Verwenden von Teamressourcen in Project Online

Verwenden von Teamressourcen in Project Online

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Team Ressourcen sind die einem Projekt zugewiesenen personellen Vermögenswerte, und Sie sind für die Ausführung bestimmter Aufgaben verantwortlich. Der Ressourcen-Manager fügt zunächst jedem in der Organisation, der für die Projektarbeit zur Verfügung steht, das Project Online-Ressourcen Center hinzu. Projektmanager erstellen dann Ihre Projektteams, indem Sie aus diesem Ressourcenpool auswählen. Wenn das Projektteam vorhanden ist, weist der Projektmanager Vorgängen Ressourcen zu. Team Ressourcen erledigen Ihre Aufgaben und können Project Online verwenden, um Arbeitszeittabellen und Statusaktualisierungen zu übermitteln.

Inhalt

Hinzufügen von Teamressourcen als Project Online-Benutzer

Die meisten Teamressourcen benötigen Zugriff auf Project Online (zusammen mit einer Lizenz), um die Ihnen zugewiesenen Aufgaben anzuzeigen, Arbeitszeittabellen zu übermitteln und den Fortschritt einzugeben. Daher ist der erste Schritt, der zum Einrichten von Teamressourcen erforderlich ist, diese als Project Online-Benutzer hinzuzufügen. Sie können interne Permanente Mitarbeiter, externe Auftragnehmer oder Mitarbeiter für Zeitbedienstete hinzufügen.

Tipp: Im folgenden Verfahren wird beschrieben, wie Sie Benutzer zu Project Online nacheinander hinzufügen. Wenn Ihre Organisation Active Directory oder Exchange verwendet, können Sie möglicherweise die meisten oder alle Benutzer zusammen mit ihren Kontaktinformationen automatisch importieren. Weitere Informationen finden Sie im Project Online-Administrator.

  1. Wechseln Sie zum Office 365 Admin Center. Wenn Project Online oder eine Ihrer Office 365-apps in Ihrem Browser geöffnet ist, wählen Sie in der oberen linken Ecke der Seite das App-Startfeld aus, und wählen Sie dann Administrator aus. Wenn Sie das Admin Center auf einer separaten Registerkarte in Ihrem Browser öffnen möchten, halten Sie die STRG-Taste gedrückt, und wählen Sie Administrator aus.

    Tipp: Wenn Project Online oder eine andere Office 365-APP nicht geöffnet ist, geben Sie in der adressleiste Ihres Browsers http://Portal.Office.com ein, und drücken Sie die EINGABETASTE. Nachdem Sie sich angemeldet haben, wird die Office Online-Startseite geöffnet, und das App-Startfeld steht in der oberen linken Ecke zur Verfügung.

  2. Wählen Sie im linken Bereich die Option Benutzer aus, und wählen Sie dann aktive Benutzer aus.

  3. Wählen Sie auf der Seite aktive Benutzer die Option Benutzer hinzufügen aus.

  4. Füllen Sie die Felder im Dialogfeld neuer Benutzer aus, einschließlich Name, Kontaktinformationen, Konto Kennwortinformationen, Project Online-Rolle und Project Online-Lizenzinformationen. Wählen Sie Speichern aus.

  5. Stellen Sie sicher, dass im Dialogfeld hinzugefügtEr Benutzer das Kontrollkästchen Kennwort per e-Mail senden aktiviert ist. Geben Sie die e-Mail-Adresse (n) im Textfeld ein, und wählen Sie dann E-Mail senden und schließen aus. Wenn Sie das Kennwort lieber nicht per e-Mail senden möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, und wählen Sie Schließen aus.

    Tipp: Wenn Sie sich entscheiden, die Kennwort-e-Mail zu senden, erhält der neue Benutzer eine e-Mail vom Microsoft Online Services-Team mit dem Betreff "neue oder geänderte Benutzerkontoinformationen". Sie können die Kennwort-e-Mail auch an Sie senden, um Sie dann an den neuen Benutzer zu übergeben.

  6. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Benutzer, die Sie Project Online hinzufügen möchten.

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Einrichten von Ressourcen im Project Online-Ressourcen Center

Wenn die Benutzer hinzugefügt wurden, kehren Sie zu Project Online zurück, und identifizieren Sie Sie als Ressourcen im Projekt Ressourcenpool der Organisation. Wenn Sie Sie als Ressourcen identifizieren, können Sie Sie zu Projektteams hinzufügen und Ihnen Aufgaben zuweisen.

Tipp: Wenn Ihre Organisation Active Directory verwendet, können Sie Ihre Benutzer mithilfe der Active Directory-Synchronisierung automatisch als Ressourcen identifizieren. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des Ressourcencenters. Ohne Active Directory-Synchronisierung müssen Sie Ihre Ressourcen jedoch einzeln einrichten.

  1. Wählen Sie in der oberen linken Ecke der Seite das App-Startfeld aus, und wählen Sie dann Projekt aus.

  2. Wählen Sie in Project Online auf der Schnellstartleiste Ressourcen aus.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Ressourcen die Option neu aus.

  4. Aktivieren Sie im Abschnitt Identifikationsinformationen das Kontrollkästchen Ressource mit einem Benutzerkonto verknüpfen.

  5. Geben Sie im Abschnitt Benutzerauthentifizierung im Feld Benutzeranmeldekonto den Namen oder die e-Mail-Adresse des Benutzers ein, wie er im Admin Center eingegeben wurde.

  6. Geben Sie alle weiteren Informationen zur Ressource ein. Wählen Sie Speichern aus. Die Ressource wird dem Ressourcen Center hinzugefügt.

  7. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Benutzer, die Sie als Ressourcen identifizieren möchten.

Möglicherweise verfügen Sie nicht über alle Informationen zu einer Ressource, mit der Sie beginnen können, doch es ist jederzeit möglich, Informationen zu einem späteren Zeitpunkt zurückzugeben und zu verfeinern. Von besonderer Wichtigkeit für Teamressourcen und deren Projektmanager sind Informationen zu den Qualifikationen, zur Verfügbarkeit, zu Kosten, zur Abteilung und zu den Stellen Codes. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Ressource zu bearbeiten, die bereits im Ressourcen Center aufgelistet ist.

  1. Wählen Sie in Project Online auf der Schnellstartleiste Ressourcen aus. Die Seite "Ressourcen Center" wird geöffnet. Das Ressourcen Center listet alle Ressourcen im Ressourcenpool Ihrer Organisation auf, die in Project Web App eingerichtet wurden.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen der Ressource, deren Informationen Sie aktualisieren möchten.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Ressourcen in der Gruppe Ressourcen auf Bearbeiten. Die Seite Ressource bearbeiten wird geöffnet und zeigt Details zur ausgewählten Ressource an.

  4. Hinzufügen von Informationen zu Feldern auf der gesamten Seite Wenn Sie den Vorgang beenden, wählen Sie Speichern aus.

    Tipp: Team Ressourcen werden von Project Online als Arbeitsressourcen angesehen, ebenso wie Geräteressourcen. Andere Arten von Ressourcen umfassen Materialressourcen und Kostenressourcen. Weitere Informationen zu den verschiedenen Arten von Ressourcen finden Sie unter Hinzufügen einer Ressource zu Project Web App .

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Erstellen eines Projektteams

Nach dem Hinzufügen von Project Online-Benutzern zum Ressourcen Center werden diese als Ressourcen erkannt, und Projektmanager können Sie nun zu ihren spezifischen Projekten als Teamressourcen addieren.

  1. Klicken Sie in Project Online auf der Schnellstartleiste auf Projekte.

  2. Wählen Sie im Projekt Center den Namen des Projekts aus, für das Sie Ihr Team erstellen möchten.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Projekt in der Gruppe Navigieren die Option Team erstellen aus. Auf der linken Seite der Seite " Team erstellen " wird der gesamte Project Online-Ressourcenpool aufgelistet. Die Rechte Seite ist leer, aber in Kürze werden die für das aktuelle Projekt ausgewählten Teamressourcen aufgelistet.

    Build_Project_Team

    Tipp: Sie können angeben, dass in der Liste Ressourcen angezeigt werden, die bestimmten Merkmalen entsprechen. Wenn Sie z. b. nur Arbeitsressourcen (und keine Material-oder Kostenressourcen) anzeigen möchten, wählen Sie auf der Registerkarte Team in der Gruppe Daten das Ansichts Feld alle Ressourcen aus, und wählen Sie dann Arbeitsressourcen aus. Zum Filtern nach einem Merkmal wählen Sie auf der Registerkarte Team in der Gruppe Daten das Feld Filter aus, und geben Sie dann den Filter an. Wenn Sie die Ressourcen nach einem Merkmal gruppieren möchten, wählen Sie auf der Registerkarte Team in der Gruppe Daten das Feld Gruppieren nach aus, und wählen Sie dann eine Gruppierung wie frühestens verfügbar oder Buchungstyp aus.

  4. Aktivieren Sie in der Tabelle auf der linken Seite die Kontrollkästchen neben den Namen der Ressourcen, die Sie Ihrem Team hinzufügen möchten.

    Tipp: In der Tabelle "Team erstellen" werden bestimmte Felder angezeigt, die Ihnen bei der Entscheidung helfen können, wer Ihrem Team hinzugefügt werden soll. Beispiele: Typ, Kostenstelle und frühestens verfügbar. Weitere Informationen zu einer Ressource, insbesondere zu ihren Skill-Sets und Kosten, finden Sie im Ressourcen Center. Wählen Sie auf der Schnellstartleiste Ressourcen aus. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen der Ressource. Klicken Sie auf der Registerkarte Ressourcen in der Gruppe Ressourcen auf Bearbeiten. Die Seite Ressource bearbeiten wird geöffnet und zeigt Details zur ausgewählten Ressource an.

  5. Wählen Sie zwischen den beiden Tabellen Add aus.

  6. Wählen Sie auf der Registerkarte Team in der Gruppe Team die Option Save & close aus. Die von Ihnen ausgewählten Ressourcen werden jetzt als Teamressourcen des Projekts auf der rechten Seite der Seite hinzugefügt. Diese Ressourcen sind jetzt für die Zuweisung von Aufgaben bereit.

    Build_Project_Team_2

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Ressourcen Vorgängen zuordnen

Wenn Ihr Team erstellt wurde, können Sie jetzt mit der Orientierung der Teammitglieder an dem Projekt beginnen und ihre Kickoff-Besprechung abhalten. In Project Online können Sie die Ressourcen Vorgängen zuordnen.

  1. Klicken Sie in Project Online auf der Schnellstartleiste auf Projekte.

  2. Wählen Sie im Projekt Center den Namen des Projekts aus, dem Sie Ressourcen zu Vorgängen zuordnen möchten.

  3. Ordnen Sie das Gantt-Diagramm so an, dass Sie problemlos mit der Spalte Ressourcen Name arbeiten können. Sie können den Trennbalken ganz nach rechts ziehen, damit der Vorgangsname und der Ressourcenname gleichzeitig angezeigt werden. Oder Positionieren Sie den Mauszeiger über der Spalte " Ressourcen Name ", bis der Cursor zu einem Pfeil mit vier Spitzen wird, und ziehen Sie dann die Spalte nach links, und zwar näher an die Spalte Aufgabenname.

  4. Wenn Sie eine Ressource einem Vorgang zuordnen möchten, klicken Sie in das Feld Ressourcen Name des Vorgangs. Klicken Sie auf das zweite Mal, um das Dropdownmenü zu öffnen, in dem alle Teamressourcen aufgelistet sind.

    Assign_Resource_To_Task_1

  5. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Namen der Ressource (n), die Sie dem aktuellen Vorgang zuordnen möchten. Drücken Sie die EINGABETASTE.

  6. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Aufgaben, die zugewiesen werden müssen. Beachten Sie, dass Sie Ressourcen nur der niedrigsten Ebene von Teilvorgängen in der Vorgangsgliederung zuweisen können, und zwar nicht von einer Ebene von Sammelvorgängen über Ihnen. Erfahren Sie mehr über Teilvorgänge und Sammelvorgänge.

  7. Wählen Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Projekt den Eintrag Speichern aus.

  8. Wählen Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Projekt den Eintrag veröffentlichen aus. Sobald Sie das Projekt veröffentlicht haben, haben Teamressourcen Zugriff auf die zugewiesenen Aufgaben. Nachdem Sie sich bei Project Online angemeldet haben, können Sie Aufgaben auf der Schnellstartleiste auswählen, um deren Aufgaben anzuzeigen.

    Assign_Resource_To_Task_2

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Einrichten von Zeit-und Statusberichten für Teamressourcen

Sie können Project Online so einrichten, dass Ihre Teamressourcen Aufgaben Aktualisierungen auf eine von drei Arten melden:

  • In einer Arbeitszeittabelle, bei der die tatsächlichen Arbeitsstunden für jede zugewiesene Aufgabe bearbeitet wurden

  • Im Vorgangsfortschritt mit Prozentsatz für jede zugewiesene Aufgabe

  • In einer Arbeitszeittabelle mit einem einzelnen Eintrag, die sowohl tatsächliche Stunden als auch Prozentsatz für jede zugewiesene Aufgabe enthält

Sie können auch festlegen, ob Teamressourcen den Projektplan mit den tatsächlichen Stunden oder dem Prozentsatz der Fertigstellung aktualisieren können und ob Sie dessen Updates genehmigen müssen.

  1. Wählen Sie in Project Online die Option Einstellungen aus, und wählen Sie dann PWA-Einstellungen aus.

  2. Wählen Sie unter Zeit-und Vorgangsverwaltung Links wie Geschäfts Zeiträume oder Zeit Berichtsperioden aus, um die zeitbasierten Parameter für die Berichterstellung festzulegen.

    Setup_Time_And_Progress

  3. Wählen Sie Arbeitszeittabellen Einstellungen und-Standardwerte und Vorgangseinstellungen und-anzeigen aus, um anzugeben, wie die Datenblattansicht angezeigt werden soll, die Informationen, über die Teamressourcen Berichten sollen, und ob Sie die Berichte zur Genehmigung übermitteln müssen.

  4. Wählen Sie unten auf jeder Seite die Option Speichern aus, um Ihre Änderungen zu implementieren.

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Siehe auch

Konfigurieren des Ressourcencenters

Hinzufügen einer Ressource zu Project Web App

Tiefer- oder Höherstufen von Vorgängen in Ihrem Projekt

Einrichten von Arbeitszeittabellen

Was können Teammitglieder in Project Online erledigen?

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