Verwenden von Nachschlage-und mehrwertigen Feldern in Abfragen

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In Access können Sie ein mehrwertiges Feld erstellen, das mehrere Werte enthält (bis zu 100). Sie können auch ein Nachschlagefeld erstellen, das einen benutzerfreundlichen Wert anzeigt, der an einen Wert in einer anderen Datenquelle gebunden ist. Wenn Sie ein Nachschlage-oder mehrwertiges Feld Abfragen, gibt es eindeutige Überlegungen. Weitere Informationen finden Sie unter erstellen oder Löschen eines mehrwertigen Felds und erstellen oder Löschen eines Nachschlagefelds.

Inhalt dieses Artikels

Anzeigen des gebundenen Werts eines Nachschlagefelds in einer Abfrage

Verwenden des Anzeigewerts für ein Nachschlagefeld in einer Abfrage

Verwenden eines mehrwertigen Felds in einer Abfrage

Hinzufügen von Kriterien zu einem mehrwertigen Feld in einer Abfrage

Hinzufügen mehrerer Kriterien zu einem mehrwertigen Feld in einer Abfrage

Gruppieren und zählen eines mehrwertigen Felds in einer Abfrage

Verwenden einer Anfügeabfrage mit einem mehrwertigen Feld

Verwenden einer Aktualisierungsabfrage mit einem mehrwertigen Feld

Verwenden einer Löschabfrage mit einem mehrwertigen Feld

Anzeigen des gebundenen Werts eines Nachschlagefelds in einer Abfrage

Standardmäßig wird der Anzeigewert eines Nachschlagefelds in der Datenblattansicht der Abfrage automatisch angezeigt. Wenn Sie eine Abfrage erstellen, können Sie dieses Verhalten überschreiben, sodass stattdessen der gebundene Wert angezeigt wird. In diesem Beispiel wird angenommen, dass Sie den gebundenen Wert eines Nachschlagefelds in einer Headquarters-Tabelle anzeigen möchten, die den Namen eines neuen englischen Bundesstaates nachschlägt.

Nachschlagefeld Tabellen
  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die das Nachschlagefeld enthält, klicken Sie auf die andere Datenquelle, die im Nachschlagefeld verwendet wird, klicken Sie auf Hinzufügenund dann auf Schließen. Fügen Sie in diesem Beispiel die Tabellen Headquarters und Neuengland hinzu.

    Die beiden Tabellen sollten verknüpft werden.

    Das Nachschlagefeld Schema

    Weitere Informationen finden Sie unter Verknüpfen von Tabellen und Abfragen.

  3. Ziehen Sie das a-Feld zusammen mit dem Nachschlagefeld in den Abfrageentwurfsbereich. Fügen Sie in diesem Beispiel das Feld Ort und Schachtelung hinzu.

  4. Klicken Sie auf das Nachschlagefeld, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe einblenden/ausblenden auf Eigenschaftentabelle. Verwenden Sie in diesem Beispiel das Feld Nester.

  5. Wählen Sie im Eigenschaftenfenster die Registerkarte nach schlagen aus, und wählen Sie dann in der Eigenschaft Anzeigesteuerelement die Option Textfeldaus.

    Anzeige der Steuerelementeigenschaft im Abfrageentwurf

Ergebnis   Wenn Sie die Abfrage nun in der Datenblattansicht anzeigen, wird der entsprechende gebundene Wert des Anzeigewerts angezeigt.

Das Abfrageergebnis mit dem gebundenen Wert

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Verwenden des Anzeigewerts für ein Nachschlagefeld in einer Abfrage

Wenn Sie ein Nachschlagefeld erstellen, wird eine Verknüpfung zwischen dem gebundenen Wert und dem Anzeigewert erstellt. Obwohl Sie den Anzeigewert in einer Abfrage nicht direkt verwenden können, können Sie den entsprechenden Wert aus der anderen Datenquelle verwenden. In diesem Beispiel wird angenommen, dass Sie den Anzeigewert für das Nachschlagefeld " Schachtelung" in der Tabelle " Headquarters " in einer Abfrage als Kriterien verwenden möchten.

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die das Nachschlagefeld enthält, klicken Sie auf die andere Datenquelle, die im Nachschlagefeld verwendet wird, klicken Sie auf Hinzufügenund dann auf Schließen. Fügen Sie in diesem Beispiel die Tabellen Headquarters und Neuengland hinzu.

    Die beiden Tabellen sollten verknüpft werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verknüpfen von Tabellen und Abfragen.

  3. Ziehen Sie die Felder, die Sie verwenden möchten, in das Abfrageraster. Ziehen Sie in diesem Beispiel City aus der Tabelle "Headquarters" in die erste Spalte, verschachteln Sie aus der Tabelle "Headquarters" in die zweite Spalte, und geben Sie in der Tabelle "Neuengland" den Status Namen in die dritte Spalte ein.

  4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Anzeigen des Status Namen im Abfrageraster.

  5. Geben Sie im Abfrageraster unter Statusnamein der Zeile Kriterien den Begriff Vermontein.

    Abfrageraster, das den gebundenen Wert eines Nachschlagefelds anzeigt

    Die Abfragekriterien basieren auf der Spalte stateName , die natürlich den gleichen Wert wie der anzeigeWert verschachtelt, aber nicht in der Datenblattansicht angezeigt wird.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Ergebnis    Nur die Zeile, die Vermont enthält, wird angezeigt.

Ergebnisse der Abfrage

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Verwenden eines mehrwertigen Felds in einer Abfrage

Wenn Sie ein mehrwertiges Feld in einer Abfrage anzeigen, können Sie das vollständige mehrwertige Feld anzeigen, das alle Werte enthält, die durch Kommas in einer Zeile getrennt sind, oder abgeflachte Daten mit einer separaten Zeile für jeden Wert. Angenommen, Sie verfügen über eine Tabelle " Probleme ", die ein Titelfeld für jedes Problem und ein mehrwertiges ' ZugewiesenAn ' -Feld enthält, um Personen Probleme zuzuweisen.

Anzeigen aller Werte in einem mehrwertigen Feld in einer Zeile

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die das mehrwertige Feld enthält, klicken Sie auf Hinzufügenund dann auf Schließen. Fügen Sie in diesem Beispiel die Tabelle Issues hinzu.

  3. Ziehen Sie die Felder in den Abfrageentwurfsbereich. Ziehen Sie in diesem Beispiel das Titelfeld und das mehrWertige ' ZugewiesenAn ' -Feld.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Ergebnis    Wie Sie vielleicht erwarten, werden in einer Spalte das Titelfeld und in der zweiten Spalte das mehrwertige ' ZugewiesenAn ' -Feld angezeigt:

Abfrage mit mehrwertigen Feldern mit nicht abgeflachten Ergebnissen

Anzeigen der einzelnen Werte eines mehrwertigen Felds in einer Zeile (der abgeflachten Ansicht)

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die das mehrwertige Feld enthält, klicken Sie auf Hinzufügenund dann auf Schließen. Fügen Sie in diesem Beispiel die Tabelle Issues hinzu.

  3. Ziehen Sie die Felder in das Abfrageraster. Ziehen Sie in diesem Beispiel das Title -Feld und das mehrwertige Feld ' ZugewiesenAn '. Wert .

    Das Format <Fieldname>. Value, hängt die value -Eigenschaft als Zeichenfolge an . Wert für das ' ZugewiesenAn ' -Feld.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Ergebnis    Die Daten werden so abgeflacht, dass das Titelfeld wiederholt wird und jeder Wert im ' ZugewiesenAn ' -mehrwertigen Feld in einer entsprechenden Zeile angezeigt wird:

Abfrage mit mehrwertigen Feldern mit abgeflachten Ergebnissen

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Hinzufügen von Kriterien zu einem mehrwertigen Feld in einer Abfrage

Die Platzierung der gleichen Kriterien im Abfrageraster in verschiedenen Rasterspalten hat einen großen Einfluss auf die Ergebnisse der Abfrage.

Hinzufügen von Kriterien, die alle Werte in einem mehrwertigen Feld in einer Zeile anzeigen

Access erstellt zunächst ein Resultset und fügt dann die Kriterien hinzu.

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die das mehrwertige Feld enthält, klicken Sie auf Hinzufügenund dann auf Schließen. Fügen Sie in diesem Beispiel die Tabelle Issues hinzu.

  3. Ziehen Sie die Felder in das Abfrageraster. Ziehen Sie in diesem Beispiel das Title -Feld, das ' ZugewiesenAn ' -mehrwertige Feld und das ' ZugewiesenAn '. Value -mehrwertige Feld.

  4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Anzeigen des ' ZugewiesenAn '. Wert im Abfrageraster.

  5. Geben Sie im Abfrageraster unter ' ZugewiesenAn '. Valuein der Zeile Kriterien "nicht" David Hamilton ein.

    Abfrageentwurfsbereich mit geradem Nachschlagefeld

    Es ist hilfreich, die SQL-Ansicht zu sehen:

    Wählen Sie Titel, ' ZugewiesenAn ' aus Problemen, wenn nicht ' ZugewiesenAn '. Wert = "David Hamilton";

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Ergebnis    Die drei Probleme, die nicht David Hamilton zugewiesen wurden, werden in einem Standardwert angezeigt.

Ergebnisse für mehrwertiges Feld mit <Fieldname>

Hinzufügen von Kriterien, mit denen jeder Wert in einem mehrwertigen Feld in einer Zeile angezeigt wird (die vereinfachte Ansicht)

Access erstellt zunächst eine abgeflachte Ergebnismenge und fügt dann die Kriterien hinzu.

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die das mehrwertige Feld enthält, klicken Sie auf Hinzufügenund dann auf Schließen. Fügen Sie in diesem Beispiel die Tabelle Issues hinzu.

  3. Ziehen Sie die Felder in das Abfrageraster. Ziehen Sie in diesem Beispiel das Title -Feld und das mehrwertige Feld ' ZugewiesenAn '. Wert .

  4. Geben Sie im Abfrageraster unter ' ZugewiesenAn '. Valuein der Zeile Kriterien nicht "David Hamilton" ein.

    Abfrageentwurfsbereich mit. Wert Format für Nachschlagefeld

    Es ist hilfreich, die SQL-Ansicht zu sehen:

    Wählen Sie issues. Title, ' ZugewiesenAn '. Value aus Issues WHERE NOT ' ZugewiesenAn '. Value = "David Hamilton" aus.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Ergebnis    Jedes Problem, das nicht David Hamilton zugewiesen ist, wird in einem abgeflachten Wert angezeigt.

Ergebnisse für mehrwertiges Feld mit <Fieldname>. Wert

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Hinzufügen mehrerer Kriterien zu einem mehrwertigen Feld in einer Abfrage

Manchmal müssen Sie nach einer Übereinstimmung für mehr als einen Wert in einem mehrwertigen Feld suchen. Angenommen, Sie möchten die Probleme sehen, bei denen sowohl "Kelly Rollin" als auch "Lisa Miller" zu den Werten im ' ZugewiesenAn ' -Feld gehören.

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die das mehrwertige Feld enthält, klicken Sie auf Hinzufügenund dann auf Schließen. Fügen Sie in diesem Beispiel die Tabelle Issues hinzu.

  3. Ziehen Sie die Felder in das Abfrageraster. Ziehen Sie in diesem Beispiel das Titelfeld und das mehrWertige ' ZugewiesenAn ' -Feld.

  4. Geben Sie im Abfrageraster unter ' ZugewiesenAn 'in der Zeile Kriterien den Begriff "Kelly Rollin" und "Lisa Miller" ein.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Ergebnis    Diese beiden Probleme, die "Kelly Rollin" und "Lisa Miller" zugewiesen sind, werden angezeigt.

Abfrageergebnis mit Operator UND in mehrwertigem Feld

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Gruppieren und zählen eines mehrwertigen Felds in einer Abfrage

Verwenden Sie die <Fieldname>, um Berechnungen, Gruppierungen und Sortierungen von Werten durchzuführen, die in einem mehrwertigen Feld gespeichert sind. Value-Feld. Weitere Informationen zu Gruppenabfragen finden Sie unter zählen von Daten mithilfe einer Abfrage.

So zählen Sie die Anzahl der jeder Person zugewiesenen Probleme

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die das mehrwertige Feld enthält, klicken Sie auf Hinzufügenund dann auf Schließen. Fügen Sie in diesem Beispiel die Tabelle Issues hinzu.

  3. Ziehen Sie die Felder, die Sie verwenden möchten, in das Abfrageraster. Ziehen Sie in diesem Beispiel ' ZugewiesenAn '. Value in die erste Spalte und den Titel in die zweite Spalte.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

    Die Zeile Summe wird im Abfrageraster angezeigt. "Gruppieren nach" wird standardmäßig in der Zelle " Summe " unter jedem Feld in der Abfrage angezeigt.

  5. Klicken Sie im Abfrageraster unter Titelin der Zeile Summe auf Anzahl.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Ergebnis    Die Anzahl der pro Person zugewiesenen Probleme wird in einer abgeflachten Ansicht angezeigt.

Eine Abfrage, die die Probleme zählt, die einer Person zugewiesen sind

So zählen Sie, wie viele Personen jedem Problem zugewiesen sind

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die das mehrwertige Feld enthält, klicken Sie auf Hinzufügenund dann auf Schließen. Fügen Sie in diesem Beispiel die Tabelle Issues hinzu.

  3. Ziehen Sie die Felder, die Sie verwenden möchten, in das Abfrageraster. Ziehen Sie in diesem Beispiel Titel in die erste Spalte, und ziehen Sie ' ZugewiesenAn ' in die zweite Spalte.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

    Die Zeile Summe wird im Abfrageraster angezeigt. "Gruppieren nach" wird standardmäßig in der Zelle " Summe " unter dem Feld "Titel" in der Abfrage angezeigt. Der Ausdruck wird standardmäßig in der Zelle Summe unter dem ' ZugewiesenAn ' -Feld angezeigt, da Sie einen Group by-Vorgang nicht direkt in einem mehrwertigen Feld, sondern nur in einem <Fieldname> ausführen können. Value-Feld.

  5. Klicken Sie im Abfrageraster unter ' ZugewiesenAn 'in der Zeile Summe auf Anzahl.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Ergebnis    Die Anzahl der Personen, die pro Problem zugewiesen wurden, wird in einer abgeflachten Ansicht angezeigt.

Abfrageergebnis, das die Anzahl der Personen pro Problem anzeigt

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Verwenden einer Anfügeabfrage mit einem mehrwertigen Feld

Sie können einen einzelnen Wert in ein mehrwertiges Feld einfügen, indem Sie eine Anfügeabfrage verwenden. Angenommen, Sie möchten "Tom Michaels" zum mehrwertigen ' ZugewiesenAn '-Feld in der Tabelle "Probleme" hinzufügen.

Hinweis   Dies ist die einzige Art von Anfügeabfrage, die mit einem mehrwertigen Feld funktioniert.

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Fügen Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen die Tabelle Probleme hinzu, und klicken Sie dann auf Schließen.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf auf Anfügen.

  4. Wählen Sie im Dialogfeld Anfügen die Option Problemeaus, und klicken Sie dann auf OK.

  5. Wählen Sie in der Zeile Anfügen an des Entwurfsbereichs die Option ' ZugewiesenAn '. Valueaus.

  6. Geben Sie in der Zeile Feld des Entwurfsbereichs "Tom Michaels" ein.

  7. Wenn Sie den Anfügevorgang auf bestimmte Probleme beschränken möchten, fügen Sie dem Entwurfsbereich ein Feld hinzu, beispielsweise Titel, entfernen Sie Titel aus der Zeile Anfügen an , und geben Sie dann Kriterien wie "Problem 3" ein.

  8. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Access fordert Sie möglicherweise auf, zu bestätigen, dass die ausgewählte Zeile angefügt werden soll. Klicken Sie auf Ja , um die Zeile einzufügen, oder klicken Sie auf Nein , um zu stornieren.

Ergebnis    "Tom Michaels" wird nun dem Feld " ' ZugewiesenAn ' " für Issue 3 hinzugefügt.

Wichtig    Sie können keine Anfügeabfrage verwenden, die auf eine Tabelle verweist, die ein mehrwertiges Feld enthält. Die folgende Abfrage ist beispielsweise ungültig:

INSERT INTO [NewIssues] ( ID, Title, AssignedTo ) SELECT Issues.ID, Issues.Title, Issues.AssignedTo FROM Issues;

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Verwenden einer Aktualisierungsabfrage mit einem mehrwertigen Feld

Sie können eine Aktualisierungsabfrage verwenden, um einen einzelnen Wert in einem mehrwertigen Feld in einen anderen Wert zu ändern. In diesem Beispiel möchten Sie das mehrwertige Feld "' ZugewiesenAn '" aktualisieren, um "Kelly Rollin" durch "Lisa Miller" zu ersetzen.

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Fügen Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen die Tabelle Probleme hinzu, und klicken Sie dann auf Schließen.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf auf Aktualisieren.

  4. Ziehen Sie ' ZugewiesenAn '. Value in das Abfrageraster.

  5. Geben Sie in der Zeile Aktualisieren "Lisa Miller" ein.

  6. Geben Sie in der Zeile Kriterien "Kelly Rollin" ein.

  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Access fordert Sie möglicherweise auf, zu bestätigen, dass die ausgewählte Zeile angefügt werden soll. Klicken Sie auf Ja , um die Zeile einzufügen, oder klicken Sie auf Nein , um zu stornieren.

Ergebnis    Lisa Miller ersetzt Kelly Rollin im Feld ' ZugewiesenAn ' für alle entsprechenden Probleme.

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Verwenden einer Löschabfrage mit einem mehrwertigen Feld

Wenn Sie mit einer Tabelle arbeiten, die ein mehrwertiges Feld enthält, können Sie eine Löschabfrage verwenden, um Datensätze zu löschen, die einen bestimmten Wert in einem mehrwertigen Feld enthalten, oder um einen bestimmten Wert aus einem mehrwertigen Feld in allen Datensätzen in der Tabelle zu löschen. Im folgenden Beispiel wird angenommen, dass Sie "David Hamilton" aus der Tabelle "Probleme" löschen möchten.

Wichtig    Wenn Sie eine Löschabfrage verwenden, um ein mehrwertiges Feld zu löschen, das Daten enthält, gehen diese Daten dauerhaft verloren – Sie können den Löschvorgang nicht rückgängig machen. Aus diesem Grund sollten Sie Ihre Datenbank sichern, bevor Sie Tabellenfelder oder andere Datenbankkomponenten löschen.

So löschen Sie einen bestimmten Wert aus einem mehrwertigen Feld in allen Datensätzen

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Fügen Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen die Tabelle Probleme hinzu, und klicken Sie dann auf Schließen.

  3. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf auf Löschen.

  5. Geben Sie in der Zeile Kriterien "David Hamilton" ein.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Access fordert Sie möglicherweise auf, zu bestätigen, dass die Datensätze gelöscht werden. Klicken Sie auf Ja , um die Datensätze zu löschen, oder auf Nein , um den Vorgang abzubrechen.

Ergebnis    David Hamilton wird für alle entsprechenden Probleme entfernt.

Löschen von Datensätzen, die einen bestimmten Wert in einem mehrwertigen Feld enthalten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Fügen Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen die Tabelle Probleme hinzu, und klicken Sie dann auf Schließen.

  3. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf auf Gruppe Löschen .

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf den Pfeil unter Ansicht , und klicken Sie dann auf SQL-Ansicht.

  6. Geben Sie die folgende SQL-Anweisung ein:

    DELETE FROM Issues WHERE (((Issues.AssignedTo.Value)="David Hamilton"));

    Hinweis    In diesem Fall können Sie nur eine SQL-Anweisung und nicht den Entwurfsbereich verwenden. Wenn Sie zur Entwurfsraster Ansicht wechseln, fügt Access nach der DELETE-Anweisung ein Sternchen (*) hinzu, das Sie aus der SQL-Ansicht entfernen sollten.

  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Access fordert Sie möglicherweise auf, zu bestätigen, dass die Datensätze gelöscht werden. Klicken Sie auf Ja , um die Datensätze zu löschen, oder auf Nein , um den Vorgang abzubrechen.

Ergebnis    Alle Probleme, denen David Hamilton zugewiesen ist, werden entfernt.

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