vor:

    • Bestimmen, ob die Lieferung oder der Umfang geändert werden soll

      Möglicherweise müssen Sie den Umfang verkleinern, um den Endtermin oder das Budget einzuhalten. Nach dem Erstellen des Projektplans stellen Sie möglicherweise mehr Zeit oder Geld zur Verfügung als erwartet. In beiden Fällen können Sie den Umfang des Projekts ändern. Sie können auswählen, ob die Lieferbestandteile des Produkts geändert oder der Umfang des Projekts geändert werden soll.

      • Ausschneiden der Produkt Lieferumfänge     Wenn Sie den Umfang durch Schneiden von Produktleistungenverringern, stellen Sie den Kunden oder Stakeholdern tatsächlich weniger als geplant zur Verfügung. Nehmen wir beispielsweise an, Sie arbeiten an einem Projekt, um ein neues Produkt zu entwickeln. Um den Endtermin oder das Budget einzuhalten, entscheiden Sie, die Produktfeatures auszuschneiden, die ursprünglich von den Kunden geplant und genehmigt wurden. In diesem Fall müssen Sie möglicherweise die Kundengenehmigung erhalten, und Sie müssen den Vertrag ggf. anpassen.

      • Ausschneiden des Projektumfangs     Möglicherweise können Sie die gleichen Produktleistungen bereitstellen, indem Sie die Art der Herstellung ändern.

        Wenn Sie beispielsweise im Projekt ein neues Produkt entwickeln, entscheiden Sie, eine Marktforschungs Aufgabe zu entfernen, und Sie können auch die Dauer der Produktprüfung verringern, um den Endtermin oder das Budget einzuhalten. In diesem Fall ändern sich das Endprodukt und die Lieferbestandteile nicht. Sie haben die Methode für die Bereitstellung dieses Endprodukts jedoch geändert, indem Sie den Umfang des Projekts verringert haben.

      • Verwenden der verfügbaren Zeit oder des Budgets     Wenn Sie feststellen, dass Sie mehr Zeit oder Geld als erwartet haben, können Sie Lieferbestandteile hinzufügen. Oder Sie können den Umfang des Projekts selbst erhöhen, was häufig zu einem Produkt höherer Qualität führt.

      • Berücksichtigung der Auswirkungen des Bereichs auf die Qualität     Möglicherweise müssen Sie den Umfang verkleinern, um den Endtermin oder das Budget einzuhalten. Nach dem Erstellen des Projektplans stellen Sie möglicherweise mehr Zeit oder Geld zur Verfügung als erwartet. In beiden Fällen können Sie den Umfang des Projekts ändern. Bedenken Sie, dass Qualität und Umfang eng miteinander verknüpft sind. Wenn Sie den Bereich Ausschneiden, müssen Sie möglicherweise ein vermindertes Qualitätsniveau akzeptieren. Wenn Sie den Umfang erhöhen, werden Sie wahrscheinlich die Qualität des Projekts und des resultierenden Produkts erhöhen.

    • Ändern Sie eine Dauer , um die für Vorgänge geplante Zeit zu verringern. Stellen Sie sicher, dass die reduzierte Dauer die Arbeit noch abgeschlossen hat. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den entsprechenden Arbeitsaufwand für die Ressourcen anpassen.

    • Entfernen Sie eine Aufgabe, wenn diese nicht unbedingt erforderlich ist. Beachten Sie jedoch, dass durch das Entfernen von Aufgaben die Qualität der Gesamtprojekt Implementierung verringert werden kann. Aufgaben, die erledigt werden müssen, sollten weiterhin im Plan berücksichtigt werden, und nur die Aufgaben, die als optional angesehen werden, sollten entfernt werden.

    • Ersetzen Sie eine Ressourcenzuordnung, indem Sie eine teurere Ressource (eine Personen, ein Gerät oder ein Material) durch eine kostengünstigere ersetzen. Manchmal ergibt sich mit weniger teuren Ressourcen ein entsprechender Ausgleich für verkleinerte Bereiche, längeren Zeitplan oder verringerte Qualität. Dennoch ist dies eine der realistischesten Strategien zur Optimierung der Kosten.

Nummer 3 Anpassen des Plans zum Nutzen des zusätzlichen Budgets     Nachdem Sie Ihren Plan erstellt haben, stellen Sie möglicherweise fest, dass mehr Budget zur Verfügung steht. Sie können auswählen, dass das Projekt in das Budget untergebracht werden soll. Oder Sie können den Umfang und die Qualitätsziele für das Projekt erhöhen.

Weitere Informationen...

Nachdem Sie Ihren Plan erstellt haben und Microsoft Office Project 2007 die Terminplan-und Kosten für das Projekt berechnet, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie mehr Zeit oder ein erhöhtes Budget zur Verfügung haben. Sie können das Projekt vorzeitig oder unter Budget beenden. Sie können auch den Umfang erhöhen und Qualität zum Projekt hinzufügen.

  • Wenden Sie sich an den Kunden    .   Fragen Sie den Kunden oder Beteiligte des Projekts, wie Sie die Zeit oder das Budget verwenden möchten. Sie ziehen es möglicherweise vor, den Plan unverändert zu verlassen und das Projekt vorzeitig oder unter dem Budget zu planen.

  • ÜberNehmen Sie Ihren Vertrag    .  Überprüfungen auf vertragliche Anreize (oder in einigen Fällen sogar auf Strafen) für ein vorzeitiges eingehen des Terminplans oder unter Budget. Die Art des Vertrags (fest Preis, Kosten erstattungsfähig oder Einzelpreis) kann bestimmen, wie Sie die verfügbare Zeit oder das Budget nutzen sollten.

  • Hinzufügen eines Bereichs     Sie können die gewünschten Aufgaben oder Phasen hinzufügen, aber dachten, Sie hätten nicht genug Zeit oder Geld. Sie können die Dauer vorhandener Aufgaben erhöhen, damit die Ressourcen mehr Zeit zum Ausführen der Aufgaben haben. Beachten Sie, dass der Plan durch das Hinzufügen von Bereichen möglicherweise Zeit und Kosten addiert. Wenn der Umfang und die Lieferumfänge geändert werden können, müssen Sie den Vertrag überprüfen und bei Bedarf die Kundengenehmigung erhalten.

  • Erhöhen des Qualitätsstandards     Sie können überschüssige Zeit oder Budget verwenden, um Aufgaben oder Phasen hinzuzufügen, die Qualität hinzufügen oder über suchen. Sie können die Dauer vorhandener Aufgaben verlängern, damit die Ressourcen mehr Zeit für die Arbeit mit höherer Qualität haben. Eine weitere Möglichkeit, die Qualität zu erhöhen, besteht darin, mehr hoch qualifizierte Mitarbeiter, effizientere Geräte oder hochwertigere Materialien hinzuzufügen. Diese Arten von Ressourcen können teurer sein, Sie können jedoch auch eine gute Nutzung des überschüssigen Budgets sein.

Nummer 4 Geben Sie eine Notiz zu den Kostenänderungen ein    .  Protokollieren Sie Informationen zu den Änderungen, die Sie vorgenommen haben, um das Budget einzuhalten. Solche Notizen können hilfreich sein, wenn Sie den tatsächlichen Fortschritt nachverfolgen, das Projekt schließen oder Daten für das nächste Projekt sammeln.

Nummer 5 Auswerten der Ergebnisse der Kostenoptimierung     Stellen Sie sicher, dass Sie die Kosten tatsächlich gesenkt haben und dass der Endtermin, die Arbeitsauslastung und andere Projekte durch diese Änderungen nicht beeinträchtigt werden.

Klicken Sie auf alle folgenden Aktionen, die zutreffen:

  • Zeigen Sie die Projektkosten an, um festzustellen, ob Sie die Kosten gesenkt haben und wie nahe Sie Ihrem Ziel Budget entsprechen.

  • Zeigen Sie den kritischen Pfad Ihres Projekts an, um zu sehen, wie sich die von Ihnen vorgenommenen Änderungen zum Optimieren der Kosten auf den kritischen Weg auswirkten. Möglicherweise werden unterschiedliche Datumsangaben, unterschiedliche Vorgänge und verschiedene Ressourcen angezeigt, die dem kritischen Pfad zugeordnet sind.

  • Überprüfen Sie die Ressourcenauslastung , um festzustellen, ob zugewiesene Ressourcen aufgrund ihrer Kostenoptimierung jetzt überladen oder unzureichend ausgelastet sind.

  • Überprüfen Sie die Auswirkungen auf andere Projekte , um sicherzustellen, dass alle Änderungen in anderen Projektdateien aktualisiert werden, die mit dem Projekt verknüpft sind oder konsolidiert werden.

Nummer 6 Kommunizieren der Zuordnungsänderungen an den Ressourcen     Wenn Sie den Ressourcen neue Vorgänge zugewiesen oder vorhandene Zuordnungen geändert oder entfernt haben, müssen Sie diese Änderungen für die betroffenen Ressourcen veröffentlichen.

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