Verwenden eines Workflows mit drei Status

Verwenden eines Workflows mit drei Status

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Der Workflow mit drei Status verfolgt den Status eines Listenelements über drei Zustände (Phasen). Sie kann zum Verwalten von Geschäftsprozessen verwendet werden, in denen Organisationen eine große Anzahl von Problemen oder Elementen wie Kundendienstproblemen, Vertriebsleads oder Projektaufgaben nachvollziehen müssen. Beispielsweise können die drei Zustände für eine Projektaufgabe, nicht gestartet, in Bearbeitung und Ende sein.

Inhalt dieses Artikels

Wie funktioniert der Workflow mit drei Status?

Einrichten einer Liste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Status

Erstellen einer Problemverfolgungsliste

Erstellen einer benutzerdefinierten Liste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Status

Anpassen einer benutzerdefinierten Liste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Status

Hinzufügen eines Workflows mit drei Status zu einer Liste

Manuelles Starten eines Workflows mit drei Status für ein Element

Abschließen einer Workflowaufgabe in einem Workflow mit drei Status

Wie funktioniert der Workflow mit drei Status?

Der Workflow mit drei Status unterstützt Geschäftsprozesse, bei denen Organisationen den Status eines Problems oder Elements über drei Zustände und zwei Übergänge zwischen den Zuständen nachvollziehen müssen. Bei jedem Übergang zwischen Zuständen ordnet der Workflow einer Person eine Aufgabe zu und sendet dieser Person eine e-Mail-Benachrichtigung über die Aufgabe. Wenn die betreffende Aufgabe durchgeführt wurde, aktualisiert der Workflow den Status des Elements und wechselt zur nächsten Phase. Der Workflow mit drei Status funktioniert mit der Vorlage für die Problem Verfolgungs Liste. Sie kann jedoch mit einer beliebigen Liste verwendet werden, die eine Auswahl Spalte mit drei oder mehr Werten enthält. Die Werte in dieser Auswahl Spalte dienen als die Status, die vom Workflow nachverfolgt werden.

Eine Liste kann mehr als eine Auswahlspalte aufweisen, und die Auswahlspalte kann mehr als drei Werte haben. Der Workflow mit drei Status kann jedoch nur so konfiguriert werden, dass eine der Auswahl Spalten und nur drei der Werte in der ausgewählten Auswahlspalte verwendet werden. Wenn Sie einen Workflow mit drei Status zu einer Liste oder Bibliothek hinzufügen, wählen Sie eine Auswahlspalte und drei der Werte aus, die von der Spalte bereitgestellt werden.

Der Workflow mit drei Status kann zum Verwalten von Geschäftsprozessen verwendet werden, bei denen Unternehmen eine große Anzahl von Problemen oder Elementen wie Kundendienstproblemen, Vertriebsleads oder Projektaufgaben nachvollziehen können. Beispielsweise können die Mitarbeiter eines kleinen Veranstaltungs Planungs Unternehmens eine Problemverfolgungsliste und einen angepassten Workflow mit drei Status verwenden, um die zahlreichen Aufgaben im Zusammenhang mit den von Ihnen geplanten Ereignissen zu verwalten. Der Workflow verfolgt die Ereignis Planungsaufgaben in drei Zuständen: aktiv, bereit zur Überprüfungund vollständig. Alle Ereignis Vorbereitungsaufgaben, die sich auf ein bestimmtes Ereignis beziehen, werden in eine Problemverfolgungsliste kompiliert, die für dieses Ereignis erstellt und als aktivmarkiert wurde. Der Ereignis Koordinator weist seinen Teammitgliedern einzelne Aufgaben zu und startet dann den Workflow für diese Elemente, um die Arbeit an der Ereignis Aufgabe zu initiieren.

Wenn der Workflow gestartet wird, wird eine Aufgabe für die angegebene Person erstellt. Wenn ein Teammitglied eine Aufgabe erhält, führt er die Arbeit aus, die für die Ausführung der Aufgabe erforderlich ist. Möglicherweise handelt es sich um eine Arbeit außerhalb der Liste oder Website, auf der sich die Problemverfolgungsliste befindet. Wenn beispielsweise ein Teammitglied eine Workflowaufgabe erhält, um einen Catering-Plan zu entwickeln, kontaktiert er ein Catering-Unternehmen und arbeitet mit ihm zusammen, um einen Plan zu entwickeln. Wenn der Catering-Plan erstellt wird, kennzeichnet das Teammitglied seine Workflowaufgabe als abgeschlossen. An diesem Punkt aktualisiert der Workflow den Status der Ereignis Aufgabe in der Problemverfolgungsliste von Active auf bereit zur Überprüfungund erstellt eine zweite Aufgabe für den Ereignis Koordinator, um den Catering-Plan zu überprüfen. Nachdem der Veranstaltungskoordinator den Catering-Plan überprüft und genehmigt hat, kennzeichnet Sie seine Workflowaufgabe als erledigt, und der Workflow aktualisiert den Status der Aufgabe von " bereit zur Überprüfung ", um den Vorgang abzuschließen.

Hinweis: Ein Workflow-Teilnehmer kann eine Workflowaufgabe in einem Workflow mit drei Status auf zwei Arten abschließen. Ein Teilnehmer kann die Workflowaufgabe bearbeiten, um ihn als erledigt zu kennzeichnen, oder ein Teilnehmer kann den Status des Workflowelements in der Liste ändern (sofern der Teilnehmer die Berechtigung hat, diese Liste zu ändern). Wenn ein Teilnehmer den Status des Workflowelements in der Liste manuell aktualisiert, wird die Workflowaufgabe abgeschlossen. Wenn der Teilnehmer die Workflowaufgabe bearbeitet, um ihn als erledigt zu kennzeichnen, wird der Status des Workflowelements in der Liste auf " abgeschlossen" aktualisiert.

Die Aktionen im Workflow mit drei Status im vorherigen Beispiel verwenden den folgenden Prozess:

Flussdiagramm eines Beispielworkflows mit drei Status

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Einrichten einer Liste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Status

Bevor Sie einen Workflow mit drei Status verwenden können, müssen Sie eine Liste einrichten, die die Elemente enthält, die Sie mit dem Workflow nachvollziehen oder verwalten möchten. Die Vorlage für die Problem Verfolgungs Liste funktioniert mit dem Workflow mit drei Status. Sie können jedoch auch eine benutzerdefinierte Liste erstellen, die mit diesen Workflows verwendet werden kann. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Liste erstellen, stellen Sie sicher, dass die Liste mindestens eine Auswahl Spalte enthält, die drei oder mehr Auswahlwerte enthält. Wenn Sie Ihren Workflow für die Verwendung mit der Liste einrichten, geben Sie die Spalte Auswahl an, die die vom Workflow nachverfolgten Zustandswerte enthält.

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Erstellen einer Problemverfolgungsliste

Standardmäßig können Sie einen Workflow mit drei Status für jede Liste verwenden, die Sie aus der Vorlage für die Problem Verfolgungs Liste erstellen.

  1. Klicken Sie im Menü Einstellungen Office 365-Schaltfläche "Einstellungen" auf app hinzufügen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Ihre apps auf Problemverfolgung, und geben Sie einen Namen für die Liste ein. Der Listenname ist erforderlich

  3. Wenn Sie eine Beschreibung für die Liste angeben möchten, klicken Sie auf Erweiterte Optionen.

    • Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung zum Zweck der Liste ein. Die Eingabe der Beschreibung ist optional.

  4. Klicken Sie auf Erstellen.

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Erstellen einer benutzerdefinierten Liste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Status

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Liste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Status erstellen möchten, müssen Sie mindestens eine Auswahl Spalte hinzufügen, die mindestens drei Zustandswerte enthält, die vom Workflow nachverfolgten werden.

  1. Klicken Sie im Menü Einstellungen Office 365-Schaltfläche "Einstellungen" auf app hinzufügen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Ihre apps auf benutzerdefinierte Liste, und geben Sie einen Namen für die Liste ein. Der Listenname muss angegeben werden.

  3. Wenn Sie eine Beschreibung für die Liste angeben möchten, klicken Sie auf Erweiterte Optionen.

  4. Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung zum Zweck der Liste ein. Die Eingabe der Beschreibung ist optional.

  5. Auf 'Erstellen' klicken.

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Anpassen einer benutzerdefinierten Liste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Status

  1. Klicken Sie auf die benutzerdefinierte Liste, die Sie im vorherigen Schritt erstellt haben.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste, und klicken Sie dann in der Gruppe Einstellungen auf Listeneinstellungen.

  3. Klicken Sie unter Spaltenauf Spalte erstellen.

  4. Geben Sie im Abschnitt Name und Typ unter Spaltennameden Namen der Spalte ein, die Sie zum Angeben der Zustandswerte für den Workflow verwenden möchten. So können Sie beispielsweise den Namen als Workflow Status eingeben.

  5. Wählen Sie unter der Informationstyp in dieser Spalte ist dieOption Auswahl (Menü zur Auswahl aus) aus.

  6. Geben Sie im Abschnitt Zusätzliche Spalteneinstellungen unter Beschreibungeine optionale Beschreibung für die Spalte ein.

  7. Klicken Sie unter voraussetzen, dass diese Spalte Informationen enthält, auf Ja.

  8. Geben Sie im Listenfeld unter Geben Sie jede Auswahl in einer separaten Zeile eindie drei oder mehr Auswahlwerte ein, die für diese Spalte angezeigt werden sollen. Diese Werte werden die Zustände für den Workflow. So können Sie beispielsweise "aktiv", "bereit zur Überprüfung" und "als die drei Optionen abschließen" eingeben.

  9. Wählen Sie unter Anzeigeoptionen verwendendie Option Dropdownmenü oder Optionsfelderaus.

  10. Klicken Sie unter "Ausfülloptionen zulassen"auf " Nein".

  11. Geben Sie an, ob Sie einen bestimmten Standardwert für diese Spalte oder die Standardansicht für die Liste hinzufügen möchten.

  12. Klicken Sie auf OK.

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Hinzufügen eines Workflows mit drei Status zu einer Liste

Sie müssen einer Liste einen Workflow mit drei Status hinzufügen, bevor Sie ihn für Elemente in dieser Liste verwenden können. Wenn Sie einer Liste einen Workflow mit drei Status hinzufügen, geben Sie an, welche Spalte in der Liste die Zustandswerte enthält, die der Workflow nachvollziehen soll. Darüber hinaus geben Sie Informationen darüber an, was in den einzelnen Phasen des Workflows auftreten soll. So können Sie beispielsweise den Betreff und den Text für die e-Mail-Benachrichtigungen angeben, die von den Aufgabenempfängern empfangen werden.

Der Workflow mit drei Status ist auf den meisten Arten von Websites standardmäßig aktiviert. Ein Websitesammlungsadministrator kann das Feature jedoch deaktivieren. Wenn der Workflow mit drei Status nicht verfügbar ist, wenden Sie sich an den Websitesammlungsadministrator.

Wichtig: Sie müssen über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen, um einen Workflow zu einer Liste hinzufügen zu können.

  1. Öffnen Sie die Liste, der Sie einen Workflow mit drei Status hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie auf die Listen Einstellungenfür Listen tab>, oder klicken Sie auf die Einstellungen für den Typ der Bibliothek, die Sie öffnen möchten. Klicken Sie in einer Dokumentbibliothek beispielsweise auf Einstellungen für Dokumentbibliothek.

  3. Klicken Sie unter Berechtigungen und Verwaltungauf Workflow Einstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf Workflow hinzufügen.

  5. Klicken Sie auf der Seite Workflow hinzufügen im Abschnitt Workflow unter Workflowvorlage auswählen auf drei Zustand.

  6. Geben Sie im Abschnitt Name einen eindeutigen Namen für den Workflow ein.

  7. Geben Sie im Abschnitt Aufgabenliste eine Aufgabenliste an, die mit dem Workflow verwendet werden soll.

    Hinweise: 

    • Sie können die standardmäßige Aufgaben Liste verwenden, oder Sie können ein neues erstellen. Wenn Sie die Standardaufgabenliste verwenden, können Workflowteilnehmer ihre Workflowaufgaben problemlos mithilfe der Ansicht Meine Aufgaben der Aufgabenliste finden und anzeigen.

    • Erstellen Sie eine neue Aufgabenliste, wenn die Aufgaben für diesen Workflow vertrauliche oder vertrauliche Daten enthalten, die Sie von der Liste Allgemeine Aufgaben getrennt halten möchten.

    • Erstellen Sie eine neue Aufgabenliste, wenn Ihre Organisation über viele Workflows verfügt oder wenn Workflows viele Aufgaben umfassen. In diesem Fall möchten Sie möglicherweise Aufgabenlisten für jeden Workflow erstellen.

  8. Wählen Sie im Abschnitt Verlaufsliste eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. In der Verlaufsliste werden alle Ereignisse angezeigt, die während jeder Instanz des Workflows auftreten.

    Hinweis: Sie können die Standard Verlaufs Liste verwenden, oder Sie können ein neues erstellen. Wenn Ihre Organisation über viele Workflows verfügt, möchten Sie möglicherweise für jeden Workflow eine separate Verlaufsliste erstellen.

  9. Führen Sie im Abschnitt Start Optionen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie zulassen möchten, dass der Workflow manuell gestartet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen diesen Workflow manuell von einem authentifizierten Benutzer mit Teilnahmeberechtigungen starten lassen . Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Berechtigung zum Verwalten von Listenberechtigungen zum Starten des Workflows , wenn Sie zusätzliche Berechtigungen zum Starten des Workflows anfordern möchten.

    • Wenn der Workflow automatisch gestartet werden soll, wenn neue Elemente erstellt werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen diesen Workflow starten, wenn ein neues Element erstellt wird .

  10. Klicken Sie auf Weiter.

  11. Wählen Sie im Abschnitt Workflow Status unter Wählen Sie ein Auswahlfelddie Spalte Auswahl aus der Liste aus, die die Werte enthält, die Sie für die Status in Ihrem Workflow verwenden möchten, und wählen Sie dann die Spaltenwerte aus, die Sie für die Anfangszustand, mittlerer Zustandund endgültiger Zustand des Workflows.

  12. Geben Sie in den beiden Abschnitten an, was geschehen soll, wenn ein Workflow initiiert wird (Optionen für die erste Aufgabe im Workflow), und geben Sie an, was geschehen soll, wenn ein Workflow in seinen mittleren Zustand wechselt (Optionen für die zweite Aufgabe im Workflow). Geben Sie die folgenden Informationen an:

    Aufgaben Details

Feld

Beschreibung

Aufgabentitel:

Optional können Sie den Nachrichtentitel ändern, der in der Aufgabe angezeigt wird, wenn der Workflow initiiert oder in den mittleren Zustand gelangt. Wenn Sie das Kontrollkästchen Listenfeld einbeziehen aktivieren, wird das von Ihnen ausgewählte Feld am Ende der Nachricht hinzugefügt.

Aufgabenbeschreibung:

Geben Sie alle Informationen ein, die Sie in die Beschreibung der Aufgabe einbeziehen möchten. Wenn Sie das Kontrollkästchen Listenfeld einbeziehen aktivieren, wird das von Ihnen ausgewählte Feld am Ende der Nachricht hinzugefügt. Wenn Sie das Kontrollkästchen Link zu Listenelement einfügen aktivieren, ist ein Link zu dem Listenelement in der Beschreibung enthalten.

FälligkeitsDatum der Aufgabe:

Wenn Sie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe angeben möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Listenfeld einbeziehen , und wählen Sie dann in der Liste die Datumsspalte aus, die die Datumsinformationen enthält, die Sie für das Fälligkeitsdatum verwenden möchten.

Aufgabe zugewiesen an:

Wenn Sie die Aufgabe einer Person zuweisen möchten, die in der Liste angegeben ist, klicken Sie auf Listenfeld einbeziehen, und wählen Sie dann in der Liste die Spalte aus, die die Benutzerinformationen enthält, die Sie verwenden möchten. Wenn dieser Workflow gestartet wird, wird die erste Aufgabe der Person zugewiesen, deren Name in dieser Spalte für das Workflowelement angezeigt wird.

Wenn Sie diese Aufgabe in allen Instanzen dieses Workflows einer von Ihnen angegebenen Person zuweisen möchten, klicken Sie auf Benutzerdefiniert, und geben Sie dann den Namen der Person ein, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten.

  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen e-Mail-Nachricht senden , wenn Sie möchten, dass die Workflowteilnehmer e-Mail-Benachrichtigungen zu ihren Workflowaufgaben erhalten.

    Hinweis: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Workflowteilnehmer nach dem Start von Workflows e-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen zu ihren Workflowaufgaben erhalten, wenden Sie sich an den Websitesammlungsadministrator, um zu überprüfen, ob e-Mail für Ihre Website aktiviert ist.

    Details zu e-Mail-nachRichten

Feld

Beschreibung

Zweck

Geben Sie den Namen der Person ein, für die Sie eine e-Mail-Benachrichtigung über die Workflowaufgabe senden möchten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen zugewiesene Aufgabe einbeziehen, Wenn Sie die e-Mail-Benachrichtigung an den Besitzer der Aufgabe senden möchten.

Subject

Geben Sie die Betreffzeile ein, die Sie für die e-Mail-Benachrichtigung verwenden möchten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufgabentitel verwenden , wenn Sie den Aufgabentitel der Betreffzeile der e-Mail-Nachricht hinzufügen möchten.

Textkörper

Geben Sie die Informationen ein, die im Nachrichtentext der e-Mail-Benachrichtigung angezeigt werden sollen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Link zu Listenelement einfügen , wenn Sie einen Link zu dem Listenelement in der Nachricht einfügen möchten.

  1. Klicken Sie auf OK.

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Manuelles Starten eines Workflows mit drei Status für ein Element

Ein Workflow mit drei Status muss zuerst zu einer Liste hinzugefügt werden, damit er für die Verwendung für Elemente in dieser Liste zur Verfügung steht. Weitere Informationen finden Sie in den vorherigen Abschnitten.

Ein Workflow mit drei Status kann so konfiguriert werden, dass er automatisch startet, wenn neue Elemente zu einer Liste hinzugefügt werden, oder er kann so konfiguriert werden, dass Benutzer, die über bestimmte Berechtigungen verfügen, den Workflow manuell zu starten. Einige Workflows können beide Optionen zulassen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Workflow mit drei Status für ein Listenelement manuell zu starten. Sie müssen über die Berechtigung zum Bearbeiten von Elementen für die Liste verfügen. Bei einigen Workflows müssen Sie möglicherweise über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen.

Hinweis: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Workflowteilnehmer e-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen zu ihren Workflowaufgaben erhalten, nachdem Sie einen Workflow gestartet haben, wenden Sie sich an den Websitesammlungsadministrator, um zu überprüfen, ob e-Mail für Ihre Website aktiviert ist.

  1. Öffnen Sie die Liste, die das Element enthält, für das Sie einen Workflow mit drei Status starten möchten.

  2. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte neben dem Element, für das Sie einen Workflow starten möchten, und klicken Sie im daraufhin angezeigten Menü auf Workflows.

    Hinweis: Der Befehl Workflows steht nur zur Verfügung, wenn sich das Element in einer Liste oder Bibliothek befindet, der mindestens ein Workflow zugeordnet ist.

  3. Klicken Sie im Menü Einstellungen Office 365-Schaltfläche "Einstellungen" auf Alle Websiteinhalte einblenden.

  4. Klicken Sie unter neuen Workflow startenauf den Namen des Workflows mit drei Status, den Sie starten möchten.

    Der Workflow wird sofort gestartet.

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Abschließen einer Workflowaufgabe in einem Workflow mit drei Status

Um eine Workflowaufgabe in einem Workflow mit drei Status abzuschließen, müssen Sie mindestens über die Berechtigung Elemente bearbeiten für die Aufgabenlisten verfügen, in denen die Workflowaufgaben aufgezeichnet werden.

  1. Öffnen Sie die Aufgabenliste für die Website, und wählen Sie dann im Menü Ansicht die Option Meine Aufgaben aus, um die Workflowaufgabe zu finden.

    Hinweis: Wenn der Workflow nicht die Standardliste der Website Aufgaben verwendet, wird Ihre Workflowaufgabe möglicherweise nicht in der Aufgaben Liste angezeigt. Um Ihre Workflowaufgabe zu finden, wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Workflowelement gespeichert ist. Zeigen Sie auf den Namen des Elements, das Sie abschließen möchten, klicken Sie auf den Pfeil, der angezeigt wird, und klicken Sie dann auf Workflows. Klicken Sie auf der Seite Workflow Status unter ausgeführte Workflowsauf den Namen des Workflows, in dem Sie Teilnehmer sind. Klicken Sie unter Aufgabenauf die Workflowaufgabe, und fahren Sie dann mit Schritt 3 fort.

  2. Öffnen Sie die Liste, die das Element enthält, für das Sie als erledigt markieren möchten.

  3. Zeigen Sie auf den Namen der Aufgabe, die Sie abschließen möchten, klicken Sie auf den Pfeil, der angezeigt wird, und klicken Sie dann auf Element bearbeiten.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Aufgaben die Informationen ein, die zum Ausführen der Aufgabe angefordert werden sollen, oder wählen Sie Sie aus, und klicken Sie dann auf Speichern.

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