Verwenden des Terminplanungs-Assistenten und der Raum Suche für Besprechungen in Outlook

Wenn Sie ein Office 365-oder Microsoft Exchange-Konto mit Outlook verwenden, können Sie mithilfe des Terminplanungs-Assistenten und des raumsuches Ihre Besprechungen planen.

Verwenden des Terminplanungs-Assistenten

  1. Wählen Sie im Posteingangdie Option neue Elemente #a0 Besprechung aus, oder wählen Sie im Kalenderdie Option neue Besprechungaus. Sie können auch die Tastenkombination STRG+UMSCHALT+Q verwenden, um eine neue Besprechungsanfrage zu erstellen.

  2. Fügen Sie Teilnehmer in das Feld an ein.

  3. Geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung der Besprechung oder des Ereignisses ein.

  4. Wählen Sie im Menüband den Terminplanungs-Assistenten aus. Für jeden Empfänger, den Sie in das Feld an eingegeben haben, wird eine Zeile angezeigt. Wenn Sie weitere Teilnehmer hinzufügen möchten, können Sie Ihren Namen in eine beliebige leere Zeile im Terminplanungs-Assistenten eingeben.

  5. Die Zeiten, in denen Ihre Teilnehmer beschäftigt sind, werden in Dunkelblau angezeigt. Zeiten, in denen Ihre Teilnehmer einen vorläufigen Termin haben, werden in einem hellblauen Hash-Block angezeigt, und Zeiten außerhalb der Arbeitszeiten ihrer Teilnehmer werden in hellgrau angezeigt. Wählen Sie eine verfügbare Zeit für alle Teilnehmer aus.

  6. Wenn Sie eine optimale Zeit für alle Teilnehmer auswählen möchten, verwenden Sie den Raum Finder in der rechten Spalte. Sie können sehen, welche Zeiten für Ihre Teilnehmer Konflikte aufweisen.

Verwenden der Raumsuche 

  1. Wählen Sie in einer neuen Besprechung im Menüband die Schaltfläche Terminplanungs-Assistent aus.

  2. Verwenden Sie die Dropdownliste "Raumliste anzeigen", um eine Liste von Räumen auszuwählen. Diese Listen werden von Ihrem Microsoft Exchange-oder Office 365-Administrator eingerichtet. 

    Verwenden Sie den Raumsuche-Bereich, um Konferenzräume für Ihre Besprechung anzuzeigen.

  3. Wählen Sie einen verfügbaren Raum aus, um den Raum dem Terminplanungs-Assistenten und der Besprechung als Empfänger hinzuzufügen. 

  4. Im Bereich Vorgeschlagene Zeiten wird die beste Zeit für die Besprechung gesucht, die als die Zeit definiert ist, zu der die meisten Teilnehmer verfügbar sind. Die beste Besprechungszeit wird ganz oben im Bereich angezeigt. Wenn Sie eine der vorgeschlagenen Zeiten auswählen möchten, klicken Sie im Bereich vorgeschlagene Uhrzeiten auf den Zeitvorschlag. Sie können auch eine Uhrzeit im Frei/Gebucht-Raster manuell auswählen.

    Verwenden Sie die vorgeschlagene Zeitauswahl, um festzustellen, ob Teilnehmer verfügbar sind.

    1. Wenn Sie die Besprechung wiederherstellen möchten, klicken Sie im Menü Besprechung in der Gruppe Optionen auf Serie, wählen Sie das Serienmuster aus, und klicken Sie dann auf OK.

      Wenn Sie einer Besprechungsanfrage ein Serienmuster hinzufügen, ändert sich das Besprechungs Menü in Besprechungs Serie.

  5. Wenn Sie mit dem Einrichten Ihrer Besprechung fertig sind, klicken Sie auf senden.

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