Verwenden Sie den Terminplanungs-Assistenten und Raumsuche für Besprechungen in Outlook

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Wenn Sie ein Office 365 oder Microsoft Exchange-Konto in Outlook verwenden, können Sie den Terminplanungs-Assistenten und Raumsuche helfen, Ihre Besprechungen planen verwenden.

Verwenden des Terminplanungs-Assistenten

  1. Wählen Sie Neue Elemente aus dem Posteingang > Besprechung oder den Kalender, wählen Sie Neue Besprechung. Sie können auch die Tastenkombination STRG + UMSCHALT + Q verwenden, um eine neue Besprechungsanfrage zu erstellen.

  2. Fügen Sie Teilnehmer in das Feld an hinzu.

  3. Geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung der Besprechung oder des Ereignisses ein.

  4. Wählen Sie im Menüband Terminplanungs-Assistenten aus. Eine Zeile sehen für jeden Empfänger, die Sie in das Feld an eingegeben haben. Wenn Sie weitere Teilnehmer hinzufügen möchten, können Sie deren Namen in eine leere Zeile in den Terminplanungs-Assistenten eingeben.

  5. Fälle, in denen die anderen Teilnehmer beschäftigt sind, werden in Dunkelblau angezeigt. Wie oft die anderen Teilnehmer eine Besprechung mit Vorbehalt haben sind in einer light blau gestrichelte blockieren, und Uhrzeiten außerhalb Ihrer Teilnehmern Arbeitszeiten in hellgrau dargestellt werden. Wählen Sie eine verfügbare Zeit für alle die anderen Teilnehmer ein.

  6. Um eine optimale Zeit für alle die anderen Teilnehmer auszuwählen, verwenden Sie den Raumsuche in der rechten Spalte ein. Sie können sehen, welche oft die anderen Teilnehmer Konflikte aufweisen.

Verwenden Sie den Finder Chatroom

  1. Wählen Sie in einer neuen Besprechung, die Terminplanungs-Assistent Schaltfläche auf dem Menüband.

  2. Verwenden Sie Anzeigen einer Raumliste Dropdown-Liste, um eine Liste der Chatrooms auszuwählen. Diese Listen werden vom Microsoft Exchange oder Office 365-Administrator ausgerichtet.

  3. Wählen Sie verfügbaren Raum Raum des Terminplanungs-Assistenten und der Besprechung als Empfänger hinzufügen.

  4. Der Bereich ' Vorgeschlagene Zeiten ' sucht nach die optimale Zeit für die Besprechung, die als die Zeit definiert ist, wenn die meisten Teilnehmer verfügbar sind. Die beste Besprechungszeit wird am oberen Rand des Bereichs angezeigt. Auswählen eines der vorgeschlagenen Zeiten, klicken Sie auf den Vorschlag Zeit im Bereich ' Vorgeschlagene Zeiten . Sie können auch manuell nacheinander auf den Frei-/Gebucht-Raster auswählen.

    1. Bereich 'Vorgeschlagene Zeiten'

    2. Wenn Sie der Besprechung als Serie festlegen, klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen vornehmen möchten klicken Sie auf Serientyp, wählen Sie das Serienmuster aus, und klicken Sie dann auf OK.

      Wenn Sie auf eine Besprechungsanfrage, ändert sich die Registerkarte Besprechung in Besprechungsserieein Serienmuster hinzufügen.

    3. Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Anzeigen auf Termin.

    4. Klicken Sie auf Senden.

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