Verwenden von Office 365-Gruppen anstelle von Website Postfächern

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Website Postfächer wurden von vielen Organisationen als Tool für die Zusammenarbeit ihrer Wahl verwendet. Es wurde mit einem gemeinsamen Postfach geliefert, das Ihnen bei der Koordination und Speicherung von Team-oder projektbezogenen e-Mails an einem zentralen Ort und einer SharePoint-Website zum Speichern aller allgemeinen Dateien hilft. Da sich die Zusammenarbeit von Personen im Laufe der Jahre jedoch geändert hat, haben Kunden nach einer Lösung gefragt, die eine aktivere Form der Zusammenarbeit fördert. Deshalb haben wir veraltete Website Postfächer und empfehlen Ihnen, zu Office 365-Gruppen zu wechseln, die eine viel umfassendere Zusammenarbeit bieten.

Weitere Informationen zu dieser Entscheidung finden Sie unter Missbilligung von Website Postfächern.

In Office 365 können Sie mithilfe von Gruppen Personen auswählen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, und auf einfache Weise eine Reihe von Ressourcen zum Freigeben für diese Personen erstellen. Und keine Sorge: Berechtigungen für alle diese Ressourcen müssen nicht manuell zugewiesen werden, denn wenn Sie der Gruppe Mitglieder hinzufügen, erhalten diese automatisch alle erforderlichen Berechtigungen zum Verwenden der für Ihre Gruppe bereitgestellten Tools.

Office 365-Gruppen gehen über das Angebot von Website Postfächern hinaus und umfassen:

  • Gastzugriff – mit Website Postfächern konnten Sie keine Personen außerhalb Ihres Unternehmens zur Verfügung stellen. Mit Gruppen können Sie Gästen den Zugriff auf E-Mail-Unterhaltungen, Dateien und sogar das freigegebene OneNote-Notizbuch gewähren.

  • Freigegebener Posteingang – wo die Konversationen, die Sie traditionell im Postfach haben, stattfinden. Der freigegebene Posteingang kann vollständig durchsucht werden, sodass ein lebendiges Archiv der Nachrichten der Gruppe entsteht. Neuankömmlinge in der Gruppe können durch die Chronik suchen oder einen Bildlauf durchführen, um schnell auf das zu reagieren, was Sie zuvor mit der Gruppe kommuniziert haben.

  • Bibliothek für freigegebene Dateien – Ihre Gruppe verfügt über eine SharePoint-Datei Bibliothek, in der Ihre Benutzer Dokumente, Arbeitsmappen, Präsentationen, Bilder oder alle anderen Arten von Dateien, an denen Sie arbeiten müssen, speichern, freigeben und daran zusammenarbeiten können.

  • Freigegebener Kalender – Ihre Gruppe erhält einen freigegebenen Kalender, in dem Ereignisse gepostet werden können, die für die Gruppe relevant sind. Jedes Mitglied, das die Gruppe abonniert hat, wird automatisch zu Ereignissen eingeladen, die im Kalender gepostet wurden, damit diese Ereignisse auch in Ihren Office 365-Kalendern angezeigt werden können, wenn Sie dies wünschen.

  • Freigegebenes OneNote-Notizbuch – Die Gruppe verfügt automatisch über ein freigegebenes OneNote-Notizbuch, in dem Gruppenmitglieder Informationen sammeln und so zusammenarbeiten können. Viele Gruppen verwenden das Notizbuch, um ein aktuelles Wiki mit Antworten auf häufig gestellte Fragen und anderen Ressourcen bereitzustellen.

  • Inhalt ist auffindbar – Gruppen in Outlook sind standardmäßig in Ihrer Organisation öffentlich, was bedeutet, dass Sie für andere Personen in Ihrer Organisation einfach zu erkennen sind und die Materialien in der Gruppe überprüfen können. Wenn der Inhalt der Gruppe empfindlicher ist, können Sie die Gruppe in "Privat" umschalten, wodurch die Inhalte von Nichtmitgliedern verdeckt werden und der Gruppenbesitzer die Genehmigungsanforderungen für die Teilnahme anfordert.

  • Self-Service-Erstellung – Administratoren müssen sich nicht durch Anfragen von Benutzern verzetteln, um Gruppen zu erstellen. Die Benutzer können bei Bedarf eigene Gruppen erstellen. Wenn Sie steuern möchten, welche Benutzer in Ihrer Organisation Gruppen erstellen können, lesen Sie Steuern, wer Office 365-Gruppen erstellen kann.

Verzeichnisverwaltung

Das Verzeichnis unter Kontrolle zu halten ist ein kritischer Punkt für jeden Administrator. Hier sind einige der Tools, die Office 365 Groups bietet, um dies zu vereinfachen:

  • Namensgebungsrichtlinien – Namensgebungsrichtlinien ermöglichen Ihnen, zu definieren, welche Namen für Ihre Gruppen akzeptabel sind und welche nicht. Damit wird verhindert, dass Benutzer Gruppen profane oder unzulässige Namen zuweisen. Darüber hinaus können Sie Firmenstandard Präfixe oder-Suffixe für die Gruppennamen erzwingen.

  • Dynamische Mitgliedschaft – Mit der dynamischen Mitgliedschaft können Sie Regeln für die Gruppenmitgliedschaft festlegen, mit denen Gruppenmitglieder basierend auf Metadaten (wie Abteilung oder Rolle) in ihrem Active Directory hinzugefügt (oder entfernt) werden.

  • Ausgeblendete Gruppenmitgliedschaft: Wenn Sie einen Grund haben, die Mitgliederliste Ihrer Gruppe vertraulich zu behandeln, beispielsweise wenn es sich bei den Mitgliedern um Schüler handelt, können Sie die Mitgliederliste von externen Parteien ausblenden.

  • Erstellungsberechtigungen – Möglicherweise gibt es in Ihrer Organisation Personen, die nicht in der Lage sein sollen, neue Gruppen zu erstellen. Im Folgenden werden einige Techniken für die Verwaltung von Erstellungsberechtigungen in Ihrem Verzeichnis erläutert.

  • Überwachungsprotokolle – Sie können Ihren Benutzern vertrauensvoller die Erstellung von Gruppen und die Verwaltung von Gruppenmitgliedschaften überlassen, da Sie mithilfe von Office 365-Gruppenüberwachungsprotokollen nachverfolgen können, wer eine bestimmte Gruppe erstellt oder gelöscht oder Änderungen an der Mitgliedschaft in der Gruppe vorgenommen hat.

Zustellungsverwaltung

Die Zustellungsverwaltung bietet Ihnen einige Methoden, um zu behandeln, wie Nachrichten von der Gruppe gesendet oder empfangen werden sollen. Darüber hinaus gibt es Tools, um den Fluss dieser Nachrichten zu überwachen.

  • Senden als oder Senden im Auftrag von – Diese Einstellungen ermöglichen es bestimmten Benutzern so zu senden, als kämen sie von oder würden im Auftrag der Gruppe gesendet.

  • Sendereinschränkungen – Mit diesen Einstellungen können Sie steuern, wer Nachrichten an die Gruppe senden darf. Die Gruppe kann so konfiguriert werden, dass E-Mails von Dritten zulässig sind, Sie können dies jedoch auf bestimmte externe Benutzer beschränken.

  • Unterstützung für externe Benutzer – Wenn Sie Gäste zur Teilnahme an der Gruppe einladen, können diese in den E-Mail-Unterhaltungen der Gruppe eingeschlossen werden.

  • Transportregeln – Transportregeln funktionieren für Gruppen genauso wie für Exchange. Die Regeln können nach Nachrichten suchen, die bestimmte Bedingungen erfüllen, und dann auf diese Nachrichten reagieren können.

  • E-Mail-Info – E-Mail-Info sind informative Nachrichten, die während des Verfassens von Nachrichten für Benutzer angezeigt werden. Sie tragen dazu bei NDRs zu verringern, indem der Benutzer gewarnt wird, wenn die Nachricht möglicherweise an Außenstehende geht oder das Nachrichtenkontingent überschreitet.

  • Mehrere Proxyadressen – eine Gruppe kann Aliase besitzen, genau wie ein Benutzerpostfach. Zusätzliche Proxyadressen können nützlich sein, um Nachrichten zu akzeptieren, die an diese anderen Aliase gesendet wurden, oder um das Erreichen einer Gruppe, die einen langen oder schwer zu buchstabierenden Namen hat, einfacher zu gestalten.

  • Max. Größe für Senden/Empfangen – Diese Kontingente können dazu beitragen, Probleme zu reduzieren, die für die Gruppe beim Empfang (oder beim Senden) extrem großer Nachrichten entstehen. Darüber hinaus können Speicher- und Bandbreitenanforderungen damit besser verwaltet werden.

Inhaltsrichtlinien

Office 365 bietet darüber hinaus auch eine Reihe von Tools zum Verwalten der Inhaltsarten, die in der Gruppe freigegeben werden.

Nutzungsrichtlinien – Sie können für Office 365-Gruppen Nutzungsrichtlinien definieren, um die Benutzer über die bewährten Methoden zu informieren, die dazu beitragen, die Effektivität der Gruppe zu gewährleisten und interne Inhaltsrichtlinien zu kommunizieren.

Datenklassifizierung : Sie können ein anpassbares Daten Klassifizierungssystem für Office 365-Gruppen erstellen, das die Trennung von Gruppen nach Richtlinientyp ermöglicht (beispielsweise "nicht klassifiziert", "Unternehmens vertraulich" oder "streng geheim"). Auf diese Weise können Ihre Gruppen die Richtlinien anderer Inhalte in Ihrer Organisation aufweisen. Durch die erweiterbare Richtlinie kann Ihre Organisation einen Endpunkt konfigurieren, der beim Erstellen oder Ändern einer Gruppe aufgerufen wird, und Sie können dann eigene Richtlinien für die Gruppenerstellung oder-Änderung implementieren.

Warum machen wir diese Änderung?

Website Postfächer bestärkten eine passive Form der Zusammenarbeit. Da die Zusammenarbeit für moderne Teams zunehmend an Bedeutung gewinnt, haben unsere Kunden zunehmend nach Lösungen gefragt, die eine aktivere Zusammenarbeits Erfahrung bieten. Deshalb haben wir uns entschieden, Website Postfächer zurückzuziehen und die Verwendung von Gruppen zu fördern.

Die ersten Schritte mit Gruppen sind einfach und können in wenigen Minuten ausgeführt werden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine SharePoint Online-Teamwebsite zu erstellen, die mit einer Office 365-Gruppe geliefert wird:

  1. Wechseln Sie zu SharePoint Online. Sie können dorthin gelangen, indem Sie sich unter https://www.Office.combei Ihrem Office 365-Portal anmelden und dann in der oberen rechten Ecke Ihres Browsers auf das App-Startfeld klicken.

  2. Klicken Sie auf der SharePoint-Startseite auf + Website erstellen , und wählen Sie Team Website aus.

  3. Geben Sie den neuen Namen der Teamwebsite und die Beschreibung in den Bereich ein, der eingeblendet wird. Füllen Sie alle anderen Felder aus, die in Ihrer Organisation erforderlich sind, und klicken Sie auf weiter.

  4. Fügen Sie der Website im folgenden Bereich Besitzer und Mitglieder hinzu, und klicken Sie auf Fertig stellen. Sie haben die Möglichkeit, dieselben Mitglieder hinzuzufügen, die zu ihrer klassischen Experience-Teamwebsite gehörten.

Die neu erstellte SharePoint Online-Teamwebsite ist jetzt einsatzbereit. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Teamwebsite in SharePoint Online .

Wenn Sie auf Ihre Gruppen zugreifen möchten, klicken Sie auf das App-Startfeld und dann auf e-Mail. Sie finden die Registerkarte Gruppen unter Ordner , und eine Gruppe wird für Sie mit dem gleichen Namen wie der Websitename in SharePoint erstellt. Diese Gruppe beherbergt das freigegebene Postfach in Form eines Unterhaltungs Bereichs, die Registerkarte "Dateien", die eine schnelle Ansicht der Seite "Dokumente" auf der SharePoint-Website, einen Gruppenkalender und ein Notizbuch enthält, das auch auf der SharePoint-Website angezeigt werden kann.

Sie können nun die Gruppe verwenden.

Was ist mit meinen vorhandenen Website Postfächern?

Wir wissen, dass einige von Ihnen möglicherweise kritische Daten in Ihren Website Postfächern haben, die Sie für die Kontinuität ihrer Vorgänge benötigen. Ihre vorhandenen Website Postfächer werden zur Zeit weiterhin wie zuvor ausgeführt.

Was ist, wenn ich Project Online verwende?

Wenn Sie ein Project Online- Kunde sind, können Sie keine Verbindung mit der SharePoint Online-Teamwebsite herstellen. Sie können jedoch weiterhin die klassische Experience Project-Teamwebsite verwenden, die weiterhin funktioniert, abzüglich der Möglichkeit zum Erstellen eines neuen websitepostfachs. Wenn Sie eine Mailing Lösung zusammen mit der Website benötigen, empfehlen wir Ihnen, eine neue Office 365-Gruppe zu erstellen und diese für e-Mail zu verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Gruppe in Outlook .

Wir arbeiten derzeit an einer langfristigen Lösung und werden Sie benachrichtigen, sobald wir eine Lösung erhalten haben.

Was kommt als nächstes?

Wir haben mit der Einführung von Mandanten-Verwaltungstools begonnen, um vorhandene SharePoint-Teamwebsites mit neuen Office 365-Gruppen zu verbinden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Beitrag.

Weitere Informationen

Wir hören Ihnen zu!

Dieser Artikel wurde zuletzt am 10. Juli 2018 als Ergebnis Ihrer Kommentare aktualisiert. Wenn Sie diese Informationen hilfreich fanden, und besonders, wenn Sie dies nicht getan haben, verwenden Sie bitte die folgenden Feedback-Steuerelemente, um uns mitzuteilen, wie wir Sie verbessern können.

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