Video: Verwenden der Vorlage für die Gemeinnützige Spenden-Webdatenbank

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Die Web-Datenbank "Access 2010 gemeinnützige Beiträge" bietet Organisationen eine schnelle Möglichkeit, eingehende Beiträge nachzuverfolgen. In diesem Video wird gezeigt, wie Sie mit der Verwendung der Datenbank beginnen.

Inhalt dieses Videos

Eingeben einer neuen Kampagne

Anzeigen und Bearbeiten von Kampagnen

Bearbeiten der Elemente in einer Dropdownliste

Hinzufügen eines Ereignisses

Anzeigen und Bearbeiten von Ereignissen

Hinzufügen einer Spende

Anzeigen und Bearbeiten von Spenden

Hinzufügen einer Aufgabe

Anzeigen und Bearbeiten von Aufgaben

Hinzufügen eines Spenders

Anzeigen und Bearbeiten von Spendern

Hinzufügen eines Benutzers

Anzeigen und Bearbeiten von Benutzern

Anfügen von Dateien an einen Datensatz

Anzeigen von Berichten in der Vorschau und Drucken

Veröffentlichen der Webdatenbank für gemeinnützige Beiträge für Access-Dienste

Anzeigen des korrekten Währungssymbols für Ihr Gebietsschema

Einrichten des Währungsformats für ein Tabellenfeld

Einrichten des Währungsformats für ein Textfeld in einem Formular oder Bericht

Eingeben einer neuen Kampagne

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kampagnen .

  2. Klicken Sie auf neue Kampagne , und geben Sie die Informationen in das Formular Kampagnen Details ein.

  3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Alternativ können Sie Kampagneninformationen direkt in das Datenblatt eingeben, indem Sie die Tab-Taste und die Pfeiltasten verwenden, um sich im Datenblatt zu bewegen.

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Anzeigen und Bearbeiten von Kampagnen

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kampagnen .

  2. Doppelklicken Sie im Datenblatt auf den Namen der Kampagne, die Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.

  3. Bearbeiten Sie die Informationen nach Bedarf, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

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Bearbeiten der Elemente in einer Dropdownliste

Viele Dropdownlisten in der Webdatenbank für gemeinnützige Beiträge können entsprechend Ihren Anforderungen bearbeitet werden. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten, um die Liste anzuzeigen. Wenn die Liste bearbeiTbar ist, wird die Schaltfläche " Listenelemente bearbeiten " direkt unter der Liste angezeigt.


  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Listenelemente bearbeiten.

  3. Wenn das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten angezeigt wird:

    1. Geben Sie die gewünschten Listenelemente in jeder Zeile ein.

    2. Optional können Sie einen Standardwert aus der Liste Standardwert auswählen.

    3. Klicken Sie auf OK.

  4. Wenn ein Detailformular angezeigt wird:

    1. Verwenden Sie die Navigationsschaltflächen am unteren Rand des Formulars, um die Datensätze zu durchlaufen und die gewünschten Änderungen vorzunehmen.

    2. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.

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Hinzufügen eines Ereignisses

Für jede Kampagne können viele Ereignisse zugeordnet werden. Gehen Sie wie folgt vor, um ein neues Ereignis zu erstellen:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Kampagnen auf Ereignisse.

  2. Klicken Sie auf Neues Ereignis , und geben Sie die Informationen in das Formular Ereignis Details ein.

  3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Alternativ können Sie die Ereignisinformationen direkt in das Datenblatt eingeben, indem Sie die Tab-Taste und die Pfeiltasten verwenden, um sich im Datenblatt zu bewegen.

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Anzeigen und Bearbeiten von Ereignissen

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Kampagnen auf Ereignisse.

  2. Doppelklicken Sie im Datenblatt auf den Namen des Ereignisses, das Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.

  3. Bearbeiten Sie die Informationen nach Bedarf, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

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Hinzufügen einer Spende

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Kampagnen auf Spenden.

  2. Klicken Sie auf neue Spende , und geben Sie die Informationen in das Formular Spenden Details ein.

  3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Alternativ können Sie spenden Informationen direkt in das Datenblatt eingeben, indem Sie die Tab-Taste und die Pfeiltasten verwenden, um sich im Datenblatt zu bewegen.

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Anzeigen und Bearbeiten von Spenden

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Kampagnen auf Spenden.

  2. Klicken Sie im Datenblatt auf die ID- Spalte für die Spende, die Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.

  3. Bearbeiten Sie die Informationen nach Bedarf, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

Seitenanfang

Hinzufügen einer Aufgabe

Jeder Kampagne können viele Aufgaben zugeordnet werden. Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Aufgabe zu erstellen:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Kampagnen auf Vorgänge.

  2. Klicken Sie auf neue Aufgabe , und geben Sie die Informationen in das Formular Aufgaben Details ein.

  3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Alternativ können Sie Aufgabeninformationen direkt in das Datenblatt eingeben, indem Sie die Tab-Taste und die Pfeiltasten verwenden, um sich im Datenblatt zu bewegen.

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Anzeigen und Bearbeiten von Aufgaben

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Kampagnen auf Vorgänge.

  2. Klicken Sie im Datenblatt auf die ID- Spalte für die Aufgabe, die Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.

  3. Bearbeiten Sie die Informationen nach Bedarf, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

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Hinzufügen eines Spenders

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Spender .

  2. Klicken Sie auf neuer Spender , und geben Sie die Informationen in das Formular Spender Details ein.

  3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Alternativ können Sie Spenderinformationen direkt in das Datenblatt eingeben, indem Sie die Tab-Taste und die Pfeiltasten verwenden, um sich im Datenblatt zu bewegen. Sie können auch Datensätze aus einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel einfügen. Weitere Informationen finden Sie im Video.

<link xlink:href="6b4ab13a-32a7-427f-8dbc-a076ae2e6132#__top">Seitenanfang</link>.

Anzeigen und Bearbeiten von Spendern

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Spender .

  2. Klicken Sie im Datenblatt auf die Spalte ID für den Spender, den Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.

  3. Bearbeiten Sie die Informationen nach Bedarf, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

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Hinzufügen eines Benutzers

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer .

  2. Klicken Sie auf neuer Benutzer , und geben Sie die Informationen in das Formular Benutzer Details ein.

  3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Alternativ können Sie Benutzerinformationen direkt in das Datenblatt eingeben, indem Sie die Tab-Taste und die Pfeiltasten verwenden, um sich im Datenblatt zu bewegen.

<link xlink:href="6b4ab13a-32a7-427f-8dbc-a076ae2e6132#__top">Seitenanfang</link>.

Anzeigen und Bearbeiten von Benutzern

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer .

  2. Klicken Sie im Datenblatt auf die Spalte ID für den Benutzer, den Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.

  3. Bearbeiten Sie die Informationen nach Bedarf, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

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Anfügen von Dateien an einen Datensatz

Wenn ein Formular oder ein Datenblatt ein Feld Anlagen enthält, können Sie mit diesem Feld Bilder, Dokumente oder andere Dateien an den Datensatz anfügen. Verwenden Sie das folgende Verfahren:

  1. Doppelklicken Sie auf das Feld Anlagen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Hinzufügen.

  3. Suchen Sie die anzufügende Datei, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK.

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Anzeigen von Berichten in der Vorschau und Drucken

Die webdatenbanks Vorlage für gemeinnützige Beiträge enthält zehn Berichte. So zeigen Sie eine Vorschau eines Berichts an

  • Klicken Sie auf die Registerkarte Berichts Center , und klicken Sie dann unter Bericht auswählen auf den Bericht, den Sie anzeigen möchten.
    Access zeigT den Bericht im Vorschaufenster
    an. So drucken Sie den Bericht:

  • Klicken Sie auf in neuer Registerkarte öffnen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Datei auf Drucken, und wählen Sie dann die gewünschte Druckoption aus.

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Veröffentlichen der Webdatenbank für gemeinnützige Beiträge für Access-Dienste

Wenn Sie Zugriff auf einen SharePoint-Server haben, auf dem Access Services ausgeführt wird, können Sie die Webdatenbank für gemeinnützige Beiträge auf dem Server veröffentlichen und für Ihr Team freigeben. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, und klicken Sie dann auf In Access Services veröffentlichen.

  2. Geben Sie im Feld Server-URL die URL des SharePoint-Servers ein, den Sie verwenden möchten.

  3. Geben Sie im Feld Websitename den gewünschten Namen für die Datenbank ein. Dieser Name wird Teil der URL.

Klicken Sie auf In Access Services veröffentlichen.

Access veröffentlicht die Datenbank auf dem Server. Wenn keine Probleme auftreten, zeigt Access eine Erfolgsmeldung an, die einen Link zu der neuen Webdatenbank enthält.

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Anzeigen des korrekten Währungssymbols für Ihr Gebietsschema

Wenn Sie diese Vorlage in einem anderen Gebietsschema als den Vereinigten Staaten verwenden, müssen Sie wahrscheinlich einige Einstellungen ändern, um im Feld Aktueller Wert das richtige Währungssymbol anzuzeigen. Gehen Sie wie folgt vor:

Einrichten des Währungsformats für ein Tabellenfeld

Diese Prozedur muss für jede Tabelle ausgeführt werden, die Währungswerte enthält. Dies umfasst die folgenden Tabellen:

  • Kampagnen

  • Donations

  • Spender

  • Ereignisse

Gehen Sie wie folgt vor, um das Währungsformat für alle Währungsfelder in diesen Tabellen einzurichten:

  1. Schließen Sie alle geöffneten Formulare oder Berichte.

  2. Wenn der Navigationsbereich noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F11, um ihn anzuzeigen.

  3. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie ändern möchten.

  4. Klicken Sie auf das Feld Währung, um es auszuwählen.

  5. Legen Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Formatierung die Format -Eigenschaft auf Currency.
    das Feld soLlte nun das Währungssymbol anzeigen, das den Standorteinstellungen Ihres Computers
    entspricht.

  6. Speichern und schließen Sie die Tabelle.

Einrichten des Währungsformats für ein Textfeld in einem Formular oder Bericht

Dieses Verfahren muss für jedes Formular oder jeden Bericht ausgeführt werden, in dem Währungswerte angezeigt werden. Dies umfasst die folgenden Formulare:

  • CampaignDetails

  • CampaignDonationDS

  • CampaignDonationList

  • CampaignEventList

  • Kampagnen

  • DonationDetails

  • DonorDonationDS

  • DonorDonationList

  • EventDetails

  • EventDS

Sie müssen das Verfahren auch in den folgenden Berichten ausführen:

  • CampaignDetails

  • CampaignDonations

  • DonationReceipts

  • DonationsPerDonor

  • EventDetails

Gehen Sie wie folgt vor, um das Währungsformat für jedes Objekt einzurichten:

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht , und klicken Sie dann auf Layoutansicht.

    Hinweis: Die Layoutansicht steht für Datenblätter nicht zur Verfügung. Bei Datenblättern (wie CampaignDonationDS oder DonorDonationDS) doppelklicken Sie einfach auf das Datenblatt, um es zu öffnen.

  2. Klicken Sie auf ein Textfeld, in dem ein Währungswert angezeigt wird.

  3. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.

  4. Wählen Sie auf der Registerkarte Format des Eigenschaftenblatts im Eigenschaftenfeld Format die Option Währung aus.

  5. Wiederholen Sie die Eigenschafteneinstellung für alle anderen Währungs Textfelder im Formular oder Bericht.

  6. Speichern und schließen Sie das Formular oder den Bericht.

Nachdem alle Objekte geändert wurden, doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf das Haupt Formular, und schließen Sie dann den Navigationsbereich.

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