Video: Erstellen von PivotTables und PivotCharts in Access

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Neben Ansichten wie Datenblattansicht und Formularansicht bietet Access PivotTable-und PivotChart-Ansichten, die Ihnen helfen, Ihre Daten zusammenzufassen und zu visualisieren. In diesem Video erstellen wir Pivot-Ansichten für eine neue Abfrage, fügen die PivotChart-Ansicht zu einem Formular hinzu und fügen dann das Formular zu einem NavigationsFormular hinzu, damit die PivotCharts von den Benutzern der Datenbank einfach angezeigt werden können.

Hinweis: PivotTable-und PivotChart-Ansichten sind in Access-Webdatenbanken nicht verfügbar. Weitere Informationen zu Webdatenbanken finden Sie im Artikel Erstellen einer im Web freizugebenden Access-Datenbank.

Inhalt dieses Videos

Übersicht

Aktivieren von PivotTable-und PivotChart-Ansichten in einem Formular

Erstellen einer PivotTable-Ansicht

Anzeigen und Anpassen der PivotChart-Ansicht

Festlegen der Standardansicht für ein Objekt

Anzeigen einer Pivotansicht in einem Formular oder Bericht

Hinzufügen eines Formulars oder eines Berichts zu einem Navigationsformular

Übersicht

Sie können PivotTable-und PivotChart-Ansichten für Tabellen, Formulare und Abfragen erstellen. Die Daten, die in einer PivotTable-oder PivotChart-Ansicht angezeigt werden können, sind von dem Objekt abhängig, für das Sie die Ansicht erstellen.

  • Wenn Sie eine Pivotansicht für ein Formular erstellen, kann die Ansicht nur Daten aus der Datensatzquelle des Formulars anzeigen.

  • Wenn Sie eine Pivotansicht für eine Tabelle erstellen, kann die Ansicht nur Daten aus dieser Tabelle anzeigen.

  • Das Erstellen von PivotTable-Sichten für Abfragen bietet Ihnen die größte Flexibilität, da Abfragen selbst sehr flexibel sind und Daten aus mehreren Tabellen enthalten können.

Aktivieren von PivotTable-und PivotChart-Ansichten in einem Formular

Standardmäßig sind PivotTable-und PivotChart-Ansichten für Formulare nicht aktiviert. Gehen Sie wie folgt vor, um Sie zu aktivieren:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular im Navigationsbereich und dann auf Entwurfsansicht.

  2. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.

  3. Legen Sie auf der Registerkarte Format des Eigenschaftenblatts die Option PivotChart-Ansicht zulassen und PivotTable-Ansichtseigenschaften zulassen auf Ja fest.

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Erstellen einer PivotTable-Ansicht

In diesem Video erstellen wir eine Abfrage und erstellen dann PivotTable-und PivotChart-Ansichten für diese Abfrage. Unabhängig davon, ob Sie die Ansichten für eine Abfrage, ein Formular oder eine Tabelle erstellen, ist der Vorgang jedoch identisch. Die Ansichten können in beliebiger Reihenfolge erstellt werden, in diesem Video beginnen wir jedoch mit der PivotTable.

  1. Doppelklicken Sie im NavigationsBereich auf das Objekt, für das Sie die Pivotansicht erstellen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Ansicht, und klicken Sie dann auf PivotTable-Ansicht.

  3. Wenn die PivotTable-Feldliste noch nicht angezeigt wird, klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe einblenden/ausblenden auf Feldliste.

  4. Bestimmen Sie, welches Feld oder welche Felder als Zeilenüberschriften in der PivotTable angezeigt werden sollen, und ziehen Sie Sie aus der PivotTable-Feldliste in die Dropdown Zone Drop Row Fields Here.

  5. Bestimmen Sie, welches Feld oder welche Felder als Spaltenüberschriften in der PivotTable angezeigt werden sollen, und ziehen Sie Sie aus der PivotTable-Feldliste in die Spalte Felder hier ablegen.

  6. Wenn Sie in der Lage sein möchten, Daten in bestimmten Feldern zu filtern, ziehen Sie diese Felder aus der PivotTable-Feldliste in die Dropdown Zone Drop Filter Fields Here.

  7. Ermitteln Sie abschließend, in welchem Feld Sie Detail-oder Zusammenfassungsdaten anzeigen möchten, und ziehen Sie es in die Dropdown Zone Drop Totals oder Detail Fields Here.

Standardmäßig zeigt Access Detaildatensätze an, es sei denn, Sie erstellen Summen. So erstellen Sie Summenzeilen und-Spalten:

  1. Klicken Sie in der PivotTable auf einen der detailwerte.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf AutoCalc, und wählen Sie dann den gewünschten Gesamt Ergebnistyp aus.

So blenden Sie die Detailzellen aus und zeigen nur die Gesamtsummen an:

  1. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift für das Detailfeld. Wenn z. b. die Detailzellen auf dem Feld Betrag basieren, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Betrag.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe einblenden/ausblenden auf Details ausblenden.

So entfernen Sie ein Feld aus der PivotTable

  • Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift oder Zeilenüberschrift des Felds, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Aktives Feld auf Feld entfernen.

Anzeigen und Anpassen der PivotChart-Ansicht

Wenn Sie eine PivotTable-Ansicht erstellen, wird auch eine PivotChart-Ansicht hinter den Kulissen erstellt. Möglicherweise müssen Sie jedoch die PivotChart-Ansicht anpassen, damit die Daten so angezeigt werden, dass Sie einfach zu lesen sind. So zeigen Sie das PivotChart an:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Ansicht, und klicken Sie dann auf PivotChart-Ansicht.

Passen Sie das Diagramm mithilfe der Tools auf der Registerkarte Entwurf an. In diesem Video gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Wechseln der Zeilen-und Spaltenüberschriften    Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Aktives Feld auf Zeile/Spalte wechseln.

  • Ändern des Diagrammtyps   Klicken Sie auf derEntwurfauf der RegisterkarteGeben Sie Gruppieren aufÄndern des Diagrammtyps. Wählen Sie den gewünschten Diagrammtyp aus, und schließen Sie dann das dialogfeldEigenschaften.

  • Anzeigen der Legende   Klicken Sie auf derEntwurfauf der RegisterkarteEinblenden/ausblendenGruppieren aufLegende.

  • Ausblenden der Ablagebereiche   Klicken Sie auf derEntwurfauf der RegisterkarteEinblenden/ausblendenGruppieren aufAblagebereiche.

  • Diagrammelemente formatierenDiagramme Elemente umfassen z. b. die Hintergrundfarbe und die Achsentitel.Wählen Sie das Diagrammelement aus, das Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf derEntwurfauf der RegisterkarteToolsGruppieren aufEigenschaftenblatt. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und schließen Sie dann das DialogfeldEigenschaften.

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Festlegen der Standardansicht für ein Objekt

Nachdem Sie Pivot-Ansichten für ein Objekt erstellt haben, können Sie die Standard Ansichtseigenschaft so festlegen, dass eine der Pivot-Ansichten angezeigt wird, wenn Sie das Objekt öffnen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Pivotansicht angezeigt wird, wenn Sie das Objekt einem Formular oder Bericht hinzufügen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Objekt, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  2. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.

  3. Wenn Sie mit einer Abfrage arbeiten, klicken Sie in einen leeren Bereich des Abfrage-Generators, damit auf dem Eigenschaftenblatt Abfrageeigenschaften angezeigt werden.

  4. Legen Sie die Standard Ansichts Eigenschaft auf PivotTable oder PivotChart fest, je nachdem, welche Ansicht Sie anzeigen möchten.

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Anzeigen einer Pivotansicht in einem Formular oder Bericht

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, dem Sie die Pivotansicht hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Layoutansicht.

  2. Ziehen Sie das Objekt, das die Pivotansicht enthält, aus dem NavigationsBereich auf das Formular oder den Bericht.

Hinweis: Wenn die Pivotansicht nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass Sie als Standardansicht für das Objekt festgelegt wurde (siehe vorherigen Abschnitt).

  1. Ändern Sie die Größe der Pivotansicht, bis Sie Ihren Vorstellungen entspricht.

  2. Speichern und schließen Sie das Formular oder den Bericht.

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Hinzufügen eines Formulars oder eines Berichts zu einem Navigationsformular

In diesem Video haben wir einem Formular eine PivotChart-Ansicht hinzugefügt und dieses Formular dann zu einem zuvor erstellten Navigationsformular hinzugefügt. Weitere Informationen zum Erstellen eines Navigations Formulars finden Sie im Artikel Erstellen eines Navigations Formulars.

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