Was IT-Administratoren über AutoSpeichern wissen sollten

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"frühzeitig speichern, häufig speichern" gehört der Vergangenheit an. Jetzt gibt es Auto Speichern, das alle paar Sekunden speichert, sodass die Benutzer dies nicht tun müssen.

AutoSpeichern ist aktiviert, wenn eine Datei auf OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint Online gespeichert wird. Es speichert automatisch die Änderungen der Benutzer in der Cloud, während Sie arbeiten. Und wenn andere Personen an derselben Datei arbeiten, können Sie mit AutoSpeichern Änderungen innerhalb weniger Sekunden anzeigen. Wenn die Option "AutoSpeichern" nicht aktiviert ist, können Benutzer, die an demselben Dokument gleichzeitig zusammenarbeiten, sich nicht in Echtzeit sehen und stattdessen weiterhin "Updates verfügbar" anzeigen, wenn andere Änderungen vorgenommen werden.

Aber AutoSpeichern verursacht auch einige Änderungen bei der Funktionsweise der Benutzer mit Office, daher werden in diesem Artikel einige der anspruchsvolleren Szenarien sowie die Konfiguration der AutoSpeichern-Einstellungen beschrieben. Wir empfehlen, dass Sie den Benutzern diese Änderungen mitteilen, die sich auf ihre Funktionsweise in Office auswirken.

Ändern von Workflows

AutoSpeichern ist in den meisten Szenarien hilfreich, aber es gibt einige Fälle, in denen Ihre Benutzer möglicherweise ihre Funktionsweise ändern müssen, und wir möchten, dass Sie bereit sind, Ihnen zu helfen. Für jedes der Szenarien haben wir skizziert, was das Szenario ist, was schief gehen kann, und eine Empfehlung zur Lösung.

  • Ausgehend von einer vorhandenen Datei, durchführen von Bearbeitungen und anschließende Speichern einer Kopie in einer neuen Datei – jeder, der mit einer vorherigen Datei beginnt (beispielsweise der Ertrags Bericht des letzten Quartals), Bearbeitungen und dann eine Kopie speichern, um den Ergebnisbericht dieses Quartals zu starten, bewirkt, dass die Änderungen, die in beiden Dateien gespeichert werden sollen, wenn AutoSpeichern aktiviert ist. Es wird empfohlen, dass alle Benutzer das Speichern einer Kopie ausführen, bevor Sie Änderungen vornehmen, und in diesem Fall sogar eine Erinnerung im Produkt hinzugefügt haben. Wenn ein Benutzer versehentliche Änderungen vornimmt, sollte er das ursprüngliche Dokument mithilfe des Features Versionsverlauf wiederherstellen.

  • Durchführen von "hypothetischen" oder "Was-wäre-wenn"-Änderungen an einer Datei – jeder, der eine Datei öffnet und einige hypothetische Analysen ausführt (wie etwa die Auswirkungen von Marktveränderungen auf das Budget zu prognostizieren), mit dem Wunsch, die Datei ohne speichern zu schließen, wird versehentlich Alle Änderungen an der Datei gespeichert, während AutoSpeichern aktiviert ist. Es wird empfohlen, beim Ausführen der hypothetischen Analyse das AutoSpeichern zu deaktivieren und es dann wieder zu aktivieren, sobald der Benutzer zum erneuten Speichern bereit ist.

  • Dashboards und Anzeigen von Dateien mit Sortierungen/Filtern in Excel – jeder, der ein Dashboard sortiert oder filtert, während AutoSpeichern aktiviert ist, wirkt sich auf die Ansicht aller anderen Personen in der Datei aus. Wenn es sich bei einer Datei um ein Dashboard oder um mehrere Personen mit Sortierungen und Filtern handelt, empfiehlt es sich, die Eigenschaft schreibgeschützt für diese Datei mithilfe von Datei > Informationen > Arbeitsmappe schützen > immer schreibgeschützt öffnen, damit die Betrachter des Dashboards nicht gespeichert werden. Ihre Änderungen, es sei denn, Sie wählen explizit aus, um die Datei zu bearbeiten.

  • Finalisierte oder veröffentlichte Dateien – wer versehentlich eine finalisierte, veröffentlichte Datei mit AutoSpeichern bearbeitet, speichert Ihre Änderungen in der Datei. Nachdem eine Datei abgeschlossen wurde, empfiehlt es sich, die Eigenschaft schreibgeschützt oder als abgeschlossen kennzeichnen für die Datei festzulegen, sodass versehentliche Änderungen von Betrachtern und Lesern der Datei nicht gespeichert werden.

Konfigurieren der AutoSpeichern-Einstellungen in Office

AutoSpeichern kann wie folgt konfiguriert werden:

  • Der Besitzer einer Datei kann Sie so einrichten, dass Sie immer schreibgeschützt geöffnet wird, um versehentliche Änderungen zu verhindern. Dies kann erfolgen, indem Sie die Datei so festlegen, dass Sie in schreibgeschützt geöffnet wird (Datei > Informationen > Dokument/Arbeitsmappe/Präsentation schützen > immer schreibgeschützt öffnen) oder indem Sie die Datei freigeben, ohne dass andere Personen die Bearbeitung zulassen (Datei > freigeben > Personen, die den Link bearbeiten können. > Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Bearbeitung zulassen".

    Das Menü "Präsentation schützen" mit aktivierter Option "immer schreibgeschützt öffnen"
  • Ein Benutzer kann das AutoSpeichern für eine Datei deaktivieren, während es geöffnet ist, indem Sie auf die Umschaltfläche AutoSpeichern klicken. Dadurch wird AutoSpeichern für das aktuelle Dokument für diesen Benutzer deaktiviert. Wenn derselbe Benutzer das nächste Mal das Dokument öffnet, ist AutoSpeichern deaktiviert. Wenn Sie ein anderes Dokument öffnen, ist AutoSpeichern von der Auswahl im anderen Dokument nicht betroffen.

    Titelleiste in Excel mit der Umschaltfläche "AutoSpeichern"
  • Ein Benutzer kann AutoSpeichern standardmäßig für alle Dateien festlegen, die in dieser bestimmten Anwendung (Word, Excel, PowerPoint) auf diesem Gerät geöffnet sind.

    Das Dialogfeld "Datei" > "Optionen" > "Speichern" mit dem Kontrollkästchen zum Aktivieren oder Deaktivieren von "Automatisches Speichern"

    Hinweis: Der Benutzer kann das AutoSpeichern weiterhin für einzelne Dateien aktivieren, indem er die oben beschriebene AutoSpeichern-Umschaltfläche verwendet.

  • Sie, der Administrator, können das AutoSpeichern standardmäßig für alle Dateien festlegen, die in dieser bestimmten Anwendung (Word, Excel, PowerPoint) mithilfe von Gruppenrichtlinien geöffnet werden.

Hinweis: Der Benutzer kann das AutoSpeichern weiterhin standardmäßig in der Anwendung oder für einzelne Dateien mit den oben beschriebenen Einstellungen aktivieren.

Gruppenrichtlinieneinstellungen für AutoSpeichern

Wenn Sie in Ihrer Organisation Gruppenrichtlinien verwenden, können Sie mithilfe einer Richtlinieneinstellung standardmäßig das AutoSpeichern deaktivieren. Es gibt separate Richtlinieneinstellungen für Word, Excel und PowerPoint.

Die Richtlinieneinstellung für Word lautet beispielsweise "AutoSpeichern standardmäßig in Word deaktivieren" und befindet sich unter dem Richtlinienpfad "Microsoft Office 2016 \ AutoSpeichern".

Wenn Sie diese Richtlinieneinstellungen verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie die neuesten administrativen Vorlagendateien (ADMX/ADML) aus dem Microsoft Download Center heruntergeladen haben.

Beachten Sie, dass die Gruppenrichtlinien " nicht automatisch speichern " in einer zukünftigen Version entfernt werden und nicht mehr unterstützt werden. Verwenden Sie stattdessen das obige Deaktivieren des automatischen Speicherns mit Standard Richtlinieneinstellungen.

Siehe auch

Was ist automatisches Speichern (AutoSpeichern)?

Verhindern, dass an einer endgültigen Version einer Datei Änderungen vorgenommen werden

Anzeigen von Dateien vorherigen Office-Versionen

Ihre Office-Fähigkeiten erweitern
Schulung erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
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