Verwenden externer Datenspalten in einem Word-Dokument

Inhalt dieses Artikels

• Vorbemerkung

• Weitere Informationen zu strukturierten Dokumenten

• Erstellen Sie externer Datenspalte in einer Liste oder Bibliothek

• Erstellen einer Word-Vorlage zum Anzeigen externer Daten in Inhaltssteuerelementen

• Erstellen eines Word-Dokuments und Eingeben von Daten

Erste Schritte

Für das Arbeiten mit externen Daten müssen vorher mehrere Aufgaben ausgeführt werden, damit der sichere Zugriff auf die Daten möglich ist. Sie können die folgenden Informationen zur Planung der nächsten Schritte heranziehen. Bei Problemen bei der Arbeit mit externen Daten finden Sie hier ggf. auch Informationen zur Identifizierung des Problems. Für den Zugriff auf externe Daten müssen Sie oder ein Administrator folgende Schritte ausführen:

Vorbereiten der externen Datenquelle    Ein Administrator muss eventuell ein Konto erstellen und Berechtigungen für die Datenquelle bereitstellen, sodass sichergestellt ist, dass die richtigen Personen auf die Daten zugreifen können und die Daten nicht in falsche Hände geraten. In einer externen Datenbank kann der Administrator zudem spezielle Tabellen, Ansichten, Abfragen usw. erstellen, um die Ergebnisse auf die Elemente zu beschränken, die benötigt werden, und um die Leistung zu verbessern.

Konfigurieren von SharePoint-Diensten und-Konten    Ein Administrator muss Business Data Connectivity Services und Secure Store Service aktivieren.

Konfigurieren von Secure Store Services    Ein Administrator muss gehen Sie folgendermaßen vor: Ermitteln der Zugriffsmodus für die externen Daten Datenquelle, eine Zielanwendung erstellen und die Anmeldeinformationen für die Zielanwendung festlegen.

Konfigurieren von Business Data Connectivity Services    Ein Administrator muss sicherstellen, dass den Benutzer, der das externe hat Typ über die Berechtigung zum Business Data Connectivity-Metadatenspeicher und erstellt die entsprechenden Benutzer auf den externen Inhaltstyp, die die externe Liste basiert zugreifen auf Inhalt.

Erstellen eines externen Inhaltstyps    Ein Benutzer muss einen externen Inhaltstyp definieren, der Informationen über Verbindungen, Zugriffsrechte, Arbeitsweisen, Spalten, Filter und andere Metadaten enthält, mit denen die Daten aus der externen Datenquelle abgerufen werden.

Stellen Sie sicher, dass Office-Produkte zur Verwendung bereit sind.    Zum Synchronisieren von externer Daten mit Office-Produkten, benötigen Sie Windows 7 oder höher und die folgenden kostenlosen Softwareprodukte, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 und WCF Data Services 5.0 für OData V3 auf jedem Clientcomputer (falls erforderlich, werden Sie automatisch aufgefordert, die Software herunterzuladen). Vergewissern Sie sich außerdem die Option für die Office-Installation, Business Connectivity Services    aktiviert ist (Dies ist die Standardeinstellung). Diese Option installiert die Business Connectivity Services Client Runtime die folgenden unterstützt: zwischengespeichert und synchronisiert mit externen Daten, ordnet Geschäftsdaten externe Inhaltstypen, zeigt das Auswahltool für externe Elemente in Office-Produkten und führt benutzerdefinierte Lösungen in Office-Produkten.

Seitenanfang

Weitere Informationen zu strukturierten Dokumenten

Strukturierte Dokumente steuern, wo Inhalt in einem Dokument angezeigt werden kann, welche Art von Inhalt im Dokument angezeigt werden kann und ob der Inhalt bearbeitet werden kann. Beispiele für strukturierte Dokumente sind u. a. folgende:

• Ein Rechtsdokument, das Rechtstext enthält, der nicht bearbeitet werden soll.

• Ein Standarddeckblatt für ein Angebot, in das Titel, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Name eingegeben werden müssen.

• Eine Rechnung, die automatisch aktuelle Kundendaten enthält.

Zum Erstellen eines strukturierten Dokuments in Word 2013 können Sie Inhaltssteuerelemente verwenden, mit denen Sie die Position von Inhalt fixieren, die Art des Inhalts (Text, Datum, Bild usw.) angeben, mit einer Farbe hervorheben und die Bearbeitung steuern können. Sie können zudem die Inhaltssteuerelemente automatisch mit entsprechenden externen Datenspalten verknüpfen.

Seitenanfang

Erstellen externer Datenspalte in einer Liste oder Bibliothek

1. Navigieren Sie zu der SharePoint-Website, und navigieren Sie dann zu der Liste oder Bibliothek.

   Hinweis:  Es ist nicht möglich, einer externen Liste eine externe Datenspalte hinzuzufügen.

2. Klicken Sie auf Liste oder Bibliothek > Listeneinstellungen oder Bibliothekseinstellungen.

3. Klicken Sie im Abschnitt Spalten auf Spalte erstellen.

4. Geben Sie den Namen der Spalte ein, z. B. Kunde, und klicken Sie dann unter Spaltentypen auf Externe Daten.

5. Klicken Sie unter Externer Inhaltstyp auf Auswahl für externen Inhaltstyp, und wählen Sie dann das entsprechende Element aus der Liste der externen Inhaltstypen aus, z. B. Kunde.

6. Legen Sie fest, wie für den externen Inhaltstyp definierte Aktionen verarbeitet werden sollen, indem Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen ausführen:

   • Klicken Sie zum Anzeigen eines Menüs für mindestens eine Aktion auf Aktionsmenü anzeigen.

   • Klicken Sie auf Diese Spalte mit der Standardaktion des externen Inhaltstyps verknüpfen, damit die externe Datenspalte bei Auswahl die Standardaktion ausführt.

7. Klicken Sie unter Spalte zum Anzeigen dieser zusätzlichen Felder hinzufügen auf Alle Felder auswählen, beispielsweise Firmenname oder Telefon geschäftlich

Seitenanfang

Erstellen einer Word-Vorlage zum Anzeigen externer Daten in Inhaltssteuerelementen

1. Klicken Sie in der SharePoint-Dokumentbibliothek auf Bibliothek > Bibliothekseinstellungen.

2. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen.

3. Klicken Sie im Abschnitt Dokumentvorlage unter Vorlagen-URL auf Vorlage bearbeiten.

4. Nachdem Word 2013 geöffnet wurde, klicken Sie zum Anzeigen bzw. Ausblenden des Dokumentinformationsbereichs auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Vorlagen auf Dokumentbereich, aktivieren bzw. deaktivieren das Kontrollkästchen Dokumentinformationsbereich immer beim Öffnen von Dokumenten und beim erstmaligen Speichern anzeigen und klicken dann auf OK.

5. Fügen Sie Standardtext hinzu, der in jedem Dokument angezeigt werden soll.

   Sie können beispielsweise einen Vertragstextbaustein hinzufügen, der für ein Verkaufsangebot erforderlich ist.

6. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine, zeigen Sie auf Dokumenteigenschaft, und klicken Sie dann basierend auf den externen Datenspalten auf die einzelnen Felder, und ziehen Sie sie als Inhaltssteuerelemente in den Textkörper des Dokuments.

   Klicken Sie beispielsweise auf Kundenname, Firmenname und Telefon geschäftlich, und ziehen Sie diese.

7. Klicken Sie auf Datei > Speichern und dann auf Beenden Word 2013.

8. Klicken Sie in SharePoint auf der Seite Erweiterte Einstellungen der Dokumentbibliothek auf OK.

Seitenanfang

Erstellen eines Word-Dokuments und Eingeben von Daten

1. Klicken Sie in der Dokumentbibliothek auf Dokument > Neues Dokument.

2. Ändern und überarbeiten Sie den Standardtext bei Bedarf.

3. Wählen Sie zum Eingeben der richtigen Werte für die externen Datenspalten das Inhaltssteuerelement mit der Auswahl für das externe Datenelement aus.

   Wenn Sie beispielsweise den entsprechenden Kundennamen auswählen, werden die Werte für Kunde, Firmenname und Telefon geschäftlich automatisch für Sie ausgefüllt.

4. Klicken Sie auf Datei > Speichern, und beenden Sie dann Word.

Die externen Datenspaltenwerte werden in dem Word-Dokument gespeichert und zudem als die zugehörigen externen Datenspaltenwerte für das gespeicherte Dokument in der Dokumentbibliothek angezeigt.

Seitenanfang