Verwenden der Vorlage "Projects Access-Datenbank"

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Von Michael Groh, Access MVP

Verwenden der Access 2007 Project Management-Datenbank zum Verwalten von Projekten und den zugehörigen Vorgängen und Mitarbeitern. Sie können auch Projektdetails durchsuchen und Filtern, allgemeine Aufgaben eingeben und Daten per e-Mail-Nachrichten senden oder empfangen.

Die Vorlage für die Projektedatenbank

Verwenden der Datenbank

In diesem Artikel werden die grundlegenden Schritte zur Verwendung der Vorlage "Projects-Desktopdatenbank" behandelt.

Vorbereiten der Datenbank für die Verwendung

Gehen Sie wie folgt vor, um sicherzustellen, dass alle Datenbankinhalte aktiviert sind:

  1. Klicken Sie in der Statusleiste auf Optionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Office-Sicherheitsoptionen auf Diesen Inhalt aktivieren und dann auf OK.

Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalten finden Sie im Artikel entscheiden, ob Sie einer Datenbank vertrauen möchten.

Hinzufügen von Mitarbeitern

Um mit der Projektdaten Bank Vorlage zu beginnen, müssen Sie zunächst Mitarbeiter hinzufügen, damit Sie über eine Person verfügen, der Sie Projekte und Vorgänge zuweisen können. Gehen Sie wie folgt vor, um Mitarbeiter manuell hinzuzufügen, oder lesen Sie den nächsten Abschnitt zum Hinzufügen von Mitarbeitern aus Ihren Outlook 2007-Kontakten.

  1. Klicken Sie im Formular Projektliste auf Mitarbeiterliste.

  2. Geben Sie im Formular Mitarbeiterliste die Details jedes Mitarbeiters ein.

  3. Wenn Sie ausführlichere Informationen zu einem Mitarbeiter eingeben möchten, doppelklicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters im Formular Mitarbeiterliste , und geben Sie die Informationen in das Formular Mitarbeiter Details ein.

  4. Klicken Sie auf Schließen , um zum Formular Projektliste zurückzukehren.

Hinzufügen von Kontakten aus Microsoft Office Outlook 2007

Wenn Sie Office Outlook 2007 verwenden, können Sie Mitarbeiter aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.

  1. Klicken Sie im Formular Projektliste auf Mitarbeiterliste.

  2. Klicken Sie im Formular Mitarbeiterliste auf aus Outlook hinzufügen.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld hinzuzufügende Namen auswählen die Namen aus, die Sie der Datenbank hinzufügen möchten.

  4. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.

Hinzufügen eines neuen Projekts

  1. Klicken Sie im Formular Projektliste auf Neues Projekt.

  2. Geben Sie im Formular Projektdetails die Details des Projekts ein, und klicken Sie dann auf Schließen.

Bearbeiten eines vorhandenen Projekts

  1. Doppelklicken Sie im Formular Projektliste auf das Projekt, das Sie bearbeiten möchten.

  2. Fügen Sie im Formular Projektdetails die Details des Projekts hinzu, oder bearbeiten Sie Sie.

    Hinzufügen einer Aufgabe

    • Klicken Sie im Formular Projekt Details auf neue Aufgabe.

    • Geben Sie im Formular Aufgabendetails die Details der Aufgabe ein, und klicken Sie dann auf Schließen.

      Access zeigt das neue Projekt in der Liste Projektaufgaben im Formular Projekt Details an.

      Bearbeiten einer Aufgabe

    • Klicken Sie im Formular Projekt Details auf die Registerkarte Projektaufgaben .

    • Doppelklicken Sie auf die Aufgabe, die Sie bearbeiten möchten.

    • Bearbeiten Sie im Formular Aufgabendetails die Details der Aufgabe, und klicken Sie dann auf Schließen.

      Hinzufügen einer allgemeinen Aufgabe

      Häufig verwendete Aufgaben sind Aufgaben, die häufig in vielen verschiedenen Projekten wie Budgetierung oder Schulung verwendet werden. Nachdem Sie eine allgemeine Aufgabe eingegeben haben, kann Sie einem beliebigen Projekt in der Projektdatenbank hinzugefügt werden, ohne die Vorgangsdetails erneut eingeben zu müssen.

    • Klicken Sie im Formular Projekt Details auf Allgemeine Aufgaben.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder allgemeinen Aufgabe, die Sie dem Projekt hinzufügen möchten. Fügen Sie am Ende der Liste neue allgemeine Aufgaben hinzu.

    • Klicken Sie auf Schließen , um zum Formular Projekt Details zurückzukehren.

Sammeln von Daten per e-Mail

Sie können Daten zu Projekten oder Mitarbeitern von e-Mail-Benutzern sammeln, indem Sie Ihnen ein Dateneingabeformular in einer e-Mail-Nachricht senden. Wenn Benutzer das ausgefüllte Formular zurückgeben, können die Daten verarbeitet und in Ihrer Aufgabenliste gespeichert werden.

  1. Klicken Sie im Formular Projektliste oder Mitarbeiterliste auf Daten sammeln.

  2. Folgen Sie den Anweisungen im Assistenten zum Sammeln von Daten über e-Mail-Nachrichten , um Daten von den angegebenen e-Mail-Empfängern zu sammeln.

Filtern der Projektliste

Im Formular Projektliste können Sie die Liste der Projekte filtern und Ihre bevorzugten Filter zur späteren Verwendung speichern.

  1. Wenden Sie Filter an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular klicken und die gewünschten Filter auswählen.

  2. Klicken Sie auf Filter speichern.

  3. Geben Sie im Formular Filter Details einen Filternamen und eine Beschreibung ein, und klicken Sie dann auf Schließen.

  4. Verwenden Sie das Feld " Favoriten Filtern ", um einen gespeicherten Filter anzuwenden, oder klicken Sie auf (Filter löschen) , um den Filter zu entfernen.

Anzeigen von Projekt-oder Mitarbeiterdetails

Mit dem Formular " Projektdetails " und den Formularen " Mitarbeiterdetails " können Sie weitere Informationen zu einem Projekt oder Mitarbeiter anzeigen und eingeben. So zeigen Sie das Formular Projektdetails oder das Formular Mitarbeiterdetails an:

  • Doppelklicken Sie im Formular Projektliste oder im Formular Mitarbeiterliste auf das Element, das Sie anzeigen möchten.

Hinzufügen von Anlagen

Auf dem Formular " Projektdetails ", dem Formular " Aufgabendetails " und dem Formular " Mitarbeiterdetails " können Sie Bilder und andere Anlagen hinzufügen.

  • Doppelklicken Sie in einem beliebigen Detail Formular auf das Feld Anlagen (im Formular Mitarbeiter Details Doppelklicken Sie auf das Bildsymbol).

  • Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Hinzufügen.

  • Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, der die Datei enthält.

  • Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  • Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK.

Hinweis: Sie können für jedes Element mehrere Dateien anfügen, einschließlich verschiedener Dateitypen wie Dokumente oder Kalkulationstabellen.

Anzeigen von Berichten

Die projects-Datenbank enthält mehrere Berichte, einschließlich geöffneter Projekte, Aufgaben Details, Mitarbeiter Adressbuch und mehr. So zeigen Sie einen Bericht an:

  • Wählen Sie im Formular Projektliste den Bericht aus, den Sie in der Liste Berichte anzeigen möchten.

So drucken Sie einen Bericht:

  • Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche  und dann auf Drucken.

Sie können eigene benutzerdefinierte Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Erstellen eines einfachen Berichts.

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