Verwenden von Suchvorgängen zum Füllen von Feldwerten in einem Listentool

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Sie können mit Suchvorgängen Feldwerte in Listenfeldern wie Dropdown-Listenfeldern oder Listenfeldern mit Mehrfachauswahl ausfüllen. Mit Suchvorgängen zum Füllen solcher Feldwerte können Sie und andere Benutzer die Optionen in diesen Feldern aktualisieren, ohne den InfoPath-Designer zu verwenden.

Einmal angenommen, Sie möchten ein Dropdown-Listenfeld hinzufügen, in dem der Benutzer die Geschmacksrichtung von Eiskreme auswählen kann. Eine Möglichkeit hierzu besteht darin das Feld in InfoPath zu erstellen und dann die verschiedenen Optionswerte (wie "Vanille", "Schokolade" und "Erdbeer") hinzuzufügen. Bei dieser Methode müssen Sie das Feld jedoch im InfoPath-Designer bearbeiten, wenn Sie später neue Geschmacksrichtungen hinzufügen möchten.

Alternativ können Sie auch ein spezielles Formular, ggf. mit dem Namen "Geschmacksrichtungen", erstellen, mit dem dann die Datenelemente erstellt werden, die die Optionswerte für das Dropdown-Listenfeld enthalten. Ein solches Formular enthält in der Regel ein einziges Textfeld zum Erfassen der Geschmacksrichtungen. Sie oder andere Arbeitsbereichsmitglieder können nun mit diesem Formular die Elemente erstellen, d. h. jeweils ein Element pro Geschmacksrichtung. Die Elemente werden in einer eigenen Ansicht aufgeführt, die möglicherweise ebenfalls den Namen "Geschmacksrichtungen" trägt. Anschließend weisen Sie dem Dropdown-Listenfeld eine Datenverbindung zu, die alle Elemente in der Ansicht "Geschmacksrichtungen" nachschlägt und deren Werte als Optionen in die Dropdownliste übernimmt. Mit dieser Methode können Sie oder andere Benutzer einfach dem Formular "Geschmacksrichtungen" neue Elemente hinzufügen, wenn weitere optionale Geschmacksrichtungen hinzukommen sollen.

Sie können Suchvorgänge erstellen, die Werte aus einer anderen Ansicht im gleichen Listentool oder in anderen Listentools im gleichen Groove-Arbeitsbereich abrufen, Sie können jedoch keinen Suchvorgang definieren, der Daten aus einem Tool in einem anderen Groove-Arbeitsbereich abruft.

Hinweis: Wenn Sie Suchvorgänge definieren möchten, empfiehlt es sich dringend, Formularvorlagen zu verwenden, die in einem SharePoint Workspace-Listentool und nicht direkt in InfoPath angelegt wurden. Formularvorlagen, die in einem Listentool angelegt wurden, enthalten integrierte Features für das Aktivieren von Suchvorgängen.

Das Einrichten eines Suchvorgangs setzt sich aus den beiden folgenden Hauptaufgaben zusammen:

Zulassen des Zugriffs auf Suchdaten

Definieren des Suchvorgangs

Zulassen des Zugriffs auf Suchdaten

Damit ein Feld, für das ein Suchvorgang definiert wurde, auf die Daten eines anderen Listentools und einer anderen Ansicht zugreifen kann, müssen Sie Optionen aktivieren, die dafür sorgen, dass das andere Listentool und die Ansicht die Suchdaten gemeinsam nutzen können.

  1. Wechseln Sie zu dem Tool, das die Suchdaten enthält.

  2. Öffnen Sie den Designer.

  3. Klicken Sie auf Einstellungen und Optionen, und aktivieren Sie dann Tool darf Daten für in diesem Arbeitsbereich definierte Suchvorgänge bereitstellen.

  4. Klicken Sie auf die Ansicht, die die Suchdatenelemente enthält.

  5. Klicken Sie auf Eigenschaften, und aktivieren Sie dann Ansicht kann Daten für Suchvorgänge mit anderen Tools bereitstellen.

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Definieren des Suchvorgangs

Sie definieren einen Suchvorgang, indem Sie Feldeigenschaften für die Herstellung einer Verbindung zu externen Daten festlegen. Sie müssen diese Feldeigenschaften in Microsoft InfoPath festlegen.

  1. Öffnen Sie die Feldeigenschaften des Felds, für das Sie den Suchvorgang definieren möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten auf Auswahl aus einer externen Datenquelle abrufen.

  3. Klicken Sie neben dem Feld Datenquelle auf Hinzufügen.

  4. Übernehmen Sie im Datenverbindungs-Assistenten die Einstellungen für Neue Verbindung erstellen mit...Daten empfangen, und klicken Sie dann auf Weiter.

  5. Klicken Sie auf SharePoint Workspace-Bibliothek oder -Liste, und klicken Sie dann auf Weiter.

  6. Wenn Sie aufgefordert werden, Informationen zu dem Listentool anzugeben, das die Suchdaten enthält, führen Sie alle nachstehenden Schritte durch:

    • Wählen Sie das Tool, die Ansicht und die Ansichtsspalte aus, das bzw. die die Suchdatenelemente enthält.

    • Wenn Sie möchten, können Sie im Textfeld einen Kommentar zu der Suche eingeben.

    • Klicken Sie auf Weiter.

    • Geben Sie einen Namen für die Datenverbindung ein, und klicken Sie auf Fertig stellen.

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