Zählen in Berichten

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Es kann hilfreich sein, die Anzahl der Datensätze in einem Bericht zu ermitteln. In gruppierten oder zusammenfassenden Berichten können Sie die Anzahl der Datensätze in jeder Gruppe anzeigen. Oder Sie können jedem Datensatz eine Zeilennummer hinzufügen, um die Bezugnahme auf jeden Datensatz zu erleichtern. In diesem Artikel wird schrittweise beschrieben, wie Sie Ihrem Bericht Zählungen und Zeilennummern hinzufügen.

Was möchten Sie tun?

Zählen der Anzahl von Datensätzen in einem Bericht oder einer Gruppe

HinzuFügen einer Zeilennummer für jeden Datensatz in einem Bericht oder einer Gruppe

Zählen der Anzahl von Datensätzen in einem Bericht oder einer Gruppe

Die Layoutansicht bietet die schnellste Möglichkeit zum Hinzufügen von Zählungen zu Ihrem Bericht.

Zählen von Datensätzen mithilfe der Layoutansicht

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht.

  2. Klicken Sie auf ein Feld, das Sie zählen möchten. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Datensätze gezählt werden, klicken Sie auf ein Feld, das keine Nullwerte enthält, beispielsweise ein ID-Feld.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Gruppierung und Summen auf Summen. Hinweis: Wenn Sie Access 2007 verwenden, befindet sich der Befehl Summen auf der Registerkarte Format.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie alle Datensätze im Bericht zählen möchten, unabhängig davon, ob ein Wert im ausgewählten Feld vorhanden ist, klicken Sie auf Datensätze zählen.

    • Wenn Sie nur Datensätze zählen möchten, für die im ausgewählten Feld ein Wert vorhanden ist, klicken Sie auf Werte zählen.

      Hinweis: Die Anzahl der Werte ist für Felder mit den folgenden Datentypen nicht verfügbar:

      • Langer Text (Memo)

      • OLE-Objekt

      • Link

      • Anlage

  5. Access fügt dem Abschnitt Fußzeile des Berichts ein Textfeld hinzu und legt dessen Eigenschaft Steuerelementinhalt auf einen Ausdruck fest, der die Funktion Anzahl ausführt. Wenn in Ihrem Berichtgruppierungsebenen vorhanden sind, fügt Access auch ein Textfeld zu jeder Gruppenfuß hinzu, die dieselbe Berechnung ausführt.

    Hinweis: Wenn Sie die Layoutansicht zum Erstellen einer Anzahl für ein bestimmtes Feld verwenden, erstellt Access einen Ausdruck, der nur die Datensätze zählt, in denen dieses Feld nicht NULL ist. Wenn der Bericht beispielsweise 10 Datensätze enthält und Sie die Anzahl zu einem Feld hinzufügen, das drei NULL-Werte enthält, wird im Textfeld Anzahl die Anzahl der Datensätze angezeigt, die nicht-NULL-Werte enthalten. Sie können dies vermeiden, indem Sie die Anzahl nur Feldern hinzufügen, die keine Nullwerte zulassen (wie etwa ID-Felder), oder Sie können die Steuerelementquelle des Textfelds so bearbeiten, dass immer alle Datensätze gezählt werden, unabhängig davon, ob Sie Nullwerte enthalten oder nicht. Hierzu:

  6. Wählen Sie das Textfeld aus, in dem die Anzahl angezeigt wird. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.

  7. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten.

  8. Löschen Sie im Eigenschaftenfeld Steuerelementinhalt den Ausdruck, und geben Sie = Anzahl (*)ein.

  9. Speichern Sie den Bericht, und wechseln Sie zur Berichtsansicht, um die Ergebnisse anzuzeigen.

Zählen von Datensätzen mithilfe der Entwurfsansicht

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente auf Textfeld.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie die Anzahl aller Datensätze im Bericht hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Abschnitt BerichtsKopf oder BerichtsFußzeile, in dem das Textfeld platziert werden soll.

    • Wenn Sie die Anzahl aller Datensätze in jeder Gruppe eines gruppierten Berichts hinzufügen möchten, klicken Sie auf den GruppenKopf-oder Gruppenfuß-Abschnitt, in dem das Textfeld platziert werden soll.

  4. Wählen Sie das Textfeld aus, und drücken Sie F4, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen.

  5. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten.

  6. Geben Sie im Eigenschaftenfeld Steuerelementinhalt den Wert = Anzahl (*)ein.

    Dieser Ausdruck verwendet die Anzahl-Funktion, um alle Datensätze im Bericht oder in der Gruppe zu zählen, auch wenn einige Felder in einigen Datensätzen NULL sind. Wenn Sie Datensätze nur dann zählen möchten, wenn ein bestimmtes Feld nicht NULL ist (beispielsweise suppliername), verwenden Sie stattdessen den folgenden Ausdruck: = CDbl (NZ (count ([suppliername]); 0)).

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HinzuFügen einer Zeilennummer für jeden Datensatz in einem Bericht oder einer Gruppe

Sie können Elemente in Ihrem Bericht nummerieren. In einem Bericht "Umsätze nach Produkt" kann es beispielsweise erforderlich sein, dass "1" dem ersten Element in einer Produktgruppe vorangestellt wird, "2" vor dem zweiten Element usw. Wenn die nächste Produktgruppe beginnt, beginnt die Anzahl von vorn, und "1" wird dem ersten Element vorangestellt.

Nummerieren der Elemente in einem Bericht

Sie können die Elemente in Ihrem Bericht mithilfe eines berechneten Steuerelements nummerieren und dessen laufende Sum -Eigenschaft festlegen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente auf Textfeld.

  3. Ziehen Sie im Detail Abschnitt des Berichts den Mauszeiger, um das Textfeld zu erstellen, und stellen Sie sicher, dass es breit genug ist, um die größte Elementnummer aufzunehmen.

    Wenn Sie beispielsweise wahrscheinlich 100-Bestellungen haben, benötigen Sie Platz für mindestens drei Zeichen (100). Wenn neben dem Textfeld eine Beschriftung angezeigt wird, löschen Sie die Beschriftung, indem Sie darauf klicken und dann ENTF drücken. Wenn Sie das Textfeld in der Nähe des linken Rands platziert haben, wird die Beschriftung möglicherweise unter dem Textfeld ausgeblendet. Ziehen Sie das Textfeld mithilfe des Verschiebepunkts in der oberen linken Ecke des Textfelds nach rechts, sodass Sie die Beschriftung sehen können. Anschließend können Sie auf die Beschriftung klicken und ENTF drücken.

  4. Markieren Sie das Textfeld. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.

  5. Klicken Sie auf die Registerkarte alle. Geben Sie im Eigenschaftenfeld Name einen Namen ein, beispielsweise txtItemNumber.

  6. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten.

  7. Wählen Sie im Eigenschaftenfeld laufende Summe die Option über Gruppe aus.

  8. Geben Sie im Eigenschaftenfeld Steuerelementinhalt den Wert = 1ein.

  9. Klicken Sie auf die Registerkarte Format.

  10. Geben Sie im Eigenschaftenfeld Format den Wert # ein. (ein Pfundzeichen gefolgt von einem Punkt).

    Hiermit wird die Zeilennummer mit einem Punkt formatiert, der der Zahl folgt.

  11. Speichern Sie den Bericht, und wechseln Sie zur Berichtsansicht, um die Ergebnisse anzuzeigen.

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