Verwenden der Access-Datenbankvorlage "Kursteilnehmer"

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Verwenden der Access 2007 Student Database-Vorlage Sie können Informationen zu ihren Kursteilnehmern nachvollziehen, darunter Notfallkontakte, medizinische Informationen und Informationen zu ihren Erziehungsberechtigten. Sie können auch SchülerInnen durchsuchen und Filtern, Schüler Besuche nachvollziehen, Spalten ein-oder ausblenden und Schüler Adressen zuordnen.

Vorlage für eine Studentendatenbank

Verwenden der Datenbank

In diesem Artikel werden die grundlegenden Schritte bei der Verwendung der Datenbankvorlage für Kursteilnehmer behandelt.

Vorbereiten der Datenbank für die Verwendung

  • Wenn Sie die Datenbank zum ersten Mal öffnen, zeigt Access die Seite "erste Schritten" an. Wenn Sie verhindern möchten, dass diese Seite beim nächsten Öffnen der Datenbank angezeigt wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Erste Schritte beim Öffnen dieser Datenbank anzeigen .

    Schließen Sie die Seite Erste Schritte, um mit der Verwendung der Datenbank zu beginnen.

  • Gehen Sie wie folgt vor, um sicherzustellen, dass alle Datenbankinhalte aktiviert sind:

    1. Klicken Sie in der Statusleiste auf Optionen.

    2. Klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Office-Sicherheitsoptionen auf Diesen Inhalt aktivieren und dann auf OK.

      Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalten finden Sie im Artikel entscheiden, ob Sie einer Datenbank vertrauen möchten.

Sammeln von Daten per e-Mail

Sie können Kursteilnehmerinformationen von e-Mail-Benutzern sammeln, indem Sie Ihnen ein Dateneingabeformular in einer e-Mail-Nachricht senden. Wenn Benutzer das ausgefüllte Formular zurückgeben, können die Daten verarbeitet und in Ihrer Kursteilnehmer Liste gespeichert werden.

  1. Klicken Sie im Formular Objektliste auf Daten sammeln.

  2. Folgen Sie den Anweisungen im Assistenten zum Sammeln von Daten über e-Mail-Nachrichten , um Daten von den angegebenen e-Mail-Empfängern zu sammeln.

Suchen nach einem Kursteilnehmer

Im Feld " Schnellsuche " können Sie schnell einen Kursteilnehmer auf dem Formular " Kursteilnehmer Liste " finden.

  • Geben Sie den Text, nach dem Sie suchen möchten, in das Feld Schnellsuche ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, oder klicken Sie auf Gehe zu.

    Access filtert die Liste so, dass nur die Datensätze angezeigt werden, die den gesuchten Text enthalten. Wenn Sie zur vollständigen Liste zurückkehren möchten, klicken Sie auf alle Datensätze anzeigen.

Filtern der Kursteilnehmer Liste

Im Formular " Kursteilnehmer Liste " können Sie die Liste der Kursteilnehmer Filtern und Ihre bevorzugten Filter zur späteren Verwendung speichern.

  1. Wenden Sie Filter an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular klicken und die gewünschten Filter auswählen.

  2. Klicken Sie auf Filter speichern.

  3. Geben Sie im Formular Filter Details einen Filternamen und eine Beschreibung ein, und klicken Sie dann auf Schließen.

  4. Verwenden Sie das Feld " Favoriten Filtern ", um einen gespeicherten Filter anzuwenden, oder klicken Sie auf (Filter löschen) , um den Filter zu entfernen.

Ein- oder Ausblenden von Spalten

Im Formular " Kursteilnehmer Liste " sind einige Felder (Spalten) standardmäßig ausgeblendet. So ändern Sie die angezeigten Felder:

  1. Klicken Sie auf Felder einblenden/ausblenden.

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Spalten einblenden das Kontrollkästchen neben jeder Spalte, die Sie anzeigen möchten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Spalte auszublenden.

Anzeigen von Kursteilnehmer Details

Im Formular " Schüler Details " können Sie weitere Informationen zu einem Kursteilnehmer anzeigen und eingeben, einschließlich Bildern, Erziehungsberechtigten, Notfallinformationen und Teilnahme. So zeigen Sie das Formular Schüler Details an:

  • Klicken Sie im Formular Kursteilnehmer Liste neben dem Element, das Sie anzeigen möchten, auf Öffnen .

Hinzufügen eines Bilds

Im Formular " Kursteilnehmer Details " können Sie Bilder und andere Anlagen hinzufügen.

  • Klicken Sie unter dem Bilderrahmen auf +/– Bilder.

  • Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Hinzufügen.

  • Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, der die Datei enthält.

  • Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  • Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK.

Hinweis: Sie können für jedes Element mehrere Dateien anfügen, einschließlich verschiedener Dateitypen wie Dokumente oder Kalkulationstabellen.

Hinzufügen von Kursteilnehmern aus Microsoft Office Outlook 2007

Wenn Sie Office Outlook 2007 verwenden, können Sie Schüler aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.

  1. Klicken Sie im Formular Kursteilnehmer Liste auf aus Outlook hinzufügen.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld hinzuzufügende Namen auswählen die Namen aus, die Sie der Datenbank hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.

Anzeigen einer Karte der Adresse eines Kursteilnehmers

Wenn Sie im Formular Student Details eine Adresse für den Kursteilnehmer eingegeben haben, können Sie eine Karte dieses Orts anzeigen:

  • Klicken Sie auf zum Zuordnen.

Anzeigen von Berichten

Die Datenbank der Kursteilnehmer enthält mehrere Berichte, darunter alle Schüler, Allergien und Medikamente, Notfallkontakt Informationen, Informationen zu Erziehungsberechtigten und vieles mehr. So zeigen Sie einen Bericht an:

  • Doppelklicken Sie im Navigationsbereich unter Berichte auf den Bericht, den Sie anzeigen möchten.

Sie können eigene benutzerdefinierte Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Erstellen eines einfachen Berichts.

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