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Verwenden einer Tabelle oder Abfrage als Datenquelle für den Seriendruck

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Mit dem Microsoft Word-Seriendruck-Assistenten können Sie einen Seriendruck Vorgang erstellen. Dieser Assistent ist auch in Access verfügbar und ermöglicht Ihnen das Einrichten eines Seriendruck Vorgangs, in dem eine Tabelle oder Abfrage in einer Access-Datenbank als Datenquelle für Serienbriefe, e-Mail-Nachrichten, Adressetiketten, Umschläge oder Verzeichnisse verwendet wird.

In diesem Thema wird erläutert, wie Sie den Seriendruck-Assistenten von Access aus starten und eine direkte Verknüpfung zwischen einer Tabelle oder Abfrage und einem Microsoft Word-Dokument erstellen. In diesem Thema wird der Vorgang zum Schreiben von Briefen behandelt. Schritt-für-Schritt-Informationen zum Einrichten eines Seriendruck Vorgangs finden Sie in der Hilfe zu Microsoft Word.

Verwenden einer Tabelle oder Abfrage als Datenquelle

  1. Öffnen Sie die Quelldatenbank, und wählen Sie im Navigationsbereich die Tabelle oder Abfrage aus, die Sie als Seriendruck-Datenquelle verwenden möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe exportieren auf Word-Seriendruck

    Der Microsoft Word-Seriendruck-Assistent wird gestartet.

  3. Wählen Sie aus, ob Sie den Link in einem vorhandenen Dokument oder in einem neuen Dokument erstellen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

  4. Wenn Sie eine Verknüpfung mit einem vorhandenen Dokument hergestellt haben, suchen Sie im Dialogfeld Microsoft Word-Dokument auswählen nach der Datei, und wählen Sie Sie aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

    Word wird gestartet. Je nach ihrer Wahl öffnet Word entweder das angegebene Dokument oder ein neues Dokument.

  5. Klicken Sie im Bereich Seriendruck unter Dokumenttyp auswählenauf Briefe , und klicken Sie dann auf Weiter: Dokument wird gestartet , um mit Schritt 2 fortzufahren.

  6. Klicken Sie in Schritt 2 auf Weiter: Empfänger auswählen.

    In Schritt 3 Erstellen Sie die Verknüpfung zwischen der Datenquelle in Access und dem Word-Dokument. Da Sie den Assistenten aus Access gestartet haben, wird dieser Link automatisch erstellt. Beachten Sie unter Empfänger auswählendie Option vorhandene Liste verwenden , und der Name der Datenquelle wird unter vorhandene Liste verwendenangezeigt.

    Seriendruck-Datenquelle

  7. Klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten , wenn Sie den Inhalt der Tabelle oder Abfrage anpassen möchten.

    Empfängerliste bearbeiten

    Sie können die Daten filtern, Sortieren und überprüfen. Klicken Sie zum Fortsetzen auf OK.

  8. Klicken Sie auf Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief , um fortzufahren. BeFolgen Sie die restlichen Anweisungen im Bereich Seriendruck , und klicken Sie in Schritt 5 auf Weiter: Seriendruck abschließen.

Andere Methoden zum Verwenden einer Tabelle oder Abfrage als Datenquelle

Sie können eine Tabelle oder Abfrage als Datenquelle auf weitere Arten angeben. So können Sie beispielsweise die Tabelle oder Abfrage aus Access in eine ODBC-Datenbank, eine Microsoft Excel-Datei, eine Textdatei oder ein beliebiges anderes Dateiformat exportieren, das mit Word kompatibel ist, und dann mithilfe des Word-Seriendruck-Assistenten eine Verknüpfung mit der resultierenden Datei herstellen.

  1. Wenn Sie die Tabelle oder Abfrage nicht bereits exportiert haben, gehen Sie so vor. Wählen Sie in Access im Navigationsbereich die Tabelle oder Abfrage aus, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe exportieren auf das Format, in das Sie exportieren möchten, und folgen Sie dann den Anweisungen.

  2. Wenn der Serien Druck Bereich in Word nicht angezeigt wird, klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Serien Druck starten auf den Pfeil Unterserien Druck starten, und klicken Sie dann auf Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistent. Der Bereich Seriendruck wird angezeigt.

  3. Klicken Sie in Schritt 3 des Bereichs Seriendruck unter vorhandene Liste verwendenauf Durchsuchen oder auf Empfängerliste bearbeiten.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Datenquelleauswählen die Datendatei an, die Sie in Access erstellt haben, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  5. BeFolgen Sie die Anweisungen in den folgenden Dialogfeldern. Überprüfen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger den Inhalt der Datei, und passen Sie ihn an. Sie können den Inhalt filtern, Sortieren und überprüfen, bevor Sie fortfahren.

  6. Klicken Sie auf OK, und klicken Sie dann auf Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief im Bereich Seriendruck . Weitere Anweisungen zum Anpassen des Seriendrucks finden Sie in der Word-Hilfe.

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