Verwenden von Geschäftskontakten in Business Contact Manager

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Mit Geschäftskontaktdatensätzen können Sie viele Informationen zu den Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, organisieren und speichern.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie neue Datensätze erstellen und das Geschäftskontaktformular ausfüllen.

Was möchten Sie tun?

Erstellen neuer Geschäftskontaktdatensätze

Bearbeiten von Geschäftskontaktdatensätzen

Filtern der Liste der Geschäftskontakte

Sie können mit Geschäftskontaktdatensätzen Folgendes ausführen:

  • Fügen Sie Sie mithilfe einer Vielzahl von Methoden hinzu.

  • Sie einem Mitarbeiter oder Kollegen zuweisen

  • Verknüpfen Sie Konten mit diesen.
    Durch Verknüpfen von Geschäftskontaktdatensätzen mit Firmendatensätzen können Sie die Informationen zu ihren Geschäftskontakten mit Informationen zu den Unternehmen verbinden, für die Sie arbeiten. Wenn Sie beispielsweise einen oder mehrere Geschäftskontakte mit einem Firmendatensatz verknüpfen, enthält die Kommunikationshistorie des Firmendatensatzes die Kommunikationshistorienelemente für jeden Geschäftskontakt, der mit diesem Konto verknüpft ist.

  • Verknüpfen Sie Kommunikationshistorienelemente mit Geschäftskontakten, überwachen Sie e-Mail-Nachrichten, und Filtern Sie die Liste der Kommunikationshistorienelemente.
    Sie können viele ihrer Aktivitäten (einschließlich Telefonanrufe, e-Mail-Nachrichten, Briefe oder Dateien) im Zusammenhang mit Ihrem Geschäftskontakt auf der Seite "Verlauf" im Geschäftskontaktdatensatz nachvollziehen.

    Sie können e-Mail-Nachrichten automatisch mit Geschäftskontaktdatensätzen verknüpfen. Weitere Informationen finden Sie unter verknüpfen und nachvollziehen von e-Mail-Nachrichten in Business Contact Manager.

  • Konvertieren eines Geschäftskontakts in einen Lead-oder other-Datensatz, der auf dem Datensatztyp "Geschäftskontakt" basiert.

  • Bearbeiten Sie die Informationen in Geschäftskontaktdatensätzen.

  • Passen Sie das Geschäftskontaktformular an, indem Sie Felder und Elemente in den Feldlisten hinzufügen oder entfernen.
    Informationen zum Anpassen von Formularen oder zum Erstellen anderer Formulare zum Speichern von Unternehmensinformationen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Datensatztypen und Listen.

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Erstellen neuer Geschäftskontaktdatensätze

Geschäftskontaktdatensätze können Ihnen dabei helfen, die Informationen zu den Personen, mit denen Sie sich unterhalten, nachzuverfolgen.

In diesem Abschnitt

Manuelles Hinzufügen eines neuen Geschäftskontaktdatensatzes

Importieren von Geschäftskontakten aus einem anderen Programm

Verschieben oder Kopieren von Outlook-Kontakten in Business Contact Manager

Erstellen eines Geschäftskontaktdatensatzes aus einer e-Mail-Nachricht

Konvertieren eines Lead Datensatzes in einen Geschäftskontaktdatensatz

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Informationen in die Geschäftskontaktdatensätze zu erhalten. Sie können Informationen in Datensätze eingeben, Daten aus Outlook oder anderen Programmen importieren und einen Outlook-Kontakt kopieren.

Die Informationen können Folgendes umfassen:

  • Unternehmensinformationen, beispielsweise das Unternehmen oder die Organisation des Geschäftskontakts.

  • Persönliche Informationen wie Geburtsdatum.

  • Kommunikationshistorienelemente wie e-Mail-Nachrichten und Termine

  • Alle Details, die Sie in den benutzerdefinierten Feldern aufzeichnen, die Sie dem Formular hinzufügen.

    Tipp: Sie können Ihre Geschäftskontaktformulare anpassen, indem Sie Felder hinzufügen, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind, oder die Abschnitte verschieben, um die für Sie wichtigsten Informationen hervorzuheben. Beispielsweise kann ein Florist ein Feld mit dem Namen "Favorite Flower" erstellen, und ein Heiz Fachmann kann ein Feld mit dem Namen "Ofenmodell" erstellen. Weitere Informationen zum Anpassen von Formularen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Datensatztypen und Listen.

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Manuelles Hinzufügen eines neuen Geschäftskontaktdatensatzes

Es dauert nur wenige Minuten, ein leeres Geschäftskontaktformular zu öffnen und ein paar wichtige Daten einzugeben. Beim Speichern des Formulars wird der neue Geschäftskontaktdatensatz erstellt. Wenn Sie später ihre Beziehung zu der Person entwickeln, können Sie den Datensatz erneut öffnen und weitere Details hinzufügen.

art

Sie werden viele Ähnlichkeiten zwischen dem Geschäftskontaktformular und dem Outlook-Kontaktformular feststellen.

Öffnen eines Geschäftskontaktformulars

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontakt-Manager.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe neu auf neuer Geschäftskontakt.

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Ausfüllen des Geschäftskontaktformulars

Wie die meisten anderen Formulare enthält das Geschäftskontaktformular eine Seite " Allgemein ", " Details " und " Verlauf ".

Sie können das Formular anpassen, indem Sie die Abschnitte und Felder verschieben, Felder umbenennen und der Liste Elemente hinzufügen. Informationen zum Anpassen von Formularen oder zum Erstellen anderer Formulare zum Speichern von Unternehmensinformationen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Datensatztypen und Listen.

Seite "Allgemein"

Abschnitt "Geschäftskontakt"

  1. Geben Sie den vollständigen Namen und die Position des Geschäftskontakts ein. Wählen Sie die Datei wie in einem Outlook-Kontaktformular als Name aus.

    der vollständige Name ist das einzige erforderliche Feld. Das Hinzufügen von Informationen zu anderen Feldern ist optional.

  1. Zuweisen des Geschäftskontakts     Wenn Sie den Geschäftskontakt einem anderen Mitarbeiter zuweisen möchten, klicken Sie im Feld zugewiesen an auf den Namen des Mitarbeiters.

    Hinweis: Bei den Namen in der Liste Zugewiesen an handelt es sich um die Namen der Mitarbeiter, für die Sie Ihre Business Contact Manager-Datenbank freigegeben haben. Weitere Informationen zum Freigeben finden Sie unter Freigeben der Business Contact Manager-Daten für andere Benutzer.

    Abschnitt "Firmeninformationen"

    Sie können entweder das Feld " Firma " oder das Feld " Konto " verwenden, um den Namen des Unternehmens des Geschäftskontakts zu speichern. Verwenden Sie das Feld Firma, wenn Sie keine kontodatensätze verwenden.

    Abschnitt ' verknüpftes Konto '

    art

  1. Verknüpfen des Geschäftskontakts mit einem Konto     Klicken Sie auf Konto , um den Geschäftskontakt mit einem Firma zu verknüpfen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Konto zum Verknüpfen mit diesem Geschäftskontakt auswählen auf das Konto, und klicken Sie dann auf Verknüpfen mit.
    Der Wert der Verknüpfung von Geschäftskontakten mit einem Konto besteht darin, dass die Kommunikationshistorie des Geschäftskontakts ebenfalls in der Kommunikationshistorie des Firmendatensatzes aufgeführt ist. Wenn mehr als ein Geschäftskontakt mit demselben Konto verknüpft ist, wird auch die Kommunikationshistorie jedes verknüpften Geschäftskontakts in der Kommunikationshistorie des Kontos aufgelistet. Auf diese Weise können Sie alle Kommunikations Historien und alle Geschäftskontakte, die einer Organisation zugeordnet sind, an einer zentralen Stelle anzeigen. Weitere Informationen zum Auswählen eines zu verknüpfenden Eintrags finden Sie unter Verknüpfen von Datensätzen in Business Contact Manager.

    Internet, Telefonnummern, Adressen und Visitenkarten Abschnitte

  3. Geben Sie die Adressen von e-Mail und Webseiten, Telefonnummern, Geschäfts-und Privatadressen ein. Geben Sie die Informationen ein, um die Visitenkarte zu vervollständigen, genauso wie in einem Outlook-Kontaktformular.
    Ein Pfeil neben einem Feldnamen (wie e-Mail-Adresse ) gibt an, dass Sie mehrere Einträge in dem Feld erstellen können.

    Tipp: Wenn Sie mehr als eine Adresse für einen Geschäftskontakt eingeben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift , um festzulegen, welche Adresse während des Seriendrucks verwendet wird.

    Abschnitt Quellinformationen

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  4. Geben Sie im Abschnitt Quellinformationen Informationen in die folgenden Felder ein:

    • Quelle     Klicken Sie auf die Methode oder Aktion, die dieser Geschäftskontakt zu Ihrem Unternehmen gelernt hat. Beispielsweise eine Ankündigung oder Mundpropaganda.

    • Initiiert von     Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Marketingaktivität oder einen anderen Geschäftsdatensatz (wie einen anderen Geschäftskontakt) auszuwählen, mit dem dieser Geschäftskontakt zu Ihrem Unternehmen geführt hat.

      Tipp: Durch die Eingabe des Namens einer Marketingaktivität kann Business Contact Manager für Outlook den Typ und die Anzahl der Datensätze nachvollziehen, die aus der Aktivität resultieren. Außerdem wird der Datensatz der Marketingaktivität mit dem Geschäftskontakt verknüpft. Weitere Informationen zu Marketingaktivitäten finden Sie unter vermarkten von Produkten und Dienstleistungen in Business Contact Manager.

      Abschnitt "Kommentare"

  5. Geben Sie im Abschnitt Kommentare Notizen ein, fügen Sie Kommentare aus anderen Dateien ein, oder fügen Sie Dateien, Outlook-Elemente oder Visitenkarten hinzu.

    art

    Tipp: Wenn mehr als ein Kollege mit einem Geschäftskontakt arbeitet, ist es möglicherweise hilfreich, wenn Sie einen Kommentar eingegeben haben. Klicken Sie auf Zeitstempel hinzufügen , um das Tag und die Uhrzeit für jeden Eintrag aufzuzeichnen.

  6. Wenn Sie die Eingabe von Informationen abgeschlossen haben, klicken Sie auf Speichern und schließen.

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Seite "Details"

  1. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe anzeigen auf Details , um die Seite Details anzuzeigen.

  2. Geben Sie weitere Informationen zum Auftrag der Person sowie Daten wie Geburtsdatum, Zahlungsstatus, unabhängig davon, ob der Datensatz aktiv ist, ein, und wählen Sie die bevorzugte Kommunikationsmethode aus.

Seite "Historie"

  1. Klicken Sie auf dem Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Historie, um die Seite "Historie" anzuzeigen.

  2. Fügen Sie Kommunikationshistorienelemente, wie E-Mail-Nachrichten, Geschäftsnotizen oder Termine, hinzu.

    Wie füge ich ein Kommunikationshistorienelement hinzu?

    1. Klicken Sie unter Kommunikationshistorie auf Neu, und klicken Sie dann auf den Typ des Elements, das Sie hinzufügen möchten.

    2. Geben Sie die Informationen in das Formular ein, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

      Weitere Informationen zu Kommunikationshistorienelementen finden Sie unter Nachverfolgen Ihrer Kommunikation mit Kunden in Business Contact Manager.

  3. Wenn Sie nach einem bestimmten Element suchen möchten, können Sie die Liste der Kommunikationshistorienelemente durchsuchen oder filtern.

    1. Wie durchsuche ich die Liste der Kommunikationshistorienelemente?

      • Geben Sie im Feld Suchen die gesuchten Informationen ein, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Suchen Suchsymbol .

        Hinweis: Nur die Felder Betreff und Verknüpft mit werden durchsucht. Verwenden Sie einen Filter, um alle Elemente eines bestimmten Typs aufzulisten, wie etwa E-Mail-Nachrichten.

    2. Wie filtere ich die Liste der Kommunikationshistorienelemente?

      • Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ansicht.

      • Führen Sie in der Gruppe Filter eine der folgenden Aktionen aus:

        • Klicken Sie auf den Typ des Filters, den Sie anwenden möchten, z. B. Elementtyp, und klicken Sie dann auf den Filter.

        • Klicken Sie auf Filter, und wählen Sie dann die Kriterien für den Filter aus.

          Weitere Informationen zum Filtern finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.

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Importieren von Geschäftskontakten aus einem anderen Programm

Sie können Geschäftskontakte und andere Arten von Datensätzen aus Programmen wie Act! und Microsoft Excel Importieren .

Informationen zum Importieren von Daten aus anderen Programmen oder Ihrem Outlook-Kontakteordner finden Sie unter Importieren von Daten in Business Contact Manager.

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Verschieben oder Kopieren von Outlook-Kontakten in Business Contact Manager

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Kontakte.

  2. Klicken Sie in der Kontaktliste auf den Kontakt, den Sie zu Business Contact Manager für Outlook verschieben möchten.
    Wie wähle ich mehr als einen Datensatz aus?

    Wenn Sie Datensätze auswählen möchten, die aneinander angrenzen, drücken Sie die UMSCHALTTASTE, und klicken Sie auf den ersten und letzten Datensatz der Gruppe, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie nicht zusammenhängende Datensätze auswählen möchten, drücken Sie die STRG-TASTE, und klicken Sie nacheinander auf die gewünschten Datensätze. Wenn Sie alle Datensätze auswählen möchten, klicken Sie auf einen Datensatz, und drücken Sie dann STRG+A.

    Wenn Sie den gesamten Inhalt des Outlook-Kontaktordners in Business Contact Manager kopieren möchten, importieren Sie den Outlook-Kontakteordner in Geschäftskontakte. Informationen zum Importieren finden Sie unter Importieren von Daten in Business Contact Manager.

  3. Führen Sie im Menüband in der Gruppe Business eine der folgenden Aktionen aus.

    • Verschieben des Kontakts   

      1. Klicken Sie auf Datensatz erstellen.

      2. Zeigen Sie auf zu Business Contact Manager wechseln, und klicken Sie dann auf Geschäftskontakt oder den gewünschten Typ des Datensatzes.

    • Kopieren des Kontakts   

      1. Klicken Sie auf Datensatz erstellen.

      2. Zeigen Sie auf in Business Contact Manager kopieren, und klicken Sie dann auf Geschäftskontakt oder den gewünschten Typ des Datensatzes.

Wenn Sie auf Ihrem Mobiltelefon genauso wie in Ihren Outlook-Kontakten auf Ihre Geschäftskontakte zugreifen möchten, können Sie das Feature Geschäftskontakt Synchronisierung verwenden, um Ihre Geschäftskontakte in Ihren Outlook-Kontakteordner einzuschließen. Informationen zur Synchronisierung von Geschäftskontakten finden Sie unter Remotezugriff auf Ihre Geschäftskontakte: Verwenden der Synchronisierung in Business Contact Manager.

Wichtig: Wenn das Feature für die Synchronisierung von Geschäftskontakten aktiviert ist, können Sie am Ende doppelte Datensätze in Ihrem Ordner "Kontakte" erhalten. Das Feature "Geschäftskontakt Synchronisierung" enthält automatisch Geschäftskontaktdatensätze in Ihrem Outlook-Ordner "Kontakte". Wenn Kontakte in den Ordner "Geschäftskontakte" verschoben oder kopiert werden, werden Sie auch in Ihrem Ordner "Kontakte" als "Geschäftskontakte" angezeigt.

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Erstellen eines Geschäftskontaktdatensatzes aus einer e-Mail-Nachricht

Sie können einen Geschäftskontaktdatensatz aus einer e-Mail-Nachricht eines neuen Kunden erstellen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Posteingang.

  2. Doppelklicken Sie auf eine e-Mail-Nachricht, um Sie zu öffnen.

  3. Klicken Sie auf dem Menüband in der Gruppe Büro auf Datensatz erstellen.

  4. Klicken Sie auf Geschäftskontakt oder den Typ des Geschäftskontaktdatensatzes, den Sie erstellen möchten, indem Sie die e-Mail-Adresse in der Zeile von der Nachricht verwenden.

Sie können Geschäftskontakte aus anderen e-Mail-Adressen in einer Nachricht erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen klicken, auf in Business Contact Manager erstellen zeigen und dann auf Geschäftskontakt klicken.

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Konvertieren eines Leaddatensatzes in einen Geschäftskontaktdatensatz oder Umwandeln eines Leads in einen Geschäftskontakt

Im Allgemeinen werden Informationen zu einem potenziellen Kunden in einem Lead Daten Satz gespeichert. Wenn diese Person zu einem tatsächlichen Kunden wird, können Sie den Lead-Datensatz in einen Geschäftskontaktdatensatz umwandeln.

Sie können auch einen Geschäftskontakt in einen Lead oder einen anderen Datensatztyp umwandeln, der auf dem Datensatztyp "Geschäftskontakt" basiert.

Sie können neue Datensatztypen wie Employee oder Vendor erstellen, indem Sie mit dem Geschäftskontaktformular beginnen. Weitere Informationen zum Erstellen neuer Datensatztypen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Datensatztypen und Listen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontaktverwaltung.

  2. Klicken Sie im Arbeitsbereich auf die Registerkarte Leads.

  3. Doppelklicken Sie auf den Datensatz, den Sie konvertieren möchten.

  4. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Bearbeiten auf Konvertieren in, und klicken Sie dann auf Geschäftskontakt.

  5. Bearbeiten Sie den neuen Eintrag nach Bedarf.

  6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.

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Bearbeiten von Geschäftskontaktdatensätzen

Während Sie mit ihren Geschäftskontakten Geschäfte machen, erfahren Sie mehr über Sie, möglicherweise auch darüber, wie Sie kontaktiert werden möchten, die Namen ihrer Assistenten, neue Telefonnummern usw. Dieser Informationsfluss ist eine tägliche Aufgabe, die Sie vereinfachen können, indem Sie Ihre Geschäftskontaktdatensätze kontinuierlich aktualisieren und speichern. Sie können einen Geschäftskontaktdatensatz öffnen, um Informationen hinzuzufügen oder zu bearbeiten, oder um Kommunikationshistorienelemente wie e-Mail-Nachrichten anzuzeigen, die mit dem Geschäftskontakt verknüpft sind.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontaktverwaltung.

  2. Klicken Sie im Arbeitsbereich auf die Registerkarte Geschäftskontakte und dann auf:

    • Scrollen Sie zu dem Geschäftskontakt, den Sie öffnen möchten, und doppelklicken Sie darauf.

      – ODER –

    • Verwenden Sie das Suchfeld, um Informationen zu dem gesuchten Geschäftskontakt einzugeben, und doppelklicken Sie dann auf den Datensatz.

  3. Fügen Sie Informationen nach Bedarf hinzu, oder bearbeiten Sie Sie.

    Tipp: Wenn Sie über eine e-Mail-Adresse für das Konto verfügen, können Sie sicherstellen, dass e-Mail-Nachrichten von und zu diesem Konto automatisch in der Kommunikationshistorie des Datensatzes enthalten sind. Klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf e-Mail-Nachverfolgung , und klicken Sie dann auf Verknüpfung und Nachverfolgung verwalten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die e-Mail-Adresse des Kontos, und klicken Sie dann auf OK. Weitere Informationen zum automatischen Verknüpfen von e-Mail-Nachrichten mit Datensätzen finden Sie unter verknüpfen und nachvollziehen von e-Mail-Nachrichten in Business Contact Manager

  4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Tipp: Bei einem Feature, das als Massenbearbeitung bezeichnet wird, können Sie den Inhalt eines Felds in mehreren Geschäftskontaktdatensätzen bearbeiten. Dies ist beispielsweise hilfreich, wenn Sie eine Webadresse für ein Dutzend Geschäftskontakte eingeben möchten, die alle im selben Unternehmen arbeiten. Weitere Informationen zum gleichzeitigen Bearbeiten mehrerer Datensätze finden Sie unter Gleichzeitiges Bearbeiten vieler Datensätze in Business Contact Manager.

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Filtern der Liste der Geschäftskontakte

Sie müssen nicht durch alle Ihre Geschäftskontakte scrollen, um das gewünschte zu finden. Stattdessen können Sie eine beliebige Geschäftskontaktliste filtern, sodass nur die Datensätze angezeigt werden, die Sie interessieren.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontaktverwaltung.

  2. Klicken Sie im Arbeitsbereich mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte Geschäftskontakte , und klicken Sie dann auf ändern.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Registerkarte ändern auf Filtern.

  4. Im Dialogfeld Geschäftskontakte Filtern können Sie eine oder beide der folgenden Optionen verwenden:

    • Einfacher Filter     Aktivieren oder deaktivieren Sie voreingestellte Kategorien.

    • Erweiterter Filter     Erstellen Sie mehrere Filter, um Ihre Auswahl zu verfeinern.

Diese gefilterte Liste kann verwendet werden, um eine angepasste Registerkarte, eine Anrufliste oder eine Mailingliste zu erstellen. Sie kann auch als Grundlage für einen Bericht oder eine Minianwendung verwendet werden.

Weitere Informationen zum Filtern finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager. Weitere Informationen zu Berichten finden Sie unter Verwenden von Berichten und Diagrammen in Business Contact Manager. Weitere Informationen zu Gadgets finden Sie unter Verwenden von Gadgets in Business Contact Manager.

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