Was ist eine Dokument Center Website?

Was ist eine Dokument Center Website?

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SharePoint bietet eine skalierbare, funktionsreiche Umgebung zum Verwalten von Inhalten. Wenn Sie eine große Anzahl von Dateien verwalten müssen, sollten Sie eine Vorlage für eine Dokument Center Website verwenden. Diese Vorlage ist für die umfassende Dokumentverwaltung optimiert. Es kann Zeit sparen und Ihnen helfen, effizienter zu sein. Die Vorlage enthält Versionen, Dokument-IDs, Dokumentenmappen, Metadaten-Navigation und Inhaltstypen.

Eine Dokumentcenterwebsite eignet sich für die beiden folgenden Szenarien:

  • Erstellungsumgebung    In einem als Erstellungsumgebung genutzten Dokumentcenter erstellen und bearbeiten Benutzer Tausende von Dokumenten oder Medienobjekten, die in einem zentralen Repository gespeichert werden.

  • Inhaltsarchiv    In einem Inhaltsarchiv, z. B. einer Wissensdatenbank, können Benutzer Dokumente speichern oder anzeigen.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Features in einer Vorlage für eine Dokument Center Website.

Informationen zum Erstellen eines Dokumentcenters finden Sie unter Verwenden von Vorlagen zum Erstellen unterschiedlicher Arten von SharePoint-Websites .

Features einer Dokumentcenterwebsite

Die Vorlage für eine Dokument Center Website enthält Features, die das Erstellen und Verwalten von umfangreichen Dokumentengruppen vereinfachen und effizienter gestalten. In den meisten Fällen kann ein Websitebesitzer jedes dieser Features separat hinzufügen. Die Dokument Center-Websitevorlage aktiviert automatisch die empfohlenen Features für die Dokumentverwaltung. In den folgenden Abschnitten werden diese Features kurz beschrieben.

Sie können eine Dokument Center Website als Erstellungsumgebung oder als Inhaltsarchiv verwenden. In einer Dokumenterstellungsumgebung können Benutzer Dateien häufig ein-und Auschecken und Ordnerstrukturen für diese Dateien erstellen. Die VersionsVerwaltung ist aktiviert, und frühere Versionen der einzelnen Dokumente werden beibehalten. Darüber hinaus können Workflows die Lebenszyklen des Dokuments steuern.

Im Gegensatz dazu wird in einem Inhaltsarchiv nur sehr wenig erstellt. Benutzer können Dokumente nur anzeigen oder hochladen. Die Vorlage für eine Dokument Center Website unterstützt das Erstellen eines Inhaltsarchiv Typs namens Knowledge Base Archives. In der Regel enthalten Knowledge Bases einzelne Versionen von Dokumenten, und eine Website kann auf Millionen von Dateien skaliert werden. In einem typischen Szenario, z. b. einem Technical Support Center für eine große Organisation, greifen Tausende von Personen auf den Inhalt zu, hauptsächlich zum Lesen. Nur einige würden neue Inhalte auf die Website hochladen.

In den folgenden Elementen werden einige SharePoint-Features beschrieben, die Sie auf einer Dokument Center Website verwenden können. Zusätzlich zu diesen Funktionen passen einige Organisationen das Aussehen und die Navigation eines DokumentCenters an. Einige benutzerdefinierte Webparts hinzufügen.

Beim System der verwalteten Metadaten werden Dokumenten in SharePoint bestimmte Ausdrücke zugewiesen. Diese Ausdrücke können dann zum Klassifizieren der Dokumente verwendet werden. Sie können Metadaten auch verwenden, um ein leistungsfähiges Navigationstool für Benutzer zu erstellen, damit diese gesuchte Informationen schnell finden können.

Angenommen, Ihr Unternehmen verfügt über eine Knowledge Base mit Artikeln, die Personen bei der Behandlung von Problemen mit Produkten unterstützen. Sie können Metadaten-Ausdrücke erstellen, die Benutzern das Filtern von Informationen nach Produkt, Problemtyp oder anderen Eigenschaften ermöglichen.

Auf einer Dokument Center Website erhält jedes Inhaltselement eine eindeutige ID, die nicht mit dem Dokumentstandort verbunden ist, z. b. ein URL-Link. Dies bedeutet, dass die ID beim Verschieben oder Umbenennen des Dokuments unverändert bleibt. Sie können die ID verwenden, um einen permanenten Link für das Dokument zu erstellen und fehlerhafte Links zu minimieren.

Versionen werden auf einer Dokument Center Website automatisch aktiviert. Dies bedeutet, dass Sie automatisch einen Verlauf aller unterschiedlichen Versionen einer Datei haben. Bei einem Dokument Überprüfungsvorgang bedeutet dies beispielsweise, dass Sie über alle Aktualisierungen verfügen, die während des Überarbeitungszyklus eingegeben wurden. Sie können Updates nachvollziehen, Kontakt Responder usw. Wenn bei der aktuellen Version eines Artikels ein Problem auftritt, können Sie außerdem schnell auf die zuletzt bekannte Version zurücksetzen.

Bei einem Inhaltstyp handelt es sich um eine bestimmte Art von Inhalt zusammen mit einer Gruppe von Einstellungen für den Inhalt. Wenn jemand ein Dokument eines definierten Inhaltstyps erstellt, empfängt es automatisch alle geeigneten Einstellungen für diesen Inhaltstyp. EIN Dokument Center enthält möglicherweise eine Sammlung von Inhaltstypen – unterschiedliche Arten von Dokumenten, Videos, Vorlagen usw.

Die InhaltsOrganisation wird nicht automatisch in eine Dokument Center Website aufgenommen, aber viele Benutzer fügen Sie hinzu. Die Inhaltsorganisation ist ein SharePoint-Feature, mit dem Sie die Gesamtstruktur der Elemente verwalten können. Mithilfe von Metadaten oder Inhaltstypen kann die InhaltsOrganisation Dokumente und andere Elemente automatisch an bestimmte Speicherorte weiterleiten. So können Sie beispielsweise in einer Knowledge Base die InhaltsOrganisation alle neuen Übermittlungen automatisch an eine spezielle Bibliothek weiterleiten, die Artikel für ein bestimmtes Produkt sammelt.

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