Verwenden des Datenverbindungs-Assistenten zum Importieren von Daten in Word

Es gibt eine Welt der Daten außerhalb des Microsoft Word-Programms, die Sie in Word verwenden können, aber wie importieren Sie die Daten, und sichern Sie Sie? Es geht darum, die richtigen Verbindungen zu schaffen.

Verwenden des Datenverbindungs-Assistenten zum Importieren externer Daten

In Microsoft Word importieren Sie externe Daten mithilfe des Seriendrucks. Verwenden Sie die Seriendruckfunktion, um eine Reihe von Dokumenten zu erstellen, beispielsweise einen Serienbrief, der an viele Kunden gesendet wird, oder ein Blatt mit Adressetiketten für eine feiertagskarten-e-Mail. Sie können Textdateien, Excel-Arbeitsblätter und Access-Tabellen oder-Abfragen auch direkt importieren, ohne eine Verbindungsdatei zu verwenden.

Das Importieren einer CSV-Textdatei (Comma-Separated Values, CSV) ist unkompliziert. Wenn es sich bei der Textdatei um eine CSV-Datei handelt, die nicht das auf dem Computer definierte Listentrennzeichen verwendet, oder wenn es sich bei der Textdatei nicht um eine CSV-Datei handelt, können Sie eine Schema. ini-Datei verwenden, um das richtige Dateiformat anzugeben.

Importieren der Datei

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Serien Druck starten auf Empfänger auswählen #a0 vorhandene Liste verwenden.

    Abbildung des Word-Menübands

  2. Führen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie eine vorhandene ODC-Datei verwenden möchten, doppelklicken Sie auf die ODC-Datei. Die Daten werden importiert, und Sie sind nicht mehr dabei.

    • Wenn Sie eine neue ODC-Datei erstellen möchten, klicken Sie auf neue Quelle, und führen Sie dann die einzelnen Schritte des Verfahrens aus.

      Der Datenverbindungs-Assistent wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf der Seite Willkommen beim Datenverbindungs- Assistenten auf andere/erweitert.

    Das Dialogfeld Datenverknüpfungseigenschaften wird angezeigt.

    Klicken Sie auf Hilfe, um weitere Informationen zu den verschiedenen Optionen in den verschiedenen Dialogfeldern zu erhalten.

  4. Wählen Sie auf der Registerkarte Anbieter den Eintrag Microsoft Jet 4,0 OLE DB-Anbieteraus, und klicken Sie dann auf weiter.

  5. Geben Sie auf der Registerkarte Verbindung im Feld Datenbanknamen auswählen oder eingeben den vollständigen Pfad zu dem Ordner ein, der die Textdatei enthält.

    Wenn Sie den Ordner finden möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen neben dem Feld.

  6. Klicken Sie auf die Registerkarte alle , wählen Sie Erweiterte Eigenschaftenund dann auf Wert bearbeitenaus.

  7. Geben Sie im Feld Eigenschaftswert eine der folgenden Optionen ein:

    • Wenn die Textdatei über Spaltenüberschriften verfügt, geben Sie Text ein. HDR = ja.

    • Wenn die Textdatei keine Spaltenüberschriften aufweist, geben Sie Text ein. HDR = Nein.

  8. Klicken Sie auf OK.

  9. Um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf die Registerkarte Verbindung , und klicken Sie dann auf Verbindung testen.

  10. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn eine Fehlermeldung angezeigt wird, überprüfen Sie die Werte, die Sie in den vorherigen Schritten eingegeben haben, erneut.

    • Wenn die Meldung "Verbindung erfolgreich testen" angezeigt wird, klicken Sie auf OK.

  11. Klicken Sie auf OK.

    Der Daten Verbindungs-Assistent wird wieder angezeigt.

  12. Wählen Sie auf der Seite Datenbank und Tabelle auswählen unter der Spalte Name die Textdatei aus, die Sie importieren möchten, und klicken Sie dann auf weiter.

  13. Geben Sie auf der Seite Datenverbindungsdatei speichern und fertig stellen im Feld Dateiname einen Namen für die ODC-Datei ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

    Klicken Sie auf durch Suchen, um den Speicherort des Ordners, der standardmäßig der Ordner Meine Datenquellen ist, zu ändern.

  14. Optional können Sie zusätzliche Informationen in die Felder Beschreibung, Anzeige Nameund Suchschlüsselwörter eingeben, um die Verbindungsdatei auffindbarer zu machen.

Verwenden einer Schema. ini-Datei zum Angeben eines anderen Listen Trennzeichens oder Textdateiformats

Eine Schema. ini-Datei ist eine Textdatei, die Einträge enthält, mit denen die Einstellungen für den Standardtext Treiber in der Windows-Registrierung außer Kraft gesetzt werden. Im Allgemeinen müssen Sie die folgenden Schritte ausführen, um eine Schema. ini-Datei zu verwenden:

  • Speichern Sie die Datei "Schema. ini" im gleichen Ordner wie die Textdatei, die Sie importieren möchten.

  • Benennen Sie die Datei Schema. ini.

  • Geben Sie in der ersten Zeile der Datei "Schema. ini" den Namen der Textdatei ein, mit der Sie eine Verknüpfung herstellen, umgeben von eckigen Klammern.

  • Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, um das andere Textdateiformat anzugeben.

In den folgenden Abschnitten werden häufig verwendete Beispiele für die Verwendung der Datei "Schema. ini" veranschaulicht.

Beispiel: Angeben eines Semikolons (;) als Trennzeichen

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

Beispiel: Angeben eines Tabstoppzeichens als Trennzeichen

[Products.txt] Format=TabDelimited

Beispiel: Angeben einer Datei mit fester Breite

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

Abschnittsanfang Seitenanfang

Das Importieren einer Textdatei mithilfe eines ODBC-Treibers erfolgt mindestens in zwei Schritten. Definieren Sie zunächst, falls erforderlich, einen Benutzer-DSN auf Ihrem Computer für den ODBC-Texttreiber. Als nächstes importieren Sie die Textdatei mithilfe des Benutzer-DSN. Wenn es sich bei der Textdatei um eine CSV-Datei (Comma-Separated Values) handelt, die nicht das auf dem Computer definierte Listentrennzeichen verwendet, oder wenn es sich bei der Textdatei nicht um eine CSV-Datei handelt, können Sie eine Schema. ini-Datei verwenden, um das richtige Dateiformat anzugeben.

Definieren eines Benutzer-DSN

  1. Öffnen Sie die Systemsteuerung, und klicken Sie dann auf System-und Sicherheits #a0 Verwaltungs Tools #a1 ODBC-Datenquellen (32-Bit) oder ODBC-Datenquellen (64-Bit). \

  2. Klicken Sie im Dialogfeld ODBC-Datenquellen-Administrator auf der Registerkarte Benutzer-DSN auf Hinzufügen.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld neue Datenquelle erstellen die Option Microsoft Text Treiber (*. txt; *. CSV)aus, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

    Das Dialogfeld ODBC-Text Einrichtung wird angezeigt.

  4. Geben Sie einen Namen in den Namen der Datenquelleein.

  5. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktuelles Verzeichnis verwenden .

  6. Klicken Sie auf Verzeichnis auswählen.

  7. Suchen Sie im Dialogfeld Verzeichnis auswählen nach dem Ordner, der die Textdatei enthält, die Sie importieren möchten, stellen Sie sicher, dass die Textdatei in der Liste unter dem Feld Dateiname angezeigt wird, und klicken Sie dann auf OK.

  8. Klicken Sie zweimal auf OK

Klicken Sie auf Hilfe, um weitere Informationen zu den verschiedenen Optionen in den verschiedenen Dialogfeldern zu erhalten.

Importieren der Datei

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Serien Druck starten auf Empfänger auswählen #a0 vorhandene Liste verwenden.

    Abbildung des Word-Menübands

  2. Führen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie eine vorhandene ODC-Datei verwenden möchten, doppelklicken Sie auf die ODC-Datei. Die Daten werden importiert, und Sie sind nicht mehr dabei.

    • Wenn Sie eine neue ODC-Datei erstellen möchten, klicken Sie auf neue Quelle, und führen Sie dann die einzelnen Schritte des Verfahrens aus.

      Der Datenverbindungs-Assistent wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf der Seite Willkommen beim Daten Verbindungs-Assistenten auf ODBC-DSN.

  4. Wählen Sie auf der Seite mit ODBC-Datenquelle verbinden den soeben erstellten Benutzer-DSN aus, und klicken Sie dann auf weiter.

  5. Wählen Sie auf der Seite Datenbank und Tabelle auswählen die Textdatei unter der Spalte Name aus, und klicken Sie dann auf weiter.

  6. Geben Sie auf der Seite Datenverbindungsdatei speichern und fertig stellen im Feld Dateiname einen Namen für die ODC-Datei ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

    Klicken Sie auf durch Suchen, um den Speicherort des Ordners, der standardmäßig der Ordner Meine Datenquellen ist, zu ändern.

  7. Optional können Sie zusätzliche Informationen in die Felder Beschreibung, Anzeige Nameund Suchschlüsselwörter eingeben, um die Verbindungsdatei auffindbarer zu machen.

Klicken Sie auf Hilfe, um weitere Informationen zu den verschiedenen Optionen in den verschiedenen Dialogfeldern zu erhalten.

Verwenden einer Schema. ini-Datei zum Angeben eines anderen Listen Trennzeichens oder Textdateiformats

Eine Schema. ini-Datei ist eine Textdatei, die Einträge enthält, mit denen die Einstellungen für den Standardtext Treiber in der Windows-Registrierung außer Kraft gesetzt werden. Im Allgemeinen müssen Sie die folgenden Schritte ausführen, um eine Schema. ini-Datei zu verwenden:

  • Speichern Sie die Datei "Schema. ini" im gleichen Ordner wie die Textdatei, die Sie importieren möchten.

  • Benennen Sie die Datei Schema. ini.

  • Geben Sie in der ersten Zeile der Datei "Schema. ini" den Namen der Textdatei ein, mit der Sie eine Verknüpfung herstellen, umgeben von eckigen Klammern.

  • Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, um das andere Textdateiformat anzugeben.

In den folgenden Abschnitten werden häufig verwendete Beispiele für die Verwendung der Datei "Schema. ini" veranschaulicht.

Beispiel: Angeben einer Spaltenüberschrift

[Categories.txt] ColNameHeader=True

Beispiel: Angeben eines Semikolons Zeichen (;) als Trennzeichen

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

Beispiel: Angeben eines Tabstoppzeichens als Trennzeichen

[Products.txt] Format=TabDelimited

Beispiel: Angeben einer Datei mit fester Breite

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

Abschnittsanfang Seitenanfang

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Serien Druck starten auf Empfänger auswählen #a0 vorhandene Liste verwenden.

    Abbildung des Word-Menübands

  2. Führen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie eine vorhandene ODC-Datei verwenden möchten, doppelklicken Sie auf die ODC-Datei. Die Daten werden importiert, und Sie sind nicht mehr dabei.

    • Wenn Sie eine neue ODC-Datei erstellen möchten, klicken Sie auf neue Quelle, und führen Sie dann die einzelnen Schritte des Verfahrens aus.

      Der Datenverbindungs-Assistent wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf der Seite Willkommen beim Daten Verbindungs-Assistenten auf Microsoft SQL Server.

  4. Gehen Sie auf der Seite mit dem Daten Bank Server verbinden wie folgt vor:

    • Geben Sie im Feld Servername den Namen des Datenbankservers ein.

      Wenn sich die Datenbank auf Ihrem Computer befindet, geben Sie (lokal)ein.

    • Führen Sie unter Anmeldeinformationeneine der folgenden Aktionen aus:

      • Wenn Sie Ihren Windows-Benutzernamen und Ihr Kennwort verwenden möchten, klicken Sie auf Windows-Authentifizierung verwenden.

      • Wenn Sie einen Datenbankbenutzernamen und ein Kennwort verwenden möchten, klicken Sie auf den folgenden Benutzernamen unddas Kennwort verwenden, und geben Sie dann den Datenbankbenutzernamen und das Kennwort in die entsprechenden Felder ein.

  5. Klicken Sie auf Weiter.

  6. Wählen Sie auf der Seite Datenbank und Tabelle auswählen die Datenbank im Feld Datenbank aus, wählen Sie die Tabelle, Sicht oder benutzerdefinierte Funktion unter der Spalte Name aus, und klicken Sie dann auf weiter.

  7. Geben Sie auf der Seite Datenverbindungsdatei speichern und fertig stellen im Feld Dateiname einen Namen für die ODC-Datei ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

    Klicken Sie auf durch Suchen, um den Speicherort des Ordners, der standardmäßig der Ordner Meine Datenquellen ist, zu ändern.

  8. Optional können Sie zusätzliche Informationen in die Felder Beschreibung, Anzeige Nameund Suchschlüsselwörter eingeben, um die Verbindungsdatei auffindbarer zu machen.

Abschnittsanfang Seitenanfang

Das Importieren von Daten aus einer SQL Server-Datenbank mithilfe eines ODBC-Treibers erfolgt in zwei Schritten. Definieren Sie zunächst, falls erforderlich, einen Benutzer-DSN auf dem Computer für den ODBC-Treiber. Importieren Sie zweitens die Daten aus der SQL Server-Datenbank.

Definieren eines Benutzer-DSN

  1. Öffnen Sie die Systemsteuerung, und klicken Sie dann auf System-und Sicherheits #a0 Verwaltungs Tools #a1 ODBC-Datenquellen (32-Bit) oder ODBC-Datenquellen (64-Bit).

  2. Wählen Sie im Dialogfeld ODBC-Daten Bank Administrator die Registerkarte Benutzer-DSN aus, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld neue Datenquelle erstellen die Option SQL Serveraus, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

    Das Dialogfeld neue Datenquelle für SQL Server erstellen wird angezeigt.

  4. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Datenquelle ein.

  5. Optional können Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung der Datenquelle eingeben.

  6. Geben Sie im Feld Server den Namen des Datenbankservers ein.

    Wenn sich die Datenbank auf Ihrem Computer befindet, geben Sie (lokal)ein.

  7. Klicken Sie auf Weiter.

  8. Führen Sie unter wie sollte SQL Server die Echtheit der Anmelde-ID verifizieren?eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie Ihren Windows-Benutzernamen und Ihr Kennwort verwenden möchten, klicken Sie mit der Netzwerk-Anmelde-ID auf mit Windows NT-Authentifizierung.

    • Wenn Sie einen Datenbankbenutzernamen und ein Kennwort verwenden möchten, klicken Sie auf die SQL Server-Authentifizierung mit der vom Benutzer eingegebenen Anmelde-ID und dem Kennwort, und geben Sie dann die Datenbank-Anmelde-ID und das Kennwort in die entsprechenden Felder ein.

  9. Klicken Sie zweimal auf weiter , und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

  10. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Sie die richtigen Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf Datenquelle testen.

  11. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn eine Fehlermeldung angezeigt wird, überprüfen Sie die Werte, die Sie in den vorherigen Schritten eingegeben haben, erneut.

    • Wenn die Meldung "erfolgreich abgeschlossene Tests!" angezeigt wird, klicken Sie auf OK.

  12. Klicken Sie zweimal auf OK

Klicken Sie auf Hilfe, um weitere Informationen zu den verschiedenen Optionen in den verschiedenen Dialogfeldern zu erhalten.

Importieren von Daten aus einer SQL Server-Datenbank

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Serien Druck starten auf Empfänger auswählen #a0 vorhandene Liste verwenden.

    Abbildung des Word-Menübands

  2. Führen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie eine vorhandene ODC-Datei verwenden möchten, doppelklicken Sie auf die ODC-Datei. Die Daten werden importiert, und Sie sind nicht mehr dabei.

    • Wenn Sie eine neue ODC-Datei erstellen möchten, klicken Sie auf neue Quelle, und führen Sie dann die einzelnen Schritte des Verfahrens aus.

      Der Datenverbindungs-Assistent wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf der Seite Willkommen beim Daten Verbindungs-Assistenten auf ODBC-DSN.

  4. Wählen Sie auf der Seite mit ODBC-Datenquelle verbinden den Namen der Datenquelle aus, den Sie im vorherigen Abschnitt definiert haben, und klicken Sie dann auf weiter.

  5. Wählen Sie auf der Seite Datenbank und Tabelle auswählen die Datenbank im Feld Datenbank aus, wählen Sie die Tabelle, Ansicht oder Funktion unter der Spalte Name aus, und klicken Sie dann auf weiter.

  6. Geben Sie auf der Seite Datenverbindungsdatei speichern und fertig stellen im Feld Dateiname einen Namen für die ODC-Datei ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

    Klicken Sie auf durch Suchen, um den Speicherort des Ordners, der standardmäßig der Ordner Meine Datenquellen ist, zu ändern.

  7. Optional können Sie zusätzliche Informationen in die Felder Beschreibung, Anzeige Nameund Suchschlüsselwörter eingeben, um die Verbindungsdatei auffindbarer zu machen.

Abschnittsanfang Seitenanfang

Seitenanfang

Siehe auch

Übersicht über Office-Datenverbindungen

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