Verwenden von Smart Documents

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SmartDocuments sind Dateien, wie etwa Excel-Arbeitsmappen, die Hilfe zur Verfügung, wie Sie mit ihnen arbeiten programmiert werden. Verschiedene Arten von Excel-Dateien, wie etwa Formulare und Vorlagen, können auch als SmartDocuments fungieren.

Informationen über Smart Documents

Smart Documents bieten Lösungsmöglichkeiten für zwei häufige Problemstellungen am Arbeitsplatz: Steuern des Workflows für Geschäftsprozesse sowie Wiederverwenden von Informationen und Informationsaustausch. Wenn Sie Smart Document-Lösungen erstellen möchten, verknüpfen Sie Ihre Excel-Arbeitsmappen mit XML-Erweiterungspaketen. Sie haben die Möglichkeit, derartige Lösungen herunterzuladen oder sie mithilfe eines Smart Document Software Development Kit zu entwickeln.

Smart Documents sind besonders gut für Arbeitsmappen geeignet, die Teil eines Workflows sind. Ein Workflow ist das automatisierte Durchlaufen einer bestimmten Abfolge von geschäftsprozessbezogenen Aktionen oder Aufgaben von Dokumenten oder anderen Elementen. Workflows werden eingesetzt, um allgemeine Geschäftsabläufe, wie z. B. die Bewilligung oder Überarbeitung von Dokumenten, einheitlich zu verwalten. Angenommen, Ihr Unternehmen verfügt über einen Prozess zum Ausfüllen der Jahresspesenberichte der Mitarbeiter, und Sie verwenden bereits eine Excel-Vorlage zu diesem Zweck. Wenn diese Vorlage in ein Smart Document umgewandelt wird, kann dieses mit einer Datenbank verbunden werden, die automatisch einen Teil der erforderlichen Informationen wie Name des Angestellten, Angestelltennummer, Name des Vorgesetzten usw. einträgt. Zum einfacheren Ausfüllen des Spesenberichts kann eine Schaltfläche zum Smart Document hinzugefügt werden, über die Sie den Bericht an den nächsten Schritt im Workflow senden. Da das Smart Document den Namen Ihres Vorgesetzten "kennt", wird es automatisch an diese Person weitergeleitet. Unabhängig davon, wo sich das Smart Document gerade befindet, ist die aktuelle Stufe innerhalb des Workflows stets bekannt, so dass der nächste Schritt immer klar ist.

Sie können SmartDocuments verwenden, mit deren Hilfe Sie freigeben und Wiederverwenden von bestehenden Inhalt. Beispielsweise können Anwälte bestehenden verwenden, wenn diese Verträge, schreiben und Journalisten Verfasserangaben einfügen können und andere häufig Text verwendete. SmartDocuments können auch einfacher Informationen gemeinsam nutzen, und Sie können auch von anderen Microsoft Office-Programmen interagieren. SmartDocuments können Sie beispielsweise die um e-Mail-Nachrichten über Outlook, ohne das Dokument verlassen, oder Starten von Outlook selbst zu senden.

Nachdem Sie eine Smart Document-Lösung hinzugefügt haben, wird sie bei jedem Öffnen eines Smart Document in der Liste der verfügbaren Lösungen angezeigt. Dazu müssen Sie jedoch zuerst XML-Erweiterungspakete mit Ihrem Dokument verknüpfen und auf diese Weise die Excel-Arbeitsmappe in ein Smart Document umwandeln. Ein XML-Erweiterungspaket enthält neben den XML-Dateien mehrere Komponenten sowie ein Manifest, das auf diese Komponenten verweist. Wenn Sie ein Dokument öffnen, das mit einem XML-Erweiterungspaket verknüpft ist, öffnet Excel auch den Aufgabenbereich Dokumentaktionen. Dieser Aufgabenbereich enthält Tools, mit denen Sie Aufgaben abschließen können, oder die Ihnen bei der Verwendung des Smart Document helfen. Die jeweiligen Funktionen eines Smart Document hängen von der Gestaltung und Implementierung durch den Entwickler oder IT-Experten ab. Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren IT-Experten, um Einzelheiten über Ihre Smart Document-Lösung und deren Speicherort zu erfahren.

Hinweis: Wenn Sie erstmals Smart Documents verwenden, werden Sie möglicherweise in einer Fehlermeldung darauf hingewiesen, dass Sie die Common Language Runtime-Komponenten installieren müssen oder eine andere Version dieser Komponenten benötigen. Wenn Sie eine solche Meldung erhalten, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

Wenn Sie über keine Entwicklungs- oder IT-Ressourcen verfügen, können Sie Smart Documents herunterladen, die von Drittanbietern erstellt wurden. Wenn Sie ein Entwickler sind und mehr darüber erfahren möchten, wie Smart Documents erstellt werden, finden Sie weitere Informationen im Smart Document Software Development Kit auf der Microsoft Developer Network (MSDN)-Website.

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Hinzufügen und Verknüpfen von Smart Document-Lösungen

  1. Wenn die Registerkarte Entwickler nicht verfügbar ist, zeigen Sie sie folgendermaßen an:

    1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Optionen > Menüband anpassen.

    2. Klicken Sie auf der rechten Seite des Dialogfelds Menüband anpassen wählen Sie aus der Dropdownliste Menüband anpassenHauptregisterkarten aus, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Entwicklertools.

    3. Klicken Sie auf OK.

      Hinweis: Wenn Sie Excel 2007 verwenden, klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Excel-Optionen. Aktivieren Sie in der Kategorie häufig verwendet unter die am häufigsten verwendeten Optionen bei der Arbeit mit Excel das Kontrollkästchen Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen, und klicken Sie dann auf OK

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwickler in der Gruppe XML auf Erweiterungspakete.

    Erläuterten Pack

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

  4. Suchen Sie im Dialogfeld XML-Erweiterungspaket installieren den Speicherort des Manifests für die Lösung, die Sie hinzufügen möchten.

  5. Klicken Sie auf Öffnen.

  6. Klicken Sie in der Liste Verfügbare XML-Erweiterungspakete auf die Lösung, die Sie mit Ihrem Dokument verknüpfen möchten, und klicken Sie dann auf Anfügen.

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Ändern des mit einem Smart Document verknüpften XML-Erweiterungspakets

  1. Wenn die Registerkarte Entwickler nicht angezeigt wird, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Optionen > Menüband anpassen.

    2. Klicken Sie auf der rechten Seite des Dialogfelds Menüband anpassen wählen Sie aus der Dropdownliste Menüband anpassenHauptregisterkarten aus, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Entwicklertools.

    3. Klicken Sie auf OK.

      Hinweis: Wenn Sie Excel 2007 verwenden, klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Excel-Optionen. Aktivieren Sie in der Kategorie häufig verwendet unter die am häufigsten verwendeten Optionen bei der Arbeit mit Excel das Kontrollkästchen Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen, und klicken Sie dann auf OK

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwickler in der Gruppe XML auf Erweiterungspakete.

    Erläuterten Pack

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    1. Klicken Sie auf Löschen, um den Namen des XML-Erweiterungspakets und die URL-Eigenschaften aus dem Dokument zu entfernen. Das XML-Erweiterungspaket ist immer noch in der Liste Verfügbare XML-Erweiterungspakete enthalten.

    2. Wenn Sie das aktuelle XML-Erweiterungspaket durch ein neues XML-Erweiterungspaket ersetzten möchten, wählen Sie in der Liste Verfügbare XML-Erweiterungspakete ein anderes XML-Erweiterungspaket aus, und klicken Sie dann auf Anfügen.

    3. XML-Erweiterungspakete können so konfiguriert werden, dass sie automatisch in festgelegten Abständen aktualisiert werden. Wenn Sie zwischenzeitlich nach Aktualisierungen suchen möchten, klicken Sie auf Aktualisieren. Wenn ein aktualisiertes XML-Erweiterungspaket zur Verfügung steht, werden die neuen Komponenten heruntergeladen.

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Löschen von Smart Document-Lösungen

  1. Wenn die Registerkarte Entwickler nicht angezeigt wird, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Optionen > Menüband anpassen.

    2. Klicken Sie auf der rechten Seite des Dialogfelds Menüband anpassen wählen Sie aus der Dropdownliste Menüband anpassenHauptregisterkarten aus, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Entwicklertools.

    3. Klicken Sie auf OK.

      Hinweis: Wenn Sie Excel 2007 verwenden, klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Excel-Optionen. Aktivieren Sie in der Kategorie häufig verwendet unter die am häufigsten verwendeten Optionen bei der Arbeit mit Excel das Kontrollkästchen Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen, und klicken Sie dann auf OK

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwickler in der Gruppe XML auf Erweiterungspakete.

    Erläuterten Pack

  3. Klicken Sie in der Liste Verfügbare XML-Erweiterungspakete auf die Lösung, die Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf Löschen.

Hinweis: Wenn Sie eine Smart Document-Lösung löschen, werden die Informationen in der Registrierung für diese Lösung gelöscht. Die Dateien, die vom XML-Erweiterungspaket auf Ihrem Computer installiert wurden, werden jedoch nicht gelöscht, da sie möglicherweise von einem anderen Smart Document verwendet werden.

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