Erste Schritte mit Datenbanken

Damit Ihr Entwurf fokussiert bleibt, fassen Sie den Zweck der Datenbank zusammen, und greifen Sie oft auf diese Zusammenfassung zurück. Wenn Sie beispielsweise eine kleine Datenbank für eine Heimtätigkeit anlegen möchten, könnten Sie etwas Einfaches schreiben wie "Die Kundendatenbank enthält eine Liste der Kundeninformationen zum Erstellen von Sendungen und Berichten". Für eine Unternehmensdatenbank müssen Sie vielleicht in mehreren Absätzen beschreiben, wann und wie Personen in unterschiedlichen Rollen die Datenbank und deren Daten nutzen werden. Erstellen Sie eine spezifische und detaillierte Zielsetzung, auf die Sie während des gesamten Entwurfsprozesses zurückgreifen können.

Beginnen Sie mit Ihren vorhandenen Informationen und Nachverfolgungsmethoden. So zeichnen Sie beispielsweise Bestellungen zurzeit in einem Hauptbuch auf, oder Sie halten Kundeninformationen auf Papierformularen fest. Nutzen Sie diese Quellen zum Auflisten der zurzeit erfassten Informationen (z. B. alle Felder in Ihren Formularen). Dort, wo Sie zurzeit keine wichtigen Informationen erfassen, überlegen Sie, welche einzelnen Informationen Sie benötigen. Jeder einzelne Datentyp wird ein Feld in Ihrer Datenbank.

Machen Sie sich keine Sorgen, dass Ihre erste Liste perfekt sein müsste – sie können sie im Laufe der Zeit optimieren. Berücksichtigen Sie aber unbedingt alle Personen, die diese Informationen nutzen, und bitten Sie sie um Ideen.

Denken Sie als Nächstes darüber nach, welche Informationen Sie aus der Datenbank benötigen und welche Arten von Berichten oder Sendungen Sie erzeugen möchten. Stellen Sie dann sicher, dass Sie die erforderlichen Informationen erfassen, um diese Ziele zu erreichen. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht haben möchten, in dem die Umsätze nach Region wiedergegeben werden, müssen Sie die Umsatzdaten auf regionaler Ebene erfassen. Versuchen Sie, den Bericht mit den tatsächlichen Informationen so zu skizzieren, wie er für Sie angezeigt werden soll. Listen Sie dann die Daten auf, die Sie zum Erstellen des Berichts benötigen. Führen Sie denselben Schritt für Sendungen oder andere Ausgaben aus, für die Sie die Datenbank benötigen.

Beispiel

Angenommen, dass Sie Kunden die Gelegenheit geben möchten, sich für periodische E-Mail-Updates anzumelden (oder abzumelden), und Sie eine Liste derjenigen Kunden ausdrucken möchten, die sich angemeldet haben. Sie benötigen in der Tabelle "Kunden" eine Spalte "E-Mail senden" mit den zulässigen Werten "Ja" und "Nein".

Für diejenigen Kunden, die E-Mails erhalten möchten, benötigen Sie eine E-Mail-Adresse, für die ebenfalls ein Feld erforderlich ist. Wenn Sie die richtige Anrede (z. B. "Herr" oder "Frau") einbeziehen möchten, erstellen Sie dazu ein Feld "Anrede". Wenn Sie Kunden in E-Mails mit ihrem Vornamen adressieren möchten, fügen Sie ein Feld "Vorname" hinzu.

Nachdem Sie Ihre Liste der erforderlichen Informationen erstellt haben, bestimmen Sie die Hauptentitäten (oder Themen), die Sie zum Organisieren Ihrer Daten benötigen. Vermeiden Sie ein Duplizieren von Daten über Entitäten hinweg. Beispielsweise könnte die vorläufige Liste für eine Datenbank zum Produktverkauf ähnlich wie hier aussehen:

Die Hauptentitäten sind: Kunden, Lieferanten, Produkte und Aufträge. Beginnen Sie also mit diesen vier Tabellen: eine für Fakten zu Kunden, eine für Fakten zu Lieferanten usw. Dies ist möglicherweise nicht Ihr endgültiger Entwurf – auf jeden Fall aber ein guter Ausgangspunkt.

Wenn Sie verstehen möchten, warum mehr Tabellen besser sind als weniger Tabellen, schauen Sie sich die nachstehende Tabelle an:

Jede Zeile enthält Informationen sowohl zum Produkt als auch zu seinem Lieferanten. Weil Sie vielleicht viele Produkte von demselben Lieferanten haben, müssen Sie dessen Name und die Adressinformationen viele Male wiederholen. Dadurch wird Festplattenspeicher verschwendet. Zeichnen Sie stattdessen die Lieferanteninformationen nur einmal in einer separaten Tabelle "Lieferanten" auf, und verknüpfen Sie dann diese Tabelle mit der Tabelle "Produkte".

Ein zweites Problem bei diesem Entwurf zeigt sich, wenn Sie Informationen zum Lieferanten ändern müssen. Angenommen, dass Sie die Adresse eines Lieferanten benötigen. Weil sie an vielen Stellen steht, ändern Sie die Adresse vielleicht versehentlich an einer Stelle, vergessen aber, sie an den anderen Stellen zu ändern. Mit der Aufzeichnung der Lieferantenadresse an nur einer einzigen Stelle lässt sich dieses Problem lösen.

Und schließlich angenommen, dass es nur ein einziges von Coho Winery geliefertes Produkt gibt und Sie dieses löschen, den Lieferantennamen und die Adressinformationen aber beibehalten möchten. Wie würden Sie bei diesem Entwurf den Produktdatensatz löschen, ohne dass die Lieferanteninformationen verloren gehen? Das können Sie nicht. Weil jeder Datensatz Fakten zu einem Produkt zusätzlich zu Fakten zu einem Lieferanten enthält, ist es unmöglich, einen Datensatz zu löschen, ohne gleichzeitig den anderen zu löschen. Um diese Fakten getrennt zu halten, teilen Sie Ihre Tabelle in zwei Tabellen auf: die erste Tabelle für Produktinformationen und die zweite für Lieferanteninformationen. Wenn Sie dann einen Produktdatensatz löschen, löschen Sie nur die Fakten zum Produkt – und nicht die Fakten zum Lieferanten.

Nachdem Sie das Thema für eine Datenbanktabelle ausgewählt haben, sollten in den Spalten dieser Tabelle nur Fakten zu diesem einzigen Thema gespeichert werden. So sollte eine Produkttabelle beispielsweise Fakten nur zu Produkten – und nicht zu deren Lieferanten – enthalten.

Um zu entscheiden, welche Informationen in der Tabelle nachverfolgt werden sollen, verwenden Sie die zuvor erstellte Liste. Beispielsweise könnte die Tabelle "Kunden" enthalten: "Vorname", "Nachname", "Adresse", "E-Mail senden", "Anrede" und "E-Mail-Adresse". Jeder Datensatz (Kunde) in der Tabelle enthält die gleiche Gruppe von Spalten, sodass Sie exakt die gleichen Informationen für jeden Kunden speichern.

Erstellen Sie Ihre erste Liste, und überprüfen Sie sie, und verfeinern Sie sie. Denken Sie daran, Informationen in die kleinstmöglichen Felder zu unterbrechen. Wenn Ihre erste Liste beispielsweise "Adresse" als Feld enthält, unterbrechen Sie diese in "Straße", "Ort", "Bundesland" und "Postleitzahl", oder, wenn Ihre Kunden global sind, in noch mehr Felder. Auf diese Weise können Sie z. B. Sendungen im richtigen Format oder einen Bericht über Bestellungen nach Bundesland erstellen.

Nachdem Sie die Datenspalten in den einzelnen Tabellen optimiert haben, können Sie den Primärschlüssel für jede Tabelle auswählen.

Sie benötigen eine Möglichkeit zur eindeutigen Identifizierung jeder Zeile in jeder Tabelle. Erinnern Sie sich an das Beispiel weiter oben, in dem zwei Kundinnen den gleichen Namen haben? Weil sie einen Namen sozusagen "gemeinsam nutzen", benötigen Sie eine Möglichkeit zur getrennten jeweiligen Identifizierung.

Deshalb sollte jede Tabelle eine Spalte (oder eine Gruppe von Spalten) enthalten, die jede Zeile eindeutig identifiziert. Dies ist der so genannte Primärschlüssel – oft eine eindeutige Nummer wie die Personalnummer eines Mitarbeiters oder eine laufende Nummer. Access verwendet Primärschlüssel, um Daten aus mehreren Tabellen schnell zuzuordnen und für Sie zusammenzustellen.

Manchmal besteht der Primärschlüssel aus zwei oder mehr Feldern. So könnte beispielsweise die Tabelle "Auftragsdetails", in der Positionen für Aufträge gespeichert werden, in ihrem Primärschlüssel zwei Spalten verwenden: "Auftrags-ID" und "Produkt-ID". Wenn ein Primärschlüssel mehr als eine Spalte nutzt, wird er auch als zusammengesetzter Schlüssel bezeichnet.

Falls Sie bereits über einen eindeutigen Bezeichner für die Informationen in einer Tabelle verfügen, z. B. Produktnummern, die jedes Produkt in Ihrem Katalog eindeutig identifizieren, verwenden Sie diesen Bezeichner – aber nur, wenn die Werte folgenden Regeln für Primärschlüssel entsprechen:

• Der Bezeichner ist bei jedem Datensatz immer anders. Duplikate sind in einem Primärschlüssel nicht zulässig.

• Es gibt immer einen Wert für das Element. Jeder Datensatz in Ihrer Tabelle muss einen Primärschlüssel haben. Wenn Sie zum Erstellen des Schlüssels mehrere Spalten (z. B. "Teilefamilie" und "Teilenummer") verwenden, müssen beide Werte immer vorhanden sein.

• Der Primärschlüssel ist ein Wert, der nicht geändert wird. Weil durch andere Tabellen auf die Schlüssel verwiesen wird, bedeutet jede Änderung an einem Primärschlüssel in einer Tabelle eine entsprechende Änderung an allen Stellen, an denen darauf verwiesen wird. Häufige Änderungen erhöhen das Fehlerrisiko.

Wenn Sie über keinen offensichtlichen Bezeichner verfügen, verwenden Sie eine beliebige eindeutige Nummer als Primärschlüssel. So könnten Sie beispielsweise jedem Auftrag eine eindeutige Auftragsnummer einzig und allein zu seiner Identifizierung zuweisen.